Les clés d’une meilleure gestion des frais kilométriques

Apprenez les clés pour améliorer la gestion efficace de vos voyages d’affaires. Qu’il s’agisse de comprendre ce que sont les frais kilométriques, de mettre en place un modèle efficace de gestion des indemnités journalières, de s’informer sur le processus de justification ou de découvrir des outils spécialisés pour simplifier la gestion, assurez un contrôle précis dans votre entreprise et maximisez l’efficacité de vos voyages d’affaires. Découvrez comment améliorer le contrôle et l’efficacité de la gestion de vos frais de voyage d’affaires grâce à notre guide pour 2025 !

Note de l’auteur : cet article a été prolongé et mis à jour le 03/07/2025 avec de nouvelles informations basées sur l’augmentation des taux kilométriques.

Points clés

• Le coût du kilométrage a connu une tendance à la hausse ces dernières années. En 2024, le prix moyen était de 0,26 € par kilomètre, tandis qu’en 2025, il passera à 0,28 €, sous l’effet de l’inflation.
• La guerre en Ukraine, la hausse des prix du carburant et l’inflation ont eu un impact sur les coûts de mobilité de la main-d’œuvre. Cela oblige les entreprises à revoir leurs politiques de remboursement et de rémunération afin de maintenir l’équilibre entre les coûts et l’efficacité opérationnelle.
• D’ici à 2024, le kilométrage sera équivalent au ravitaillement en carburant, s’imposant comme une dépense essentielle dans la mobilité des entreprises.

1. Frais kilométriques : de quoi s’agit-il ?

De nombreux salariés utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Ces déplacements génèrent des frais kilométriques qui sont généralement couverts ou remboursés par l’entreprise.

Ces coûts ne se limitent pas au seul carburant, mais comprennent également l’usure du véhicule, les frais d’entretien, l’assurance et d’autres frais connexes. Ces coûts peuvent varier considérablement en fonction des politiques de chaque entreprise et du secteur dans lequel elle opère, ainsi que de la distance et de la fréquence des déplacements nécessaires à l’accomplissement des responsabilités professionnelles.

Il est courant que les entreprises établissent des taux de remboursement des frais kilométriques ou accordent une indemnité pour couvrir ces dépenses, ce qui incite les employés à utiliser leur véhicule personnel au profit de l’entreprise.

1.1 Quel sera le montant des indemnités kilométriques en 2025 ?

Au début de l’année 2025, Tickelia a mené une étude sur les frais professionnels en analysant plus de 2 millions de frais kilométriques déclarés en 2024 par plus de 2.000 entreprises et a constaté que le prix des frais kilométriques se situait généralement entre 0,19 et 0,30 € environ, la moyenne étant de 0,26 € .

Grâce à ce rapport, il a été possible de comparer la moyenne payée il y a quelques années, et une légère tendance à la hausse peut être observée. En 2022, la moyenne était de 0,24 € et en 2016 de 0,21 €. L’augmentation constante des prix des carburants peut être l’une des raisons pour lesquelles les prix des carburants ont augmenté au cours des dernières années.

À cet égard, il convient de noter que dans de nombreuses entreprises, les indemnités kilométriques sont payées en fonction de l’ancienneté des employés ou de leur responsabilité dans l’organisation.

Par ailleurs, curiosité, selon les données analysées par Tickelia, l’entreprise qui a payé le plus de frais kilométriques en 2024 l’a fait à un prix de 0,68 € par kilomètre, bien supérieur à la moyenne.

Le montant des frais kilométriques peut être modifié à tout moment, soit par décision de l’entreprise, soit en raison de changements législatifs. Toutefois, en règle générale, il est actualisé chaque année en fonction de l’indice des prix à la consommation (IPC).

Cependant, suite à la publication au Journal officiel de l’État du 17 juillet 2023 du montant des indemnités et abattements pour frais de déplacement dans l’impôt sur le revenu des personnes physiques, la valeur des frais kilométriques qui en sont exonérés est passée à 0,26 €.

Cette mesure signifie que les personnes qui utilisent leur véhicule privé pour des déplacements professionnels pourront déduire jusqu’à 0,26 € par kilomètre parcouru. Cette augmentation du montant exonéré de l’impôt sur le revenu des personnes physiques reflète la reconnaissance par le Trésor des coûts liés aux déplacements professionnels et vise à alléger la charge fiscale des contribuables qui encourent ces dépenses.

Il est important de noter que cette modification a des implications directes sur la déclaration d’impôt, puisqu’elle réduira la base imposable et, par conséquent, le montant final de l’impôt à payer.

La décision du Trésor d’augmenter le montant par kilomètre s‘explique par les répercussions du conflit en Ukraine et en Russie (voir le point 1.4 ci-dessous).

Ce conflit a entraîné une augmentation significative des prix de l’essence et du diesel, dont la valeur a presque doublé par rapport à ce qu’elle était il y a 18 ans. Face à cette situation, le Trésor a décidé d’ajuster le montant par kilomètre afin derefléter les coûts réels liés à l’utilisation des véhicules pour les déplacements professionnels. Cette augmentation avait pour but de reconnaître de manière appropriée les coûts de transport et d’offrir un allègement fiscal aux contribuables effectuant ces trajets.

Selon les données de Tickelia, le prix kilométrique moyen en 2024 était de 0,26 €, et en 2025 il atteint 0,28 €, soit une augmentation de 0,02 € en un an et de 0,09 € depuis 2015. Cette augmentation est due à l’inflation, à la hausse des prix des carburants, à la transition énergétique et à des facteurs économiques qui ont eu un impact sur la mobilité du travail.

Dans ce contexte, les entreprises doivent adapter leurs politiques de rémunération afin d’équilibrer les coûts et l’efficacité opérationnelle dans un environnement où la durabilité et l’optimisation des coûts sont essentielles.

1.2 Compensation pour les agents publics et exonération fiscale pour les autres: quoi de neuf avec le changement de réglementation ?

Dans le cas des fonctionnaires, ils recevront une prestation sous forme d’indemnité. Sur présentation des pièces justificatives, ils recevront un paiement de 0,26 € par kilomètre parcouru, qui sera versé sur leur compte courant.

En revanche, pour les autres contribuables qui utilisent leur véhicule pour le travail, ils peuvent exclure de leur déclaration à l’impôt des personnes physiques les indemnités qu’ils reçoivent en compensation des frais kilométriques, à concurrence de 0,26 euro par kilomètre parcouru.

Pour ce faire, il faut présenter la preuve de ces dépenses.

1.3 Quelles sont les dépenses incluses dans les frais kilométriques ?

Comme indiqué ci-dessus, les frais kilométriques correspondent aux dépenses liées au transport d’un salarié avec son propre véhicule.

Ces dépenses comprennent :

• Carburant : Le carburant est une composante majeure des dépenses kilométriques, représentant jusqu’à 60 % du total. Il comprend les coûts associés au ravitaillement en carburant nécessaire pour les déplacements professionnels.
• Coûts d’usure et d’entretien : Cette catégorie englobe une série de coûts liés à l’entretien régulier du véhicule. Elle comprend le remplacement des pneus usés, le remplacement de l’huile moteur, l’entretien des pièces mécaniques et électriques, entre autres. Ces dépenses sont nécessaires pour garantir le bon état et le bon fonctionnement du véhicule, ainsi que pour éviter les pannes ou les défaillances lors des déplacements professionnels.
• Assurance automobile : Il est essentiel de prendre en compte le coût de l’assurance automobile privée dans le calcul des frais kilométriques. Ces frais doivent couvrir la partie proportionnelle de la prime d’assurance mensuelle, trimestrielle ou annuelle. La couverture d’assurance est essentielle pour protéger le conducteur et le véhicule en cas d’accident, de dommage ou de vol pendant les voyages d’affaires.
• Taxes sur les véhicules : Un autre aspect important est celui des taxes liées à la propriété et à l’utilisation du véhicule privé. Ces taxes comprennent la taxe d’immatriculation et la taxe routière, qui doivent être prises en compte dans le calcul des frais kilométriques. Ces taxes contribuent au financement des infrastructures routières et des services liés au transport, de sorte que leur part proportionnelle devrait également être incluse dans le remboursement des frais kilométriques.

1.4 Quelles sont les dépenses qui ne sont pas incluses dans les frais kilométriques ?

L’entreprise n’est pas responsable de certains frais encourus lorsqu’un employé conduit un véhicule. Les cas suivants sont exclus des frais kilométriques:

• Amendes routières : Les amendes résultant d’infractions routières ne sont pas couvertes par les frais kilométriques. Elles relèvent de la responsabilité du conducteur et ne sont pas directement liées au coût d’utilisation du véhicule à des fins professionnelles.
• Amendes de stationnement : De même, les amendes pour stationnement illégal ou incorrect ne font pas partie des frais kilométriques. Ces amendes sont considérées comme relevant de la responsabilité du conducteur et ne sont pas associées aux frais de déplacement liés au travail.
• Péages : Bien que les péages fassent partie des coûts d’utilisation de certaines routes, ils ne sont pas considérés comme inclus dans les frais kilométriques. En général, les péages sont couverts par un autre type de budget ou un poste spécifique, car ils représentent un coût supplémentaire pour l’utilisation du véhicule et ne reflètent pas directement le kilométrage parcouru.
• Stationnement : Les dépenses liées au stationnement, que ce soit dans des zones payantes ou dans des parkings privés, ne sont pas non plus incluses dans les frais kilométriques. Ces coûts sont considérés séparément, car ils ne sont pas directement liés à la distance parcourue, mais à la nécessité de garer le véhicule dans un endroit sûr et pratique.
• Déplacements non professionnels dans son propre véhicule : les déplacements dans son propre véhicule qui ne sont pas liés à des activités professionnelles ne sont pas couverts par les frais kilométriques. Il s’agit de déplacements personnels, de loisirs ou de tout autre déplacement qui n’est pas directement lié aux responsabilités professionnelles de l’employé.
• Frais de déplacement pour les transports publics, billets de train, billets d’avion, etc : Les frais liés à l’utilisation des transports publics, tels que les billets de train, d’avion, de bus, etc. ne sont pas inclus dans les frais kilométriques. Ces coûts sont traités séparément et peuvent faire partie d’autres catégories de frais de voyage ou de représentation.

Il est important de noter que certains de ces frais, tels que les péages et le stationnement, peuvent être considérés comme relevant d’une autre ligne budgétaire, car ils font partie intégrante des coûts opérationnels associés aux voyages d’affaires. Toutefois, dans le contexte spécifique des frais kilométriques, ces éléments sont exclus.

1.5 Comment les frais kilométriques sont-ils calculés ?

Le calcul des indemnités kilométriques des salariés est effectué conformément à la réglementation fiscale en vigueur. Pour bénéficier d’une indemnité kilométrique non imposable, que ce soit pour des voyages d’affaires ou des déplacements professionnels, les salariés doivent suivre un processus spécifique :

• Enregistrement des kilomètres : Les travailleurs doivent tenir un registre précis des kilomètres qu’ils parcourent dans le cadre de leur travail.
• Justification adéquate : outre le kilométrage, il est essentiel de fournir une documentation adéquate pour justifier les dépenses encourues, telles que les factures de péage, les reçus de parking, etc.
• Multiplication : Le kilométrage est calculé en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le prix kilométrique fixé pour l’année 2025, soit 0,28 € hors taxes.

1.5.1 Exemple de calcul du kilométrage

Supposons qu’un employé, dans l’exercice de ses fonctions, enregistre les informations suivantes:

• Kilomètres parcourus : 20 km.
• Taux kilométrique (hors taxes) : 0,28 €.
• Total remboursé à l’employé : 20 km × 0,26 € = 5,60 €.

Dans ce scénario hypothétique, l’employé aurait parcouru 20 kilomètres lors de ses déplacements professionnels. Compte tenu du taux kilométrique établi pour l’année en cours, qui est de 0,28 € par kilomètre, le montant total remboursé à l’employé s’élèverait à 5,60 €.

1.6 Conséquences de l’inflation des prix des carburants

Notre étude sur les frais kilométriques a été réalisée en 2024. Au cours de cette période, les dépenses kilométriques ont représenté 13 % des dépenses totales déclarées par les entreprises.

Les autres dépenses professionnelles récurrentes sont la location de voitures (2 %), les indemnités journalières (5 %), le ravitaillement en carburant (12 %), le transport (9 %), les péages (10 %) et les restaurants (32 %).

L’augmentation du prix des carburants est directement liée au kilométrage, un facteur qui a contraint les entreprises à augmenter les indemnités kilométriques versées à leurs employés. De plus, cette augmentation du prix des carburants, ainsi que la plupart des augmentations de différents produits, ont une justification mondialement acceptée, à savoir la guerre en Ukraine et en Russie.

En Espagne, comme mesure choc face à la hausse des prix des carburants, le gouvernement a approuvé l’introduction d’une aide de 20 centimes par litre. Cette aide était en vigueur du 1er avril au 31 décembre 2022.

Au début de l’année 2023, lors de la deuxième semaine de janvier et sans cette aide, le prix de l’essence a été enregistré à 1,60 €/litre. À la mi-février, le prix a commencé à augmenter et à dépasser 1,63 €/litre, jusqu’à aujourd’hui.

2. Les modèles de gestion des indemnités journalières et des frais kilométriques

Il existe plusieurs modèles de gestion des indemnités journalières et des frais kilométriques. Il appartient à l’entreprise de choisir celui qui correspond le mieux à ses intérêts et à ceux de ses salariés, ainsi qu’aux besoins du secteur ou aux voyages et déplacements que ses salariés effectuent habituellement.

Nous expliquons ci-dessous chacun des trois modèles actuels de justification des frais kilométriques.

2.1 Gestion des frais kilométriques : modèle fixe de justification

Dans ce modèle, l’entreprise fixe un montant pour une dépense ou un ensemble de dépenses.

Grâce à ce modèle, l ‘entreprise économise le temps et les ressources nécessaires à un contrôle exhaustif des dépenses, en facilitant et en accélérant l’ensemble du processus d’examen, de validation et de gestion des frais kilométriques.

2.2 Gestion des frais kilométriques : modèle de justification des dépenses

Pour ce modèle de dépenses, l’employé doit justifier toutes ses dépenses. Après évaluation et validation des dépenses, les dépenses approuvées par l’administration ou le service financier sont remboursées à l’employé concerné.

Grâce à ce modèle, il y a un meilleur suivi des dépenses et le remboursement du montant exact des dépenses encourues par les employés.

2.3 Gestion des frais kilométriques : modèle de justification mixte

Comme son nom l’indique, ce modèle permet à l’entreprise de prendre en compte plusieurs exigences des modèles de justification des coûts fixes et des coûts et de choisir celles qu’elle juge appropriées.

Les combinaisons peuvent être très variées :

• Ne justifiez qu’une partie des dépenses.
• Fixer des montants maximums pour certaines dépenses.
• Gérer les frais kilométriques avec l’indemnité journalière de subsistance.
• Gérez les frais kilométriques avec leurs reçus respectifs.
• Payez l’intégralité de la somme due.
• Payez le montant total sur une base arrondie.

Il incombe à l’entreprise de choisir la combinaison qui répond le mieux à ses besoins et à ceux de ses employés.

3. Comment les frais kilométriques sont-ils justifiés ?

Dans la grande majorité des entreprises où la gestion des frais est encore traditionnelle et pleine de tâches manuelles, lorsqu’il s’agit de justifier des frais kilométriques, le processus est généralement le même :

• Indiquez dans le document Excel que vous utilisez pour le suivi des dépenses (qu’il s’agisse d’une période mensuelle, trimestrielle ou autre) le nombre de kilomètres parcourus et les informations de base permettant de vérifier ces dépenses : date, entreprise visitée, motif du voyage, adresse d’origine et de destination, etc.
• Soumettez ce même document Excel à la personne responsable, qui examinera les données et approuvera le remboursement des frais kilométriques encourus par les employés mobiles, ou rejettera toute donnée incorrecte ou disproportionnée.

Mais grâce aux solutions numériques et automatisées de gestion des notes de frais et de voyage telles que Tickelia, ce processus peut être simplifié, réduisant le temps passé à quelques clics.

Si vous voulez savoir comment Tickelia peut vous aider à simplifier ce processus, lisez la suite ! Nous l’expliquons en détail ci-dessous.

4. Comment les frais kilométriques sont-ils réglés ?

Le règlement des frais de séjour et des frais kilométriques est un processus essentiel tant pour les salariés que pour les entreprises. Ces frais sont compensatoires, ce qui signifie que les salariés qui effectuent des déplacements professionnels peuvent être remboursés par l’entreprise à une date ultérieure. Ce remboursement est destiné à couvrir les frais encourus pour l’utilisation de véhicules personnels ou de société dans le cadre d’activités professionnelles.

Il est important de noter que ces remboursements de frais kilométriques ne sont pas considérés comme faisant partie du salaire de l’employé, mais comme une compensation pour les frais supplémentaires liés aux déplacements nécessaires pour le travail. Toutefois, dans le cas d’un travailleur indépendant, ces frais peuvent être inclus dans son salaire, en fonction de la façon dont le contrat de travail est établi.

La fréquence des remboursements des frais kilométriques peut varier et est laissée à la discrétion de l’entreprise. Une entreprise peut choisir d’effectuer des paiements sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle, en fonction de ses politiques internes et des besoins de ses employés.

Cette flexibilité dans le calendrier des remboursements permet de mieux s’adapter aux circonstances spécifiques de chaque situation de travail et de garantir que les travailleurs sont indemnisés en temps utile pour les dépenses qu’ils ont encourues lors de leurs voyages d’affaires.

4.1 Les entreprises sont-elles obligées de payer les frais kilométriques ?

La question de savoir si les entreprises sont légalement tenues de payer les frais kilométriques est une question cruciale dans le domaine du travail et des finances. Le droit du travail varie d’un pays à l’autre ou d’une région à l’autre et, dans de nombreux cas, il impose aux entreprises certaines obligations en matière de remboursement des frais encourus par les employés lors de leurs déplacements professionnels.

En Espagne, la responsabilité d’une entreprise de couvrir les frais kilométriques de ses employés est déterminée par les conditions générales convenues en interne et par les conventions collectives pertinentes. Cette obligation n’est pas universellement établie en tant qu’exigence légale dans le pays.

Les entreprises prévoient souvent le remboursement des frais kilométriques dans le cadre de leur stratégie de rémunération et d’avantages sociaux afin d’encourager l’utilisation des véhicules personnels pour les activités professionnelles.

Ces accords prévoient généralement un taux par kilomètre ou d’autres formes de compensation, qui peuvent varier en fonction des politiques internes de l’entreprise et des besoins spécifiques de l’employé. Les plafonds de remboursement par jour ou par voyage sont courants, de même que l’obligation de tenir des registres détaillés des déplacements.

5. Notions incluses dans les assiettes des cotisations de sécurité sociale

Il existe une série de concepts qui doivent être correctement justifiés. Tant pour les indemnités journalières que pour les frais kilométriques, ceux qui sont inclus dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale sont ceux qui dépassent :

• 26,68 euros par jour pour les frais de subsistance sans nuitée en Espagne.
• 48,08 € par jour pour les frais de subsistance sans nuitée en dehors de l’Espagne.
• 53,34 € par jour pour les frais de subsistance avec nuitée en Espagne.
• 91,35 € 91,35 € par jour pour les frais de subsistance avec nuitée en dehors de l’Espagne.
• 0,23 € en moyenne par kilomètre parcouru.

6. Exonération de l’impôt sur le revenu des personnes physiques pour les indemnités journalières et les frais kilométriques

Pour que les frais de transport soient exonérés de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, un certain nombre de conditions doivent être remplies. Ces conditions sont les suivantes :

• Le détachement doit avoir lieu en dehors du lieu de travail habituel.
• Le déplacement doit avoir lieu en dehors du lieu de résidence habituel.
• Le voyage doit être motivé par des raisons professionnelles.
• Le détachement doit être d’une durée inférieure à neuf mois.
• Le paiement maximum par kilomètre est de 0,19 €/km si le trajet est effectué dans un véhicule privé.

Si les limites sont dépassées, les dépassements devront être déclarés.

Depuis la modification de la loi générale sur la sécurité sociale, les entreprises sont tenues de déclarer tous les concepts de rémunération dans les bulletins de paie de leurs employés et la communication doit se faire par le biais du fichier des concepts de rémunération crédités du système RED.

Par conséquent, certains paiements que les entreprises n’incluaient pas dans la masse salariale doivent désormais être déclarés. C’est pourquoi il est important de justifier les indemnités journalières et les frais kilométriques, ainsi que leurs limites.

7. Conseils et recommandations pour la gestion des frais kilométriques

Pour faciliter la gestion des frais kilométriques et de séjour, il est essentiel d’adopter un certain nombre de mesures permettant un contrôle efficace et efficient de ces coûts. Voici quelques recommandations :

• Affectation budgétaire spécifique : pour assurer une bonne gestion des frais kilométriques, il est essentiel d’établir une ligne budgétaire spécifique réservée exclusivement à cet effet. L’existence d’un budget spécifique fournit des indications claires sur le montant des ressources disponibles pour couvrir ces frais.
• Communiquer les limites aux travailleurs : il est important d’informer clairement les travailleurs des limites imposées aux frais kilométriques. Ces limites peuvent inclure des restrictions sur le nombre de kilomètres qui peuvent être réclamés ou sur le type de dépenses couvertes. Une communication transparente permet d’éviter les malentendus et de garantir le respect des politiques établies.
• Clarté de la convention collective et de la politique de voyage : il est essentiel que la convention collective et la politique de voyage de l’entreprise soient claires et compréhensibles. Ces documents doivent préciser les procédures et les critères de remboursement des frais kilométriques, ainsi que tout autre aspect pertinent lié aux voyages d’affaires.
• Accès facile à l’information : Les employés doivent pouvoir accéder facilement à la convention collective et à la politique de frais de déplacement de l’entreprise. Pour ce faire, ces documents doivent être disponibles en format numérique et accessibles via les plateformes internes de l’entreprise. Un accès rapide et facile à l’information favorise la transparence et le respect des règles par les salariés.
• Numérisation et automatisation du processus : la numérisation et l’automatisation du processus de gestion des frais de voyage peuvent considérablement simplifier les tâches administratives liées au remboursement des frais kilométriques. L’utilisation d’un logiciel spécialisé permet aux employés d’enregistrer facilement leurs déplacements, de soumettre des demandes de remboursement et de générer des rapports, ce qui réduit la charge administrative et améliore la précision du suivi des dépenses.

En mettant en œuvre ces recommandations, les entreprises peuvent optimiser la gestion des frais kilométriques et de séjour, garantissant ainsi une utilisation efficace des ressources et le respect des politiques internes.

8. Outils permettant d’améliorer la gestion des frais kilométriques

Quel que soit le modèle choisi par l’entreprise pour contrôler les coûts, il doit être accompagné d’une bonne gestion. Pour cela, les outils de gestion des dépenses sont la meilleure option.

Tickelia est un logiciel de gestion des notes de frais et des voyages d’entreprise qui numérise et automatise l’ensemble du processus. Grâce à lui, vous pourrez avoir une gestion plus agile et plus simple des frais kilométriques. Comment ?

• En saisissant le point d’origine et la destination dans l’application à partir d’un smartphone. Grâce à l’intégration avec Google Maps, la distance du trajet est calculée automatiquement.
• Configuration d’itinéraires prédéfinis pour des trajets réguliers, avec un nombre fixe de kilomètres.
• Indiquant directement le nombre de kilomètres parcourus.

Ainsi, l‘ensemble de la gestion est rationalisé et simplifié, tant pour le travailleur mobile que pour le service financier chargé de gérer les frais kilométriques.

De plus, avec la gestion des avances de Tickelia, les employés peuvent faire leur demande via l’application mobile et recevoir le montant indiqué par virement SEPA sur leur carte Visa Tickelia une fois que leur demande a été approuvée.

Enfin, Tickelia propose également un service de récupération de la TVA au niveau national et international, grâce à l’échange de reçus contre des factures. Cela signifie que la TVA peut être déduite des dépenses professionnelles, y compris les frais kilométriques sous forme de reçus et de factures simplifiées, quel que soit le format des documents (physique ou numérique).

Si vous souhaitez en savoir plus sur les frais kilométriques et sur la manière de numériser le processus de gestion des frais kilométriques, cliquez sur la bannière ci-dessous pour en savoir plus !