Esta plantilla en Excel te ayudará a controlar los gastos de viaje de tus empleados.

¿Todavía no controlas tus gastos de viaje? Descárgate gratis esta plantilla en Excel

En Tickelia sabemos mucho sobre gastos de viaje, porque hace años conseguimos digitalizarlos y automatizar su gestión. Pero si todavía no dispones de esta herramienta, aquí tienes una plantilla en Excel para empezar a controlar tus gastos sin tener que usar la calculadora.

En los tiempos que corren, no llevar un adecuado control de los costes asociados a los viajes de empresa puede convertirse en una auténtica temeridad.

Si no se dispone de algún método de registro, existe un riesgo muy real de que los gastos de viaje se descontrolen, aumentando los costes indirectos, sobrepasando las partidas presupuestarias y con el peligro adicional de que emerja algún tipo de fraude interno.

Aunque los tiques de gastos de los empleados que viajan por trabajo no tengan importes muy elevados, se reportan con gran frecuencia, incluso diaria, y al final del año pueden representar una importante suma de dinero que la empresa debe soportar.

Tanto para las compañías como para los trabajadores, es importante mantener un registro de cada tipo de gasto durante los viajes de negocios, incluyendo la fecha, el importe y el motivo del gasto, así como autorizarlos, justificarlos y realizar las comprobaciones adecuadas.

Cada vez que un empleado reporta un gasto de viaje, como dietas, kilometraje o alojamiento, por ejemplo, la empresa debería revisar:

  • La fecha y tipo de gasto, comprobando que se haya efectuado en el contexto laboral.
  • Que su importe cumpla los límites y restricciones establecidos.
  • La autenticidad del recibo y que no se haya reportado más de una vez.

Asimismo, el responsable debe comprobar que las sumas en el informe de gastos coincidan con los tiques y las facturas entregados por el empleado.

La forma más sencilla de realizar estas comprobaciones es utilizando una solución tecnológica como Tickelia, que digitaliza los recibos en papel y automatiza el proceso del reporte, autorización, administración y liquidación de gastos.

El reporte se lleva a cabo con solo realizar una foto del tique con el Smartphone del empleado. Mediante la tecnología OCR, la aplicación captura todos los datos, tras lo cual ya no es necesario conservar el comprobante en papel.

Además, Tickelia posee un flujo de aprobación multinivel que garantiza el control de los gastos, que son visibles en tiempo real tanto por parte del manager como del empleado.  También se pueden configurar avisos y alertas personalizables para evitar que se sobrepasen los límites presupuestarios de la empresa.

Se trata de una serie de procesos que, si no están automatizados mediante una solución tecnológica, hay que realizarlos igualmente de forma manual, frecuentemente utilizando una plantilla en Excel.

Descárgate gratis la plantilla en Excel para el control de gastos de Tickelia

Aunque no uses Tickelia, queremos ayudarte a controlar los gastos de tu empresa. Por esto hemos creado una práctica plantilla en Excel, que tus empleados con movilidad podrán utilizar a diario.

La plantilla en Excel de Tickelia distingue los siguientes conceptos de gastos de viaje:

  • Kilometraje.
  • Peajes.
  • Carburante.
  • Parkings.
  • Transporte público.
  • Alquiler de vehículos.
  • Taxis.
  • Otros mediosde transporte.
  • Restaurantes.
  • Dietas.
  • Alojamiento.
  • Gastos de representación.
  • Teléfono.
  • Otros gastos.

Además, esta plantilla en Excel te permite añadir otros conceptos de forma muy sencilla. Por su parte, los empleados solo tienen que elegir el tipo de gasto, el importe e indicar si este es reembolsable. Los totales de cada concepto se irán sumando automáticamente a medida que son introducidos, para que tanto el trabajador como el manager puedan visualizar, en tiempo real, cuánto se está gastando en cada momento, así como el total al final del año.

Un control pormenorizado de los gastos te ayudará a ahorrar dinero, cumplir el presupuesto y prevenir el fraude interno en la empresa.

Descárgate gratis la plantilla en Excel de control de gastos de Tickelia y empieza a controlar los costes de dietas y desplazamientos en tu negocio.

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Silvia Solans
Redactora de contenidos en Inology. Licenciada en Ciencias de la Comunicación por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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