Comment clôturer les comptes de votre entreprise, étape par étape

La clôture des comptes est l’une des tâches les plus importantes pour l’entreprise sur le plan financier. Grâce à elle, vous pouvez avoir un aperçu général et réel de la manière dont l’entreprise s’est comportée tout au long de l’année : si l’entreprise a généré des bénéfices, si elle a subi des pertes, etc. Vous connaissez les meilleures pratiques pour clôturer les comptes de votre entreprise? Dans cet article, nous vous les expliquons !

Points clés

• Vérifiez que les soldes des comptes correspondent aux relevés bancaires, aux comptes débiteurs, aux comptes créditeurs, aux stocks et aux actifs immobilisés.
• Calcule et enregistre correctement les taxes à payer : TVA, retenues à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, impôt sur les sociétés, etc.
• Elle publie les états financiers obligatoires : le bilan, le compte de résultat et les notes aux états financiers, le cas échéant.

1. Qu’est-ce que la clôture comptable ?

La clôture des comptes est le processus d’équilibrage et de finalisation des comptes annuels de l’entreprise au cours d’un exercice comptable. Plus précisément, les comptes doivent être équilibrés :

• Revenu.
• Dépenses.
• Coût des ventes.
• Coûts de production.

Normalement, les exercices comptables vont du 1er janvier au 31 décembre, coïncidant avec le début et la fin de l’année civile ainsi qu’avec le début et la fin de l’exercice fiscal. C’est pourquoi le plan comptable général espagnol établit que les entreprises doivent commencer à clôturer leurs comptes à la fin de l’année.

Une fois les comptes finalisés, ils doivent être soumis à l’administration fiscale dans les prochains mois, car ils serviront de base au calcul des obligations fiscales de l’entreprise pour l’année suivante.

1.1 Pourquoi est-ce important pour l’entreprise ?

La clôture de l’exercice comptable sert donc à connaître la situation actuelle de l’entreprise, mais aussi à transférer ces informations et à soumettre la documentation nécessaire à l’État. Il est donc important que les comptes de l’entreprise soient à jour et qu’aucune erreur ne soit commise.

Une fois la clôture comptable achevée, tous les comptes de l’année que nous avons examinés ci-dessus sont annulés : recettes, dépenses, coûts des ventes et coûts de production, et les résultats sont analysés afin de déterminer si l’année s’est soldée par un bénéfice ou une perte.

En outre, les amortissements, les dettes et les provisions de l’entreprise doivent également être calculés afin que tous les chiffres s’emboîtent les uns dans les autres. Il est donc important de les calculer correctement et de ne pas fausser les données lors du passage à l’exercice comptable suivant.

C’est la seule façon de rendre les résultats comparables à ceux des années précédentes et de permettre au directeur financier et au directeur général de planifier et de prendre des décisions sur la base de la situation et de l’évolution réelles de l’entreprise.

2. Processus de clôture comptable étape par étape – Exemple pratique

Ensuite, nous allons voir la procédure à suivre pour effectuer la clôture comptable du début à la fin. Pour ce faire, nous devons commencer par vérifier que les comptes de l’entreprise sont corrects et équilibrer les données nécessaires en cas d’informations manquantes ou incorrectes.

À cette fin, les livres comptables doivent être révisés et des modifications doivent être apportées en conséquence. Selon l’article 28 du code de commerce, les livres comptables obligatoires sont les suivants :

• Le livre d’inventaire et les comptes annuels, qui doivent inclure :
  • Bilan de la situation initiale de l’entreprise.
  • Balance de vérification pour l’analyse trimestrielle.
  • Inventaire de fin d’année.
  • Comptes annuels et rapports connexes.
• Journal, avec l’enregistrement quotidien de toutes les opérations effectuées au cours de l’activité économique de l’entreprise.

Une fois que les informations contenues dans les livres comptables sont en ordre, les écritures correspondant à la clôture de l’exercice peuvent être passées et l’exercice comptable de l’entreprise peut être achevé.

2.1 Balance de vérification

En principe, tout le processus commence par la vérification que les données comptables sont correctes et correspondent à ce qui est décrit dans le journal.

Si, après vérification des montants en débit et en crédit des différents comptes, les soldes concordent, nous avons beaucoup à gagner. S’il n’y a pas d’erreurs, cela signifie que le rapprochement avec le grand livre est fait, que l’actif et le passif de l’entreprise réelle correspondent aux livres de l’entreprise et que nous pouvons donc passer à autre chose.

En cas de non-concordance, les chiffres enregistrés dans les différents comptes doivent être vérifiés pour détecter l’erreur et la corriger. De cette manière, les erreurs sont éliminées des autres livres de l’entreprise.

2.2 Révision du plan comptable général

Une fois les montants débités et crédités réconciliés, l’étape suivante consiste à vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs dans le plan comptable.

Le Plan Général Contable est un guide préparé par l’Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas qui sert de référence aux comptables sur les questions relatives à la réglementation de la comptabilité dans les entreprises espagnoles.

On y établit une liste de tous les éléments qui composent la comptabilité de l’entreprise, il est donc nécessaire de vérifier qu’il n’y a pas d’erreur dans l’un d’entre eux. Nous détaillons ci-dessous tous les groupes afin de n’en perdre aucun de vue :

• Groupe 1 : Financement de base.
• Groupe 2 : Actifs non courants.
• Groupe 3 : Actions.
• Groupe 4 : Dettes et créances commerciales.
• Groupe 5 : Comptes financiers.
• Groupe 6 : Achats et dépenses.
• Groupe 7 : Ventes et revenus.
• Groupe 8 : Charges imputées aux capitaux propres.
• Groupe 9 : Produits comptabilisés en capitaux propres.

2.3 Inventaire des stocks

Après avoir examiné le plan comptable, il convient de vérifier les stocks pour voir combien d’unités achetées n’ont pas été consommées.

Après avoir soustrait les actions non consommées des actions achetées pendant toute l’année, le résultat doit correspondre au nombre total d’actions détenues par l’entreprise au moment du comptage.

À cet égard, il convient également de soustraire les biens et les matières premières utilisés pour fabriquer des produits qui n’ont pas non plus été consommés.

En fonction de la variation après comptage, nous verrons si l’entreprise a eu un produit ou une charge. Nous disposons donc déjà des informations nécessaires pour passer au point suivant: la classification des dettes et des crédits.

2.4 Reclassement des dettes et créances

Il est important de ne pas oublier que les dettes à indiquer sont à la fois les dettes qui appartiennent à l’exercice comptable en cours et tous les crédits qui ont été demandés et qui sont encore en attente de recouvrement.

Reclasser les dettes et les créances signifie exactement cela : lors de la clôture des comptes de l’entreprise, les dettes et les créances à payer et à recouvrer au cours de l’exercice comptable suivant sont indiquées comme des dettes à court terme.

• Reclasser les dettes : de cette manière, nous pouvons voir en un coup d’œil les obligations en cours de l’entreprise qui doivent être payées pour une période de moins de 12 mois. Après avoir modifié les comptes de dettes auprès des entités financières, on utilise les tableaux d’amortissement des prêts proposés par les entités elles-mêmes et on consulte les tranches des paiements, la partie correspondant à l’amortissement de la dette et celle correspondant aux intérêts.
• Reclassez les créances : Il en va de même pour les créances: toutes les créances impayées qui doivent être encaissées au cours des 12 prochains mois doivent être indiquées comme créances à court terme (que l’encaissement soit total ou partiel).

2.5 Application des ajustements de la comptabilité d’exercice

Avant de vérifier si l’entreprise a réalisé un bénéfice ou une perte au cours de l’exercice, il convient d’ajuster les charges et les produits à déclarer lors de la clôture des comptes.

À cette fin, le principe de la comptabilité d’exercice est appliqué. Cette règle comptable stipule que toutes les charges et tous les produits ne doivent pas être pris en compte au moment de la clôture des comptes.

Les dépenses reportées à l’exercice suivant ou les acomptes versés par les clients ne peuvent pas être inclus dans l’exercice comptable de l’année en question. Elles doivent faire partie de l’exercice comptable auquel elles se rapportent.

Si ce point n’a pas été pris en compte, il faut ajuster les dépenses et les recettes qui auront lieu au cours de la période comptable suivante. Ce processus s’appelle la régularisation des charges et des produits, et les comptes à examiner sont les comptes d’achats et de charges et les comptes de ventes et de produits (respectivement les comptes 6 et 7 du plan comptable général).

Une fois les ajustements appropriés effectués, les dépenses et les recettes sont inscrites dans le compte correspondant de l’année au cours de laquelle elles ont été effectivement encourues.

2.6 Régularisation de l’enregistrement des pertes et profits

Enfin, nous arrivons au fameux compte « pertes et profits ». À ce stade, nous pouvons voir la différence réelle entre les recettes et les dépenses de l’entreprise pour l’ensemble de l’année et disposer d’informations réelles sur la situation actuelle de l’entreprise.

Au cours de cette étape, plusieurs comptes du plan comptable général doivent être examinés :

• Groupe 6 : Achats et dépenses.
• Groupe 7 : Ventes et revenus.
• Groupe 8 : Charges imputées aux capitaux propres.
• Groupe 9 : Produits comptabilisés en capitaux propres.

Cela fournira des données sur la différence entre les revenus et les dépenses, et la différence entre les revenus imputés aux fonds propres et les dépenses imputées aux fonds propres.

Cette étape est importante pour plusieurs raisons :

• Tout d’abord, il doit être correctement rempli afin que les autorités fiscales puissent calculer le montant de l’impôt à payer par l’entreprise.
• Deuxièmement, il fournit une image complète des bénéfices ou des pertes de l’entreprise.

Par conséquent, bien qu’il ne soit obligatoire de présenter le compte de résultat qu’à la clôture des comptes, de nombreuses entreprises le font sur une base mensuelle ou trimestrielle afin de pouvoir connaître avec certitude l’état de santé de leur entreprise et de pouvoir prendre des décisions plus stratégiques sur la base des informations contenues dans les données.

2.7 Amortissements et entrées d’immobilisations corporelles

Afin de clôturer correctement les comptes, les amortissements et les immobilisations corporelles de l’entreprise doivent également être examinés et vérifiés afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences du plan comptable général pour chaque type d’actif.

Dans les grandes lignes, le directeur financier devrait disposer d’un dossier pour chaque actif contenant des informations sur les points suivants :

• Prix d’acquisition.
• Coefficient d’amortissement.
• Valeur résiduelle.
• Quotas pour chaque exercice.
• Amortissements cumulés.

2.8 Clôture des livres comptables

Une fois ce stade atteint, toutes les étapes susmentionnées doivent être reflétées dans le livre d’inventaire et les comptes annuels, avec leurs modifications respectives dans le livre journalier au cas où il aurait été nécessaire de rectifier certaines données.

2.9 Entrée en régularisation

À ce stade, tous les ajustements à effectuer sont terminés. Il ne reste plus qu’à passer les écritures de clôture, d’ouverture et de régularisation.

Dans l’écriture de régularisation, vous calculez la différence entre les recettes et les dépenses au cours de l’année. Vous saurez ainsi si vous avez réalisé un bénéfice ou une perte. Vous devez ensuite appliquer l’impôt sur les sociétés correspondant, en le comparant aux acomptes et aux retenues effectués au cours de l’année.

Vous devez alors recalculer l’écriture de régularisation, y compris la charge d’impôt sur les sociétés.

• Dans le cas où les recettes sont supérieures aux dépenses, le solde sera positif (solde créditeur) et l’entreprise sera donc bénéficiaire.
• Dans le cas où les dépenses ont été supérieures aux recettes, le solde sera négatif (solde débiteur) et l’entreprise subira donc une perte.

En cas de bénéfices, une proposition doit être faite à l’assemblée des actionnaires pour décider qui recevra ces bénéfices ou, en cas d’investissement dans l’entreprise, pour conserver la marge bénéficiaire comme réserve.

2.10 Entrée de clôture

Et enfin, nous arrivons à la dernière étape! Après tous ces points, il ne reste plus qu’à procéder à la clôture définitive de l’exercice comptable en cours.

Dans cette dernière étape, les soldes de tous les comptes ouverts au cours de l’année doivent être annulés et ceux qui présentent un solde créditeur doivent être débités et/ou ceux qui présentent un solde débiteur doivent être crédités.

Il est important de rappeler que, même si l’écriture de clôture comptable est effectuée, il reste encore des tâches en suspens que nous avons indiquées ci-dessus, comme la soumission de la documentation et des informations nécessaires à l’administration fiscale.

2.11 Ouverture du siège

Enfin, nous devons ouvrir l’écriture d’ouverture pour l’exercice comptable suivant. Ainsi, tous les comptes que nous avons parcourus étape par étape seront enregistrés.

Les entreprises qui, comme indiqué au début, combinent l’année civile et l’année comptable, doivent passer l’écriture au 1er janvier.

Ce faisant, il convient de garder à l’esprit que, contrairement à l’écriture de clôture, les colonnes « crédit » et « débit » sont ici inversées. En d’autres termes, tout ce qui était indiqué au « débit » doit être déplacé au « crédit » et tout ce qui était indiqué au « crédit » doit être déplacé au « débit ».

En même temps que la clôture comptable, la clôture fiscale est également effectuée. Une fois la clôture fiscale achevée, les entreprises procèdent aux ajustements nécessaires en termes de paiements et de déductions d’impôts.

3. Conseils pour la clôture annuelle des comptes

La clôture de l’exercice comptable prend du temps et il est donc possible qu’une erreur à corriger passe inaperçue à un moment ou à un autre.

Pour éviter cela, en plus de la clôture comptable étape par étape, nous vous recommandons quelques pratiques qui vous aideront à la réaliser correctement :

• Contrôlez et mettez régulièrement à jour les informations : Le moyen le plus efficace de réduire le temps consacré à la préparation de la clôture comptable est de tenir à jour les clôtures mensuelles pour chaque mois. Si vous analysez les informations mois par mois, vous n’aurez pas à équilibrer toutes les données pour 12 mois consécutifs.
• Change : dans le cas de dépenses en devises étrangères, il est important de refléter l’équivalence en euros à la date de clôture.
• Évolution des actifs : un aspect à prendre en compte pour la clôture annuelle des comptes est l’évaluation de la dépréciation ou de l’appréciation des actifs. Cela permet de connaître la valeur réelle de l’entreprise et de faciliter la planification stratégique.
• Périodicité : lors de l’analyse des données mois par mois, il est important de choisir la même date à chaque fois afin de rendre les comparaisons réalistes.
• Analyser les données : Les résultats nous permettent de voir ce qui fonctionne dans la gestion financière de l’entreprise et ce qui pourrait être amélioré. De cette manière, nous pourrons prendre des décisions stratégiques et effectuer tous les changements jugés appropriés pour avoir un avantage concurrentiel sur les autres entreprises du secteur.
• Calendrier : Il est important de ne pas omettre de dates dans le calendrier fiscal du contribuable, car l’Agence des impôts pénalise les entreprises qui ne déposent pas de données ou d’impôts, ainsi que celles qui les déposent en retard.
• Dettes bancaires : vérifiez auprès du registre central des crédits de la Banque d’Espagne que les crédits accordés à l’entreprise sont correctement enregistrés.
• Écritures de clôture et d’ouverture : n’oubliez pas de clôturer tous les comptes de résultat et de générer l’écriture d’ouverture pour que l’écriture de clôture soit valide.
• Automatiser le processus : le principal problème de la clôture des comptes est qu’il s’agit d’un processus long, car tous les soldes doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils sont corrects et à jour. C’est pourquoi l’utilisation d’outils automatisés permet de rationaliser l’ensemble du processus ou une partie des différentes étapes. C’est le cas de Tickelia qui, grâce à la numérisation et à l’automatisation, peut être intégré à l’ERP de votre entreprise pour que les données relatives aux achats indirects et aux abonnements d’entreprise soient toujours à jour, ce qui facilite la clôture comptable.