Cuando hablamos de contabilidad, nos referimos habitualmente a la contabilidad financiera, aunque también hay la contabilidad administrativa y la de gestión, entre otros tipos. Hay instituciones, como la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) que potencian el desarrollo científico de la Contabilidad y la Administración de Empresas. Muchas empresas desconocen todavía los beneficios que puede aportarles la contabilidad de gestión. Si quieres conocer más detalles de este tipo de contabilidad, ¡sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. Qué es la contabilidad de gestión
La contabilidad de gestión, contabilidad directiva o contabilidad gerencial es un proceso de recolección, análisis, interpretación y presentación de información financiera y no financiera con la finalidad de tomar decisiones y gestionar efectivamente una empresa.
Estos datos pueden ser utilizados como una útil herramienta que aporte un valor añadido a la información contable de una empresa desde el volumen de stocks, control de la gestión y cálculo de costes de servicios, actividades y productos.
El objetivo principal de la contabilidad de gestión es proporcionar información útil y relevante a los responsables de la toma de decisiones en una empresa.
1.1 Funciones y beneficios de la contabilidad de gestión
Establecer un modelo de contabilidad de gestión aportará una serie de ventajas a nuestra compañía, pues nos permitirá conocer los aspectos contables y financieros de una empresa al detalle. Esto facilita y agiliza la toma de decisiones al tener datos concretos de nuestras finanzas y permite obtener un mayor control y planificación de nuestros recursos.
En el proceso de planificación y control, la contabilidad de gestión puede ser de gran ayuda en la elaboración de presupuestos ya que proporciona información sobre ingresos y gastos que revelan indicadores claves de rendimiento y evaluaciones de eficiencia. Esto puede proporcionar una perspectiva amplia del rendimiento de los diferentes departamentos de la empresa y aportar posibles mejoras a implementar.
También es aplicable a los centros de costes de la empresa. Con la contabilidad de gestión podremos calcular la rentabilidad teniendo en cuenta otros factores, además de los puramente financieros como, en caso de tener varios establecimientos, saber cuál resulta más rentable o saber el retorno que genera un departamento en concreto.
El proceso de toma de decisiones también resulta más sencillo, puesto que los informes, financieros o no financieros, nos permitirán analizar el impacto financiero de nuestras decisiones y evaluar los riesgos que comportan.
1.2 Características principales de la contabilidad de gestión
La contabilidad de gestión es un tipo de contabilidad extendida a nivel mundial entre las empresas, aunque es una práctica en ciernes, es decir, es una práctica novedosa que todavía se encuentra en una fase inicial de su aplicación. La contabilidad de gestión, que representa una mezcla operativa entre la contabilidad financiera y la de costes, se rige por estas características principales:
- Este tipo de contabilidad se trabaja de manera interna y no se difunde o se da a conocer su aplicación en otro ámbito que no sea el de la propia empresa.
- La principal finalidad que persigue es facilitar la toma de decisiones, teniendo en cuenta la política que define a la empresa y cada uno de sus pormenores.
- Estudia y analiza las diferentes estructuras de la empresa y evalúa la eficiencia de cada una de estas en relación con la productividad.
- Estudia al detalle diversos indicadores, como los periodos de producción, medición de tiempos y de recursos empleados, fijación de precios, entre otros. Además, el estudio de indicadores no se centra en un único departamento, si no que engloba múltiples departamentos de la empresa.
Hay un elemento que compone parte de la contabilidad de gestión, la contabilidad de costes, que, a su vez, forma parte de la contabilidad analítica.
2. La contabilidad de costes y las principales diferencias con la contabilidad de gestión
La contabilidad de costes y la contabilidad de gestión guardan semejanzas, pues ambas contabilidades identifican, clasifican y controlan los costes empresariales para realizar un análisis financiero.
La diferencia es que el término de contabilidad de gestión es más amplio, pues registra el conjunto de operaciones financieras al detalle y elabora un reporte a los estados financieros, extrayendo información muy útil que permite tomar decisiones estratégicas, y un mayor y mejor análisis de la rentabilidad.
Otra clave de la contabilidad de gestión y que no tiene la contabilidad de costes es el uso de datos cualitativos, sin ceñirse estrictamente a datos cuantitativos. Una manera de obtener información cualitativa es la realización de encuestas.
La contabilidad de costes analiza los costes de producción de bienes y servicios de la empresa, de forma más acotada que la contabilidad de gestión, con un enfoque exclusivamente monetario que se centra en un período de tiempo continuo, mientras que la contabilidad de gestión permite hacer evaluaciones y auditorías en periodos concretos ya sean semanales, mensuales o anuales.
La contabilidad de gestión permite conocer más al detalle cada gasto surgido de cada actividad, como los gastos generados en los medios de transporte de un viaje de empresa, a diferencia de la contabilidad de costes, que únicamente nos proporcionará un cómputo global como por ejemplo los gastos generados en un viaje empresarial.
Para poner un ejemplo, la contabilidad de costes solo podría especificar el gasto invertido en alojamiento, en transporte y en otro tipo de dietas. En cambio, la contabilidad de gestión va más en profundidad y permite detallar y desglosar mucho más el tipo de gastos: gasto en taxi, en transporte público, en kilometraje en coche, en parkings, etc.
Este detallado análisis permite detectar mejoras en inversión de capital y recursos, por lo que, por ejemplo, si el transporte privado presenta un coste muy elevado para la compañía, se puede plantear una toma de decisiones: Llegar a un acuerdo con la compañía de taxis habitual, potenciar el uso del transporte público para viajes de negocios o barajar la posibilidad de una compra de vehículos de empresa para desplazamientos cortos o intraurbanos.
Cabe destacar que tanto la contabilidad de gestión como la contabilidad de costes son procesos de uso interno, no tienen aplicación fuera del entorno de la empresa. Además, son procesos complementarios que no son de obligado cumplimiento, pero las predicciones y estimaciones derivadas de su análisis pueden servir de gran ayuda en la planificación y toma de decisiones.
Este último concepto, es especialmente destacable en la aplicación de la contabilidad de gestión.
También puede ser de gran utilidad para planificar futuros proyectos que sean rentables para la organización y de esta manera potenciar posibles nuevos clientes.
3. Técnicas empleadas en la contabilidad de gestión
Para alcanzar las metas y objetivos que la empresa se propone con la contabilidad directiva o contabilidad gerencial, se aplican distintas técnicas:
- Análisis marginal: Proceso en el que se hace una evaluación de las ganancias frente a distintos tipos de costos, poniendo el foco en los beneficios obtenidos con los mayores costes de producción. Esta técnica aplica el cálculo del punto de equilibrio, momento económico en el que los gastos y los ingresos de una empresa están alineados y el beneficio es cero.
- Análisis de restricciones: Técnica que realiza un monitoreo de las restricciones sobre ganancias en relación con la producción de la empresa. Permite analizar el fenómeno económico conocido como cuello de botella y los problemas que lo ocasionan, calculando además los ingresos, las ganancias y el flujo de caja.
- Presupuesto de capital: Análisis contable para la toma de decisiones en relación con gastos de capital. Se realiza un cálculo del valor neto actual y de la tasa de rendimiento interna para dar soporte a gerencia respecto a la toma de decisiones que involucran el presupuesto.
- Valoración de inventario y cálculo de costes: Este proceso incluye el cálculo de los costos en general y la evaluación de los costos directos, que se asocian a los costos de los productos vendidos.
- Análisis de las tendencias y pronóstico: Esta técnica realiza un estudio de las variaciones de los costos de productos. Los informes generados son de gran utilidad para identificar patrones inusuales y para identificar y resolver problemáticas.
4. Uso del cuadro de mando en la contabilidad de gestión
El cuadro de mando y la contabilidad de gestión están estrechamente relacionados, ya que ambos se utilizan para medir y controlar el rendimiento de una organización desde diferentes perspectivas.
El cuadro de mando o panel de control es una herramienta informativa y de gestión empresarial utilizada por los cargos directivos de una empresa que tiene la finalidad de facilitar la toma de decisiones. El cuadro de mando permite establecer planes de acción en los diferentes departamentos de la empresa. Es necesario que la información recogida en el cuadro de mando sea clara y concisa y ofrezca un contexto global de la situación de la empresa, por lo que debe contener herramientas intuitivas y de rápida y fácil comprensión.
El cuadro de mando, por otro lado, es una herramienta visual que utiliza indicadores clave de rendimiento, conocidos también como KPI’s para medir y monitorizar el desempeño general de una organización o de áreas específicas de la misma. El cuadro de mando se basa en la recopilación y análisis de datos provenientes de diversas fuentes, incluida la contabilidad de gestión.
Al integrar el cuadro de mando en la contabilidad de gestión, se logra una visión más completa y equilibrada del desempeño de la organización. Los datos financieros proporcionados por la contabilidad de gestión se combinan con otros indicadores clave de rendimiento para proporcionar una perspectiva integral de la situación actual y así realizar una toma de decisiones estratégica.
Esta herramienta puede medir métricas financieras como ingresos, costos, márgenes de beneficio o el retorno de la inversión, aunque uno de los puntos clave que ofrece, es la interpretación de indicadores no financieros, también conocidos como indicadores cualitativos. Estos indicadores miden la satisfacción del cliente, la calidad del producto o la productividad de la plantilla, que son fundamentales para la contabilidad de gestión.
4.1 Características del cuadro de mando
El cuadro de mando presenta las siguientes características, entre las que destacan la gran capacidad de recopilación y síntesis de datos, con el objetivo principal de potenciar el rendimiento de la empresa:
- Visualización de datos: El cuadro de mando presenta los datos de manera visual, a menudo utilizando gráficos, tablas, diagramas y otros elementos que facilitan la comprensión rápida de la información.
- Indicadores clave de rendimiento (KPI’s): Prioriza los indicadores más relevantes y representativos del desempeño de una organización o proceso. Los KPI’s varían según el contexto, pero suelen estar relacionados con áreas como ventas, producción, finanzas, calidad, servicio al cliente, entre otros.
- Consolidación de datos: Recopila información de diferentes fuentes de datos, como sistemas de gestión, bases de datos, hojas de cálculo, etc. Esta consolidación permite tener una visión integral y actualizada de los datos relevantes.
- Interactividad: Un buen cuadro de mando ofrece la capacidad de interactuar con los datos, lo que permite explorar diferentes perspectivas, filtrar información, realizar análisis más detallados y obtener respuestas a preguntas específicas.
- Actualización inmediata: En muchos casos, el cuadro de mando se actualiza automáticamente en tiempo real o con una frecuencia predefinida, lo que permite tener información actualizada al momento de tomar decisiones.
- Personalización: El cuadro de mando debe ser adaptable a las necesidades y preferencias de los usuarios. Permite personalizar la visualización, agregar o eliminar indicadores, y ajustar los parámetros de análisis según los requerimientos específicos.
- Accesibilidad: Para aumentar la eficacia, debe ser accesible para los usuarios, ya sea a través de aplicaciones web, dispositivos móviles u otros medios, de manera que puedan acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Orientación estratégica: El cuadro de mando se centra en los aspectos clave para la toma de decisiones estratégicas. Proporciona una visión global y de alto nivel del rendimiento, permitiendo identificar áreas de mejora, tendencias y patrones significativos.
5. Optimizar el proceso contable con las herramientas adecuadas
La contabilidad de gestión nos permite conocer más al detalle los gastos surgidos en un periodo concreto, incluso analizar los costes desglosados en un viaje de empresa, entre muchas otras ventajas. Este conjunto de acciones implementadas en la empresa persigue un objetivo fundamental: aumentar los ingresos y la rentabilidad.
Haciendo uso de herramientas digitales como Tickelia, además de optimizar recursos y hacer una eficiente gestión de gastos corporativos, es posible reducir el volumen de carga de trabajo del departamento contable, ya que con esta solución el reporte y aprobación de los gastos se procesa de manera directa.
Una vez se ha superado la fase de aprobación, se procede a la fase de liquidación. Tickelia ofrece una gestión financiera integral y un proceso de liquidación y contabilización automática a través de sistemas ERP de empresa como Sage, Oracle o SAP.
Además, también ofrece la posibilidad de obtener una analítica de costes de viaje de empresa al detalle, así como la generación de informes, que aportan datos claves sobre la liquidez y el estado financiero de una empresa. Con todas estas ventajas, la toma de decisiones estratégica se realiza con mayor eficacia.
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