La conciliación bancaria es una de las principales herramientas que se utiliza en el control financiero del negocio y para comprobar la exactitud de la información contable. En este artículo te contamos cómo efectuarla y te damos una serie de consejos para facilitar el proceso.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es la comparación que se lleva a cabo entre los registros contables de la cuenta corriente de la empresa y los ajustes que el banco realiza en la misma cuenta. De esta manera, la finalidad de este proceso es que los libros de contabilidad coincidan con los extractos enviados por el banco.
Una vez recibidos los extractos del banco, la conciliación consiste, básicamente, en comparar los movimientos que ha registrado la empresa y los suministrados por el banco. Lo ideal es que coincidan y, si esto no ocurre, hay que buscar cuál es la causa de la diferencia para evitar males mayores a largo plazo.
En el caso de que haya algún error, se revisa y se hacen los cambios necesarios para corregirlo. Así se asegura que la cuenta bancaria refleja la realidad económica de la empresa, con todas las ventajas esto que conlleva.
1.1 Tipos de conciliación bancaria
Una vez sabemos qué es la conciliación bancaria, debemos tener claro que hay dos tipos de conciliación distintos:
- Conciliación bancaria individual o aritmética: consiste en hacer la comparación de los movimientos periódicamente. Es el método más utilizado por las empresas y, para llevarlo a cabo, se revisan las posibles diferencias entre el saldo de los libros contables de empresa y el saldo bancario. En el caso de que haya algún desajuste contable, se corrige y se actualiza el saldo del libro de bancos.
- Conciliación bancaria conjunta o contable: consiste en elaborar un documento con toda la información sobre los asientos que no se corresponden. Después, se crean pólizas de corrección y en función de quién sea el responsable de los errores (la entidad bancaria o la empresa), este será quien deba hacer las correcciones necesarias.
1.2 Objetivos de la conciliación bancaria
En cuanto a las finalidades de la conciliación bancaria, encontramos dos principales:
- Para realizar correctamente el cierre de trimestre: cada una de las conciliaciones que se llevan a cabo junto con sus categorías contables se deben presentar ante la Agencia Tributaria para justificar todos los movimientos bancarios. Esta información se debe presentar cada tres meses y se deben indicar todas las operaciones realizadas durante el último trimestre junto con un justificante para cada movimiento de la cuenta bancaria.
- Controlar la gestión empresarial: es habitual que la conciliación no cuadre perfectamente, por lo que es importante que las empresas sepan en todo momento qué está pasando para poder detectar dónde está el error o descuadre y corregirlo cuanto antes. Así, la empresa también tendrá una idea general, en todo momento, de su situación actual.
2. ¿Es obligatoria la conciliación bancaria para las empresas?
La conciliación bancaria en sí no es un proceso obligatorio, pero es muy recomendable que las empresas lo lleven a cabo, independientemente de su tamaño o del sector en el que desarrollen su actividad, porque permite dejar justificados todos los movimientos que se producen en las cuentas bancarias de la organización, llevar la contabilidad al día, tener presente información relevante para tomar decisiones estratégicamente y garantizar una gestión de los recursos económicos más adecuada.
En definitiva, permite que tengamos una imagen real de la situación en la que se encuentra la empresa.
3. ¿Cuándo hay que realizar la conciliación bancaria?
A pesar de que no sea una práctica obligada, sí es cierto, como comentábamos antes, que las empresas y autónomos deben presentar cada trimestre sus impuestos y Hacienda exige el justificante de todas las operaciones realizadas durante este período.
Por lo tanto, es recomendable realizar la conciliación bancaria un mínimo de cuatro veces al año, para poder justificar los movimientos bancarios ante la Agencia Tributaria trimestralmente. Aparte de la periodicidad de los cierres contables, no existe ninguna otra ley o norma que obligue a las empresas y autónomos a llevar a cabo la conciliación cada cierto tiempo. Elegir cuándo se hará puede depender de varios aspectos:
- Del ciclo de la empresa.
- Del tiempo del que se disponga para hacer la conciliación bancaria.
- Del tipo de gestión que queramos llevar de las cuentas.
- De si es la empresa quien lleva la contabilidad o se externaliza a un gestor.
Aun así, llevar la conciliación bancaria al día es la mejor opción para evitar sorpresas de última hora y resulta muy favorable de cara a posibles inspecciones y auditorías.
4. ¿Quién realiza la conciliación bancaria?
Es preferible que la persona o equipo que se encargue de llevar a cabo la conciliación bancaria se corresponda con los profesionales que realizan las demás tareas relacionadas con la contabilidad de la empresa. En el caso de tener un departamento contable interno, este será el indicado, ya que no habrá otro departamento que conozca mejor la situación contable de la empresa. Por lo tanto, al centralizarse las actividades financieras de la empresa en el mismo departamento, detectar posibles fallos y/o problemas será mucho más sencillo.
En el caso de externalizar el departamento contable mediante consultorías o gestorías, como pasa en muchas pequeñas y medianas empresas, se les deberá pedir que realicen esta tarea y que, una vez tengan los resultados, los envíen a la empresa para comprobar los datos.
5. Ventajas de la conciliación bancaria
Como hemos visto hasta ahora, la conciliación bancaria ayuda a tener una imagen más clara y actualizada de la situación de la empresa. Pero también aporta otras ventajas igual de importantes. A continuación, veremos las principales:
- Mayor control de los recursos económicos: comprobar los extractos bancarios semanalmente o mensualmente nos ayuda a hacer una radiografía del estado financiero de la empresa.
- Toma de decisiones estratégica: gracias a que la información que se consulta es real, de calidad y está actualizada.
- Actualización de los apuntes contables: la dinámica de trabajo está más controlada gracias a llevar la contabilidad al día.
- En caso de tener que llevar a cabo alguna inspección fiscal, si se van revisando los ajustes contables periódicamente las empresas tendrán la seguridad y tranquilidad de que su contabilidad será correcta.
- Control de los pagos: como nóminas, facturas, etc. Gracias a la conciliación bancaria las empresas pueden revisar qué pagos se han realizado y llevar un control más exhaustivo de los mismos.
- Control de cobros: tal como pasa en el punto anterior, la conciliación bancaria también ayuda a tener presentes facturas pendientes de pago para poder reclamárselas a los clientes.
6. Proceso de conciliación bancaria: ejemplo práctico
A diferencia de lo que pueda parecer, llevar a cabo la conciliación bancaria es una tarea sencilla, aunque larga y monótona si se lleva a cabo de forma manual.
Podemos resumir la conciliación bancaria en 3 pasos clave. Estos son:
6.1 Paso 1: Localizar el extracto bancario del período que queremos conciliar
Todo el proceso de conciliación bancaria se llevará a cabo en base al extracto o extractos bancarios que debamos analizar.
En ellos encontramos el historial de los movimientos bancarios de la empresa, pero puede que la información no esté completa. En ese caso, deberemos tener presentes todas las transacciones que hayamos realizado pero que aún no aparezcan. Más adelante hablaremos de los principales desajustes en la conciliación bancaria para tenerlos en cuenta.
6.2 Paso 2: Comprobar la contabilidad de la empresa
El segundo paso es comprobar que realmente la contabilidad de la empresa esté al día.
Hay algo que es importante tener presente, y es que la mayoría de las empresas utilizan varias cuentas bancarias, así que en ese caso se deberá conciliar la información para cada una de ellas.
Pongamos de ejemplo que vamos a analizar la conciliación bancaria de una empresa que la lleva a cabo mensualmente. Para ello, necesitaremos:
- Los extractos bancarios del mes.
- Todas las facturas emitidas y recibidas.
- Los cheques emitidos y cobrados.
- Los tiques.
- Los depósitos recibidos.
- Las retiradas de efectivo.
También necesitaremos la conciliación bancaria del mes anterior para comprobar el saldo final y revisar si hay algún desajuste pendiente, identificando si se trata de un desajuste actual o de meses anteriores.
6.3 Paso 3: Rellenar el documento de conciliación
Una vez tengamos toda esta información, tan solo nos quedará rellenar el documento de conciliación.
El documento de conciliación bancaria nos permitirá llevar un control exhaustivo y registro de todas las conciliaciones realizadas, así como de los resultados de cada una de ellas.
Un dato importante llegados a este punto es que, en el caso de que no coincidan los datos, se debe hacer una anotación contable para tener en cuenta esa diferencia en futuras revisiones, ya que puede ser consecuencia de un error interno o de la entidad bancaria, o simplemente un criterio de devengo distinto.
7. Principales desajustes en la conciliación bancaria
A la hora de hacer la conciliación bancaria, existen dos tipos de inconsistencias con las que nos podemos encontrar:
- Inconsistencias temporales: suceden cuando hay un descuadre de fechas y la que se indica en la contabilidad no se corresponde con la del extracto bancario.
- Inconsistencias permanentes: son errores que suceden en el momento de hacer la contabilización de los apuntes, o directamente fallos internos que pueden cometer tanto las empresas como las entidades bancarias a nivel interno.
Para ver algunos ejemplos, los motivos más habituales por los que suceden estas inconsistencias son:
- Cheques emitidos por la empresa que aún no han sido cobrados.
- Consignaciones registradas en los libros contables y que el banco aún no ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas de débito que el banco carga a la cuenta bancaria de la empresa y que la empresa no ha registrado.
- Notas de crédito que el banco abona a la cuenta de la empresa, pero que la empresa no ha registrado.
- Errores de la entidad bancaria a la hora de hacer la liquidación de determinados conceptos.
8. Consejos para una correcta conciliación bancaria
Como hemos visto, durante la conciliación bancaria podemos encontrarnos con algún contratiempo. Por ello es importante saber cómo realizarla de la forma más eficiente posible.
A continuación, detallamos los principales consejos para no perder mucho tiempo con todo este proceso:
- En primer lugar, preparar toda la información y documentación necesaria. Si faltara algún tique de gasto, se debería pedir antes de empezar. Cuanta más información tengamos, mayor será la visión general de los gastos durante el último período.
- En relación con el punto anterior, también es importante revisar que toda la información y documentación de la que dispongamos esté actualizada.
- Conciliar por tramos para reducir los errores. Lo ideal sería comenzar la conciliación bancaria revisando el saldo final del mes anterior. Así, en caso de error es mucho más fácil y rápido detectar en qué momento se ha cometido.
- Dedicar plena atención durante todo el proceso para no duplicar apuntes, dejar atrás la contabilización de algún movimiento o para no equivocarse al poner una coma o indicar los dígitos.
- Cuando haya algún fallo con el que no se encuentre ningún tipo de justificación, en vez de dedicar horas a encontrarlo, la mejor opción es consultarlo con la entidad bancaria, ya que los bancos también cometen errores y puede que hayan cobrado o ingresado un importe equivocado.
- No excederse en el uso de las partidas conciliatorias, ya que los descuadres no desaparecen y, si se van acumulando, llevar a cabo la conciliación bancaria no servirá de nada, porque no reflejará la situación económica real de la empresa.
- Contar con soluciones de gestión de gastos que digitalicen y automaticen el proceso y faciliten la posterior conciliación bancaria.
9. Automatizar los procesos contables de conciliación
9.1 ¿Por qué automatizar la conciliación bancaria?
Hay dos sistemas para llevar a cabo la conciliación bancaria:
- Conciliación bancaria manual.
- Conciliación bancaria automática.
Con la conciliación bancaria manual, el departamento utiliza documentos internos o plantillas de Excel junto con los registros de los movimientos bancarios, facturas, tiques…
Este sistema se basa en un proceso repetitivo, largo y tedioso. Además, si le sumamos que, en función del tipo de empresa, el nivel de documentación que se deba revisar puede ser muy elevado, cometer errores es muy fácil.
Teniendo en cuenta la información tan importante que proporciona la conciliación bancaria, es imprescindible que se realice correctamente.
Tras comparar los costes y riesgos de la conciliación manual con la inversión necesaria para digitalizar el proceso, muchas empresas acaban decantándose por la conciliación automática. Los principales motivos son:
- El ahorro de tiempo para los administrativos: digitalizar los procesos contables permite a los empleados dedicar su jornada laboral a otras tareas que aporten más valor a la empresa.
- La minimización de errores obvia que se produce cuando no hay que introducir datos manualmente.
- La actualización en tiempo real de los datos: acceder a los datos recopilados por la empresa en tiempo real permite a la compañía mejorar su toma de decisiones, evitar riesgos financieros y detectar el fraude interno.
- La seguridad de la información: tener los datos contables subidos a la nube permite hacer copias de seguridad de forma automática y evita la deterioración de los documentos.
9.2 Enfoques a la hora de digitalizar los procesos contables
Existen herramientas de gestión y control que automatizan los procesos contables para que el departamento financiero gane en eficiencia.
No obstante, en esta cuestión no todo es blanco o negro. Hay distintas formas de plantearse la digitalización del departamento y diferentes niveles de automatización. Antes de dar el paso de implementar herramientas tecnológicas para la gestión contable, las empresas deben conocer y analizar las opciones disponibles. Las más importantes son estas:
- Soluciones RPA: implementar la Automatización Robótica de Procesos en el departamento financiero de la empresa permite desarrollar plataformas de contabilidad virtuales sin la necesidad de cambiar los sistemas con los que la compañía cuenta actualmente.
- Analítica avanzada: aunque no se trate de una digitalización de procesos administrativos, esta es otra de las opciones que pueden conseguir mejorar la contabilidad de la empresa, sobre todo a largo plazo, dada su capacidad de predecir patrones que pueden darse en un futuro. En este caso, los departamentos de contabilidad tendrán la información necesaria para tomar medidas y aplicarlas con antelación para prevenir escenarios no deseados.
- Soluciones integrales y personalizables para la digitalización de todo el ciclo contable: optar por una herramienta que automatice los procesos administrativos en su totalidad no solo ahorrará tiempo al departamento, sino que también conseguirá minimizar el margen de error de las operaciones.
10. Soluciones para la digitalización integral del ciclo contable
Una de las principales herramientas para digitalizar la gestión contable y financiera en la empresa es Tickelia, una solución tecnológica global que integra la gestión de los gastos y de las compras indirectas del negocio.
Tickelia es una solución paperless que está homologada por la Agencia Tributaria para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel. Además, cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos de la factura o tique con la mayor fiabilidad del mercado, independientemente del idioma y país.
10.1 Conciliación de los gastos de empresa
Una de las principales funcionalidades de Tickelia es la gestión integral de las notas de gasto. Esta herramienta organiza todo el flujo de gastos, incluyendo el pago, reporte, aprobación y conciliación bancaria automática.
Gracias a las tarjetas Visa Tickelia, cada vez que un empleado en movilidad paga un gasto, a la empresa le llega un recibo indicando el importe del mismo, de manera automática e instantánea. Lo único que se debe hacer es indicar la categoría de gasto a la que se asocia a la hora de hacer el reporte (por ejemplo, restauración) y automáticamente el movimiento se vincula y el pago queda conciliado.
Esta es una gran ventaja para el departamento financiero respecto a las tarjetas corporativas convencionales, ya que no tienen que esperar a final de mes para recibir el extracto bancario.
La conciliación automática de gastos proporciona innumerables beneficios al departamento financiero, por ejemplo:
- Evita que se acumulen los extractos bancarios y facturas a comparar a lo largo del tiempo. Subsanar errores recientes, por ejemplo, del banco, es mucho más sencillo que hacerlo cuando ya han pasado varios meses.
- Permite identificar a los empleados y el tipo de gasto realizado.
- Garantiza que, en futuras inspecciones, todas las obligaciones tributarias estarán a la orden del día y sin ningún tipo de error.
10.2 Conciliación de las compras indirectas
En materia de gestión de compras indirectas y suscripciones de empresa, Tickelia digitaliza todo el ciclo desde la solicitud de compra hasta la contabilización automática del gasto, incluyendo asimismo su aprobación, el pago mediante tarjetas virtuales de un solo uso y la extracción de los datos de la factura mediante la tecnología OCR+ICR, para que los administrativos no tengan que hacer ningún proceso manual.
La gestión de facturas de proveedores se realiza con un proceso end-to-end que descentraliza el proceso de pago sin que el manager corra el riesgo de perder el control presupuestario.
Del mismo modo, el panel de suscripciones permite que sean los mismos usuarios los que gestionen la renovación o cancelación de los pagos recurrentes para actualizar el software o las herramientas online de uso individual, previa aprobación por parte de su responsable.
Esta solución permite que el departamento financiero ahorre hasta un 75% de tiempo en las tareas administrativas manuales, recurrentes y repetitivas, incluyendo la conciliación bancaria.
