El cierre contable es una de las tareas más importantes para la empresa a nivel financiero. Gracias a él, se puede tener una visión general y real de cómo ha ido el negocio durante todo el año: si la empresa ha generado beneficios, si tiene pérdidas, etc., además de cumplir con la normativa vigente. ¿Conoces las mejores prácticas para hacer el cierre contable en tu empresa? ¡En este post te las explicamos!
Puntos clave
- Verifica que los saldos contables coincidan con los extractos bancarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y activos fijos.
- Calcula y registra correctamente los impuestos devengados: IVA, retenciones IRPF, Impuesto sobre Sociedades, etc.
- Emite los estados financieros obligatorios: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, y memoria si aplica.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el cierre contable?
El cierre contable es el proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable. Concretamente, se debe hacer balance de las cuentas de:
- Ingresos.
- Gastos.
- Costes de venta.
- Costes de producción.
Normalmente, los ejercicios contables van desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, coincidiendo con el inicio y fin del año natural con el inicio y fin del año fiscal. Por ese motivo, el Plan General Contable establece que las empresas deben empezar a hacer su cierre contable a finales de año.
Una vez se termine el cierre contable deberá presentarse a Hacienda en los próximos meses, ya que será la base a partir de la cual se harán los cálculos de las obligaciones fiscales que correspondan a la empresa para el año siguiente.
1.1 ¿Por qué es importante para la empresa?
El cierre del ejercicio contable, por lo tanto, sirve para conocer la situación actual de la empresa, pero también para trasladar esa información y entregar la documentación necesaria al Estado. Por lo tanto, es importante que la contabilidad de la empresa esté al día y no se cometan errores.
Una vez se termina el cierre contable, se cancelan todas las cuentas del ejercicio que hemos comentado anteriormente: ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción y se analizan los resultados para ver si ha habido beneficios o pérdidas durante el año.
Además, también deben calcularse las amortizaciones, deudas y provisiones de la empresa para que todos los números encajen. Por ello, es importante que se calculen bien y no tergiversar los datos en el paso al siguiente ejercicio contable.
Sólo así, los resultados respecto a años anteriores podrán ser comparables y el director financiero y el CEO de la empresa podrán planificar y tomar decisiones en base a la situación real del negocio y su evolución.
2. Proceso de cierre contable paso a paso – Ejemplo práctico
A continuación, vamos a ver cual es el procedimiento para realizar el cierre contable de principio a fin. Para ello, debemos empezar con revisar que la contabilidad de la empresa esté bien y cuadrar los datos necesarios en el caso de que falte información o no sea correcta.
Para ello, se deberán repasar los libros contables y hacer las modificaciones correspondientes. Según el artículo 28 del Código de Comercio, los libros contables obligatorios son:
- Libro de inventarios y Cuentas Anuales, que debe incluir:
- Balance de la situación inicial de la empresa.
- Balance de sumas y saldos para el análisis trimestral.
- Inventario de cierre del ejercicio.
- Cuentas anuales con sus informes correspondientes.
- Libro Diario, con el registro diario de todas las operaciones llevadas a cabo durante la actividad económica de la empresa.
Una vez se tenga en orden la información de los libros contables, se podrán realizar los asientos correspondientes al cierre fiscal y terminar el año contable de la empresa.
2.1 Balance de comprobación de sumas y saldos
Básicamente, todo el proceso empieza con verificar que los datos contables son correctos y encajan con lo que se describe en el Libro Diario.
Si una vez revisadas las sumas del debe y haber de las distintas cuentas contables los saldos coinciden, tenemos mucho ganado. Si no hay ningún error, significa que la conciliación con el libro Mayor ya está hecha, que el patrimonio de la empresa real coincide con lo indicado en los libros de empresa y que, por lo tanto, podemos seguir adelante.
En el caso de que no coincidiera, se deben revisar los números registrados en las distintas cuentas para detectar dónde está el error y corregirlo. Así, se eliminan los errores de los demás libros de empresa.
2.2 Revisar el Plan General Contable
Una vez conciliadas las sumas del debe y haber, el siguiente paso es comprobar que no haya ningún error en el Plan General Contable.
El Plan General Contable es una guía elaborada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas que sirve de referencia para los contables en cuanto a cuestiones relativas a la regulación de la contabilidad en las sociedades españolas.
En él, se establece un listado con todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa, por lo que se debe revisar que no hay ningún error en ninguno de ellos. A continuación, detallamos todos los grupos para no perder ninguno de vista:
- Grupo 1: Financiación básica.
- Grupo 2: Activo no corriente.
- Grupo 3: Existencias.
- Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
- Grupo 5: Cuentas financieras.
- Grupo 6: Compras y gastos.
- Grupo 7: Ventas e ingresos.
- Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
- Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.
2.3 Recuento de existencias
Tras revisar el Plan General Contable, se deben comprobar las existencias para saber cuántas unidades compradas no se han consumido.
Una vez restadas las existencias no consumidas de las compradas durante todo el año, el resultado debería coincidir con el número total de existencias de las que dispone la empresa en el momento de hacer el recuento.
En este sentido, también deberían restarse las mercancías y materias primas utilizadas para fabricar productos que tampoco se han consumido.
En función de la variación que se dé después de hacer el recuento, veremos si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto. Por lo tanto, ya tendremos la información necesaria para pasar al siguiente punto: la clasificación de deudas y créditos.
2.4 Reclasificar deudas y créditos
Es importante no olvidar que las deudas que se deben indicar tanto las deudas que pertenezcan al año contable en curso como todos los créditos solicitados y que aún están pendientes de ser cobrados.
Reclasificar las deudas y créditos implica exactamente eso: que al cerrar la contabilidad de la compañía, las deudas y créditos que se vayan a pagar y cobrar durante el próximo año contable se indiquen como deudas a corto plazo.
- Reclasificar deudas: Así, a simple vista, podemos ver las obligaciones pendientes de pago que tiene la empresa y que debe afrontar un período de tiempo menor a 12 meses. Después de hacer el cambio de las cuentas de deudas con entidades financieras, se utilizan las tablas de amortización de préstamos que ofrecen las propias entidades y se consultan las cuotas de los pagos, qué parte corresponde a la amortización de la deuda y qué parte corresponde a los intereses.
- Reclasificar créditos: Lo mismo pasa con los créditos: todos aquellos créditos que estén pendientes de cobrar y se vayan a recibir durante los próximos 12 meses, deberán indicarse como créditos a corto plazo (independientemente de que el cobro sea total o parcial).
2.5 Aplicar ajustes contables por periodificación
Antes de comprobar si la empresa ha tenido pérdidas o ganancias durante el año, se deben ajustar los gastos e ingresos que se indicarán en el cierre de contabilidad.
Para ello, nos regiremos según el principio de devengo. Esta normativa contable indica que no todos los gastos e ingresos se deben tener en cuenta a la hora de hacer el cierre contable.
Aquellos gastos que se anticipan para el siguiente año o los pagos por adelantado de los clientes no se pueden incluir en el ejercicio de ese año. Deben formar parte del ejercicio contable al que se refieran.
En el caso de no haber tenido este punto en cuenta, se deben ajustar los gastos e ingresos que tendrán lugar en el ejercicio contable siguiente. A este proceso se le llama periodificar gastos e ingresos, y las cuentas a revisar deben ser las de compras y gastos y la de ventas e ingresos (cuentas contables 6 y 7 respectivamente en el Plan General Contable).
Una vez se hagan los ajustes pertinentes, los gastos e ingresos quedarán reflejados en la cuenta correspondiente del ejercicio en el que realmente se llevarán a cabo.
2.6 Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias
Y por fin llegamos a la famosa cuenta de “pérdidas y ganancias”. En este punto podremos ver la diferencia real entre los ingresos y los gastos que ha tenido la empresa durante todo el año y tener información real sobre la situación en la que se encuentra la empresa actualmente.
En este paso, se deben revisar varias cuentas del Plan General Contable:
- Grupo 6: Compras y gastos.
- Grupo 7: Ventas e ingresos.
- Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
- Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.
Así, se tendrán datos sobre la diferencia entre ingresos y gastos, y la diferencia entre los ingresos imputados al patrimonio neto y los gastos imputados al patrimonio neto.
Este paso es importante por varios motivos:
- En primer lugar, debe presentarse correctamente para que Hacienda pueda calcular cuántos impuestos debe pagar la empresa.
- En segundo lugar, permite tener una visión completa de los beneficios o pérdidas de la empresa.
Por ello, aunque sea obligatorio únicamente presentar la cuenta de resultados al hacer el cierre de contabilidad, muchas empresas lo realizan de manera mensual o trimestral para poder saber a ciencia cierta el estado de salud de su empresa y poder tomar decisiones más estratégicas en función de la información de los datos.
2.7 Asiento de amortizaciones e inmovilizado material
Para hacer el cierre contable correctamente, también se deben repasar las amortizaciones y del inmovilizado material de la empresa y comprobar que cumplen con los requisitos que marque el Plan General Contable para cada tipo de bien.
A modo de esquema, el director financiero debería tener una ficha para cada bien con información sobre:
- Precio de adquisición.
- Coeficiente de amortización.
- Valor residual.
- Cuotas en cada ejercicio.
- Amortización acumulada.
2.8 Cierre de libros contables
Una vez hemos llegado hasta aquí, todos los pasos anteriores deben quedar reflejados en el Libro de inventarios y Cuentas Anuales, con sus respectivas modificaciones en el Libro Diario en el caso de que haya sido necesario rectificar algún dato.
2.9 Asiento de regularización
Llegados a este punto, todos los ajustes que se deben realizar ya están completados. La última parte que queda pendiente es la de realizar los asientos de cierre de cierre, de apertura y de regularización.
En el asiento de regularización se calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el año. Así sabrás si se han generado pérdidas o ganancias. Luego tendrás que aplicar la cuota de impuesto de sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio.
Luego debes volver a calcular el asiento de regularización, incluyendo el gasto en impuesto de sociedades.
- En el caso de haber tenido más ingresos que gastos, el saldo será positivo (saldo acreedor) y por lo tanto la empresa tendrá beneficios.
- En el caso de haber tenido más gastos que ingresos, el saldo será negativo (saldo deudor) y por lo tanto la empresa tendrá pérdidas.
En el caso de tener beneficios, se debe hacer una propuesta ante la Junta de Accionistas para decidir quiénes serán los destinatarios de esos beneficios o en el caso de querer invertirlo en la empresa, guardar el margen de beneficio como reservas.
2.10 Asiento de cierre de contabilidad
¡Y por fin llegamos al último paso! Después de todos estos puntos, solo nos queda hacer el cierre definitivo del año contable actual.
En este último paso, se deberán cancelar los saldos de todas las cuentas abiertas durante el año y cargar aquellas que tengan saldo acreedor y/o abonar las que tengan saldo deudor.
Es importante recordar que, aunque se haga el asiento de cierre de contabilidad, aún quedan tareas pendientes que hemos indicado anteriormente como la presentación de documentación e información necesaria a Hacienda.
2.11 Asiento de apertura
Como último paso (ahora de verdad) debemos abrir el asiento de apertura para el próximo año contable. Así, todas las cuentas que hemos ido revisando paso a paso quedarán registradas.
Aquellas empresas que como comentábamos al principio, compaginan el año natural con su año contable, tienen que crear el asiento el 1 de enero.
A la hora de hacerlo, se debe tener en cuenta que, al contrario del asiento de cierre, aquí la columna del “Haber” y el “Debe” van a la inversa. Es decir, todo lo que estaba indicado en el “Debe” se tiene que pasar al “Haber”, y todo lo que estaba indicado en el “Haber” tiene que pasar al “Debe”.
A la vez que se realiza el cierre contable, también se completa el cierre fiscal. Una vez termina el primero, las empresas hacen los ajustes necesarios en cuanto al pago de impuestos y deducciones.
3. Consejos a la hora de hacer el cierre anual contable
Realizar el cierre del ejercicio contable conlleva mucho tiempo, por lo que puede ser que en algún momento algún error a corregir pase desapercibido.
Para evitarlo, además de el paso a paso del cierre contable, te recomendamos algunas prácticas que te ayudarán a realizarlo correctamente:
- Supervisa y actualiza la información periódicamente: La forma más efectiva de reducir el tiempo invertido en elaborar el cierre contable es estando al día de los cierres mensuales de cada mes. Si analizas la información mes a mes, no tendrás que cuadrar todos los datos de 12 meses seguidos.
- Cambios de divisa: En el caso de los gastos con moneda extranjera, es importante reflejar la equivalencia a euros para la fecha de cierre.
- Cambios en los bienes: Un aspecto a tener en cuenta de cara al cierre anual contable es valorar la depreciación o apreciación de bienes. Esto ayudará a conocer el valor real de la empresa y facilitará la planificación estratégica.
- Periodicidad: A la hora de analizar los datos mes a mes, es importante escoger siempre la misma fecha para que las comparativas sean reales.
- Analiza los datos: A partir de los resultados, podemos ver qué está funcionando en la gestión financiera de la empresa y qué podría mejorar. Así, favoreceremos a la toma de decisiones estratégica y hacer todos los cambios que se crean convenientes para tener una ventaja competitiva respecto a las demás empresas del sector.
- Calendariza: Es importante no saltarse ninguna fecha del calendario fiscal del contribuyente, ya que la Agencia Tributaria sanciona a aquellas empresas que no presentan datos o impuestos, al igual que aquellas que lo hacen tarde.
- Pasivos bancarios: Comprueba en la Central de Información de Riesgos del Banco de España que los créditos concedidos a la empresa estén registrados correctamente.
- Asientos de cierre contable y apertura: No olvides cerrar todas las cuentas de resultados y de generar el asiento de apertura para que el cierre contable tenga validez.
- Automatiza el proceso: El mayor problema a la hora de realizar el cierres contables es que es un proceso largo, ya que se debe comprobar que todos los balances sean correctos y estén al día. Por ello, contar con herramientas automatizadas agiliza todo el proceso, o parte de las distintas etapas. Es el caso de Tickelia, que gracias a la digitalización y automatización permite integrarse al ERP de tu empresa para tener actualizados en todo momento los datos relativos a las compras indirectas y suscripciones de empresa, facilitando el cierre contable.
