Claves para mejorar la gestión de los gastos en kilometraje

Aprende las claves para mejorar la gestión eficiente de tus desplazamientos por trabajo. Desde entender qué son los gastos en kilometraje hasta cómo implementar un modelo de gestión de dietas efectivo, conocer el proceso de justificación o descubrir herramientas especializadas para simplificar la gestión. Asegura un control preciso en tu empresa y maximiza la eficiencia en tus viajes de negocio. ¡Descubre cómo aumentar el control y la eficiencia en la gestión de gastos de tus viajes de negocios con nuestra guía para este 2025!

Nota del autor: este artículo ha sido ampliado y actualizado el 07/03/2025 con nueva información en base a la subida del precio del kilometraje.

Puntos clave

• El coste del kilometraje ha mostrado una tendencia al alza en los últimos años. En 2024, el precio medio fue de 0,26€ por kilómetro, mientras que en 2025 sube a 0,28€, impulsado por la inflación.
• La guerra en Ucrania, el encarecimiento del combustible y la inflación han impactado los costos de movilidad laboral. Esto obliga a las empresas a revisar sus políticas de reembolso y compensación para mantener el equilibrio entre costes y eficiencia operativa.
• El kilometraje ha igualado al repostaje en 2024, consolidándose como un gasto clave en la movilidad empresarial.

1. Gastos en kilometraje: ¿Qué son?

Muchos empleados utilizan sus vehículos personales para realizar trayectos relacionados con su labor profesional. Estos desplazamientos generan gastos de kilometraje que, en general, la empresa se encarga de cubrir o reembolsar.

Estos costes no se limitan únicamente al combustible, también comprenden el desgaste del vehículo, los gastos de mantenimiento, el seguro y otros gastos asociados. Estos gastos pueden variar significativamente según las políticas de cada empresa y el sector en el que operan, así como la distancia y la frecuencia de los desplazamientos requeridos para cumplir con las responsabilidades laborales.

Es común que las compañías establezcan tarifas de reembolso por kilometraje o proporcionen un subsidio para cubrir estos gastos, lo que constituye un incentivo para que los empleados utilicen sus vehículos personales en beneficio de la empresa.

1.1 ¿A cuánto se paga el kilometraje en 2025?

Durante el inicio de 2025, Tickelia realizó un estudio sobre gastos de empresa analizando más de 2 millones de gastos en kilometraje reportados en 2024 por más de 2000 empresas y que determinó que, el precio del kilometraje suele oscilar entre los 0,19€ y 0,30€ aproximadamente, siendo la media de 0,26 €. 

Gracias a este informe, se ha podido hacer una comparativa de la media que se pagaba años atrás, pudiendo observarse una tendencia ligera al alza. En 2022 la media estaba en 0,24 € y en 2016 se pagaba a 0,21€. La constante subida de los combustibles, puede ser una de las razones por las cuales se ha ido incrementando a lo largo de los últimos años. 

En este sentido, se debe tener en cuenta que en muchas empresas, el precio del kilometraje se paga en función de la antigüedad de los trabajadores o su responsabilidad en la organización.

También, a modo de curiosidad, según los datos analizados por Tickelia, la empresa que más pagó el gasto en kilometraje durante el 2024 lo hizo a un precio de 0,68€ por kilómetro, superando por mucho la media. 

En cuanto al importe de los gastos en kilometraje, puede variar en cualquier momento, ya sea por decisión propia de la empresa o por cambios en la legislación. Pero por norma general, se va actualizando cada año en función del Índice de Precios de Consumo (IPC).

Pero tras la publicación en el BOE el pasado 17 de julio de 2023 sobre la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, el valor del gasto en kilometraje exento del mismo ha ascendido a 0,26€.

Esta medida implica que las personas que utilicen su vehículo particular para desplazamientos relacionados con su actividad laboral podrán deducir fiscalmente hasta 0,26€ por cada kilómetro recorrido. Este incremento en el importe exento de IRPF refleja el reconocimiento por parte de Hacienda de los costos asociados a los desplazamientos profesionales y busca aliviar la carga tributaria de los contribuyentes que incurran en estos gastos.

Es importante destacar que esta modificación tiene implicaciones directas en la declaración de la renta, ya que permitirá reducir la base imponible y, en consecuencia, el importe final de impuestos a pagar.

La decisión de Hacienda de aumentar la cifra por kilómetro se basó en las repercusiones del conflicto bélico en Ucrania y Rusia (que comentamos más adelante, en el apartado 1.4).  

Este conflicto provocó un aumento significativo en los precios de la gasolina y el gasóleo, llegando a casi duplicar su valor en comparación con hace 18 años. En respuesta a esta situación, Hacienda decidió ajustar la cifra por kilómetro para reflejar los costos reales asociados al uso de vehículos en desplazamientos laborales. Este incremento buscaba brindar un reconocimiento adecuado a los gastos de transporte y ofrecer un alivio tributario a los contribuyentes que realizaban estos desplazamientos.

Según los datos de Tickelia, el precio medio del kilometraje en 2024 fue de 0,26€, y en 2025 alcanza los 0,28€, un aumento de 0,02€ en un año y de 0,09€ desde 2015. Este incremento se debe a la inflación, el alza en combustibles, la transición energética y factores económicos que han impactado la movilidad laboral.

Ante este panorama, las empresas deben adaptar sus políticas de compensación para equilibrar costes y eficiencia operativa en un entorno donde la sostenibilidad y la optimización del gasto son clave.

1.2 Compensación para empleados públicos y exención tributaria para los demás: Novedades del cambio normativo

En el caso de los empleados públicos, se les otorgará un beneficio en forma de indemnización. Después de presentar los justificantes correspondientes, recibirán un abono de 0,26 euros por cada kilómetro recorrido, el cual se depositará en su cuenta corriente.

Por otra parte, para los demás contribuyentes, que utilicen su vehículo para trabajar, podrán excluir de su declaración de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas los abonos que reciban como compensación por gastos de kilometraje, hasta un máximo de 0,26 euros por cada kilómetro recorrido.

Para hacer efectivo esto, se debe presentar el justificante de dichos gastos.

1.3 ¿Qué gastos se incluyen en los gastos en kilometraje?

Como comentábamos antes, los gastos en kilometraje hacen referencia a los gastos relacionados con el transporte de un trabajador con su propio vehículo.

Dentro de estos gastos, se incluyen:

• El combustible: Este gasto constituye uno de los principales componentes de los gastos en kilometraje, representando hasta un 60% del total. Incluye los costes asociados con el llenado del combustible necesario para los desplazamientos laborales.
• Gastos de desgaste y mantenimiento: Esta categoría engloba una variedad de costes asociados con el mantenimiento regular del vehículo. Incluye el cambio de neumáticos desgastados, el reemplazo de aceite del motor, el mantenimiento de partes mecánicas y eléctricas, entre otros. Estos gastos son necesarios para garantizar el buen estado y funcionamiento del vehículo, así como para prevenir averías o fallos durante los viajes laborales.
• Seguro de coche: Es crucial considerar el coste del seguro del vehículo particular al calcular los gastos en kilometraje. Este gasto debe cubrir la parte proporcional de la prima mensual, trimestral o anual del seguro. La cobertura del seguro es indispensable para proteger al conductor y al vehículo en caso de accidentes, daños o robos durante los desplazamientos laborales.
• Impuestos del vehículo: Otro aspecto importante son los impuestos relacionados con la propiedad y el uso del vehículo particular. Entre estos impuestos se encuentran el impuesto de matriculación y el impuesto de circulación, que deben ser considerados al calcular los gastos en kilometraje. Estos impuestos contribuyen al financiamiento de infraestructuras viales y servicios relacionados con el transporte, por lo que su parte proporcional también debe ser incluida en el reembolso del kilometraje.

1.4 ¿Qué gastos no se incluyen en los gastos en kilometraje?

La empresa no se hace responsable de ciertos gastos derivados de la conducción de un vehículo por parte de un empleado. Quedan fuera de los gastos de kilometraje los siguientes casos:

• Multas de tráfico: Las multas derivadas de infracciones de tráfico no están cubiertas dentro de los gastos en kilometraje. Estas son responsabilidad del conductor y no están relacionadas directamente con el coste de operar el vehículo para fines laborales.
• Multas de aparcamiento: Del mismo modo, las multas por estacionamiento ilegal o incorrecto no forman parte de los gastos en kilometraje. Estas multas son consideradas como responsabilidad del conductor y no están asociadas con los gastos de desplazamiento para actividades laborales.
• Peajes: Aunque los peajes son parte de los costes de usar ciertas vías, no se consideran incluidos en los gastos en kilometraje. Por lo general, los peajes se contemplan en otro tipo de presupuesto o partida específica, ya que son un coste adicional al uso del vehículo y no reflejan directamente el kilometraje recorrido.
• Parkings: Los gastos relacionados con estacionamiento, ya sea en áreas de pago o en estacionamientos privados, tampoco están incluidos en los gastos en kilometraje. Estos costes se consideran separadamente, ya que no están directamente relacionados con la distancia recorrida, sino con la necesidad de estacionar el vehículo en un lugar seguro y conveniente.
• Viajes realizados con el vehículo propio no relacionados con el negocio: Los viajes realizados con el vehículo personal que no estén vinculados a actividades laborales no están cubiertos dentro de los gastos en kilometraje. Esto incluye viajes personales, de ocio o cualquier otro desplazamiento que no esté directamente relacionado con las responsabilidades laborales del empleado.
• Costes de desplazamiento en transporte público, billetes de tren, avión, etc: Los gastos asociados con el uso de transporte público, como billetes de tren, avión, autobús, etc., no están incluidos en los gastos en kilometraje. Estos costes son tratados por separado y pueden formar parte de otras categorías de gastos relacionados con viajes o representación.

Es importante destacar que algunos de estos gastos, como los peajes y parkings, pueden ser considerados dentro de otra partida presupuestaria, ya que forman parte integral de los costes operativos asociados con los desplazamientos laborales. Sin embargo, en el contexto específico de los gastos en kilometraje, estos elementos quedan excluidos.

1.5 ¿Cómo se calculan los gastos de kilometraje?

El cálculo del kilometraje para los empleados se realiza conforme a las regulaciones fiscales vigentes. Para recibir una bonificación de kilometraje libre de impuestos, ya sea por viajes de negocios o desplazamientos laborales, los empleados deben seguir un proceso específico:

• Registro de kilómetros: Los trabajadores deben llevar un registro preciso de los kilómetros que recorren durante sus desplazamientos relacionados con el trabajo.
• Justificación adecuada: Además de los kilómetros, es crucial proporcionar la documentación adecuada que respalde los gastos incurridos, como facturas de peajes, recibos de estacionamiento, entre otros.
• Multiplicación: El cálculo del kilometraje se realiza multiplicando la cantidad de kilómetros recorridos por el precio de kilometraje establecido para el año 2025, que es de 0,28 €, libre de impuestos.

1.5.1 Ejemplo de cálculo de kilometraje

Supongamos que un empleado, al realizar sus tareas laborales, registra la siguiente información:

• Kilómetros recorridos: 20 km
• Precio de kilometraje (libre de impuestos): 0,28 €
• Total reembolsado al empleado: 20 km × 0,26 € = 5,60 €

En este escenario hipotético, el empleado habría recorrido 20 kilómetros en sus desplazamientos relacionados con el trabajo. Considerando el precio de kilometraje establecido para el año en curso, que es de 0,28 € por kilómetro, el total reembolsado al empleado sería de 5,60 €.

1.6 Consecuencias de la inflación del precio del carburante

Nuestro estudio sobre el kilometraje se ha llevado a cabo durante 2024. Periodo en el cual, el gasto de kilometraje representaba un 13% del total de gastos reportados por las empresas.

Otros gastos recurrentes en las empresas son el de alquiler de coches (2%), dietas (5%), repostaje (12%), transporte (9%), peajes (10%) y restaurantes (32%).

Relacionado directamente con el kilometraje, cabe destacar la subida del precio del carburante, un factor que ha obligado a las empresas a subir la cifra de pago por kilometraje a sus empleados. Además, esta subida del carburante, así como la mayoría de subidas en diferentes productos, tienen una justificación aceptada a nivel global, la guerra de Ucrania y Rusia.

En España, como medida de choque ante la subida del precio de los carburantes, el gobierno aprobó la implantación de una ayuda de 20 céntimos por litro. Una ayuda que estuvo vigente desde el 1 de abril hasta el 31 de diciembre de 2022.

A principios del 2023, en la segunda semana de Enero y ya sin poder contar con esta ayuda, el precio de la gasolina se registraba a 1,60€/litro. A mediados de febrero, el precio empezó a ascender y superar los 1,63€/litro, hasta a día de hoy.

A continuación, mostramos una gráfica con la evolución del precio de la gasolina en España en 2023:

2. Modelos de gestión de las dietas y gastos en kilometraje

Existen varios modelos de gestión de los gastos de dietas y de los gastos en kilometraje. Es responsabilidad de la empresa elegir aquel que mejor se adapte a sus intereses y a los intereses de sus trabajadores; así como las necesidades del sector o de los desplazamientos y viajes que suelan hacer sus empleados.

A continuación, explicamos cada uno de los 3 modelos actuales para justificar los gastos en kilometraje.

2.1 Gestión de los gastos en kilometraje: modelo de justificación fijo

En este modelo, la empresa establece una cantidad fija para un gasto o para un conjunto de gastos.

Gracias a este modelo, la empresa se ahorra la inversión de tiempo y recursos necesarios para llevar un control exhaustivo de los gastos, facilitando y agilizando todo el proceso de revisión, validación y gestión de los gastos en kilometraje.

2.2 Gestión de los gastos en kilometraje: modelo de justificación por gastos

Para este modelo de gastos, el empleado debe justificar todos los gastos. Después de valorar y validar los gastos, aquellos gastos que sean aprobados por parte de administración o del departamento financiero, se devuelven al empleado en cuestión.

Gracias a este modelo, hay un mayor monitoreo de los gastos y se consigue reembolsar la cantidad exacta de los gastos efectuados por los empleados.

2.3 Gestión de los gastos en kilometraje: modelo de justificación mixto

Tal como su nombre indica, con este modelo la empresa tiene en cuenta varios requisitos del modelo de justificación fijo y del modelo de justificación por gastos y escoge los que considere oportunos.

Las combinaciones pueden ser muy variadas:

• Justificar solo una parte de los gastos.
• Fijar importes máximos para determinados gastos.
• Gestionar los gastos en kilometraje con las dietas.
• Gestionar los gastos en kilometraje con sus respectivos comprobantes.
• Retribuir el importe completo justo.
• Retribuir el importe completo redondeándolo.

Será obligación de la empresa escoger la combinación que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y de sus trabajadores.

3. ¿Cómo se justifican los gastos en kilometraje?

En la gran mayoría de empresas donde la gestión de gastos sigue siendo tradicional, repleta de tareas manuales, a la hora de justificar un gasto en kilometraje, el proceso que suelen seguir es:

• Indicar en el documento Excel que utilicen para llevar un control de los gastos (ya sea mensual, trimestral o de cualquier otro período en el que se decida llevar a cabo) el número de kilómetros recorridos e información básica para verificar dichos gastos: fecha, empresa visitada, motivo del desplazamiento, dirección de origen y destino, etc.

• Presentar este mismo documento Excel a la persona responsable, que revisará los datos y aprobará los gastos en kilometraje realizados por los empleados en movilidad para que se les reembolse, o en el caso de que algún dato fuera incorrecto o desproporcionado, se rechazaría.

Pero gracias a soluciones digitales y automatizadas para la gestión de notas de gastos y viajes como Tickelia, este proceso se puede simplificar, reduciendo el tiempo invertido a un par de clics.

Si quieres saber más sobre cómo Tickelia puede ayudarte a simplificar este proceso, ¡Sigue leyendo! Lo explicamos en detalle más adelante.

4. ¿Cómo se liquidan los gastos en kilometraje?

La liquidación de los gastos de dietas y kilometraje es un proceso fundamental tanto para los empleados como para las empresas. Estos gastos son compensatorios, lo que significa que los trabajadores que realizan desplazamientos relacionados con su labor pueden ser reembolsados por la empresa posteriormente. Este reembolso tiene la finalidad de cubrir los costes incurridos por el uso de vehículos personales o de la empresa para actividades laborales.

Es importante destacar que estos reembolsos por gastos de kilometraje no se consideran parte del salario del trabajador, sino que son una compensación por los costes adicionales asociados con los desplazamientos requeridos para el trabajo. Sin embargo, en el caso de los autónomos, estos gastos pueden estar incluidos en su salario, dependiendo de la forma en que se haya establecido el acuerdo laboral.

La frecuencia con la que se realizan los reembolsos de los gastos de kilometraje puede variar y queda a discreción de la empresa. Esta puede optar por realizar los pagos de manera semanal, quincenal o mensual, según sus políticas internas y las necesidades de sus empleados.

Esta flexibilidad en la periodicidad de los reembolsos permite adaptarse mejor a las circunstancias específicas de cada situación laboral y garantizar que los trabajadores reciban de manera oportuna la compensación por los gastos en los que han incurrido durante sus desplazamientos laborales.

4.1 ¿Las empresas están obligadas a pagar el kilometraje?

El tema de si las empresas están legalmente obligadas a pagar el kilometraje es esencial en el ámbito laboral y financiero. Las leyes laborales varían según el país o región, y en muchos casos establecen ciertas obligaciones para las empresas en cuanto al reembolso de los gastos en los que incurren los empleados durante sus desplazamientos relacionados con el trabajo.

En España, la responsabilidad de una empresa de cubrir los gastos de kilometraje de sus empleados está determinada por los términos y condiciones acordados internamente y por lo estipulado en los convenios colectivos pertinentes. Esta obligación no se encuentra universalmente establecida como un requisito legal en el país.

Frecuentemente, las compañías otorgan un reembolso por los gastos de kilometraje como parte de su estrategia de compensación y beneficios, con el propósito de estimular el empleo de vehículos personales para actividades laborales.

Estos acuerdos suelen contemplar una tarifa por kilómetro recorrido u otras modalidades de compensación, las cuales pueden variar dependiendo de las políticas internas de la empresa y las necesidades específicas del empleado. Es común que se establezcan límites máximos de reembolso por día o por viaje, así como requisitos para mantener registros detallados de los desplazamientos.

5. Conceptos incluidos en las bases de la cotización a la Seguridad Social

Hay una serie de conceptos que se deben justificar correctamente. Tanto por gastos en dietas como por gastos en kilometraje, los que se incluyen en la base de cotización a la seguridad social son los que superan:

• 26,68 € al día para gastos de manutención sin pernocta en España.
• 48,08 € al día para gastos de manutención sin pernocta fuera de España.
• 53,34 € al día para gastos de manutención con pernocta en España.
• 91,35 € al día para gastos de manutención con pernocta fuera de España.
• 0,23 € de media por kilómetro recorrido.

6. Exenciones de IRPF de dietas y gastos en kilometraje

Para que los gastos por transporte estén exentos de pagar IRPF, deben cumplirse una serie de requisitos. Estos son:

• El desplazamiento debe producirse fuera del lugar habitual de trabajo.
• El desplazamiento debe producirse fuera del lugar habitual de residencia.
• El desplazamiento debe producirse por motivos profesionales.
• El desplazamiento debe producirse durante un período de tiempo inferior a nueve meses.
• El pago máximo por kilómetro será de 0,19€/km si el desplazamiento se realiza con un vehículo privado.

En el caso de que se superaren los límites fijados, habría que declarar los excesos.

Desde que se modificó la Ley General de la Seguridad Social, las empresas están obligadas a declarar todos los conceptos retributivos en las nóminas de sus empleados y la comunicación debe realizarse a través del fichero de Conceptos Retributivos Abonados del Sistema RED.

Como consecuencia, algunos de los pagos que las empresas no incorporaban en la nómina, ahora deben declararse. Por eso es importante justificar los gastos de dietas y los gastos en kilometraje, así como sus límites.

7. Consejos y recomendaciones a la hora de gestionar los gastos de kilometraje

Al facilitar la gestión de los gastos en kilometraje y dietas, es esencial adoptar una serie de medidas que permitan un control efectivo y eficiente de estos costes. A continuación, se detallan algunas recomendaciones:

• Asignación presupuestaria específica: Para garantizar una gestión adecuada de los gastos en kilometraje, es fundamental establecer una partida presupuestaria específica destinada exclusivamente a este fin. Al tener un presupuesto designado, se proporciona una guía clara sobre la cantidad de recursos disponibles para cubrir estos costes.
• Comunicación de límites a los trabajadores: Es importante informar claramente a los trabajadores sobre los límites establecidos para los gastos en kilometraje. Estos límites pueden incluir restricciones en la cantidad de kilómetros que se pueden reclamar o en el tipo de gastos cubiertos. Una comunicación transparente ayuda a evitar malentendidos y asegura el cumplimiento de las políticas establecidas.
• Claridad en el convenio colectivo y la política de gastos de viaje: Es fundamental que tanto el convenio colectivo como la política de gastos de viaje de la empresa sean claros y comprensibles. Estos documentos deben especificar de manera precisa los procedimientos y criterios para el reembolso de gastos en kilometraje, así como cualquier otro aspecto relevante relacionado con los viajes de negocios.
• Acceso fácil a la información: Los empleados deben tener fácil acceso al convenio colectivo y a la política de gastos de viaje de la empresa. Esto puede lograrse mediante la disponibilidad de estos documentos en formatos digitales y su acceso a través de plataformas internas de la empresa. Proporcionar acceso rápido y sencillo a la información ayuda a fomentar la transparencia y la conformidad por parte de los empleados.
• Digitalización y automatización del proceso: La digitalización y automatización del proceso de gestión de gastos de viaje puede simplificar significativamente las tareas administrativas asociadas con el reembolso de gastos en kilometraje. El uso de software especializado permite a los empleados registrar fácilmente sus viajes, presentar solicitudes de reembolso y generar informes, lo que reduce la carga administrativa y mejora la precisión en el seguimiento de los gastos.

Al implementar estas recomendaciones, las empresas pueden optimizar la gestión de los gastos en kilometraje y dietas, asegurando un uso eficiente de los recursos y un cumplimiento adecuado de las políticas internas.

8. Herramientas para llevar la gestión de gastos en kilometraje a otro nivel

Independientemente del modelo elegido por la empresa para llevar a cabo el control de los gastos, debe haber una buena gestión detrás. Para ello, la mejor opción son las herramientas de gestión de gastos.

Tickelia es un software de gestión de notas de gasto y viajes de empresa que digitaliza y automatiza todo el proceso. Gracias a ella, se podrá tener una gestión más ágil y sencilla de los gastos en kilometraje. ¿Cómo?

• Indicando el punto de origen y destino en la App desde un smartphone. Gracias a la integración con Google Maps, la distancia del trayecto se calcula automáticamente.
• Configurando rutas prestablecidas para trayectos que se realicen de forma habitual, con un número fijo de kilómetros.
• Indicando directamente el número de kilómetros recorridos.

Así, toda la tarea de gestión se agiliza y simplifica tanto para el trabajador en movilidad como para el departamento financiero que se encarga de la gestión de los gastos en kilometraje.

Además, con la gestión de anticipos de Tickelia, los empleados pueden hacer su solicitud a través de la aplicación móvil y recibir el importe indicado a través de transferencia SEPA a su Tarjeta Visa Tickelia una vez ha sido aprobada su solicitud.

Por último, pero no menos importante, Tickelia también ofrece el servicio de recuperación de IVA nacional e internacional, mediante el canje de tiques a facturas. Por lo que permite deducir el IVA de los gastos de empresa, incluidos los de kilometraje en forma de tickets y facturas simplificadas, independientemente del formato de los documentos (físico o digital).

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