A pesar de la situación derivada de la crisis sanitaria por la Covid-19, son muchos los trabajadores que deben seguir viajando por motivos de negocios. En estos casos, la empresa debe de cubrir los gastos de este empleado siempre que estén relacionados con su tarea. Para que el empleado pueda recuperar el dinero desembolsado durante el viaje, deberá de presentar una nota de gastos con todos los gastos efectuados detallados acorde con la política de gastos de viajes de la empresa.
Todavía hay empresas que siguen haciendo que sus empleados hagan las notas de gastos de manera manual en documentos Excel, algo que les ocupa, de media, más de 20 minutos a cada empleado, sin contar con el tiempo que pierden en ellas el departamento financiero y de contabilidad. Por ese motivo, muchas compañías están optando por soluciones que digitalicen todo ese proceso, lo que conllevará a que sus empleados puedan dedicar su tiempo a cuestiones más urgentes o importantes, y aumentar así su eficiencia.
Qué incluir en una nota de gastos de viajes
En una nota de gastos de viajes pueden constar distintas partidas que reflejarán cada uno de los gastos que el trabajador ha efectuado durante todo el transcurso de su viaje:
- Gastos de transporte: El trabajador deberá reportar todos los gastos de movilidad. Los medios de transporte más utilizados suelen ser taxi, tren, avión o un coche de alquiler, que conllevará los gastos de peajes, gasolina o parking. Con soluciones que automaticen el proceso de gestión de las notas de gasto, el empleado no tendrá por qué guardar los tiques, algo que le dará seguridad y tranquilidad al viajero.
- Gastos de manutención: Estos gastos hacen referencia a las comidas durante el viaje de negocios. De manera general, en esta nota de gastos se pueden incluir los efectuados en comidas y cenas en restaurantes. Los gastos de manutención deben de ser razonables y siempre de acuerdo con la política de viajes de empresa de la compañía.
- Gastos de estancia: En la nota de gastos también hay que exponer los gastos relacionados con el alojamiento del empleado, siempre teniendo en cuenta la política de gastos de viajes de la empresa.
- Gastos profesionales: Se puede incluir en las notas de gastos otros gastos derivados de la actividad profesional como, por ejemplo, una entrada a un congreso o cualquier otro desembolso requerido para el correcto desempeño de la labor profesional del trabajador.
Como completar estas notas de gasto manualmente hace perder tiempo y dinero tanto a la empresa como al empleado, las compañías están optando por herramientas como Tickelia, una solución global que reinventa y simplifica la gestión de gastos de viajes de empresa con solo unas fotografías y unos clics, desde una única plataforma enlazada con el sistema de gestión empresarial de la empresa. Además, Tickelia tiene un departamento que se encarga íntegramente de la recuperación del IVA nacional e internacional, mediante un fee de éxito, y cuenta con las tarjetas Visa Tickelia, que ahorrarán al trabajador la tarea de poner dinero por adelantado. Además, estas tarjetas pueden ser configuradas en base a la política de empresa, aplicando los límites y restricciones que la empresa considere necesario.
Asimismo, las tarjetas Visa Tickelia permiten controlar y eliminar el fraude interno comprobando que cada gasto se ajuste a la política de gastos de viajes de empresa con avisos automáticos. Estas tarjetas cuentan con la opción Smart AutoBlock, que permite liberar a los departamentos de contabilidad y finanzas de la gestión y el correcto uso de la tarjeta. La tarjeta Visa Tickelia permite a las organizaciones controlar los desembolsos configurando controles, simplificando el reporte de estos y eliminando el seguimiento y conciliación de las tarjetas corporativas.
