Gestión de gastos de dietas

¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

La gestión de dietas de los trabajadores es uno de los conceptos más importantes a los que tiene que hacer frente una empresa. Su gestión debe ser correcta ya que es un factor básico para equilibrar de manera positiva el balance económico de una organización. Pero, ¿qué integran estos gastos?, ¿cómo cotizan?, ¿están exentos de IRPF?, ¿cómo gestionarlos de manera eficaz y productiva? En este artículo te lo aclaramos.

1. Dietas y kilometraje: Conceptos clave

Los gastos de dietas provienen de la comida, alojamiento o transporte que los empleados consumen cuando deben viajar por trabajo o fuera de su centro usual. Se trata de una compensación adicional al trabajo. Se regula en el Estatuto General de los Trabajadores y sus condiciones se expresan en el Convenio Colectivo. De no ser así, es la compañía junto al departamento de RRHH, quien estipula su propia normativa en la Política de Gastos.

1.1 ¿Qué son los gastos de dietas?

Los gastos de dietas engloban todos aquellos pagos que provienen de la manutención y el alojamiento, generado por un trabajador que debe desplazarse por motivos profesionales.

Las dietas de viaje compensan al trabajador por los gastos producidos en los desplazamientos fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo, por lo que se ve obligado a tener que pernoctar o realizar comidas fuera de su domicilio. Estos gastos deben ir a cargo de la empresa, que, en ocasiones, fija previamente el importe de las dietas por contrato.

El trabajador tiene derecho a cobrar una dieta según lo establecido en el Convenio Colectivo de su sector o en la normativa interna de su empresa.  Por norma general, el trabajador debe realizar un viaje o actividad fuera de la localidad de su puesto de trabajo de manera puntual, por lo que, si el traslado es permanente, no percibirá el cobro de ninguna de las dietas.

El importe de las dietas laborales puede variar según la política de gastos cada empresa y las regulaciones laborales propias de un estado. En general, se establecen montos diarios fijos o porcentajes del salario base que se otorgan a los empleados o se reembolsan posteriormente que cubren las necesidades básicas de un viaje de negocios.

La creación de una política de gastos en la empresa puede servir de gran ayuda para gestionar y controlar de manera efectiva los gastos de las dietas. Se puede regir por un documento que defina cada uno de los tipos de dietas y la manera en que se justifican estos gastos, así como el método de pago empleado. Una buena política de gastos define el modus operandi de la gestión de los gastos: los pagos han de estar debidamente justificados con comprobantes y facturas, así como la justificación del motivo del viaje.

En el caso que el Convenio Colectivo o la normativa de la empresa no contemplen el derecho a percibir las dietas, será la compañía la que tendrá que afrontar todos los gastos surgidos durante el viaje de empresa.

Hay que tener en cuenta que existen regulaciones específicas en cada país para evitar abusos y acciones fraudulentas con el uso de las dietas.

1.1.1 Tipos de dietas laborales

Hay varios tipos de dietas laborales y se clasifican según las comidas que incluyen, la estancia y transporte. Estos son:

  • Dietas laborales: compensan las comidas, cenas, desayuno y alojamiento dependiendo del Convenio Colectivo. El alojamiento no siempre está incluido. Como se trata de una dieta completa, su gasto está entre los 33€ y 90€.
  • Media dieta: solo incluye un conjunto de alimentos consumidos, como es la comida o la cena (no ambas) fuera del centro de trabajo, para realizar actividades profesionales. El gasto de media dieta oscila entre los 8€ y 25€.
  • Alojamiento y estancia: si el empleado debe pasar la noche en un hotel por motivos profesionales, se consideran gastos de alojamiento y la entidad debe compensarlos.
  • Desplazamiento: expandiremos sobre este punto, pero se trata de la movilidad que un trabajador hace fuera de su puesto de trabajo habitual, que implica un gasto más, derivado de desempeñar su labor fuera de las premisas de la compañía.

1.1.2 ¿Qué no se incluye en los gastos de dietas?

No forman parte de este apartado las situaciones siguientes:

  • Las dietas fuera de la manutención contratada.
  • Si se reciben invitaciones, las dietas no se pueden acumular y en caso de no usarse simplemente se pierden. Cuando el trabajador la acepta, ya no puede beneficiarse de la dieta que le tocaba.

1.1.3 Dietas vs. Tique Restaurante

Las dietas suelen estar asociadas a viajes y desplazamientos por motivos de trabajo. Estos desplazamientos a menudo acarrean otros gastos de viaje, como el alojamiento o el transporte. Por ejemplo, los agentes comerciales son el prototipo de colectivo profesional que hace uso de las dietas de manera regular.

Por su parte, los tiques restaurant son, en general, para un uso diario de los empleados durante los descansos de la jornada laboral en el centro de trabajo habitual. De este modo, la empresa retribuye en especie a la plantilla, abonando el coste del almuerzo diario total o parcialmente.

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1.2 Kilometraje

La empresa cubre los gastos de kilometraje, ya que se deben compensar cuando los empleados utilizan su propio vehículo para fines laborales. Aquí se incluye el combustible y desgaste asociados al trayecto. En 2022 el kilometraje tiene un precio de 0’19€/km, igual que los dos años anteriores. Cada empresa tiene su propio convenio, y en el caso de que no se haya establecido por la organización, se estipula en el sector de esa actividad.

En referencia al kilometraje, Tickelia ha realizado un estudio sobre gastos de empresa Se han analizado más de 2 millones de gastos en kilometraje reportados por más de 1800 empresas.

Durante el primer trimestre de 2023, el estudio ha determinado que, el precio del kilometraje oscilaba entre los 0,19€ y 0,30€ aproximadamente, siendo la media de 0,24€. 

Además, el estudio determinó que el 7% de estas empresas definió el precio del kilometraje según la Comunidad Autónoma a la que pertenecen.

1.2.1 ¿Cómo se calculan los gastos de kilometraje?

Cada empresa tiene su propia Política de Gastos a la hora de establecer cuánto dinero paga por kilómetro recorrido. Este precio no está regulado en España. De todas maneras, hay factores que pueden facilitar esta decisión, por ejemplo:

  • El sector al que la empresa pertenezca, cada uno tiene su propio convenio.
  • La Política de Gastos: el kilometraje es parte de los gastos de locomoción, que van en la misma línea que las dietas, también llamadas manutención y estancia.
  • Según Antigüedad y responsabilidad: Dependiendo del tiempo que lleve en la empresa y de su posición a nivel de organigrama, la cantidad puede variar, como suele ocurrir con los sueldos.

1.2.2 ¿Qué incluyen los gastos de kilometraje?

  • Ante todo, cubren el combustible, que es la parte más alta del gasto.
  • Relacionado con lo anterior, encontramos el desgaste de neumáticos, aceite y cualquier pieza mecánica necesaria para el funcionamiento del vehículo. También entran aquí las averías y todo aquello que se pueda arreglar y reemplazar.
  • Impuestos de circulación y matriculación: debido a que el Impuesto de circulación es un gasto fijo, obligatorio y que se paga anualmente y se utiliza para mantener la titularidad de los vehículos y que pueden circular por la vía pública. El Impuesto de matriculación en cambio, se paga una vez al año y sirve para matricular el coche cuando ha sido comprado.
  • El seguro también está incluido aquí, ya que es completamente obligatorio disponer de él para poder circular.
  • Costes de servicio: no siempre el vehículo usado es un coche, por eso en este apartado se incluye el transporte público como billetes de avión, tren, costes de taxis, etc.

1.2.3 ¿Qué no incluyen los gastos de kilometraje?

Sin embargo, no todos los gastos durante un desplazamiento pueden ser compensados, sobre todo si se trata de infracciones.

  • Es el caso de las multas, tanto de aparcamiento como de tráfico. No van a cargo de la empresa, una falta de responsabilidad no es algo relacionado con el desplazamiento por motivos laborales. Además, cuando un vehículo de empresa recibe una multa, la organización debe identificar el conductor.
  • Los desplazamientos que no están relacionados con razones profesionales, por razones evidentes, no son compensados.
  • Tampoco se cubren los peajes y aparcamientos. Eso no significa que nunca se puedan compensar, solo que no cuentan como gastos de kilometraje. Para obtener una devolución cada trabajador debe incluirlos y justificarlos en su nota de gastos teniendo en cuenta las políticas de la empresa.

Cada entidad tiene sus pautas para poder justificar ese gasto correctamente y el procedimiento que se sigue par recompensarlo.

Tickelia - ¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

1.3 Relación ente la gestión de gastos de dietas y el kilometraje

Las dietas y el kilometraje no tienen por qué englobarse dentro del mismo grupo, cada uno de estos gastos tiene sus propias particularidades, pero es cierto que están enlazados, ya que uno es la consecuencia del otro.

En la Ley por la que se revisa la cuantía de los gastos de locomoción y de las dietas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se conciben las dietas como gastos de manutención, y se definen de la siguiente manera: “las percepciones que los empleados reciben por la alimentación, alojamiento y transporte al trabajar fuera del centro de la empresa o en movilidad.”

De hecho, esta Ley cuenta con los gastos de locomoción: es decir, aquellos que derivan del uso de un medio de transporte, en un desplazamiento laboral. Se incluyen los billetes de tren, avión, y el kilometraje de un coche propio. Es por eso que en las siguientes secciones exploraremos brevemente este tipo de gasto.

2. ¿Qué dice la Ley sobre la gestión de dietas?

En el Estatuto General de los Trabajadores, el BOE afirma que las entidades pueden desplazar a su personal temporalmente a una población distinta a su centro de trabajo, abonando los gastos de viaje o kilómetros, además del salario estipulado.

Tras el viaje, el empleado deberá recibir el importe total del conjunto de dietas en su nómina, que figura en el apartado de devengos, a no ser que haya solicitado un anticipo a la empresa para realizar los gastos derivados del viaje.

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Y es que en el Estatuto de los Trabajadores consta que:

“Todas las cantidades económicas que perciben los trabajadores por razón de su trabajo tienen naturaleza salarial y deben integrar la base de cotización”.

En cambio, no se integrarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

“Las dietas y asignaciones para gastos de viaje, gastos de locomoción, cuando correspondan a los desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto”.

2.1 El Convenio Colectivo para la gestión de dietas

En muchos casos, el Convenio Colectivo delimita la cantidad que se cobra por dietas. A pesar de que en los tipos de dieta hemos especificado la media, existen convenios que hacen variar la cuantía dependiendo de los días que dura el desplazamiento. Es el caso de los siguientes:

  • En el Convenio Colectivo de la Industria del Metal de Madrid puntualiza que, si el desplazamiento dura más de 7 días, se pagan a 39,9€, si solo dura 7 días 46,12€. Si se realiza fuera del lugar de trabajo habitual o del domicilio del empleado, la media dieta es de 9,45 €. El día de llegada, si el alojamiento es en el domicilio, la cuantía de la dieta se reduce a la mitad. Finalmente, si el desplazamiento dura más de 3 meses, la cantidad de la dieta se puede reducir a un tercio.
  • Para el Convenio Colectivo del Metal de Madrid, la dieta completa se paga a 45,45€ por día y la media dieta está en 11,17€. Para los días de llegada y salida, esta cantidad se queda en la mitad, siempre que no se coma fuera del domicilio. Cuando los gastos superan este dinero, la empresa tiene que pagar la diferencia y el trabajador deberá justificar el gasto. La entidad también adelanta un 25% de más, que el personal tiene la responsabilidad de devolver o justificar.
  • El Convenio Colectivo del Transporte de Viajeros por Carretera de Madrid tiene variaciones dependiendo de si se engloba pernoctación o no, o de si el trabajo se lleva a cabo en España, Portugal o Andorra.
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3. ¿Cuándo y cómo se pagan las dietas?

Cada vez que un empleado tenga que desplazarse fuera de su lugar de trabajo, la empresa está obligada a pagar las dietas laborales, siempre y cuando el Convenio Colectivo se tenga en cuenta, o cuando las dietas tengan cabida en la normativa interna de la compañía. Hay distintas maneras de hacerlo:

  • De forma directa: si se elige el pago directo, el trabajador adelanta el dinero y se asegura de guardar los justificantes de pago para que la compañía le devuelva el dinero posteriormente. La empresa también puede darle una cantidad en concreto, y cuando acabe el trabajo, comprobar si ha sobrado y el trabajador le devuelve el resto. O si es el trabajador que ha adelantado una parte de esa cantidad, la organización paga la diferencia.
  • De forma indirecta: si las dietas se abonan de forma indirecta, la empresa hace todas las gestiones previas, donde se incluyen reservar el medio de transporte, el alojamiento o darle una cantidad en concreto diario para la alimentación. También puede ser que la organización incluya la suma correspondiente en la nómina del mes siguiente en el apartado de devengos, en percepciones no salariales.
  • Con una tarjeta de empresa: Este tipo de tarjetas de empresa ofrecen la solución más eficaz y funcional cuando se quiere optimizar la gestión de gastos. Fusionan la gestión de gastos con los métodos de pago inteligentes.

De esta forma, la entidad tiene un control exhaustivo y asegura el control de gastos de la política de empresa, ya que la configuración ofrece múltiples restricciones, adaptadas a cada necesidad.

4. ¿La gestión de dietas entra dentro del salario?

Cuando hablamos de dietas, nos referimos a un concepto extra salarial, ya que no tienen que ver con el desempeño de la función laboral, sino que compensan gastos que derivan de un desplazamiento que implica un gasto extra, que el empleado no tiene por qué desembolsar, al consumir fuera de su lugar de trabajo por motivos profesionales. Por lo tanto no, las dietas no entran dentro del salario.

4.1 ¿Cómo cotizan?

Debido a que las dietas no forman parte del salario, están exentas de cotización, a no ser que superen la cantidad establecida por la normativa. Tampoco cotizan cuando:

  • Hay un desplazamiento del empleado fuera de su centro de trabajo.
  • Se hace uso de dietas fuera del municipio del centro de trabajo y del de su residencia.
  • Si el importe no tributa en renta.

Las dietas cotizan cuando exceden las cantidades estipuladas:

  • Dentro de España: 26,67€ sin alojamiento y 53,34€ con alojamiento
  • En el extranjero: 48,08€ sin alojamiento y 91,35€ con alojamiento.

Aunque nos centramos en las dietas, hay diferencias para los gastos de desplazamiento, que la Ley denomina ‘locomoción’, y las dietas que se plantean como ‘gastos de manutención’. Para los gastos de locomoción, sin embargo, no hay cotización excepto en los casos en los que se haga uso del transporte público (tren, taxi, avión, etc.) y sea un gasto demostrable con tiques y factura completa. Además, el empleado tendrá que demostrar que el importe ha sido pagado por él o ella.

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Respecto al funcionamiento del IVA en los gastos de dietas, el artículo 96 de la Ley 37/1992 establece que:

“No podrán ser objeto de deducción, entre otros, los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuvieran la consideración de gastos fiscalmente deducibles a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades”.

Las empresas deberán declarar entonces el conjunto de transacciones económicas realizadas en los gastos de viajes corporativos.

4.2 ¿Cómo influyen en el IRPF?

La Agencia Tributaria establece que, a nivel de IRPF, sucede exactamente lo mismo. Si la cuantía de los gastos de dietas y la locomoción no superan las que marca la Agencia Tributaria, no tributan. En cambio, si los exceden sí. También debemos tener en cuenta que para Hacienda se tienen que justificar el lugar, día y razón del desplazamiento además de la factura completa.

En el caso que los empleados paguen sus comidas de manera personal inicialmente y la compañía luego les reembolsa el dinero que gastaron. Usualmente, estas cantidades, conocidas como “dietas por alimentación”, se reflejan en sus salarios. Por lo tanto, se consideran una forma de compensación para los empleados. Esto implica que están sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y que el IVA asociado es deducible.

Por otra parte, las asignaciones para gastos de manutención cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor están establecidos así:

  • Desplazamiento dentro del territorio español: 53,34 euros diarios como máximo.
  • Desplazamiento a territorio extranjero: 91,35 euros diarios como máximo.

Por otra parte, cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:

  • Desplazamiento dentro del territorio español con: 26,67 euros diarios como máximo con carácter general.
  • Desplazamiento a territorio extranjero: 48,08 euros diarios como máximo.
Tickelia - ¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

5. ¿Cómo mejorar la gestión de gastos de dietas?

Al no formar parte del Convenio Colectivo muchas empresas crean su propia Política de Gastos para mejorar la gestión de gastos de dietas. Las claves para mantener una gestión óptima y precisa, son las siguientes:

5.1 Crear una Política de Gastos

Si la empresa crea y define rigurosamente su Política de Gastos de dietas, todo el proceso de gestión, queda mucho más claro y es mucho más fácil a la hora de gestionar los gastos de dietas. Este documento debería contar con:

  • Cada tipo de dieta.
  • La justificación de los gastos, utilizando comprobantes, tiques, la factura completa y si la empresa lo requiere, un reporte que explique la razón del viaje y el nombre de los clientes visitados.
  • Las actualizaciones anuales, en caso de que existan.
  • El método de pago.

5.2 Digitalización de gastos de empresa

El reporte de dietas es uno de los gastos más frecuentes en las compañías. Por ese motivo, contar con una herramienta tecnológica que sea capaz de optimizar esta gestión, conseguirá ahorrar tiempo a la compañía y convertir esta tarea en un proceso más ágil y sencillo.

Soluciones como Tickelia gestionan íntegramente todo el ciclo de gastos de empresa: desde el pago hasta la liquidación y contabilización. Además, Tickelia permite reportar cualquier tipo de gasto de la manera más sencilla: solamente tienes que hacer una fotografía al tique y subirla a la App de Tickelia; así de fácil. Además, la solución posibilita otras vías de reporte. Si recibes tiques por email puedes reenviarlos a Tickelia, además de reportar el kilometraje mediante Google Maps o rutas predefinidas o, en el caso de las dietas, reportarlas por convenio.

En esta cuestión Tickelia juega un rol importante, pues también permite abonar los gastos de dietas en las nóminas de los empleados cuando hayan tenido que realizar algún pago adelantando con dinero de su bolsillo. Esta transacción es posible gracias a la integración de Tickelia con softwares de RR.HH. y nóminas.

Por otra parte, los empleados también pueden pedir anticipos a través de Tickelia para cubrir las necesidades y los gastos surgidos durante un viaje de empresa. De esta manera, se evita que los empleados tengan que cubrir gastos corporativos con dinero de su bolsillo, hecho que puede condicionar su experiencia durante el viaje.

También existe la opción de utilizar tarjetas corporativas como las tarjetas Visa Tickelia, que facilitan el pago, control y reporte de los gastos, además de realizar la posterior conciliación bancaria de los mismos.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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