Qu’est-ce que la réconciliation bancaire et comment la réaliser ?

Le rapprochement bancaire est l’un des principaux outils utilisés pour le contrôle financier de l’entreprise et pour vérifier l’exactitude des informations comptables. Dans cet article, nous vous expliquons comment procéder et vous donnons quelques conseils pour faciliter le processus.

Points clés

• Le processus de comparaison des mouvements bancaires avec les registres comptables de l’entreprise.
• Il est recommandé de le faire tous les mois (ou même plus fréquemment), en particulier dans les entreprises à forte activité financière.
• Il est essentiel pour garantir la fiabilité des états financiers et faciliter les audits.
• Il est important de conserver l’état de rapprochement ainsi que les pièces justificatives des mouvements corrigés.

1. Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire en comptabilité ?

Le rapprochement bancaire est la comparaison qui est faite entre la comptabilité du compte courant de l’entreprise et les ajustements que la banque effectue sur ce même compte. Ce processus a donc pour but de faire correspondre les livres comptables avec les relevés envoyés par la banque.

Une fois les relevés bancaires reçus, le rapprochement consiste essentiellement à comparer les mouvements enregistrés par l’entreprise et ceux fournis par la banque. L’idéal est qu’ils concordent et, si ce n’est pas le cas, il faut rechercher la cause de la différence afin d’éviter des problèmes plus importants à long terme.

S’il y a des erreurs, elles sont examinées et les modifications nécessaires sont apportées pour les corriger. Ainsi, le compte bancaire reflète la réalité économique de l’entreprise, avec tous les avantages que cela comporte.

1.1 Types de rapprochement bancaire

Une fois que l’on sait ce qu’est le rapprochement bancaire, il faut savoir qu’il existe deux types de rapprochement :

• Le rapprochement bancaire individuel ou arithmétique : il consiste à comparer périodiquement les mouvements. C’est la méthode la plus couramment utilisée par les entreprises et, pour la réaliser, on passe en revue les différences éventuelles entre le solde des livres comptables de l’entreprise et le solde bancaire. S’il existe un décalage comptable, il est corrigé et le solde du livre de banque est mis à jour.
• Le rapprochement bancaire ou comptable commun : il consiste à établir un document avec toutes les informations sur les écritures qui ne correspondent pas. Des politiques de correction sont alors créées et, selon le responsable des erreurs (la banque ou l’entreprise), c’est à la banque d’effectuer les corrections nécessaires.

1.2 Objectifs du rapprochement bancaire

En ce qui concerne les objectifs du rapprochement bancaire, il y en a deux principaux :

• Pour effectuer correctement la clôture trimestrielle : chacun des rapprochements effectués ainsi que leurs catégories comptables doivent être soumis à l’Agewnce des impôts pour justifier tous les mouvements bancaires. Ces informations doivent être présentées tous les trois mois et toutes les opérations effectuées au cours du dernier trimestre doivent être indiquées, accompagnées d’une pièce justificative pour chaque mouvement du compte bancaire.
• Contrôler la gestion de l’entreprise : il arrive souvent que la réconciliation ne soit pas parfaite. Il est donc important que les entreprises sachent à tout moment ce qui se passe afin de pouvoir détecter l’erreur ou la non-concordance et de la corriger le plus rapidement possible. De cette manière, l’entreprise dispose à tout moment d’une vue d’ensemble de sa situation actuelle.

2. Le rapprochement bancaire est-il obligatoire pour les entreprises ?

La réconciliation bancaire n’est pas un processus obligatoire en soi, mais il est fortement recommandé aux entreprises de l’effectuer, indépendamment de leur taille ou du secteur dans lequel elles opèrent, car elle leur permet de justifier tous les mouvements qui se produisent sur les comptes bancaires de l’organisation, de tenir leurs comptes à jour, de disposer d’informations pertinentes pour la prise de décisions stratégiques et d’assurer une gestion plus appropriée des ressources économiques.

En bref, elle nous permet d’avoir une image fidèle de la situation dans laquelle se trouve l’entreprise.

3. Quand le rapprochement comptable doit-il être effectué ?

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une pratique obligatoire, il est vrai, comme nous l’avons déjà mentionné, que les entreprises et les travailleurs indépendants doivent déclarer leurs impôts chaque trimestre et que l’administration fiscale exige des preuves de toutes les opérations effectuées au cours de cette période. Pour cela, nous vous recommandons de lire le calendrier fiscal 2023 dans lequel figurent toutes les échéances fiscales du contribuable.

Il est donc conseillé d’effectuer le rapprochement bancaire au moins quatre fois par an, afin de pouvoir justifier les mouvements bancaires auprès de l’Agence fiscale sur une base trimestrielle. En dehors de la périodicité des clôtures comptables, il n’existe pas d’autre loi ou règlement qui oblige les entreprises et les indépendants à effectuer le rapprochement de temps en temps. Le choix du moment de la réconciliation peut dépendre de plusieurs aspects :

• Du cycle économique.
• Le temps disponible pour effectuer le rapprochement bancaire.
• Le type de gestion de compte que nous voulons effectuer.
• Si la comptabilité est tenue par l’entreprise elle-même ou confiée à un comptable.

Néanmoins, le fait de maintenir le rapprochement bancaire à jour est la meilleure option pour éviter les surprises de dernière minute et est très favorable à d’éventuelles inspections et audits.

4. Comment faire un rapprochement bancaire comptable : exemple pratique étape par étape

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, effectuer un rapprochement bancaire est une tâche simple, bien que chronophage et monotone si elle est réalisée manuellement.

Nous pouvons résumer le rapprochement bancaire en trois étapes clés. Ces étapes sont les suivantes:

4.1 Étape 1 : Recherchez le relevé bancaire correspondant à la période à rapprocher

L’ensemble du processus de rapprochement bancaire sera effectué sur la base du (des) relevé(s) bancaire(s) à analyser.

Vous y trouverez l’historique des opérations bancaires de l’entreprise, mais l‘information peut ne pas être complète. Dans ce cas, vous devez être conscient de toutes les transactions que vous avez effectuées mais qui n’apparaissent pas encore. Nous aborderons plus loin les principales incohérences du rapprochement bancaire afin d’en tenir compte.

4.2 Étape 2 : Vérification des comptes de l’entreprise

La deuxième étape consiste à vérifier que les comptes de l’entreprise sont effectivement à jour.

Il est important de garder à l’esprit que la plupart des entreprises utilisent plusieurs comptes bancaires et que, dans ce cas, les informations relatives à chacun d’entre eux doivent être réconciliées.

A titre d’exemple, disons que nous allons analyser la réconciliation bancaire d’une entreprise qui l’effectue mensuellement. Pour ce faire, nous aurons besoin de :

• Relevés bancaires du mois.
• Toutes les factures émises et reçues.
• Chèques émis et encaissés.
• Billets.
• Dépôts reçus.
• Retraits d’argent.

Nous aurons également besoin du rapprochement bancaire du mois précédent pour vérifier le solde de clôture et examiner s’il existe des décalages en suspens, en précisant s’il s’agit de décalages actuels ou de décalages des mois précédents.

4.3 Étape 3 : Remplir le document de réconciliation

Une fois que nous disposons de toutes ces informations, il ne nous reste plus qu’à remplir le document de réconciliation.

Le document de rapprochement bancaire nous permettra de garder un contrôle et un enregistrement exhaustifs de tous les rapprochements effectués, ainsi que des résultats de chacun d’entre eux.

Il est important à ce stade que, dans le cas où les données ne correspondent pas, une écriture comptable soit passée pour tenir compte de cette différence lors des révisions futures, car elle peut résulter d’une erreur interne ou d’une erreur de la banque, ou simplement d’un critère de régularisation différent.

5. Conseils pour un rapprochement bancaire correct

Comme nous l’avons vu, lors d’un rapprochement bancaire, nous pouvons rencontrer des difficultés. Il est donc important de savoir comment le faire le plus efficacement possible.

Voici les principaux conseils pour éviter de perdre trop de temps avec l’ensemble du processus:

• Tout d’abord, préparez toutes les informations et tous les documents nécessaires. S’il manque des justificatifs de dépenses, il faut les demander avant de commencer. Plus nous disposons d’informations, meilleure est la vue d’ensemble des dépenses effectuées au cours de la dernière période.
• En relation avec le point précédent, il est également important de vérifier que toutes les informations et la documentation dont vous disposez sont à jour.
• Effectuez le rapprochement par tranches afin de réduire les erreurs. Idéalement, commencez le rapprochement bancaire en examinant le solde de clôture du mois précédent. Il est ainsi beaucoup plus facile et rapide de détecter une erreur.
• Soyez très attentif tout au long du processus afin de ne pas dupliquer des entrées, de ne pas oublier l’enregistrement d’une transaction ou de ne pas commettre d’erreur lors de l’introduction d’une virgule ou d’un chiffre.
• En cas d’erreur non justifiée, au lieu de passer des heures à essayer de la trouver, la meilleure solution est de vérifier auprès de la banque, car les banques commettent elles aussi des erreurs et peuvent avoir facturé ou payé un montant erroné.
• N’abusez pas des éléments de rapprochement, car les discordances ne disparaissent pas et, si elles s’accumulent, le rapprochement bancaire sera inutile car il ne reflétera pas la situation financière réelle de l’entreprise.
• Des solutions de gestion des dépenses qui numérisent et automatisent le processus et facilitent le rapprochement bancaire ultérieur.

6. Des solutions pour vous aider dans votre rapprochement bancaire

L’un des outils d’aide à la gestion comptable et financière de l’entreprise est Tickelia, une solution technologique globale qui intègre la gestion des dépenses et des achats indirects de l’entreprise.

Tickelia est une solution sans papier approuvée par l’Agence fiscale, de sorte que les dépenses déclarées ont la même validité juridique que l’original sur papier. De plus, il dispose de la technologie OCR+ICR qui vous permet de capturer jusqu’à 18 champs de la facture ou du reçu avec la plus grande fiabilité du marché, indépendamment de la langue et du pays.

L’une des principales fonctionnalités de Tickelia est la gestion complète des notes de frais. Cet outil organise l’ensemble du flux des dépenses, y compris le paiement, le rapport, l’approbation et la réconciliation bancaire automatique.

6.1 Rapprochement bancaire des cartes d’entreprise

Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, les entreprises utilisent différents systèmes de paiement, qui doivent être rapprochés au moment du rapprochement bancaire correspondant.

Les cartes d’entreprise, comme tout autre mode de paiement, génèrent un reçu qui doit être collecté pour le rapprochement bancaire. Nous avons déjà vu les inconvénients liés à l’exécution manuelle de ce processus, mais que pouvons-nous faire pour rendre le processus de rapprochement bancaire plus facile et plus efficace ?

Des solutions telles que Tickelia sont la meilleure option pour le rapprochement bancaire automatique, y compris pour les cartes d’entreprise.

En outre, Tickelia propose les cartes Visa Tickelia. Avec ces cartes, chaque fois qu’un employé mobile paie une dépense, l’entreprise reçoit automatiquement et instantanément un reçu indiquant le montant . Il suffit d’indiquer la catégorie de dépense à laquelle il est associé lors de la déclaration (par exemple restauration) pour que le mouvement soit automatiquement lié et le paiement réconcilié.

C’est un grand avantage pour le service financier par rapport aux cartes d’entreprise conventionnelles, car il ne doit pas attendre la fin du mois pour recevoir le relevé bancaire.

Le rapprochement automatique des cartes d’entreprise offre d’innombrables avantages au service financier, par exemple :

• Évitez d’accumuler les relevés bancaires et les factures pour les comparer au fil du temps. Il est beaucoup plus facile de corriger des erreurs récentes, par exemple de la banque, que de le faire après plusieurs mois.
• Il vous permet d’identifier les employés et le type de dépenses encourues. Il est ainsi possible de lutter contre d’éventuelles fraudes internes et de gérer les erreurs commises par les employés.
• Il garantit que, lors des contrôles futurs, toutes les obligations fiscales seront à jour et ne comporteront aucune erreur.
• Il permet d’enregistrer les rapprochements, un facteur important pour le maintien du contrôle et la détection des écarts significatifs entre les différentes périodes.

6.2 Bénéfices de Tickelia en matière d’achats indirects et d’abonnements d’entreprises

Pour la gestion des achats indirects et des abonnements d’entreprise, Tickelia numérise l’ensemble du cycle, de la demande d’achat à la comptabilisation automatique de la dépense, en passant par l’approbation, le paiement par carte virtuelle à usage unique et l’extraction des données de la facture grâce à la technologie OCR+ICR, de sorte que le personnel administratif n’ait plus à effectuer de processus manuels.

La gestion des factures des fournisseurs est assurée par un processus de bout en bout qui décentralise le processus de paiement sans que le gestionnaire ne risque de perdre le contrôle budgétaire.

De même, le panneau d‘abonnement permet aux utilisateurs de gérer eux-mêmes le renouvellement ou l’annulation des paiements récurrents pour la mise à niveau de logiciels ou d’outils en ligne destinés à un usage individuel, sous réserve de l’approbation de leur responsable.

Cette solution permet au département financier d’économiser jusqu’à 75 % de temps sur les tâches administratives manuelles, récurrentes et répétitives, y compris le rapprochement bancaire.