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El Reglamento VeriFactu 2025 marca un nuevo capítulo en la digitalización fiscal de las empresas en España. Con la aprobación del Real Decreto 254/2025, la Agencia Tributaria da más margen a las compañías y profesionales para adaptarse, pero también deja claro que el cambio será obligatorio. A partir de 2026, todas las facturas deberán generarse con sistemas que garanticen la integridad y trazabilidad de los datos. Si aún no has empezado a prepararte, todavía estás a tiempo, pero debes ponerte las pilas. ¡Sigue leyendo y descubre cómo adaptarte sin complicaciones!
Puntos clave
- El 1 de enero de 2026 será la fecha límite para las empresas, y el 1 de julio de 2026 para autónomos.
- Los fabricantes de software deberán ofrecer versiones adaptadas antes del 29 de julio de 2025.
- VeriFactu busca evitar el fraude y aumentar la transparencia en los sistemas de facturación.
- Los contribuyentes incluidos en el SII quedan fuera del ámbito de esta obligación.
- Soluciones como Tickelia ayudan a automatizar procesos y facilitar la transición hacia un entorno 100% digital.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el Reglamento VeriFactu?
El Reglamento VeriFactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria (AEAT) que cambia la forma en que las empresas gestionan y registran sus facturas. Su objetivo es que cada factura emitida sea un registro digital único, trazable y completamente inalterable.
En otras palabras, ya no bastará con emitir una factura: el sistema que la genera tendrá que dejar constancia de todo lo que ocurre a su alrededor —quién la crea, cuándo, si se modifica o se anula—, de manera que no haya espacio para el error ni para la manipulación.
La normativa, desarrollada por el Real Decreto 1007/2023 y actualizada por el Real Decreto 254/2025, forma parte de la estrategia de lucha contra el fraude fiscal. Pero su alcance va más allá del control: también impulsa la modernización tecnológica y promueve una relación más transparente entre empresas y la Administración.
Cumplir con VeriFactu no solo evita sanciones; también mejora la organización interna, reduce errores contables y permite ganar tiempo en auditorías o cierres de ejercicio. En definitiva, es una inversión en eficiencia y seguridad documental.
2. ¿A quién afecta el Reglamento VeriFactu?
El alcance del reglamento es amplio y, aunque existen excepciones, prácticamente todas las empresas que emiten facturas mediante un software deberán adaptarse.
Los principales colectivos afectados son:
- Empresas y profesionales que utilicen programas de facturación, ya sea propios o de terceros.
- Fabricantes de software, responsables de garantizar que sus productos cumplan los requisitos técnicos y legales.
- Despachos profesionales y asesorías, que deberán actualizar las herramientas que usan con sus clientes.
- Sujetos excluidos del SII, ya que las grandes compañías que declaran sus facturas en tiempo real no tienen que duplicar la información.
- Facturación por terceros, cuando la factura la emite el destinatario o un tercero, si el emisor está incluido en el SII.
En la práctica, el reglamento impacta sobre todo a pymes y profesionales autónomos, que hasta ahora tenían menos control digital sobre su facturación. Para ellos, esta normativa representa una oportunidad para automatizar procesos y mejorar la fiabilidad de sus registros contables.
3. Nuevos plazos de implementación (2025-2026)
El Gobierno ha querido evitar un colapso tecnológico y por eso ha ajustado los plazos de implantación con el Real Decreto 254/2025.
Las fechas son claras:
- Los proveedores de software tendrán hasta el 29 de julio de 2025 para poner en el mercado versiones adaptadas.
- Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán usar estos sistemas antes del 1 de enero de 2026.
- Los autónomos y profesionales dispondrán de un margen adicional hasta el 1 de julio de 2026.
Estas fechas no solo ofrecen más tiempo, sino que también buscan fomentar una adopción progresiva. La AEAT recomienda aprovechar este año para hacer pruebas, revisar integraciones con los ERPs, y formar a los equipos. En Tickelia, por ejemplo, puedes solicitar una demo aquí mismo, rellenando este formulario.
Esperar al último momento sería un error: los primeros meses de transición son los más útiles para detectar errores y afinar los procesos internos antes de que la norma sea obligatoria.
4. Requisitos técnicos esenciales
La Orden HAC/1177/2024 marca con precisión las reglas que deben cumplir los sistemas de facturación para ser “VeriFactu compatibles”. Te los explicamos en la siguiente tabla:
| REQUISITO | QUÉ IMPLICA |
|---|---|
| Integridad de datos | Ninguna factura puede modificarse o borrarse sin dejar un rastro electrónico verificable. |
| Trazabilidad | Cada registro se encadena mediante un hash, creando un historial inalterable de eventos. |
| Firma digital | En la modalidad No VeriFactu será obligatoria; en VeriFactu puede omitirse. |
| Código QR | Permitirá verificar la factura desde la sede electrónica de la AEAT. |
| Declaración responsable | El proveedor de software deberá certificar el cumplimiento técnico del sistema. |
Además, todos los registros deberán conservarse en formato XML estandarizado, asegurando que sean legibles, exportables y auditables incluso años después.
En esencia, VeriFactu convierte el software de facturación en un «notario digital» de cada operación: todo queda registrado, firmado y trazado.
5. Modalidades de cumplimiento: VeriFactu y No VeriFactu
La norma ofrece dos formas de adaptarse, según el nivel de digitalización de cada empresa.
- La modalidad VeriFactu es la más avanzada. En este caso, el sistema envía cada factura a la AEAT en el momento en que se emite. Esto permite que el cliente verifique su validez mediante un código QR y reduce al mínimo los riesgos de error.
- Por otro lado, la modalidad No VeriFactu conserva los registros en el sistema interno del emisor y solo los remite si la Administración lo solicita. En este modelo, cada factura debe estar firmada electrónicamente y conservar su historial completo.
Elegir una u otra dependerá de la madurez digital de la organización. Las grandes empresas probablemente optarán por la primera, mientras que las pymes pueden empezar con la segunda y evolucionar más adelante.
6. Sanciones por incumplimiento
La AEAT será estricta con esta normativa, y las sanciones están definidas en la Ley General Tributaria.
- Fabricar, vender o usar software no conforme puede acarrear multas de hasta 150.000€ por ejercicio y tipo de producto.
- Manipular facturas o registros sin anotación visible también constituye infracción grave.
- Omitir la declaración responsable o falsear datos técnicos puede generar sanciones adicionales.
- Negarse a colaborar con la AEAT en inspecciones o no facilitar los registros requeridos implicará sanciones accesorias.
El objetivo no es castigar, sino garantizar que todos los actores del ecosistema tributario operen bajo los mismos estándares de transparencia y seguridad.
7. Pasos para adaptar tu empresa al Reglamento VeriFactu
El proceso de adaptación será más sencillo si se aborda por fases. Lo primero es revisar el software actual de facturación y confirmar con el proveedor si está trabajando en una versión certificada.
Después, es importante comprobar la compatibilidad con los sistemas de gestión existentes (ERP, contabilidad, control de gastos, etc.) para evitar duplicidades. El siguiente paso es formar al equipo financiero, que será quien gestione la operativa diaria de VeriFactu.
Conviene también realizar pruebas piloto durante 2025 para asegurar que las integraciones funcionan correctamente. Y antes de la fecha límite, es recomendable una auditoría de validación que confirme que todo el flujo —desde la emisión hasta la conservación— cumple con la normativa.
Un paso a paso que te recomendamos para que empieces a aplicarlo ya sería:
- PASO 1 | Audita tus sistemas de facturación actuales: Revisa si cumplen los requisitos de integridad y trazabilidad exigidos. Si usas software propio, contacta con el desarrollador para verificar su hoja de ruta de actualización.
- PASO 2 | Consulta con tu proveedor tecnológico: Confirma que está trabajando en una versión certificada conforme al Real Decreto y pregunta por plazos de entrega o pruebas piloto.
- PASO 3 | Integra tus herramientas de gestión: Asegura que tu ERP, CRM y sistema de gastos estén conectados para mantener la coherencia contable.
- PASO 4 | Forma al equipo financiero: La adaptación tecnológica será más fluida si el personal conoce cómo se generan las evidencias digitales y los códigos VeriFactu.
- PASO 5 | Planifica la transición: Usa 2025 como año de preparación, implementando paulatinamente los cambios y probando su efectividad antes de la fecha límite.
De esta forma, el cambio no solo garantizará el cumplimiento legal, sino que mejorará la eficiencia interna y reducirá errores manuales.
8. Preparar el terreno para un cambio sin sobresaltos
Adaptarse al Reglamento VeriFactu 2025 no va solo de tecnología, sino de mentalidad. Implica entender que la gestión fiscal y contable está entrando en una etapa más transparente, más digital y, en el fondo, más sencilla si se hace con las herramientas adecuadas.
El reto real no es cumplir la norma “porque toca”, sino aprovecharla para mejorar la forma en la que tu empresa gestiona la información, automatiza tareas y reduce errores. Si te lo tomas como una oportunidad de modernizar procesos, la transición será mucho más llevadera y, probablemente, beneficiosa a medio plazo.
En este contexto, soluciones como Tickelia pueden ser un buen aliado. No porque “vendan un software”, sino porque ayudan a conectar la parte operativa —gastos, facturas, comprobantes— con la contabilidad y la trazabilidad que exige la AEAT. Y eso, al final, te da tranquilidad: sabes que tus datos están bien gestionados y que todo encaja cuando llega el momento de reportar.
Cada empresa tiene su propio ritmo, pero dar el paso hacia una gestión más automatizada ya no es una ventaja competitiva: es una necesidad. Y cuanto antes empieces a preparar el terreno, más fácil te resultará adaptarte sin sobresaltos.
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