Aprende las claves para mejorar la gestión eficiente de tus desplazamientos por trabajo. Desde entender qué son los gastos en kilometraje hasta cómo implementar un modelo de gestión de dietas efectivo, conocer el proceso de justificación o descubrir herramientas especializadas para simplificar la gestión. Asegura un control preciso en tu empresa y maximiza la eficiencia en tus viajes de negocio. ¡Descubre cómo aumentar el control y la eficiencia en la gestión de gastos de tus viajes de negocios con nuestra guía para este 2023!”
Nota del autor: este artículo ha sido ampliado y actualizado el 20/07/2023 con nueva información en base a la subida del precio del kilometraje. ¿Quieres saber más sobre los gastos en kilometraje en España? Descárgate nuestro Informe Tickelia Kilometraje 2023.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los gastos en kilometraje?
Muchos trabajadores utilizan su vehículo propio para hacer desplazamientos relacionados con su actividad profesional. Es por ello que la empresa se encarga de cubrir todos estos gastos.
El importe con el que la empresa compensa estos gastos de desplazamiento, desgaste y consumo son lo que conocemos como gastos en kilometraje, que varían según las políticas de cada empresa y/o sector.
1.1 Gastos en kilometraje: Precio del kilometraje en 2023
Durante el primer trimestre de 2023, Tickelia realizó un estudio sobre gastos de empresa analizando más de 2 millones de gastos en kilometraje reportados por más de 1800 empresas y que determinó que, el precio del kilometraje suele oscilar entre los 0,19€ y 0,30€ aproximadamente, siendo la media de 0,24€.
Gracias a este informe, se ha podido hacer una comparativa de la media que se pagaba años atrás, pudiendo observarse una tendencia al alza. En 2021 la media estaba en 0,23 € y en 2015 se pagaba a 0,19€. La constante subida de los combustibles, puede ser una de las razones por las cuales se ha ido incrementando a lo largo de los últimos años.
En este sentido, se debe tener en cuenta que en muchas empresas, el precio del kilometraje se paga en función de la antigüedad de los trabajadores o su responsabilidad en la organización.
También, a modo de curiosidad, según los datos analizados por Tickelia, la empresa que más pagó el gasto en kilometraje durante el 2022 lo hizo a un precio de 0,65€ por kilómetro, superando por mucho la media.
En cuanto al importe de los gastos en kilometraje, puede variar en cualquier momento, ya sea por decisión propia de la empresa o por cambios en la legislación. Pero por norma general, se va actualizando cada año en función del Índice de Precios de Consumo (IPC).
Pero tras la publicación en el BOE el pasado 17 de julio de 2023 sobre la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, el valor del gasto en kilometraje exento del mismo ha ascendido a 0,26€.
Esta medida implica que las personas que utilicen su vehículo particular para desplazamientos relacionados con su actividad laboral podrán deducir fiscalmente hasta 0,26€ por cada kilómetro recorrido. Este incremento en el importe exento de IRPF refleja el reconocimiento por parte de Hacienda de los costos asociados a los desplazamientos profesionales y busca aliviar la carga tributaria de los contribuyentes que incurran en estos gastos.
Es importante destacar que esta modificación tiene implicaciones directas en la declaración de la renta, ya que permitirá reducir la base imponible y, en consecuencia, el importe final de impuestos a pagar.
La decisión de Hacienda de aumentar la cifra por kilómetro se basa en el contexto actual y las repercusiones de un conflicto bélico en Ucrania y Rusia (que comentamos más adelante, en el apartado 1.4).
Este conflicto ha provocado un aumento significativo en los precios de la gasolina y el gasóleo, llegando a casi duplicar su valor en comparación con hace 18 años.
En respuesta a esta situación, Hacienda ha decidido ajustar la cifra por kilómetro para reflejar los costos reales asociados al uso de vehículos en desplazamientos laborales. Este incremento busca brindar un reconocimiento adecuado a los gastos de transporte y ofrecer un alivio tributario a los contribuyentes que realizan estos desplazamientos.
1.2 Compensación para empleados públicos y exención tributaria para los demás: Novedades del cambio normativo
En el caso de los empleados públicos, se les otorgará un beneficio en forma de indemnización. Después de presentar los justificantes correspondientes, recibirán un abono de 0,26 euros por cada kilómetro recorrido, el cual se depositará en su cuenta corriente.
Por otra parte, para los demás contribuyentes, que utilicen su vehículo para trabajar, podrán excluir de su declaración de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas los abonos que reciban como compensación por gastos de kilometraje, hasta un máximo de 0,26 euros por cada kilómetro recorrido.
Para hacer efectivo esto, se debe presentar el justificante de dichos gastos.
1.3 ¿Qué gastos se incluyen en los gastos en kilometraje?
Como comentábamos antes, los gastos en kilometraje hacen referencia a los gastos relacionados con el transporte de un trabajador con su propio vehículo.
Dentro de estos gastos, se incluyen:
- El combustible: los gastos de consumo de combustible representan hasta el 60% de los gastos en kilometraje.
- Gastos de desgaste y mantenimiento: se engloban el cambio de neumáticos gastados, cambio de aceite, piezas del coche que se deben renovar, etc.
- Seguro de coche: es importante que el gasto en kilometraje cubra la parte proporcional de la cuota mensual, trimestral o anual del precio del seguro del coche particular.
- Impuestos del vehículo: otros gastos que se incluyen son los impuestos relacionados con el vehículo particular, de los que también se debe pagar la parte proporcional. Algunos ejemplos son el impuesto de matriculación o el impuesto de circulación.
1.4 ¿Qué gastos no se incluyen en los gastos en kilometraje?
La empresa no se hace responsable de ciertos gastos derivados de la conducción de un vehículo por parte de un empleado. Quedan fuera de los gastos de kilometraje los siguientes casos:
- Multas de tráfico.
- Multas de aparcamiento.
- Peajes.
- Parkings.
- Viajes realizados con el vehículo propio no relacionados con el negocio.
- Costes de desplazamiento en transporte público, billetes de tren, avión, etc.
En el caso de los peajes y parkings, no se incluyen en los gastos en kilometraje porque ya se tienen en cuenta en otra partida presupuestaria.
Los gastos en dietas y los gastos en kilometraje, son gastos que se repiten en todos los viajes de trabajo. Por ese motivo, se suelen englobar en los gastos de viaje o en los gastos de representación.
Los gastos de viaje son los relacionados estrictamente con el viaje, como su propio nombre indica. Dentro de estos gastos encontraríamos los gastos de desplazamiento, manutención, alojamiento, etc.
Por otro lado, los gastos de representación hacen referencia a aquellos gastos que se producen cuando se representa la empresa ante clientes y proveedores. Por lo tanto, dentro de estos gastos encontraríamos el desplazamiento de un empleado para hacerle una formación a cliente, gastos de reuniones, etc.
1.5 Consecuencias de la inflación del precio del carburante
Nuestro estudio sobre el kilometraje se llevó a cabo durante el primer trimestre de este 2023. Para entonces, el gasto de kilometraje representaba un 10% del total de gastos reportados por las empresas.
Otros gastos recurrentes en las empresas son el de alquiler de coches (2%), dietas (7%), repostaje (14%), transporte (9%), peajes (10%) y restaurantes (26%).
Relacionado directamente con el kilometraje, cabe destacar la subida del precio del carburante, un factor que ha obligado a las empresas a subir la cifra de pago por kilometraje a sus empleados. Además, esta subida del carburante, así como la mayoría de subidas en diferentes productos, tienen una justificación aceptada a nivel global, la guerra de Ucrania y Rusia.
En España, como medida de choque ante la subida del precio de los carburantes, el gobierno aprobó la implantación de una ayuda de 20 céntimos por litro. Una ayuda que estuvo vigente desde el 1 de abril hasta el 31 de diciembre de 2022.
A principios del 2023, en la segunda semana de Enero y ya sin poder contar con esta ayuda, el precio de la gasolina se registraba a 1,60€/litro. A mediados de febrero, el precio empezó a ascender y superar los 1,63€/litro, hasta a día de hoy.
A continuación, mostramos una gráfica con la evolución del precio de la gasolina en España este 2023:
2. Modelos de gestión de las dietas y gastos en kilometraje
Existen varios modelos de gestión de los gastos de dietas y de los gastos en kilometraje. Es responsabilidad de la empresa elegir aquel que mejor se adapte a sus intereses y a los intereses de sus trabajadores; así como las necesidades del sector o de los desplazamientos y viajes que suelan hacer sus empleados.
A continuación, explicamos cada uno de los 3 modelos actuales para justificar los gastos en kilometraje.
2.1 Gestión de los gastos en kilometraje: modelo de justificación fijo
En este modelo, la empresa establece una cantidad fija para un gasto o para un conjunto de gastos.
Gracias a este modelo, la empresa se ahorra la inversión de tiempo y recursos necesarios para llevar un control exhaustivo de los gastos, facilitando y agilizando todo el proceso de revisión, validación y gestión de los gastos en kilometraje.
2.2 Gestión de los gastos en kilometraje: modelo de justificación por gastos
Para este modelo de gastos, el empleado debe justificar todos los gastos. Después de valorar y validar los gastos, aquellos gastos que sean aprobados por parte de administración o del departamento financiero, se devuelven al empleado en cuestión.
Gracias a este modelo, hay un mayor monitoreo de los gastos y se consigue reembolsar la cantidad exacta de los gastos efectuados por los empleados.
2.3 Gestión de los gastos en kilometraje: modelo de justificación mixto.
Tal como su nombre indica, con este modelo la empresa tiene en cuenta varios requisitos del modelo de justificación fijo y del modelo de justificación por gastos y escoge los que considere oportunos.
Las combinaciones pueden ser muy variadas:
- Justificar solo una parte de los gastos.
- Fijar importes máximos para determinados gastos.
- Gestionar los gastos en kilometraje con las dietas.
- Gestionar los gastos en kilometraje con sus respectivos comprobantes.
- Retribuir el importe completo justo.
- Retribuir el importe completo redondeándolo.
Será obligación de la empresa escoger la combinación que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y de sus trabajadores.
3. Proceso de justificación de los gastos en kilometraje
En la gran mayoría de empresas donde la gestión de gastos sigue siendo tradicional, repleta de tareas manuales, a la hora de justificar un gasto en kilometraje, el proceso que suelen seguir es:
- Indicar en el documento Excel que utilicen para llevar un control de los gastos (ya sea mensual, trimestral o de cualquier otro período en el que se decida llevar a cabo) el número de kilómetros recorridos e información básica para verificar dichos gastos: fecha, empresa visitada, motivo del desplazamiento, dirección de origen y destino, etc.
- Presentar este mismo documento Excel a la persona responsable, que revisará los datos y aprobará los gastos en kilometraje realizados por los empleados en movilidad para que se les reembolse, o en el caso de que algún dato fuera incorrecto o desproporcionado, se rechazaría.
Pero gracias a soluciones digitales y automatizadas para la gestión de notas de gastos y viajes como Tickelia, este proceso se puede simplificar, reduciendo el tiempo invertido a un par de clics.
Si quieres saber más sobre cómo Tickelia puede ayudarte a simplificar este proceso, ¡Sigue leyendo! Lo explicamos en detalle más adelante.
4. Liquidación de los gastos en kilometraje
Tanto las dietas como los gastos en kilometraje son compensatorios. Es decir, los gastos en kilometraje generados por el trabajador en movimiento son reembolsados posteriormente por la empresa.
A la hora de devolver los gastos en kilometraje, el importe queda excluido de la categoría de salario. En el caso de que se traten de gastos en kilometraje efectuados por autónomos, la devolución de esos gastos puede estar dentro del salario.
Queda a disposición de la empresa la periodicidad con la que se realiza el abono del importe de los gastos en kilometraje: semanal, quincenal o mensual.
5. Conceptos incluidos en las bases de la cotización a la Seguridad Social
Hay una serie de conceptos que se deben justificar correctamente. Tanto por gastos en dietas como por gastos en kilometraje, los que se incluyen en la base de cotización a la seguridad social son los que superan:
- 26,68 € al día para gastos de manutención sin pernocta en España.
- 48,08 € al día para gastos de manutención sin pernocta fuera de España.
- 53,34 € al día para gastos de manutención con pernocta en España.
- 91,35 € al día para gastos de manutención con pernocta fuera de España.
- 0,23 € de media por kilómetro recorrido.
6. Exenciones de IRPF de dietas y gastos en kilometraje
Para que los gastos por transporte estén exentos de pagar IRPF, deben cumplirse una serie de requisitos. Estos son:
- El desplazamiento debe producirse fuera del lugar habitual de trabajo.
- El desplazamiento debe producirse fuera del lugar habitual de residencia.
- El desplazamiento debe producirse por motivos profesionales.
- El desplazamiento debe producirse durante un período de tiempo inferior a nueve meses.
- El pago máximo por kilómetro será de 0,19€/km si el desplazamiento se realiza con un vehículo privado.
En el caso de que se superaren los límites fijados, habría que declarar los excesos.
Desde que se modificó la Ley General de la Seguridad Social, las empresas están obligadas a declarar todos los conceptos retributivos en las nóminas de sus empleados y la comunicación debe realizarse a través del fichero de Conceptos Retributivos Abonados del Sistema RED.
Como consecuencia, algunos de los pagos que las empresas no incorporaban en la nómina, ahora deben declararse. Por eso es importante justificar los gastos de dietas y los gastos en kilometraje, así como sus límites.
7. Consejos y recomendaciones a la hora de gestionar los gastos de kilometraje
A modo de resumen, podríamos decir que lo más importante para facilitar la gestión de las dietas y los gastos en kilometraje es:
- Marcar una partida presupuestaria para los gastos en kilometraje.
- Consultar el informe desarrollado por Tickelia puede ayudar a la hora de determinar qué precios son los más comunes.
- Informar de los límites a los trabajadores.
- Claridad en el convenio colectivo y en la política de gastos de viaje.
- Fácil acceso al convenio colectivo y a la política de gastos de viaje por parte de los empleados.
- Digitalizar y automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje.
8. Herramientas para llevar la gestión de gastos en kilometraje a otro nivel
Independientemente del modelo elegido por la empresa para llevar a cabo el control de los gastos, debe haber una buena gestión detrás. Para ello, la mejor opción son las herramientas de gestión de gastos.
Tickelia es un software de gestión de notas de gasto y viajes de empresa que digitaliza y automatiza todo el proceso. Gracias a ella, se podrá tener una gestión más ágil y sencilla de los gastos en kilometraje. ¿Cómo?
- Indicando el punto de origen y destino en la App desde un smartphone. Gracias a la integración con Google Maps, la distancia del trayecto se calcula automáticamente.
- Configurando rutas prestablecidas para trayectos que se realicen de forma habitual, con un número fijo de kilómetros.
- Indicando directamente el número de kilómetros recorridos.
Así, toda la tarea de gestión se agiliza y simplifica tanto para el trabajador en movilidad como para el departamento financiero que se encarga de la gestión de los gastos en kilometraje.
Además, con la gestión de anticipos de Tickelia, los empleados pueden hacer su solicitud a través de la aplicación móvil y recibir el importe indicado a través de transferencia SEPA a su Tarjeta Visa Tickelia una vez ha sido aprobada su solicitud.
Por último, pero no menos importante, Tickelia también ofrece el servicio de recuperación de IVA nacional e internacional, mediante el canje de tiques a facturas. Por lo que permite deducir el IVA de los gastos de empresa, incluidos los de kilometraje en forma de tickets y facturas simplificadas, independientemente del formato de los documentos (físico o digital).
¿Quieres saber más sobre los gastos en kilometraje y cómo digitalizar el proceso de gestión de este tipo de gastos? ¡Descárgate nuestro Informe Tickelia Kilometraje 2023!
