La conciliación bancaria es una de las principales herramientas que se utiliza en el control financiero del negocio y para comprobar la exactitud de la información contable. En este artículo te contamos cómo efectuarla y te damos una serie de consejos para facilitar el proceso.
Puntos clave
- Proceso de comparar los movimientos del banco con los registros contables de la empresa
- Se recomienda hacerla mensualmente (o incluso con más frecuencia), especialmente en empresas con alta actividad financiera
- Es clave para garantizar la fiabilidad de los estados financieros y facilitar auditorías
- Es importante guardar el informe de conciliación junto con los justificantes de los movimientos corregidos
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es una conciliación bancaria en contabilidad?
La conciliación bancaria es la comparación que se lleva a cabo entre los registros contables de la cuenta corriente de la empresa y los ajustes que el banco realiza en la misma cuenta. De esta manera, la finalidad de este proceso es que los libros de contabilidad coincidan con los extractos enviados por el banco.
Una vez recibidos los extractos del banco, la conciliación consiste, básicamente, en comparar los movimientos que ha registrado la empresa y los suministrados por el banco. Lo ideal es que coincidan y, si esto no ocurre, hay que buscar cuál es la causa de la diferencia para evitar males mayores a largo plazo.
En el caso de que haya algún error, se revisa y se hacen los cambios necesarios para corregirlo. Así se asegura que la cuenta bancaria refleja la realidad económica de la empresa, con todas las ventajas que esto conlleva.
1.1 Tipos de conciliación bancaria
Una vez sabemos qué es la conciliación bancaria, debemos tener claro que hay dos tipos de conciliaciones distintas:
- Conciliación bancaria individual o aritmética: consiste en hacer la comparación de los movimientos periódicamente. Es el método más utilizado por las empresas y, para llevarlo a cabo, se revisan las posibles diferencias entre el saldo de los libros contables de empresa y el saldo bancario. En el caso de que haya algún desajuste contable, se corrige y se actualiza el saldo del libro de bancos.
- Conciliación bancaria conjunta o contable: consiste en elaborar un documento con toda la información sobre los asientos que no se corresponden. Después, se crean pólizas de corrección y en función de quién sea el responsable de los errores (la entidad bancaria o la empresa), este será quien deba hacer las correcciones necesarias.
1.2 Objetivos de las conciliaciones bancarias
En cuanto a las finalidades de la conciliación bancaria, encontramos dos principales:
- Para realizar correctamente el cierre de trimestre: cada una de las conciliaciones que se llevan a cabo junto con sus categorías contables se deben presentar ante la Agencia Tributaria para justificar todos los movimientos bancarios. Esta información se debe presentar cada tres meses y se deben indicar todas las operaciones realizadas durante el último trimestre junto con un justificante para cada movimiento de la cuenta bancaria.
- Controlar la gestión empresarial: es habitual que la conciliación no cuadre perfectamente, por lo que es importante que las empresas sepan en todo momento qué está pasando para poder detectar dónde está el error o descuadre y corregirlo cuanto antes. Así, la empresa también tendrá una idea general, en todo momento, de su situación actual.
2. ¿Es obligatoria la conciliación bancaria para las empresas?
La conciliación bancaria en sí no es un proceso obligatorio, pero es muy recomendable que las empresas lo lleven a cabo, independientemente de su tamaño o del sector en el que desarrollen su actividad, porque permite dejar justificados todos los movimientos que se producen en las cuentas bancarias de la organización, llevar la contabilidad al día, tener presente información relevante para tomar decisiones estratégicamente y garantizar una gestión de los recursos económicos más adecuada.
En definitiva, permite que tengamos una imagen real de la situación en la que se encuentra la empresa.
3. ¿Cuándo hay que realizar la conciliación contable?
A pesar de que no sea una práctica obligada, sí es cierto, como comentábamos antes, que las empresas y autónomos deben presentar cada trimestre sus impuestos y Hacienda exige el justificante de todas las operaciones realizadas durante este período. Para esto te recomendamos que leas el calendario fiscal de 2023 en el que aparecen todos los plazos de impuestos del contribuyente.
Por lo tanto, es recomendable realizar la conciliación bancaria un mínimo de cuatro veces al año, para poder justificar los movimientos bancarios ante la Agencia Tributaria trimestralmente. Aparte de la periodicidad de los cierres contables, no existe ninguna otra ley o norma que obligue a las empresas y autónomos a llevar a cabo la conciliación cada cierto tiempo. Elegir cuándo se hará puede depender de varios aspectos:
- Del ciclo de la empresa.
- Del tiempo del que se disponga para hacer la conciliación bancaria.
- Del tipo de gestión que queramos llevar de las cuentas.
- De si es la empresa quien lleva la contabilidad o se externaliza a un gestor.
Aun así, llevar la conciliación bancaria al día es la mejor opción para evitar sorpresas de última hora y resulta muy favorable de cara a posibles inspecciones y auditorías.
4. ¿Cómo hacer una conciliación bancaria contable?: Ejemplo Práctico Paso a Paso
A diferencia de lo que pueda parecer, llevar a cabo la conciliación bancaria es una tarea sencilla, aunque larga y monótona si se lleva a cabo de forma manual.
Podemos resumir la conciliación bancaria en 3 pasos clave. Estos son:
4.1 Paso 1: Localizar el extracto bancario del período que queremos conciliar
Todo el proceso de conciliación bancaria se llevará a cabo en base al extracto o extractos bancarios que debamos analizar.
En ellos encontramos el historial de los movimientos bancarios de la empresa, pero puede que la información no esté completa. En ese caso, deberemos tener presentes todas las transacciones que hayamos realizado pero que aún no aparezcan. Más adelante hablaremos de los principales desajustes en la conciliación bancaria para tenerlos en cuenta.
4.2 Paso 2: Comprobar la contabilidad de la empresa
El segundo paso es comprobar que realmente la contabilidad de la empresa esté al día.
Hay algo que es importante tener presente, y es que la mayoría de las empresas utilizan varias cuentas bancarias, así que en ese caso se deberá conciliar la información para cada una de ellas.
Pongamos de ejemplo que vamos a analizar la conciliación bancaria de una empresa que la lleva a cabo mensualmente. Para ello, necesitaremos:
- Los extractos bancarios del mes.
- Todas las facturas emitidas y recibidas.
- Los cheques emitidos y cobrados.
- Los tiques.
- Los depósitos recibidos.
- Las retiradas de efectivo.
También necesitaremos la conciliación bancaria del mes anterior para comprobar el saldo final y revisar si hay algún desajuste pendiente, identificando si se trata de un desajuste actual o de meses anteriores.
4.3 Paso 3: Rellenar el documento de conciliación
Una vez tengamos toda esta información, tan solo nos quedará rellenar el documento de conciliación.
El documento de conciliación bancaria nos permitirá llevar un control exhaustivo y registro de todas las conciliaciones realizadas, así como de los resultados de cada una de ellas.
Un dato importante llegados a este punto es que, en el caso de que no coincidan los datos, se debe hacer una anotación contable para tener en cuenta esa diferencia en futuras revisiones, ya que puede ser consecuencia de un error interno o de la entidad bancaria, o simplemente un criterio de devengo distinto.
5. Consejos para una correcta conciliación bancaria
Como hemos visto, durante la conciliación bancaria podemos encontrarnos con algún contratiempo. Por ello es importante saber cómo realizarla de la forma más eficiente posible.
A continuación, detallamos los principales consejos para no perder mucho tiempo con todo este proceso:
- En primer lugar, preparar toda la información y documentación necesaria. Si faltara algún tique de gasto, se debería pedir antes de empezar. Cuanta más información tengamos, mayor será la visión general de los gastos durante el último período.
- En relación con el punto anterior, también es importante revisar que toda la información y documentación de la que dispongamos esté actualizada.
- Conciliar por tramos para reducir los errores. Lo ideal sería comenzar la conciliación bancaria revisando el saldo final del mes anterior. Así, en caso de error es mucho más fácil y rápido detectar en qué momento se ha cometido.
- Dedicar plena atención durante todo el proceso para no duplicar apuntes, dejar atrás la contabilización de algún movimiento o para no equivocarse al poner una coma o indicar los dígitos.
- Cuando haya algún fallo con el que no se encuentre ningún tipo de justificación, en vez de dedicar horas a encontrarlo, la mejor opción es consultarlo con la entidad bancaria, ya que los bancos también cometen errores y puede que hayan cobrado o ingresado un importe equivocado.
- No excederse en el uso de las partidas conciliatorias, ya que los descuadres no desaparecen y, si se van acumulando, llevar a cabo la conciliación bancaria no servirá de nada, porque no reflejará la situación económica real de la empresa.
- Contar con soluciones de gestión de gastos que digitalicen y automaticen el proceso y faciliten la posterior conciliación bancaria.
6. Soluciones para ayudarte a realizar la conciliación bancaria
Una de las herramientas que ayuda en la gestión contable y financiera en la empresa es Tickelia, una solución tecnológica global que integra la gestión de los gastos y de las compras indirectas del negocio.
Tickelia es una solución paperless que está homologada por la Agencia Tributaria para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel. Además, cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos de la factura o tique con la mayor fiabilidad del mercado, independientemente del idioma y país.
Una de las principales funcionalidades de Tickelia es la gestión integral de las notas de gasto. Esta herramienta organiza todo el flujo de gastos, incluyendo el pago, reporte, aprobación y conciliación bancaria automática.
6.1 Conciliación bancaria de tarjetas de empresa
Tal y como hemos podido comprobar a lo largo del artículo, las empresas utilizan diferentes sistemas de pagos, los cuales deberán cuadrar en el momento de realizar la conciliación bancaria correspondiente.
Las tarjetas de empresa, del mismo modo que cualquier otro tipo de método de pago, genera un recibo, el cual se debe recoger para realizar a conciliación bancaria. Ya hemos visto las desventajas de realzar este proceso de manera manual, pero qué podemos hacer para facilitar y hacer más eficiente el proceso de la conciliación bancaria
Soluciones como Tickelia son la mejor opción para conseguir una conciliación bancaria automática, incluyendo las tarjetas de empresa.
Además, Tickelia ofrece las tarjetas Visa Tickelia. Con ellas, cada vez que un empleado en movilidad paga un gasto, a la empresa le llega un recibo indicando el importe del mismo, de manera automática e instantánea. Lo único que se debe hacer es indicar la categoría de gasto a la que se asocia a la hora de hacer el reporte (por ejemplo, restauración) y automáticamente el movimiento se vincula y el pago queda conciliado.
Esta es una gran ventaja para el departamento financiero respecto a las tarjetas corporativas convencionales, ya que no tienen que esperar a final de mes para recibir el extracto bancario.
La conciliación automática de las tarjetas de empresa proporciona innumerables beneficios al departamento financiero, por ejemplo:
- Evita que se acumulen los extractos bancarios y facturas a comparar a lo largo del tiempo. Subsanar errores recientes, por ejemplo, del banco, es mucho más sencillo que hacerlo cuando ya han pasado varios meses.
- Permite identificar a los empleados y el tipo de gasto realizado. De esta forma se puede combatir el posible fraude interno, así como gestionar los errores que los empleados puedan cometer.
- Garantiza que, en futuras inspecciones, todas las obligaciones tributarias estarán a la orden del día y sin ningún tipo de error.
- Permite tener un registro de conciliaciones, un factor importante para mantener un control y detectar desajustes importantes entre diferentes períodos.
6.2 Beneficios de Tickelia en las compras indirectas y suscripciones de empresa
En materia de gestión de compras indirectas y suscripciones de empresa, Tickelia digitaliza todo el ciclo desde la solicitud de compra hasta la contabilización automática del gasto, incluyendo asimismo su aprobación, el pago mediante tarjetas virtuales de un solo uso y la extracción de los datos de la factura mediante la tecnología OCR+ICR, para que los administrativos no tengan que hacer ningún proceso manual.
La gestión de facturas de proveedores se realiza con un proceso end-to-end que descentraliza el proceso de pago sin que el manager corra el riesgo de perder el control presupuestario.
Del mismo modo, el panel de suscripciones permite que sean los mismos usuarios los que gestionen la renovación o cancelación de los pagos recurrentes para actualizar el software o las herramientas online de uso individual, previa aprobación por parte de su responsable.
Esta solución permite que el departamento financiero ahorre hasta un 75% de tiempo en las tareas administrativas manuales, recurrentes y repetitivas, incluyendo la conciliación bancaria.
