Claves para mejorar la gestión de los gastos en kilometraje

Aprende las claves para mejorar la gestión eficiente de tus desplazamientos por trabajo. Desde entender qué son los gastos en kilometraje hasta cómo implementar un modelo de gestión de dietas efectivo, conocer el proceso de justificación o descubrir herramientas especializadas para simplificar la gestión. Asegura un control preciso en tu empresa y maximiza la eficiencia en tus viajes de negocio. ¡Descubre cómo aumentar el control y la eficiencia en la gestión de gastos de tus viajes de negocios con nuestra guía para este 2026!

Nota del autor: este artículo ha sido ampliado y actualizado el 16/04/2026 con nueva información en base a la subida del precio del kilometraje.

Puntos clave

• El coste del kilometraje mantiene su tendencia al alza. Si en 2025 el precio medio se situó en 0,28€/km, en 2026 asciende a 0,30€/km, lo que confirma una subida sostenida en la compensación por desplazamiento profesional.
• La movilidad laboral sigue condicionada por un entorno de costes inestable. Aunque la inflación se ha moderado respecto a los picos anteriores, el precio de los carburantes, la volatilidad energética, las tensiones geopolíticas y la transición hacia modelos de movilidad más eficientes siguen presionando a las empresas para revisar sus políticas de reembolso.
• El kilometraje se consolida como una partida estratégica dentro de la gestión de gastos. Ya no se trata solo de cuánto se paga por kilómetro, sino de cómo se define la política interna, qué parte puede quedar exenta de IRPF y cómo se controla el gasto sin perder eficiencia operativa. En ese plano fiscal, la referencia exenta se mantiene en 0,26€/km cuando el desplazamiento está justificado.

1. Gastos en kilometraje: qué son y por qué vuelven a ser prioritarios

Los gastos en kilometraje son la compensación que recibe una persona trabajadora cuando utiliza su vehículo particular para realizar desplazamientos profesionales. Ese importe busca cubrir el coste asociado al uso del coche en el trabajo: combustible, desgaste, mantenimiento o seguro, entre otros. El problema aparece cuando la empresa no distingue bien entre el importe por kilómetro y otros conceptos que pueden ir aparte, como peajes o aparcamiento.

Hoy este tema vuelve a estar en primer plano por una razón sencilla: la movilidad corporativa se ha encarecido y las empresas están revisando sus políticas. La nueva guía de Tickelia muestra que el importe medio ha seguido subiendo en 2026, señal de que el mercado está ajustando sus criterios de reembolso para acercarlos más al coste real del desplazamiento.

2. ¿A cuánto se paga el kilometraje en 2026?

Según la guía de Tickelia, el precio medio del kilometraje en 2026 es de 0,30€, frente a los 0,28€ de 2025. Además, casi la mitad de las empresas, el 49,92%, se mueve en la franja de 0,20€ a 0,30€/km, mientras que el 36,26% ya paga más de 0,30€/km. Solo una minoría se mantiene en los tramos más bajos.

Este dato es importante porque demuestra que no existe un estándar único. Cada empresa fija su política según su sector, su operativa y su estructura de costes. Por eso, hablar de “el precio del kilometraje” como si fuera una cifra universal lleva a error. De hecho, la propia guía recoge casos muy por encima de la media, con importes que alcanzan los 0,85€/km.

3. Qué importe está exento de IRPF y qué debe justificarse

Aquí está una de las claves que más conviene aclarar en el artículo. El BOE fijó en 0,26€/km la cuantía exceptuada de gravamen en IRPF para gastos de locomoción, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. Además, esa exención incluye también los gastos de peaje y aparcamiento que estén debidamente justificados.

Esto significa que los 0,26€/km no equivalen al precio medio que paga el mercado, ni tampoco a una obligación general para todas las empresas. Es, sobre todo, una referencia fiscal. Una empresa puede pagar menos, puede pagar más o puede regularlo según convenio o política interna; lo relevante es distinguir entre la política de compensación y el tratamiento fiscal del gasto.

También conviene separar bien conceptos. El Reglamento del IRPF trata por un lado los gastos de locomoción y, por otro, las dietas de manutención y estancia. Por eso, requisitos como desplazarse a municipio distinto del lugar de residencia o el límite temporal de nueve meses pertenecen a las dietas, no al kilometraje en sí.

En el caso del personal sujeto al régimen de indemnizaciones por razón del servicio, el BOE revisó igualmente en 2023 el uso de vehículo particular hasta 0,26€/km para automóviles y 0,106€/km para motocicletas.

4. Qué debe incluir una política de gastos en kilometraje

Una política de gastos en kilometraje útil no debería limitarse a decir cuánto se paga por kilómetro. Debería dejar claro cuándo procede el reembolso, qué datos debe informar la persona trabajadora, qué gastos se abonan aparte y qué circuito de validación debe seguir cada desplazamiento.

La guía de Tickelia aporta un dato revelador: el 87% de las empresas utiliza un único precio para toda la organización. Solo una parte más pequeña introduce matices, principalmente por tipo de vehículo (8%), por región (3%) o por tipo de carburante (2%). Esto sugiere que la mayoría prioriza la simplicidad operativa, aunque algunas compañías empiezan a adaptar más la compensación a su realidad.

En la práctica, una buena política debería exigir al menos estos campos: fecha, motivo del desplazamiento, origen, destino, kilómetros recorridos, importe aplicado y, cuando corresponda, justificantes de peaje y aparcamiento. Cuanto más claro esté este esquema, menos fricción habrá entre la plantilla y el área financiera.

5. Cómo calcular y liquidar los gastos en kilometraje sin errores

El gran cuello de botella no suele estar en la tarifa, sino en la operativa. Cuando el kilometraje se gestiona con hojas de cálculo, correos sueltos y aprobaciones manuales, aparecen incidencias repetidas: rutas mal calculadas, importes inconsistentes, justificantes perdidos o cierres de mes eternos. El propio artículo actual de Tickelia describe ese modelo manual basado en Excel como uno de los procesos más habituales en empresas que todavía no han digitalizado esta gestión.

La forma más segura de evitar errores es trabajar con un flujo simple: registro del trayecto, cálculo automático de la distancia, adjunto de justificantes complementarios, validación según política y liquidación centralizada. Esto permite controlar mejor el gasto y, al mismo tiempo, reducir las discusiones sobre importes o excepciones.6. Tendencias que ya están marcando la gestión del kilometraje en 2026

Los datos de la guía también muestran que la gestión del kilometraje ya no puede analizarse de forma aislada. En el gasto corporativo vinculado a movilidad siguen pesando mucho conceptos como restaurante (42,58%), parking (11,46%), repostaje (10,37%) o taxi/metro (9,15%). Es decir, la política de kilometraje tiene sentido cuando forma parte de una visión más amplia de la movilidad empresarial.

Además, la guía identifica patrones operativos que ayudan a planificar mejor: en 2025 los jueves concentraron más trayectos laborales, los viernes fueron el día con menos desplazamientos, diciembre fue el mes con mayor actividad y mayo el de menor movimiento. Estos datos son útiles para presupuestar, anticipar validaciones y ajustar mejor las reglas internas.

También hay una lectura sectorial interesante: farmacéutico, industria y alimentación figuran entre los sectores que mejor pagan el kilometraje. Eso refuerza la idea de que la política óptima no depende solo de fiscalidad, sino del peso real que la movilidad tiene en cada negocio.

Cuando la política está clara, pero el proceso sigue siendo manual, el margen de mejora sigue siendo enorme. Tickelia ya plantea en su artículo actual un modelo de gestión del kilometraje apoyado en cálculo de rutas, registro desde App y aprobación integrada, y en su guía 2026 refuerza esa propuesta con foco en automatización y control del gasto.

Si el objetivo es tener una política de gastos en kilometraje clara, actualizada y fácil de auditar, el paso lógico es unir criterio financiero y proceso digital. Ahí es donde una solución como Tickelia ayuda a convertir un reembolso que suele generar fricción en un flujo ordenado, trazable y mucho más eficiente.