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Chez Tickelia, nous en savons beaucoup sur les frais de voyage, car il y a plusieurs années, nous avons réussi à les numériser et à automatiser leur gestion. Mais si vous n’avez pas encore cet outil, voici un modèle Excel pour commencer à contrôler vos dépenses sans avoir à utiliser la calculatrice.
À notre époque, ne pas tenir compte des coûts liés aux voyages d’affaires peut s’avérer imprudent.
En l’absence d’une méthode d’enregistrement, il existe un risque très réel que les frais de voyage échappent à tout contrôle, augmentant les coûts indirects, dépassant les lignes budgétaires, avec le danger supplémentaire de voir apparaître une forme ou une autre de fraude interne.
Bien que les notes de frais des salariés en déplacement professionnel ne soient pas très élevées, elles sont déclarées très fréquemment, voire quotidiennement, et peuvent représenter en fin d’année une somme importante à la charge de l’entreprise.
Tant pour les entreprises que pour les employés, il est important de conserver une trace de chaque type de dépense effectuée lors d’un voyage d’affaires, y compris la date, le montant et le motif de la dépense, ainsi que d’autoriser, de justifier et d’effectuer les contrôles appropriés.
Chaque fois qu’un employé déclare des frais de voyage, tels que des indemnités journalières, des frais kilométriques ou des frais d’hébergement, par exemple, l‘entreprise doit les examiner:
- La date et la nature des dépenses, permettant de vérifier qu’elles ont été effectuées dans le cadre du travail.
- Que leur montant respecte les limites et les restrictions établies.
- L’authenticité du reçu et le fait qu’il n’a pas été signalé plus d’une fois.
Le responsable doit également vérifier que les montants figurant sur la note de frais correspondent aux reçus et factures présentés par l’employé.
Le moyen le plus simple d’effectuer ces contrôles est d’utiliser une solution technologique telle que Tickelia, qui numérise les reçus papier et automatise le processus de déclaration, d’autorisation, d’administration et de règlement des dépenses.
Il suffit de prendre une photo du reçu avec le smartphone de l’employé pour établir le rapport. Grâce à la technologie OCR, l’application capture toutes les données, après quoi il n’est plus nécessaire de conserver le reçu papier.
Tickelia dispose en outre d’un flux d’approbation à plusieurs niveaux qui garantit le contrôle des dépenses, lesquelles sont visibles en temps réel par le responsable et l’employé. Des alertes et des avertissements personnalisables peuvent également être mis en place pour éviter de dépasser les limites budgétaires de l’entreprise.
Il s’agit d’une série de processus qui, s’ils ne sont pas automatisés par une solution technologique, doivent toujours être exécutés manuellement, souvent à l’aide d’un modèle Excel.
Table des matières
Téléchargez le modèle Excel gratuit de Tickelia pour le contrôle des dépenses
Même si vous n’utilisez pas Tickelia, nous voulons vous aider à suivre les dépenses de votre entreprise. C’est pourquoi nous avons créé un modèle Excel pratique que vos employés mobiles peuvent utiliser quotidiennement.
Le modèle Excel de Tickelia distingue les postes de frais de voyage suivants:
- Kilométrage.
- Péages.
- Carburant.
- Parking.
- Transports publics.
- Location de voiture.
- Taxis.
- Autres moyens de transport.
- Restaurants.
- Indemnités journalières.
- Hébergement.
- Frais de représentation.
- Téléphone.
- Autres dépenses.
En outre, ce modèle Excel vous permet d’ ajouter d’autres éléments de manière très simple. Pour leur part, les employés n’ont qu’à choisir le type de dépense, le montant et indiquer s’il s’agit d’une dépense remboursable. Les totaux de chaque poste s’ajoutent automatiquement au fur et à mesure qu’ils sont saisis, de sorte que l’employé et le gestionnaire peuvent voir en temps réel le montant dépensé à tout moment, ainsi que le total à la fin de l’année.
Un contrôle minutieux des dépenses vous permettra d’ économiser de l’argent, de respecter le budget et de prévenir la fraude interne au sein de l’entreprise.
Téléchargez gratuitement le modèle Excel de suivi des dépenses de Tickelia et commencez à contrôler vos frais de voyage et de séjour.
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