El control financiero es una actividad propia del departamento financiero y que tiene como objetivo supervisar y vigilar el estado de las finanzas de la empresa. Para ello, una de las principales herramientas que utilizan los controllers financieros es la conciliación bancaria.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria se basa en comprobar el registro de los libros contables del último mes de una empresa y sus correspondientes extractos bancarios para ver si coinciden o no todos los datos, y es uno de los cuatro puntos clave para tener una buena contabilidad.
En el caso de que haya algún error, se revisa y se hacen los cambios necesarios para corregirlo. Así, se asegura que la cuenta bancaria refleja la realidad económica de la empresa con todas las ventajas que conlleva.
Es preferible que la persona o equipo que se encargue de llevar a cabo la conciliación bancaria se corresponda con la persona o equipo que se encarga de las demás tareas relacionadas con la contabilidad de la empresa. En el caso de tener un departamento contable interno, este será el indicado ya que no habrá otro departamento que conozca mejor que él la situación contable de la empresa. Por lo tanto, al centralizarse las actividades financieras de la empresa en el mismo departamento, detectar posibles fallos y/o problemas será mucho más sencillo.
En el caso de externalizar el departamento contable mediante consultorías o gestorías, como pasa en muchas pequeñas y medianas empresas, se les deberá pedir que realicen esta tarea y que una vez tengan los resultados, los envíen a la empresa para comprobar los datos.
1.1 Tipos de conciliación bancaria
Una vez sabemos qué es la conciliación bancaria, debemos tener claro que hay dos tipos de conciliación bancaria distintos:
- Conciliación bancaria individual o aritmética: Consiste en hacer la comparación de los movimientos periódicamente. Es el método más utilizado por las empresas y para llevarlo a cabo, se revisan las posibles diferencias entre el saldo de los libros contables de empresa y el saldo bancario. En el caso de que haya algún desajuste contable, se corrige y se actualiza el saldo del libro de bancos.
- Conciliación bancaria conjunta o contable: Consiste en elaborar un documento con toda la información sobre los asientos que no corresponden. Después, se crean pólizas de corrección y en función de quién sea el responsable de los errores (la entidad bancaria o la empresa), este será quien deba hacer las correcciones necesarias.
1.2 Objetivos de la conciliación bancaria
En cuanto a los objetivos de la conciliación bancaria, encontramos dos principales:
- Para realizar correctamente el cierre de trimestre: Cada una de las conciliaciones que se llevan a cabo junto con sus categorías contables se deben presentar ante la Agencia Tributaria para justificar todos los movimientos bancarios. Esta información se debe presentar cada tres meses y se deben indicar todas las operaciones realizadas durante el último trimestre junto con un justificante para cada movimiento de la cuenta bancaria.
- Controlar la gestión empresarial: Es habitual que la conciliación no cuadre perfectamente, por lo que es importante que las empresas sepan en todo momento qué está pasando para poder detectar dónde está el error o descuadre y corregirlo cuanto antes. Así, la empresa también tendrá una idea general en todo momento de su situación actual.
2. ¿Es obligatoria la conciliación bancaria para las empresas?
La conciliación bancaria en sí no es un proceso obligatorio, pero es muy recomendable que las empresas lo lleven a cabo, independientemente de su tamaño o del sector en el que desarrollen su actividad, porque permite dejar justificados todos los movimientos que se producen en las cuentas bancarias de la organización, llevar la contabilidad al día, tener presente información relevante para tomar decisiones estratégicamente y garantiza una gestión de los recursos económicos más adecuada.
En definitiva, permite que tengamos una imagen real de la situación en la que se encuentra la empresa.
A pesar de que no sea una práctica obligada, sí es cierto que como comentábamos antes, las empresas y autónomos deben presentar cada trimestre sus impuestos y Hacienda exige el justificante de todas las operaciones realizadas durante este período.
Por tanto, queda a disposición de cada empresa decidir si se quiere hacer la conciliación bancaria periódicamente o llevarla a cabo únicamente cada tres meses para tener los justificantes a presentar correctamente.
Aun así, llevar la conciliación bancaria al día es la mejor opción para evitar sorpresas de última hora y muy favorable de cara a posibles inspecciones y auditorías.
3. ¿Cuándo hay que realizar la conciliación bancaria?
Como hemos visto, se debe realizar la conciliación bancaria un mínimo de cuatro veces al año para poder justificar los movimientos bancarios ante la Agencia Tributaria trimestralmente.
Aparte de la periodicidad para los cierres contables, no existe ninguna ley o norma que obligue a las empresas y autónomos a llevar a cabo la conciliación cada cierto tiempo.
Elegir cuándo se hará, depende de varios aspectos:
- Del ciclo de la empresa.
- Del tiempo del que se disponga para hacer la conciliación bancaria.
- Del tipo de gestión que queramos llevar de las cuentas.
- De si es la empresa quien lleva la contabilidad o se externaliza a un gestor.
Lo habitual es que la conciliación bancaria se haga cada mes para que la empresa cuente con toda la información interna lo más actualizada posible.
Es importante tener en cuenta que cuanto más grande sea la empresa o más movimientos genere, se debe tener un control mayor. Por lo tanto, en el caso de tener un departamento de contabilidad propio con el equipo suficiente, es recomendable que la conciliación bancaria se haga incluso semanalmente.
4. Ventajas de la conciliación bancaria
Es importante que las empresas lleven a cabo la conciliación bancaria periódicamente, aunque no sea una práctica obligatoria.
Muchas empresas deciden hacerlo únicamente en cada trimestre porque puede ser un proceso lento y tedioso si se realiza manualmente.
Como hemos visto hasta ahora, ayuda a tener una imagen más clara y actualizada de la situación de la empresa. Pero también aporta otras ventajas igual de importantes. A continuación, veremos las principales:
- Mayor control de los recursos económicos: Comprobar los extractos bancarios semanalmente o mensualmente nos ayuda a hacer una radiografía del estado financiero de la empresa.
- Toma de decisiones más estratégicas: Gracias a que la información que se consulta es real, de calidad y está actualizada.
- Actualización de los apuntes contables: La dinámica de trabajo es más controlada gracias a llevar la contabilidad al día.
- En caso de tener que llevar a cabo alguna inspección fiscal, si se van revisando los ajustes contables periódicamente, las empresas tendrán la seguridad y tranquilidad de que su contabilidad será correcta.
- Control de los pagos: Como nóminas, facturas, etc. Gracias a la conciliación bancaria las empresas pueden revisar qué pagos se han realizado y llevar un control más exhaustivo de los mismos.
- Control de cobros: Tal como pasa en el punto anterior, la conciliación bancaria también ayuda a tener presentes facturas pendientes de pago para poder reclamárselo a los clientes.
5. Proceso de conciliación bancaria: ejemplo práctico
A diferencia de lo que pueda parecer, llevar a cabo la conciliación bancaria es una tarea sencilla, aunque larga y monótona si se lleva a cabo de forma manual.
Podemos resumir la conciliación bancaria en 3 pasos clave. Estos son:
5.1 Paso 1: Localizar el extracto bancario del período que queremos conciliar
Todo el proceso de conciliación bancaria se llevará a cabo en base al extracto o extractos bancarios que debamos analizar.
En ellos, encontramos el historial de los movimientos bancarios de la empresa pero puede que la información no esté completa. En ese caso, deberemos tener presentes todas las transacciones que hayamos realizado pero que aún no aparezcan. Más adelante hablaremos de los principales desajustes en la conciliación bancaria para tenerlos en cuenta.
5.2 Paso 2: Comprobar la contabilidad de la empresa
El segundo paso, es comprobar que realmente la contabilidad de la empresa esté al día.
Hay algo que es importante tener presente, y es que la mayoría de las empresas utilizan varias cuentas bancarias, así que en ese caso se deberá conciliar la información para cada una de ellas.
Pongamos de ejemplo que vamos a analizar la conciliación bancaria de una empresa que la lleva a cabo mensualmente. Para ello, necesitaremos:
- Los extractos bancarios del mes.
- Todas las facturas emitidas y recibidas.
- Los cheques emitidos y cobrados.
- Los tiques.
- Los depósitos recibidos.
- Las retiradas de efectivo.
También necesitaremos la conciliación bancaria del mes anterior para comprobar el saldo final y revisar si hay algún desajuste pendiente, para identificar si es un desajuste actual o de meses anteriores.
5.3 Paso 3: Rellenar el documento de conciliación
Una vez tengamos toda esta información, tan solo nos quedará rellenar el documento de conciliación.
El documento de conciliación bancaria nos permitirá llevar un control exhaustivo y registro de todas las conciliaciones realizadas, así como de los resultados de cada una de ellas.
Un dato importante llegados a este punto es que en el caso de que no coincidan los datos, se debe hacer una anotación contable para tener en cuenta esa diferencia en futuras revisiones ya que puede ser consecuencia de un error interno o de la entidad bancario, o simplemente un criterio de devengo distinto.
6. Principales desajustes en la conciliación bancaria
A la hora de hacer la conciliación bancaria, existen dos tipos de inconsistencias con las que nos podemos encontrar:
- Inconsistencias temporales: Suceden cuando hay un descuadre de fechas y la que se indica en la contabilidad no se corresponde con la del extracto bancario.
- Inconsistencias permanentes: Son errores que suceden en el momento de hacer la contabilización de los apuntes o directamente fallos internos que pueden cometer tanto las empresas como las entidades bancarias a nivel interno.
Para ver algunos ejemplos, los motivos más habituales por los que suceden estas inconsistencias son:
- Cheques emitidos por la empresa que aún no han sido cobrados.
- Consignaciones registradas en los libros contables y que el banco aún no ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas de débito que el banco carga a la cuenta bancaria de la empresa y que la empresa no ha registrado.
- Notas de crédito que el banco abona a la cuenta de la empresa, pero que la empresa no ha registrado.
- Errores de la entidad bancaria a la hora de hacer la liquidación de determinados conceptos.
7. Consejos para una correcta conciliación bancaria
Como hemos visto, durante la conciliación bancaria podemos encontrarnos con algún contratiempo. Por ello es importante saber cómo realizarla de la forma más eficiente posible.
A continuación, dejamos los principales consejos para no perder mucho tiempo con todo este proceso:
- En primer lugar, preparar toda la información y documentación necesaria. Si faltara algún tique de gasto, se deberían pedir antes de empezar. Cuanta más información tengamos, mayor será la visión general de los gastos durante el último período.
- En relación con el punto anterior, también es importante revisar que toda la información y documentación de la que dispongamos esté actualizada.
- Conciliar por tramos para reducir los errores. Lo ideal sería comenzar la conciliación bancaria revisando el saldo final del mes anterior. Así, en caso de error es mucho más fácil y rápido detectar en qué momento se ha cometido.
- Dedicar plena atención durante todo el proceso para no duplicar apuntes, dejar atrás la contabilización de algún movimiento o para no equivocarse al poner una coma o indicar los dígitos.
- Cuando haya algún fallo con el que no se encuentre ningún tipo de justificación, en vez de dedicarle horas a encontrar el error, la mejor opción es consultarlo con la entidad bancaria ya que los bancos también cometen errores y puede que hayan cobrado o ingresado un importe equivocado.
- No excederse en el uso de las partidas conciliatorias, ya que los descuadres no desaparecen y si se van acumulando llevar a cabo la conciliación bancaria no servirá de nada porque no reflejará la situación económica real de la empresa.
- Contar con soluciones de gestión de gastos que digitalicen y automaticen el proceso y faciliten la posterior conciliación bancaria.
8. ¿Por qué automatizar la conciliación bancaria?
Hay dos sistemas para llevar a cabo la conciliación bancaria:
- Conciliación bancaria manual.
- Conciliación bancaria automática.
Con la conciliación bancaria manual, el departamento utiliza documentos internos o plantillas de Excel junto con los registros de los movimientos bancarios, facturas, tiques…
Este sistema se basa en un proceso repetitivo, largo y tedioso. Además, si le sumamos que en función del tipo de empresa el nivel de documentación que se deba revisar puede ser muy elevado, cometer errores es muy fácil.
Teniendo en cuenta la información tan importante que proporciona la conciliación bancaria, es imprescindible que se realice correctamente. Es por ello que muchas empresas optan por el segundo sistema: la conciliación bancaria automática.
De esta manera, no solo se reducen los errores sino que además, también se agiliza y facilita la gestión de todo el proceso.
Gracias a las tarjetas Visa Tickelia, cada vez que un empleado en movilidad paga un gasto, a la empresa le llega un recibo indicando el importe del mismo de manera automática e instantánea. Lo único que se debe hacer es indicar la categoría de gasto a la que se asocia a la hora de hacer el reporte (por ejemplo, restauración) y automáticamente el movimiento se vincula y el pago queda conciliado.
Esta es una gran ventaja para el departamento financiero o administrativo respecto a las tarjetas corporativas convencionales, ya que no tienen que esperar a final de mes para recibir el extracto bancario.
Otra de las ventajas de las tarjetas Visa Tickleia, es que son totalmente configurables por lo que permiten aumentar el control de los gastos gracias a restricciones como límites mensuales o diarios, límites de uso por día, franja horaria o en función del tipo de gasto.
Además, cuentan con la función Smart AutoBlock para bloquear la tarjeta de aquellos empleados que tengan gastos pendientes de justificar.
Como podemos ver, los beneficios de Tickelia y sus métodos de pago inteligente son múltiples, pero para terminar y a modo de conclusión, las ventajas en relación a la conciliación bancaria son:
- Permite reducir el tiempo dedicado al proceso, para que se necesiten menos empleados a cargo de estas tareas a la vez que les permite dedicar su jornada laboral a tareas más relevantes.
- Al realizar la conciliación bancaria de los gastos pagados con las Tarjetas Visa Tickelia automáticamente, permite que la frecuencia con la que se realice la conciliación bancaria sea mayor, con las ventajas que ello conlleva.
- Tickelia permite conciliar automáticamente todas las notas de gastos y viajes de empresa, identificando a los empleados y el tipo de gasto realizado.
- La facilidad con la que se realiza la conciliación bancaria garantiza que en futuras inspecciones todas las obligaciones tributarias estarán a la orden del día y sin ningún tipo de error.
