A pesar de la situación derivada de la crisis sanitaria por la Covid-19, son muchos los trabajadores que deben seguir viajando por motivos de negocios. En estos casos, la empresa debe de cubrir los gastos de este empleado siempre que estén relacionados con su tarea. Para que el empleado pueda recuperar el dinero desembolsado durante el viaje, deberá de presentar una nota de gastos con todos los gastos efectuados detallados acorde con la política de gastos de viajes de la empresa.
Tabla de contenidos
1. ¿Cómo preparar una nota de gastos?
Todavía hay empresas que siguen haciendo que sus empleados hagan las notas de gastos de manera manual en documentos Excel, algo que les ocupa, de media, más de 20 minutos a cada empleado. Eso sin contar con el tiempo que pierden en ellas el departamento financiero y de contabilidad.
Por ese motivo, muchas compañías están optando por soluciones que digitalicen todo ese proceso, lo que conllevará a que sus empleados puedan dedicar su tiempo a cuestiones más urgentes o importantes, y aumentar así su eficiencia.
2. Nota de gastos de viajes
En una nota de gastos de viajes pueden constar distintas partidas que reflejarán cada uno de los gastos que el trabajador ha efectuado durante todo el transcurso de su viaje.
2.1 ¿Qué incluir en una nota de gastos de viajes?
De todas las partidas posibles para los viajes de negocios, existen cuatro que son las más recurrentes. Estas son:
- Gastos de transporte: El trabajador deberá reportar todos los gastos de movilidad. Los medios de transporte más utilizados suelen ser taxi, tren, avión o un coche de alquiler, que conllevará los gastos de peajes, gasolina o parking. Con soluciones que automaticen el proceso de gestión de las notas de gasto, el empleado no tendrá por qué guardar los tiques, algo que le dará seguridad y tranquilidad al viajero.
- Gastos de manutención: Estos gastos hacen referencia a las comidas durante el viaje de negocios. De manera general, en esta nota de gastos se pueden incluir los efectuados en comidas y cenas en restaurantes, pero los gastos de manutención deben de ser razonables y siempre de acuerdo con la política de viajes de empresa de la compañía.
- Gastos de estancia: En la nota de gastos también hay que exponer los gastos relacionados con el alojamiento del empleado, siempre teniendo en cuenta la política de gastos de viajes de la empresa.
- Gastos profesionales: En las notas de gastos, se pueden incluir otros gastos derivados de la actividad profesional como, por ejemplo, una entrada a un congreso o cualquier otro desembolso requerido para el correcto desempeño de la labor profesional del trabajador.
3. Cómo pagar de forma inteligente las notas de gastos de viajes de empresa
En un viaje de empresa son muchos los pagos a los que el viajero tiene que hacer frente, cosa que comporta que, en muchos casos, sea él mismo el que tenga que poner dinero por adelantado de su propio bolsillo.
Para evitar esta práctica y el descontrol que muchas veces provoca, sobre todo a la hora de completar las notas de gasto, muchas empresas se están decantando por soluciones que digitalicen y automaticen todo este proceso de gestión de gastos y, que a su vez, cuenten con métodos de pago inteligentes con los que el empleado pueda pagar tanto una reserva de hotel, como una comida en un restaurante, pasando por el transporte público o privado que precise su actividad laboral.
3.1 Tarjetas Visa Tickelia: la solución para pagar los gastos derivados de los viajes de empresa
Una de estas soluciones es Tickelia, que digitaliza y automatiza todo el proceso de gestión de notas de gastos y viajes.
Tickelia cuenta con sus propias tarjetas: las Tarjetas Visa Tickelia. Gracias a ella, las empresas consiguen mejorar el control de sus gastos a través de la configuración de restricciones en base a la política de gastos que tengan establecida, así como simplifican el reporte del gasto y permiten olvidarse del seguimiento de las mismas (a diferencia de las tarjetas corporativas convencionales).
Con ellas, cuando los empleados tengan que viajar por motivos laborales, podrán hacer uso de esta tarjeta para pagar diversas tipologías de gasto sin tener que poner dinero de su bolsillo.
Además, las tarjetas Visa Tickelia cuentan con la función Smart Autoblock, que se encarga de velar por el correcto uso de la tarjeta y el cumplimiento del presupuesto previamente acordado.
Por lo tanto, con una solución como Tickelia y sus Tarjetas Visa Tickelia, los empleados dejan de poner dinero por adelantado de su bolsillo cuando se encuentren de viaje, y, a su vez, se facilita la tarea de la gestión de gastos y las notas de gastos y facturas derivadas de los viajes de empresa al departamento financiero o administrativo.
