Les notes de frais constituent une source de grande valeur pour une entreprise si elles sont correctement analysées, mais elles peuvent également être le signe d’un manque de productivité en raison du temps qu’un employé consacre à cette tâche. C’est pourquoi, aujourd’hui, certaines entreprises misent sur des outils leur permettant d’automatiser l’ensemble de ce processus fastidieux.
Table des matières
Points clés
- Seules les dépenses liées à l’activité professionnelle ou à l’entreprise sont prises en compte
- Elles doivent toujours être accompagnées de factures ou de reçus valides, comportant les coordonnées fiscales du fournisseur et le détail de la dépense
- Il est recommandé de fixer un délai pour la présentation de la note de frais
- Il doit exister une politique interne détaillant les types de dépenses autorisées, les limites par catégorie, les conditions requises et la procédure de remboursement
1. Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document dans lequel l’employé consigne les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Par exemple, un employé devra remplir une note de frais s’il effectue un déplacement professionnel ; cette note de frais devra mentionner l’hébergement, les indemnités journalières et les frais de transport.
Souvent, ce sont les employés qui doivent avancer ces dépenses de leur poche et, une fois la note de frais remplie et vérifiée par le service administratif, l’entreprise procède au remboursement du montant engagé par l’employé.
En déclarant ses frais de cette manière, l’employé doit conserver et présenter chacun des justificatifs correspondants afin que ses collègues du service administratif puissent vérifier les dépenses engagées. Sans cette vérification, l’entreprise ne pourra pas rembourser l’employé en déplacement.
De plus, le processus de déclaration présenté ci-dessus peut entraîner une augmentation de la fraude interne de la part des employés, car, intentionnellement ou non, ceux-ci peuvent gonfler la note de frais et obtenir de l’entreprise un remboursement supérieur à ce qu’ils ont déboursé.
Traditionnellement, les notes de frais étaient établies à la main ou à l’aide d’un document Excel. Cependant, certaines entreprises optent déjà pour des outils technologiques innovants capables de numériser intégralement ce processus : de la déclaration des dépenses à la comptabilisation.
1.1 Comment établir une note de frais ?
Les notes de frais sont généralement gérées par le service comptable, qui, bien souvent, définit le format, le processus et les informations à inclure dans chacune d’elles afin de justifier les dépenses déclarées.
Jusqu’à présent, la pratique la plus courante dans les entreprises était que les employés souhaitant déclarer une dépense passaient plus de 20 minutes à remplir manuellement un document Excel. Cette pratique, outre le fait qu’elle mobilise une grande partie de la journée de travail de l’employé, peut également entraîner une série d’erreurs liées à la saisie manuelle des données, comme par exemple une saisie erronée du montant ou une double saisie, favorisant ainsi la fraude interne au sein de l’entreprise.
De plus, bien que le fait de remplir une note de frais dans un fichier Excel soit considéré comme un processus numérique, la réalité est que les employés doivent continuer à conserver les tickets et les factures sur papier et les transmettre au service comptable pour qu’ils soient vérifiés, ce qui fait que, en réalité, ce n’est pas vraiment le cas.
1.2 Quelles informations une note de frais doit-elle contenir ?
Lorsqu’un employé remplit une note de frais, il est essentiel qu’il y inclue les informations suivantes :
- Nature de la dépense.
- Nom du fournisseur.
- Montant total dépensé.
- Date de la transaction.
En règle générale, ce sont là les informations indispensables qui doivent figurer sur une note de frais, mais chaque entreprise, en fonction de sa politique en matière de dépenses, peut exiger que des informations supplémentaires soient ajoutées, afin de mieux contrôler les dépenses au moment de leur vérification et de leur remboursement.
1.3 Quelles sont les dépenses les plus courantes ?
Une note de frais doit contenir les dépenses engagées par l’employé dans le cadre de son activité professionnelle. La liste peut sembler longue, mais, en substance, les frais professionnels les plus courants sont généralement ceux liés aux déplacements professionnels, tels que l’hébergement, les transports, le stationnement, l’essence, les repas et les billets ou accréditations pour des événements.
2. Notes de frais dans Excel : dites adieu à la méthode traditionnelle. Utilisez une application comme Tickelia
La gestion des frais professionnels selon la méthode traditionnelle, à savoir via une note de frais sur Excel, entraîne des erreurs importantes pour les entreprises, tant lors de l’élaboration du rapport que lors de sa vérification ultérieure. L’avenir des notes de frais ne réside pas dans le document Excel, mais dans un processus entièrement automatisé.
Il ne fait aucun doute que le document Excel est l’outil le plus utilisé par les organisations pour gérer les dépenses d’entreprise. Cette méthode traditionnelle a apporté des avantages aux entreprises, mais aussi des inconvénients. Parmi les inconvénients les plus notables, on peut citer le manque de flexibilité du document, car les montants et les descriptions doivent être saisis manuellement, et le fait que ce type de note de frais ne s’intègre pas au système comptable de l’entreprise.
Même si ce type de document est numérique, il ne s’agit pas d’un processus automatique: l’employé doit saisir les données manuellement pour pouvoir gérer ses dépenses. De plus, l’employé doit remettre les justificatifs originaux à son supérieur afin que celui-ci les vérifie un par un, ce qui entraîne fréquemment des erreurs. C’est pourquoi l’automatisation de ce processus fastidieux est la solution pour accroître la productivité des entreprises en matière de gestion des dépenses.
2.1 Combien de temps faut-il à un employé pour remplir ses notes de frais ?
À leur retour d’un voyage d’affaires, les employés mettent en moyenne environ 20 minutes à remplir manuellement leurs notes de frais. Mais ils ne sont pas les seuls à devoir consacrer du temps de travail à cette tâche : ce processus implique également la participation d’autres employés chargés de vérifier l’ensemble de la procédure et, enfin, de donner leur accord.
Il convient de rappeler que le processus manuel de déclaration des frais liés à un voyage d’affaires ne consiste pas seulement à demander des factures et à les conserver, mais qu’il implique également le service comptable de l’entreprise, qui devra examiner et vérifier les dépenses, en plus de saisir manuellement toutes les lignes dans le système avant de procéder au remboursement.
3. Les avantages d’une gestion numérisée des dépenses
Une gestion manuelle des dépenses d’entreprise peut entraîner une perte de temps considérable tant pour l’employé en déplacement que pour le service administratif. C’est pourquoi nous allons examiner les avantages d’une gestion automatisée des dépenses :
- Respect de la politique de dépenses: disposer d’un outil technologique qui automatise entièrement le processus de gestion des dépenses d’entreprise permet de mettre en place des mécanismes permettant de détecter rapidement si l’employé respecte la politique de dépenses stipulée.
- Simplification du processus de validation: une gestion manuelle des dépenses oblige les responsables à valider manuellement les dépenses engagées par l’employé, ce qui leur fait consacrer une grande partie de leur temps de travail à cette tâche. Grâce à un processus automatisé, la validation des dépenses est simplifiée et permet de détecter rapidement et facilement les dépenses inappropriées ou en double.
- Meilleur contrôle: un outil qui numérise intégralement la gestion des dépenses d’entreprise offre à l’entreprise une visibilité et un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées par ses employés.
- Avantage concurrentiel : une entreprise disposant d’un processus de gestion numérisé et de données en temps réel peut améliorer sa prise de décision, ce qui est bien plus compliqué pour les entreprises qui continuent d’utiliser une méthode manuelle.
- Amélioration de la productivité : Fini le temps perdu à remplir des notes de frais à la main ! Grâce à un système de gestion des dépenses d’entreprise numérisé, les employés pourront consacrer leurs journées de travail à leur véritable métier et à des tâches qui apportent de la valeur à l’entreprise.
- Informations mieux protégées et plus sécurisées : l’automatisation de la gestion des dépenses implique également la numérisation des factures, ce qui évite à l’entreprise de consacrer de l’espace physique à l’archivage de documents qui, avec le temps, sont voués à se détériorer ou à se perdre. De plus, il est conseillé que les informations ou données comptables les plus importantes soient numérisées et accessibles afin que, lorsque le service comptable en a besoin, il n’ait pas à perdre de temps à fouiller dans des classeurs traditionnels. Avec les informations stockées dans le cloud, il est essentiel que l’entreprise dispose d’un bon système de sécurité qui lui garantisse que ses documents sont en sécurité.
- Adieu le papier : numériser le processus de gestion des dépenses signifie enfin se débarrasser du papier. Les employés n’auront plus à conserver les reçus ni les factures, à condition que l’outil technologique choisi par l’entreprise soit homologué par l’administration fiscale.
- Accessibilité à distance : l’un des grands avantages de l’automatisation de la gestion des dépenses d’entreprise est qu’il n’est pas nécessaire d’être physiquement présent au bureau pour effectuer le processus. De plus, il existe des solutions innovantes dotées d’une application mobile permettant d’accéder à la gestion depuis n’importe où.
4. Comment mettre en place une gestion automatisée des notes de frais ?
Il est donc temps de dire adieu aux notes de frais établies sur Excel et d’accueillir les nouvelles notes de frais automatisées. Mais qu’apportent ces nouvelles notes de frais ?
Tout d’abord, les notes de frais automatisées sont plus flexibles, car elles s’adaptent aux besoins des entreprises et de leurs employés.
Deuxièmement, le processus sera numérique et automatique. De la capture du ticket avec le smartphone à l’élaboration des rapports, en passant par la vérification, la validation, le règlement et l’intégration dans le système comptable de l’organisation via n’importe quel ERP. De même, si la plateforme chargée d’automatiser le processus est certifiée par l’administration fiscale, les tickets papier pourront être supprimés.
Des solutions telles que Tickelia automatisent la gestion des frais de déplacement et des indemnités de manière agile et dynamique, en quelques photos et clics seulement, à partir d’une plateforme unique qui s’interface avec le système de gestion d’entreprise ou l’ERP de la société.
Il est important de souligner qu’avec un logiciel de gestion des notes de frais tel que Tickelia, outre la possibilité d’assurer un contrôle complet des frais de déplacement, le fait que le processus soit numérique permet de se passer du papier et de toute tâche manuelle, et prend en charge le processus de récupération de la TVA tant au niveau national qu’international dans plus de 42 pays.
Ainsi, travailler avec une solution flexible, intuitive et qui automatise entièrement le processus de gestion des frais d’entreprise permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent.
Tout cela, avec la tranquillité d’esprit de savoir qu’elle est homologuée par l’administration fiscale de nombreux pays, ce qui confère aux dépenses déclarées la même validité juridique que l’original papier.
De plus, Tickelia propose également son propre moyen de paiement intelligent: les cartes Visa Tickelia. Celles-ci facilitent encore davantage le processus de gestion des dépenses. Une fois le paiement effectué avec nos cartes, l’employé reçoit une notification push via l’application afin de déclarer la dépense immédiatement. De cette manière, la déclaration est enregistrée juste après le paiement, ce qui contribue à rendre le processus de gestion plus fluide et plus simple pour le service financier.
