La gestión de facturas, más allá de ser una simple tarea, implica garantizar su exactitud, cumplir con regulaciones fiscales y asegurar pagos oportunos. Errores en este proceso pueden afectar la salud financiera y las relaciones con clientes o proveedores. A continuación, te ofrecemos 10 consejos para optimizar la gestión de facturas y superar estos desafíos.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que acredita la realización de una operación comercial o la prestación de un servicio. Al igual que en otros lugares, sirve como prueba de la transacción y es fundamental para la contabilidad y la gestión tributaria.
En España, la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y su reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), establecen la información que debe contener una factura. Esta incluye:
- Número y, en su caso, serie: La factura debe tener un número único y, si es necesario, una serie. Los números deben ser correlativos.
- Fecha de expedición: Fecha en que se emite la factura.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones: Se deben proporcionar los detalles completos del vendedor y del comprador.
- Número de Identificación Fiscal (NIF): Con el que el sujeto pasivo realiza la actividad. Tanto del emisor como del receptor de la factura.
- Domicilio: Tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Descripción de las operaciones: Se debe describir el bien o servicio que se está facturando.
- Tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones: En España, este sería el tipo de IVA aplicado.
- Contraprestación total: El precio total que se debe pagar, incluyendo el IVA.
- Fecha en que se haya efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
De acuerdo con la ley española, todas las facturas deben ser conservadas, ya sea en formato papel o electrónico, durante un período mínimo de 4 años. Esto es esencial para fines de contabilidad, auditoría y cumplimiento fiscal.
En el caso de una factura simplificada debe incluir:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
- NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
- Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
- Contraprestación total.
- En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
- Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, mención a la misma: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados.
2. ¿Qué significa la gestión de facturas?
La gestión de facturas es el proceso de manejo de facturas desde su creación hasta su pago y archivo. Este proceso puede ser manual o automatizado, pero independientemente del método, su objetivo es garantizar la precisión, la puntualidad y la eficiencia en todas las etapas de la facturación.
Aquí hay una descripción paso a paso de lo que generalmente implica la gestión de facturas:
- Creación de facturas: Generación de facturas detalladas y precisas que cumplen con los requisitos legales. Estas facturas deben ser emitidas a tiempo para evitar retrasos en los pagos.
- Envío de facturas: Las facturas deben ser enviadas al cliente de manera oportuna y a través de un método que sea conveniente para ambos, el emisor y el receptor.
- Seguimiento de facturas: La empresa debe realizar un seguimiento de todas las facturas enviadas para asegurarse de que se reciban y se paguen a tiempo. En caso de retrasos en el pago, la empresa puede tener que enviar recordatorios o tomar medidas adicionales.
- Recepción y procesamiento de facturas: Si la empresa recibe facturas de proveedores, debe tener un proceso para recibir, revisar y aprobar estas facturas para el pago.
- Pago de facturas: Las facturas aprobadas deben ser pagadas antes de la fecha de vencimiento para evitar multas por pago tardío.
- Registro de facturas: Todas las facturas, ya sean emitidas o recibidas, deben ser registradas en el sistema contable de la empresa. Esto es esencial para la contabilidad, la auditoría y el cumplimiento fiscal.
- Archivo de facturas: Las facturas deben ser archivadas y conservadas durante al menos 4 años, de acuerdo con la ley española.
La gestión de facturas puede ser un proceso complejo, especialmente para las empresas grandes con un alto volumen de transacciones. Por esta razón, muchas empresas optan por automatizar este proceso mediante el uso de software de gestión de facturas. Esto puede mejorar la eficiencia, reducir los errores y liberar tiempo para que el personal se concentre en tareas más estratégicas.
3. Consejos para la gestión de facturas
La gestión de facturas puede ser un proceso desafiante, pero con los consejos adecuados, puede convertirse en una tarea mucho más manejable y eficiente. Aquí van 10 consejos que pueden ayudar a mejorar la gestión de facturas en las empresas:
3.1 Establece una política de facturación clara
Establecer una política de facturación clara para la gestión de facturas significa definir y comunicar las normas y procedimientos de facturación de la empresa de manera precisa y comprensible. Esta política sirve como una guía tanto para el personal interno de la empresa como para los clientes y proveedores.
La política de facturación puede incluir, pero no se limita a, los siguientes elementos:
- Términos de Pago: Especifica cuándo se espera que los clientes paguen las facturas. Esto podría ser inmediatamente después de recibir la factura, dentro de un plazo de 30 días, o según cualquier otro plazo que decida la empresa. Los términos de pago también pueden abordar los posibles descuentos por pronto pago y las penalizaciones por pagos atrasados.
- Proceso de Facturación: Explicar cómo y cuándo se emiten las facturas. Esto puede incluir detalles sobre la facturación electrónica, la facturación recurrente y los procedimientos de seguimiento de las facturas.
- Métodos de Pago: Definir qué métodos de pago acepta la empresa. Esto podría ser transferencias bancarias, pagos con tarjeta de crédito, pagos a través de plataformas digitales, entre otros.
- Disputas y Reclamaciones: Proporcionar una guía sobre cómo los clientes pueden plantear y resolver disputas de facturación. Esto puede implicar proporcionar un punto de contacto específico para las disputas de facturación y establecer un plazo para presentar reclamaciones.
- Información de Contacto: Debe proporcionar información clara sobre a quién pueden contactar los clientes si tienen preguntas o problemas con sus facturas.
La política de facturación para la gestión de facturas debe ser fácilmente accesible para los clientes y debe revisarse y actualizarse regularmente para garantizar que sigue siendo relevante y precisa. Una política de facturación clara puede ayudar a prevenir confusiones, mejorar las relaciones con los clientes y aumentar la probabilidad de recibir pagos a tiempo.
3.2 Uso de la facturación electrónica
Otro consejo para mejorar la gestión de facturas es hacer uso de la facturación electrónica qué es un método de presentación de facturas y recibos de pago a través de medios electrónicos, reemplazando las facturas de papel tradicionales. Las facturas electrónicas, también conocidas como e-facturas, son legales y ampliamente aceptadas en España, y su uso ha sido fomentado por las autoridades debido a sus múltiples beneficios.
La facturación electrónica tiene varias ventajas para la gestión de facturas en una empresa:
- Eficiencia: Con la facturación electrónica, se puede emitir, enviar, recibir y procesar facturas de manera más rápida y eficiente que con las facturas de papel.
- Reducción de costos: Ahorro en costes de impresión, papel y envío postal. Además, el procesamiento de facturas electrónicas puede requerir menos personal que el manejo de facturas de papel.
- Precisión: Al automatizar el proceso de facturación, se reduce la posibilidad de errores humanos, como errores de cálculo o entrada de datos.
- Seguimiento y control: Las facturas electrónicas son más fáciles de rastrear y administrar. Se puede ver fácilmente el estado de cada factura, como si ha sido enviada, recibida o pagada.
- Seguridad: Las facturas electrónicas pueden ser más seguras que las facturas de papel, ya que pueden ser encriptadas y firmadas digitalmente.
- Sostenibilidad: Al no usar papel, se está contribuyendo a la protección del medio ambiente.
- Cumplimiento con la ley: La facturación electrónica es obligatoria en ciertos casos en España, como cuando se hacen negocios con la administración pública.
El uso de la facturación electrónica requiere un sistema o software que pueda generar facturas en el formato correcto, enviar y recibir facturas electrónicas, y almacenarlas de forma segura. También, se debe asegurar de cumplir con los requisitos legales de facturación electrónica en España, como garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.
3.3 Emitir facturas a tiempo
Para incrementar la gestión de facturas, un consejo es emitir facturas a tiempo, el cual significa que las facturas deben ser generadas y enviadas a los clientes de manera oportuna, generalmente inmediatamente después de que se haya proporcionado un bien o servicio. Esto es crucial para la gestión efectiva de facturas en cualquier empresa. Emitir facturas a tiempo tiene varias ventajas:
- Flujo de efectivo: Cuando las facturas se emiten y envían de inmediato, es más probable que los pagos se reciban más pronto, lo que puede mejorar el flujo de efectivo de la empresa.
- Relaciones con los clientes: Emitir facturas a tiempo ayuda a mantener una buena relación con los clientes al establecer expectativas claras sobre cuándo se debe realizar el pago.
- Precisión de la facturación: Emitir facturas inmediatamente después de la entrega de un bien o servicio asegura que los detalles de la transacción están frescos en la mente, lo que puede conducir a facturas más precisas.
- Cumplimiento de la ley: En algunos casos, la ley puede requerir que las facturas se emitan dentro de un plazo específico.
- Gestión del tiempo: Si se acumulan facturas para emitir más tarde, esto puede llevar a un aumento del trabajo y posibles errores. Emitir facturas a tiempo ayuda a gestionar la carga de trabajo de manera más eficiente.
Por lo tanto, para una mejor gestión de las facturas, las empresas deben establecer un proceso eficiente para emitir facturas de forma oportuna, que puede implicar el uso de software de facturación o la asignación de responsabilidades específicas a los miembros del personal.
3.4 Mantener un seguimiento riguroso de las facturas pendientes de pago
Mantener un seguimiento riguroso de las facturas pendientes de pago implica un proceso de monitorear y gestionar todas las facturas que la empresa ha emitido y que aún no han sido pagadas por los clientes. Este es un aspecto crucial de la gestión de facturas, ya que ayuda a asegurar que la empresa reciba todos los pagos que le corresponden.
El seguimiento riguroso de las facturas pendientes de pago puede implicar los siguientes pasos:
- Registro de Facturas: Mantener un registro preciso de todas las facturas emitidas, incluyendo los detalles de cada factura, como el número de factura, la fecha de emisión, el importe de la factura, la fecha de vencimiento y el estado de pago.
- Actualización del Estado de las Facturas: Actualizar regularmente el estado de cada factura a medida que recibes los pagos. Esto permitirá ver fácilmente cuáles facturas siguen pendientes de pago.
- Seguimiento de Pagos Atrasados: Si una factura no se paga para la fecha de vencimiento, es importante seguir esto de cerca. Tener un sistema para enviar recordatorios de pago a los clientes que tienen pagos atrasados.
- Manejo de Disputas de Facturas: Si un cliente disputa una factura, debe tener un proceso para manejar estas disputas de manera justa y eficiente.
- Análisis de Facturas Pendientes de Pago: Analizar regularmente las facturas pendientes de pago para identificar tendencias, como clientes que regularmente pagan tarde. Esto puede ayudar a identificar problemas y a tomar medidas para mejorar el proceso de facturación.
Para mejorar la gestión de facturas este consejo puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo de las empresas, identificar problemas antes de que se conviertan en serios y a mantener buenas relaciones con los clientes al manejar los pagos y las disputas de manera oportuna y profesional. La tecnología puede ser una gran aliada en este proceso, como el uso de un software de gestión de facturas que puede automatizar gran parte de este seguimiento.
3.5 Verificación las facturas recibidas en la gestión de facturas
La verificación de las facturas recibidas es un proceso importante en la gestión de facturas, que implica revisar y confirmar la exactitud de las facturas que la empresa recibe de sus proveedores o vendedores. Este proceso puede incluir los siguientes pasos:
- Confirmar los Detalles del Proveedor: Verificar que el proveedor, su dirección y su información de contacto sean correctos y estén actualizados.
- Revisar los Artículos Facturados: Asegurarse de que todos los bienes o servicios facturados hayan sido efectivamente recibidos o realizados. También, verificar que las cantidades y los precios sean los acordados.
- Verificar las Matemáticas: Comprobar que los cálculos en la factura sean correctos, incluyendo la suma de los artículos y cualquier impuesto, descuento o cargo adicional aplicado.
- Comprobar las Condiciones de Pago: Confirmar que los términos de pago indicados en la factura coincidan con los que acordaste con el proveedor.
- Validar la Factura: En algunos casos, puede ser necesario confirmar que la factura es auténtica y no es fraudulenta. Esto puede ser particularmente relevante con proveedores nuevos o desconocidos.
Una vez que la factura ha sido verificada y aprobada, puede ser pagada de acuerdo con los términos de pago acordados. Si se encuentra algún error o discrepancia, debe ser resuelto con el proveedor antes de realizar el pago.
La verificación de las facturas recibidas es una parte esencial de la gestión de facturas, ya que ayuda a prevenir el pago de facturas incorrectas o fraudulentas, asegura que solo se pague por los bienes y servicios que se han recibido, y ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores al manejar cualquier problema de manera oportuna y profesional.
3.6 Establecer un proceso de aprobación de facturas
Establecer un proceso de aprobación de facturas significa definir un conjunto de pasos que deben seguirse antes de que una factura sea pagada. Este es un aspecto importante de la gestión de facturas, ya que ayuda a asegurar que solo se paguen las facturas que son legítimas y correctas.
El proceso de aprobación de facturas puede variar dependiendo de la estructura y las necesidades de la empresa, pero generalmente podría incluir los siguientes pasos:
- Recibo de Facturas: Las facturas recibidas son registradas en un sistema de seguimiento de facturas.
- Verificación de Facturas: Cada factura es revisada para confirmar la exactitud de la información, como los detalles del proveedor, los artículos facturados, los precios y las matemáticas.
- Cotejo: Las facturas se comparan con las órdenes de compra y los recibos de entrega para asegurar que se ha recibido todo lo que se ha facturado.
- Aprobación: Si la factura es correcta y todo ha sido recibido, la factura es aprobada para el pago. Esta aprobación podría requerir la firma de una o más personas, dependiendo de la política de tu empresa. Por ejemplo, para las facturas de alto valor, puede requerir la aprobación de un gerente o director.
- Pago de Facturas: Una vez aprobada, la factura se paga de acuerdo con los términos de pago acordados.
- Archivo de Facturas: Finalmente, la factura se archiva para futuras referencias y para cumplir con las obligaciones de mantenimiento de registros.
Establecer un proceso de aprobación de facturas puede ayudar a prevenir el fraude y los errores de facturación, mejorar la eficiencia y la transparencia, y asegurar que la empresa cumpla con sus obligaciones legales y contractuales.
3.7 Organización de los registros de facturación
Organizar los registros de facturación implica mantener un sistema ordenado y accesible para guardar todas las facturas y la documentación relacionada. En España, las empresas están obligadas por ley a conservar los registros de facturación durante un determinado período de tiempo, por lo que es esencial tener un sistema de organización eficaz.
Organizar los registros de facturación puede implicar lo siguiente:
- Sistema de Archivo: A pesar de que muchas empresas puedan tener un sistema físico como carpetas, archivadores, es recomendable hacer una transición a lo digital con carpetas en un ordenador y un sistema de gestión de documento, esto para almacenar las facturas. Independientemente del sistema que se utilice, debe ser fácil encontrar una factura específica cuando se necesita.
- Categorización: Las facturas se pueden organizar por fecha, proveedor, número de factura, proyecto o cualquier otro criterio que sea relevante para tu empresa.
- Registro de Facturas: Es útil mantener un registro de todas las facturas emitidas y recibidas, que puede ser una hoja de cálculo o un software de gestión de facturas. Este registro puede incluir detalles como el número de factura, el proveedor o cliente, el importe de la factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y el estado de pago.
- Accesibilidad: Los registros de facturación deben ser accesibles para las personas que necesiten acceder a ellos, como el personal de contabilidad, los auditores o los gerentes. Sin embargo, también se debe asegurar de que los registros estén seguros y protegidos contra el acceso no autorizado.
Organizar los registros de facturación ayuda a asegurar que se pueden encontrar y acceder a las facturas cuando sea necesario, además cumplir con las obligaciones legales de conservación de registros y que se puedan rastrear y gestionar los pagos y las facturas pendientes de manera eficiente. Un buen sistema de organización de facturas también puede facilitar las auditorías y ayudar a detectar cualquier irregularidad o fraude.
3.8 Ofrecer diversas opciones de pago
Ofrecer diversas opciones de pago para mejorar la gestión de facturas se refiere a permitir a los clientes pagar sus facturas utilizando diferentes métodos de pago. El objetivo es hacer que sea lo más fácil y conveniente posible para los clientes pagar sus facturas a tiempo.
Esto podría incluir:
- Transferencia Bancaria: Este es uno de los métodos de pago más comunes que permite a los clientes transferir dinero directamente desde su cuenta bancaria a la de la empresa.
- Tarjetas de Débito/Crédito: Muchas empresas permiten a los clientes pagar facturas con tarjetas de débito o crédito. Esto puede ser especialmente conveniente para los clientes, pero implica que la empresa debe tener un sistema de pago que acepte tarjetas.
- Domiciliación Bancaria (Débito Directo): Este método implica que los clientes autorizan a la empresa a cobrar los pagos directamente de su cuenta bancaria. Esto puede ser especialmente útil para pagos recurrentes o suscripciones.
- Pago Online: Algunas empresas ofrecen la opción de pagar facturas a través de un portal online o una aplicación móvil.
- Pagos a través de Aplicaciones de Pago o Wallets Digitales: Con la creciente digitalización, también es común aceptar pagos a través de aplicaciones de pago o billeteras digitales como PayPal, Bizum, etc.
3.9 Capacitar al personal
Capacitar al personal para la gestión de facturas es asegurarse de que los miembros del equipo tengan el conocimiento y las habilidades necesarias para manejar eficazmente el proceso de facturación. Esto puede incluir a personas de varias áreas de la empresa, como el departamento de ventas, el departamento de finanzas o contabilidad, y el servicio de atención al cliente.
La capacitación puede cubrir una variedad de temas, incluyendo:
- Procedimientos de Facturación: El equipo debe entender cómo se crea y se envía una factura, cuándo debe emitirse una factura, cómo se registra y se rastrea, y qué hacer si hay un problema o una disputa.
- Reglamentación de Facturación: En España, hay ciertos requisitos legales que deben cumplirse al facturar, como la inclusión de cierta información en las facturas y la conservación de los registros de facturación durante un período de tiempo determinado. El equipo encargado debe estar al tanto de estas reglas y cómo cumplirlas.
- Software de Facturación: Si se usa un software o una aplicación para ayudar con la gestión de facturas, el equipo debe estar capacitado en cómo usarlo eficazmente.
- Habilidades de Servicio al Cliente: El proceso de facturación a menudo implica interactuar con los clientes, por lo que es útil que el equipo tenga buenas habilidades de servicio al cliente. Esto puede incluir saber cómo manejar las consultas de facturación, cómo resolver las disputas de facturación y cómo comunicarse de manera efectiva con los clientes.
- Gestión de Pagos: El equipo debe entender cómo se manejan los pagos, incluyendo cómo procesar diferentes métodos de pago, qué hacer si un pago no llega, y cómo seguir las facturas pendientes de pago.
3.10 Automatizar la gestión de facturas
Automatizar la gestión de facturas es hacer uso de herramientas de software o sistemas informáticos para realizar y optimizar tareas de facturación de manera eficiente y precisa, reduciendo así el trabajo manual y el margen de error.
La automatización de la gestión de facturas puede incluir diversas funciones, tales como:
- Creación de Facturas: El software puede generar automáticamente facturas basadas en la información introducida, como datos del cliente, detalles del producto o servicio, y términos de pago.
- Envío de Facturas: Las facturas pueden ser enviadas automáticamente a los clientes por correo electrónico, o incluso a través de un portal en línea donde los clientes pueden ver y pagar sus facturas.
- Seguimiento de Facturas: El sistema puede rastrear automáticamente el estado de cada factura, indicando si ha sido enviada, recibida, aprobada, pagada o está pendiente.
- Recordatorios de Pagos: El software puede enviar automáticamente recordatorios de pago a los clientes cuando una factura está próxima a su fecha de vencimiento o si ya ha pasado.
- Reconciliación de Pagos: Cuando se recibe un pago, el sistema puede coincidir automáticamente con la factura correspondiente y marcarla como pagada.
- Reportes y Análisis: La automatización puede proporcionar análisis y reportes en tiempo real sobre el estado de las facturas, lo que permite tener una visión clara del flujo de efectivo y tomar decisiones informadas. Ejemplo de una solución tecnológica que logra hacer esa función es Tickelia, que logra gestionar notas de gastos y viajes de empresa de forma muy clara y eficiente, reduciendo el tiempo en este tipo de tareas en un 90 %. Tickelia digitaliza los tiques y facturas esto por medio de las tecnologías OCR +ICR de reconocimiento de caracteres. Además, permite capturar hasta 18 campos del tique, y sumado esto puede ayudar para el reporte a la Agencia Tributaria.
- Integración con Otros Sistemas: Tickelia también logra integrarse al ERP de la empresa, al sistema contable y el CRM proporcionando así una solución completa de gestión empresarial. Con Tickelia la compañía puede tener un control presupuestario y analítica de costes al detalle, gracias a una liquidación y contabilización automática.
La automatización puede ahorrar tiempo y esfuerzo, reducir errores, mejorar la eficiencia y ayudar a las empresas a mantener un mejor control sobre su flujo de efectivo. Por eso puede ser de gran utilidad para la gestión de las facturas.
