Las notas de gastos son una fuente de gran valor para una empresa si se analizan correctamente, pero también pueden ser señal de improductividad a causa del tiempo que invierte un trabajador en desempeñar esta tarea. Es por eso que, a día de hoy, hay empresas que están apostando por herramientas que les permitan automatizar todo este tedioso proceso.
Puntos clave
- Solo se incluyen gastos relacionados con la actividad laboral o empresarial
- Deben ir siempre acompañadas de facturas o tiques válidos, con los datos fiscales del proveedor y el detalle del gasto
- Es recomendable establecer un plazo límite para presentar la nota de gastos
- Debe existir una política interna donde se detallen los tipos de gasto permitidos, límites por categoría, requisitos y proceso de reembolso
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es una nota de gastos?
Una nota de gastos es un documento en el que cual el empleado deja constancia de sus gastos realizados en relación con su actividad laboral. Por ejemplo, un trabajador tendrá que rellenar una nota de gastos si tiene un viaje de empresa; en esta nota de gastos tendrá que constar el alojamiento, las dietas y los desplazamientos.
En muchas ocasiones, son los empleados los que tienen que pagar de su propio bolsillo todos estos gastos y, una vez rellenada la nota de gastos y verificada por el departamento administrativo, la compañía procede al reembolso del importe efectuado por el trabajador.
Reportando los gastos de esta manera, el empleado deberá guardar y presentar cada uno de los tiques correspondientes para que sus compañeros administrativos puedan comprobar los gastos realizados. Sin esta comprobación, la empresa no podrá devolver el dinero al empleado viajero.
Además, el proceso de reporte anteriormente presentado puede conllevar a un aumento del fraude interno por parte de los empleados, ya que intencionadamente o no, pueden inflar la nota de gastos y conseguir que la compañía les devuelva más dinero del que ellos han puesto.
Tradicionalmente, las notas de gastos se han hecho a mano o mediante un documento Excel. Sin embargo, hay compañías que ya están optando por herramientas tecnológicas e innovadoras que sean capaces de digitalizar íntegramente este proceso: desde el reporte del gasto hasta la contabilización.
1.1 ¿Cómo realizar una nota de gastos?
Las notas de gastos se suelen gestionar desde el departamento de contabilidad, el mismo que, en muchas ocasiones, define el formato, proceso e información necesaria a incluir en cada una de ellas para poder justificar los gastos reportados.
Hasta ahora, lo más común en las empresas era que los empleados que quisieran reportar algún gasto, perdiesen más de 20 minutos en completar un documento Excel manualmente. Esta práctica, aparte de consumir gran parte de la jornada del empleado, también puede desencadenar una serie de errores fruto de la introducción manual de los datos, como por ejemplo, teclear incorrectamente el importe o anotarlo por duplicado, fomentando así el fraude interno de la compañía.
Además, aunque completar una nota de gastos en un Excel se considere como digital, la realidad es que los trabajadores deben seguir guardando los tiques y facturas en papel y hacerlos llegar al departamento de contabilidad para que los supervisen, por lo que realmente, no lo es tanto.
1.2 ¿Qué datos debe contener una nota de gastos?
Cuando el empleado rellena una nota de gastos es fundamental que incluya los siguientes datos:
- Concepto del gasto.
- Nombre del proveedor.
- Importe total realizado.
- Fecha de la transacción.
Por regla general estos son los datos indispensables que deben constar en una nota de gastos, pero cada empresa, dependiendo de su política de gastos, puede requerir que se añada información adicional, para poder obtener un mayor control de los gastos a la hora de comprobarlos y proceder a su reembolso.
1.3 ¿Cuáles son los gastos más frecuentes?
Una nota de gastos debe contener aquellos gastos realizados por el empleado fruto de su actividad laboral. La lista puede parecer amplia, pero, básicamente, los gastos de empresa más comunes suelen ser los derivados de viajes de empresa como alojamiento, traslados, aparcamiento, gasolina, comidas y entradas o acreditaciones para eventos.
2. Notas de gastos en Excel: Di adiós al método tradicional. Usa una app como Tickelia
Realizar la gestión de gastos de empresa utilizando el método tradicional en una nota de gastos en Excel conlleva grandes errores para las empresas, tanto en la elaboración del reporte como en la posterior revisión. El futuro de las notas de gastos no está en el documento Excel, sino en un proceso totalmente automatizado.
Sin duda, el documento Excel es la herramienta más utilizada por las organizaciones para realizar la gestión de gastos de empresa. Este método tradicional ha aportado a las empresas ventajas, pero también inconvenientes. Alguno de estos inconvenientes más destacados seria la poca flexibilidad del documento, ya que los importes y las descripciones se tienen que introducir manualmente, y que este tipo de nota de gastos no integra el sistema contable de la empresa.
Aunque este tipo de documento sea digital, no es un proceso automático, el empleado debe introducir los datos manualmente para poder hacer la gestión de gastos. Además, el trabajador debe entregar los tiques originales al supervisor para que este los revise uno a uno, lo que provoca errores frecuentemente. Por eso, automatizar este lento proceso es la solución para aumentar la productividad de las empresas en cuanto a la gestión de gastos se refiere.
2.1 ¿Cuánto tarda un trabajador en rellenar las notas de gastos?
Después de volver de un viaje de negocios, los trabajadores tardan, de media, unos 20 minutos en rellenar las notas de gastos manualmente. Pero no solo ellos tienen que invertir su tiempo de trabajo en realizar este proceso, sino que esta gestión implica también la participación de otros trabajadores que se encargan de revisar todo el proceso y, finalmente, dar el visto bueno.
Cabe recordar que el proceso manual de reportar los gastos fruto de un viaje de negocios no solo consiste en pedir facturas y guardarlas, sino que también entra en juego el departamento de contabilidad de la empresa, el cual tendrá que repasar y verificar los gastos, además de introducir manualmente todas las partidas en el sistema antes de proceder al reembolso del dinero.
3. Las ventajas de una gestión de gastos digitalizada
Una gestión manual de los gastos de empresa puede conllevar una gran pérdida de tiempo tanto para el empleado en movilidad como para el departamento administrativo. Por ese motivo, vamos a ver las ventajas que presenta una gestión de gastos automatizada:
- Cumplimiento de la política de gastos: Contar con una herramienta tecnológica que automatice íntegramente el proceso de gestión de gastos de empresa permite adoptar mecanismos para detectar rápidamente si el empleado está cumpliendo con la política de gastos estipulada.
- Simplificación del proceso de aprobación: Una gestión de gastos manual hace que los responsables tengan que validar manualmente los gastos realizados por el empleado, dedicando gran parte de su jornada laboral a esta cuestión. Con un proceso automatizado, la aprobación de los gastos se simplifica y es capaz de detectar con rapidez y agilidad aquellos gastos indebidos o duplicados.
- Mayor control: Una herramienta que digitalice íntegramente la gestión de gastos de empresa, dota a la compañía de visibilidad y control sobre los gastos realizados por sus empleados en tiempo real.
- Ventaja competitiva: Una empresa que cuente con un proceso de gestión digitalizado y con datos en tiempo real puede mejorar su toma de decisiones, algo mucho más complicado para aquellas compañías que siguen con un método manual.
- Mejora de la productividad: ¡No más pérdidas de tiempo rellenando notas de gastos a mano! Con un sistema de gestión de gastos de empresa digitalizado, los empleados podrán dedicar sus jornadas laborales a su verdadero trabajo y a tareas que aporten valor a la compañía.
- Información más protegida y segura: Automatizar la gestión de gastos también conlleva la digitalización de facturas, por lo que la empresa ya no tendrá que dedicar espacios físicos al archivo de documentos que, con el paso del tiempo, están destinados a deteriorarse o extraviarse. Además, es aconsejable que aquella información o datos contables más relevante esté digitalizada y accesible para que cuando el departamento de contabilidad la necesite, no tenga que perder tiempo en archivadores tradicionales. Con la información en la nube es esencial que la empresa cuente con un buen sistema de seguridad que le dé la tranquilidad de que su documentación está a salvo.
- Adiós al papel: Digitalizar el proceso de gestión de gastos significa deshacerse, por fin, del papel. Los empleados ya no tendrán que guardar los tiques ni las facturas, siempre y cuando la herramienta tecnológica por la que se decante la empresa esté homologada por la Agencia Tributaria.
- Accesibilidad en remoto: Una de las grandes ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa es que no es necesario estar presencialmente en la oficina para realizar el proceso. Además, hay soluciones innovadoras que cuentan con una aplicación móvil para que se pueda acceder a la gestión desde cualquier lugar.
4. ¿Cómo llevar a cabo una gestión de notas de gasto automatizada?
De esta manera, hay que decir adiós a las notas de gasto elaboradas con el Excel, y dar la bienvenida a las nuevas notas de gasto automatizadas. Pero, ¿qué nos aportan estas nuevas notas de gasto?
En primer lugar, las notas de gasto automatizadas son más flexibles, ya que se adaptan a las necesidades de las empresas y a la de sus trabajadores.
En segundo lugar, el proceso será digital y automático. Desde la captura del tique con el Smartphone, hasta la elaboración de los informes, incluso la revisión, validación, liquidación e integración en el sistema contable de la organización a través de cualquier ERP. Asimismo, si la plataforma que se encarga de automatizar el proceso está certificada por la Agencia Tributaria, los tiques en papel se pondrán desechar.
Soluciones como Tickelia, automatizan la gestión de los gastos de desplazamientos y dietas de manera ágil y dinámica con solo unas fotografías y unos clics, y desde una única plataforma que se enlaza con el sistema de gestión empresarial o ERP de la compañía.
Es importante señalar que con un software de nota de gastos como Tickelia, aparte de poder llevar el completo control de los gastos de viaje, al efectuarse de manera digital, se prescinde del papel, de la realización de toda tarea manual y se encarga del proceso de recuperación del IVA tanto nacional como internacional en más de 42 países.
De esta manera, trabajar con una solución flexible, intuitiva y que automatice íntegramente el proceso de gestión de los gastos de empresa permite que las empresas ahorren tiempo y dinero.
Todo ello, con la tranquilidad de saber que está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países, por lo que los gastos reportados tienen la misma validez legal que el original en papel.
Además, Tickelia también ofrece su propio método de pago inteligente: las tarjetas Visa Tickelia. Con ellas, se facilita aún más el proceso de gestión de gastos. Una vez hecho el pago con nuestras tarjetas, al empleado le llega una notificación push a través de la App para que reporte el gasto al momento. De esta manera, el reporte queda registrado justo después de realizarse el pago, contribuyendo a que el proceso de gestión para el departamento financiero sea más ágil y sencillo.
