¿Cómo abordar el Fraude en la gestión de gastos?

Fraude en la gestión de gastos: ¿Cómo abordarlo?

A lo largo del tiempo, hemos presenciado situaciones en las que individuos han recurrido al fraude en la gestión de gastos corporativos, incluso llegando a desencadenar sentencias judiciales y repercusiones legales. Incidentes de este tipo, amenazan la integridad financiera de las empresas y socavan la confianza en el mundo empresarial. En este artículo te contamos como abordar el fraude interno en la gestión de gastos de empresa.

1. Importancia de la gestión de gastos corporativos

La gestión de gastos corporativos es un pilar fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa. La forma en que una organización maneja sus gastos no solo tiene un impacto directo en su rentabilidad, sino que también influye en numerosos aspectos clave que determinan el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de la empresa. A continuación, examinaremos en detalle los ámbitos en los que la gestión de gastos desempeña un papel fundamental:

1.1 Impacto en la rentabilidad

La rentabilidad es, sin lugar a duda, la métrica más evidente y directamente afectada por la gestión de gastos. Cada decisión relacionada con los gastos puede tener un impacto significativo en los márgenes de ganancia de la organización, lo que subraya la importancia de comprender las diferentes tipologías de gastos y cómo abordarlas de manera adecuada. La gestión efectiva de los recursos financieros resulta un factor esencial para maximizar la rentabilidad, reduciendo costes innecesarios y optimizando los recursos de manera estratégica.

1.2 Eficiencia operativa

La optimización de la gestión de gastos implica un proceso estratégico destinado a eliminar ineficiencias y promover la implementación de procesos ágiles y eficaces en todos los rincones de la organización. Esta mejora no solo tiene un impacto positivo en la eficiencia interna, sino que también repercute significativamente en la capacidad de la empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes y cumplir con los plazos de entrega de manera consistente y confiable.

Cuando se optimiza la gestión de gastos, se buscan formas de hacer que el uso de los recursos sea más eficiente y efectivo. Esto puede incluir la identificación y eliminación de procesos innecesarios, la implementación de mejores prácticas y tecnologías avanzadas, así como la optimización de la cadena de suministro y la gestión de proveedores. Todo ello se traduce en una organización más ágil y flexible, capaz de adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas del mercado y mejorar su competitividad.

Además, la optimización de la gestión de gastos también puede tener un impacto positivo en la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la empresa. Al eliminar desperdicios y enfocarse en procesos eficientes, se pueden producir productos de mayor calidad y proporcionar un servicio más consistente y confiable. Esto, a su vez, contribuye a la satisfacción del cliente y a la fidelidad a largo plazo.

1.3 Competitividad en el mercado

La eficiente gestión de los gastos empresariales se traduce en la capacidad de la empresa para proporcionar productos o servicios a precios más atractivos y competitivos en el mercado. Esta ventaja no solo le permite destacar entre la competencia, sino que también le brinda la oportunidad de atraer a una base de clientes más amplia y diversa.

Cuando una empresa logra optimizar sus costes operativos y administrar sus recursos financieros de manera efectiva, tiene margen para ofrecer tarifas más asequibles o productos de mayor calidad al mismo precio que sus competidores. Los consumidores suelen ser sensibles a los precios y buscan obtener el mejor valor por su dinero, por lo que una estrategia de precios competitivos puede resultar en un mayor atractivo para los clientes.

Además, esta ventaja en los precios puede generar un ciclo positivo para la empresa. A medida que más clientes eligen sus productos o servicios debido a su asequibilidad, la empresa puede aumentar sus ingresos y ganar una mayor participación de mercado.

1.4 Imagen corporativa

Una administración financiera responsable y eficiente no solo beneficia internamente a una empresa, sino que también tiene un impacto significativo en cómo es percibida por diversos actores externos. Esta imagen de solidez y responsabilidad económica resulta crucial para cultivar la confianza y el respeto tanto de inversores, como de socios comerciales y clientes.

Los inversores, ya sean individuos, instituciones financieras o grupos de inversión, buscan empresas que gestionen de manera responsable sus recursos. Una empresa que demuestra una sólida gestión financiera es vista como un lugar seguro para invertir, lo que a su vez atrae inversores dispuestos a respaldar el crecimiento y desarrollo de la empresa.

En cuanto a los socios comerciales, como proveedores y distribuidores, una empresa que se gestiona de manera responsable es más confiable en sus tratos comerciales. Los proveedores pueden estar dispuestos a ofrecer condiciones más favorables, mientras que los distribuidores pueden sentirse seguros al asociarse con una empresa que muestra solvencia financiera.

Finalmente, los clientes también pueden verse influenciados por una gestión financiera responsable. Saber que están haciendo negocios con una empresa financieramente sólida puede generar confianza en la calidad de los productos o servicios que ofrecen y en la continuidad de su relación comercial.

La gestión financiera responsable no solo es importante para el éxito interno de una empresa, sino que también es un factor clave para construir y mantener relaciones positivas con inversores, socios comerciales y clientes, lo que, a su vez, puede impulsar el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo.

1.5 Cumplimento regulatorio y legal

En numerosos sectores empresariales y regiones geográficas, se encuentran vigentes regulaciones sumamente estrictas relacionadas con la gestión financiera y la contabilidad. Una administración adecuada de los gastos desempeña un papel fundamental en asegurar que una empresa cumpla con estas normativas. Esto, a su vez, tiene beneficios sustanciales:

  • El cumplimiento de regulaciones financieras y contables es esencial para evitar sanciones legales costosas y potencialmente devastadoras. Las autoridades gubernamentales y los organismos reguladores suelen imponer estrictas normas y estándares en lo que respecta a la recopilación, el registro y la presentación de información financiera. La gestión adecuada de los gastos garantiza que una empresa cumpla con estas regulaciones al mantener registros precisos y transparentes de sus transacciones financieras.
  • El no cumplir con estas regulaciones puede dar lugar a sanciones que van desde multas monetarias significativas hasta consecuencias legales más graves, como investigaciones, juicios y, en algunos casos, la suspensión de operaciones comerciales. Además del impacto financiero, las sanciones legales pueden dañar seriamente la reputación de la empresa, erosionando la confianza de los inversores, socios comerciales y clientes. Esto puede llevar a una pérdida de negocio y oportunidades.

1.6 Control de riesgos

La gestión de gastos juega un papel esencial en la identificación y mitigación de riesgos financieros que pueden poner en peligro la estabilidad de una empresa. Estos riesgos pueden incluir costes operativos descontrolados, falta de transparencia en las operaciones financieras, fraude interno y la exposición de la empresa a fluctuaciones económicas.

2. ¿Qué es el fraude interno?

El fraude interno se refiere a actividades fraudulentas o deshonestas llevadas a cabo por personas dentro de una organización o empresa en beneficio personal o para perjudicar a la empresa misma. Este tipo de fraude implica a empleados, directivos u otras personas con acceso a recursos y sistemas internos de la empresa.

La ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) define el fraude interno como “el uso de la ocupación o empleo de uno para el enriquecimiento personal a través del mal uso deliberado o mala aplicación de los recursos o activos de la organización”.

Existen diversos tipos de fraude interno, pero en este artículo nos enfocaremos específicamente en aquellos que están relacionados con la gestión de gastos:

  • Duplicación de gastos: ocurre cuando los mismos gastos se registran en múltiples ocasiones a través de informes de gastos separados. Esto puede ser resultado tanto de errores manuales involuntarios como de intentos deliberados de obtener reembolsos indebidos de la empresa.
  • Gastos inflados: este tipo de fraude interno implica que los empleados, deliberadamente aumenten la cuantía de los gastos que han incurrido, con el propósito de obtener reembolsos mayores de lo que deberían percibir. Este tipo de fraude interno suele ser una forma sutil pero perjudicial de abuso de los procesos de reembolso de gastos.
  • Gastos personales “disfrazados”: constituyen una práctica de fraude interno en la que los empleados incorporan gastos personales como si fueran gastos legítimos relacionados con actividades comerciales o de negocios. Este tipo de fraude interno se caracteriza por la presentación engañosa de gastos que no tienen relación con las operaciones de la empresa, lo que conlleva a un reembolso indebido por parte de la organización.
  • Recibos falsificados: consiste en la práctica de crear o presentar comprobantes o recibos de gastos que son fraudulentos o falsos con el propósito de obtener reembolsos de gastos de la empresa de manera indebida. Esto implica generar documentos que indican que se han incurrido en ciertos gastos cuando en realidad no han ocurrido tales gastos.

3. Consecuencias del uso inapropiado de la gestión de gastos

El uso inapropiado de la gestión de gastos corporativos puede acarrear graves consecuencias para una empresa, desencadenando una serie de problemas que amenazan su viabilidad y reputación en el mercado.

A pesar de la magnitud de este desafío, sorprende la cantidad de empresas que no implementan medidas efectivas para prevenir consecuencias perjudiciales.

Aquí se detallan las tres consecuencias más comunes de una gestión ineficaz de los gastos corporativos:

3.1 Problemas de flujo de efectivo

Cuando los gastos no se controlan adecuadamente, pueden surgir fugas de dinero que, con el tiempo, generan pérdidas financieras significativas. Estas fugas pueden originarse de gastos no autorizados, facturación duplicada, compras excesivas o gastos frívolos que no contribuyen al crecimiento ni a la eficiencia de la empresa. Estas pérdidas erosionan los márgenes de ganancia y disminuyen la rentabilidad, lo que afecta la salud financiera a largo plazo de la organización.

3.2 Dificultad para tomar decisiones informadas

Cuando la transparencia en los gastos es insuficiente, el equipo directivo no cuenta con los datos financieros necesarios para evaluar lo que resulta más beneficioso para la empresa. Esto puede desembocar en elecciones desacertadas, la pérdida de la flexibilidad financiera y, en última instancia, la pérdida de oportunidades cruciales para el desarrollo y la expansión de la organización.

3.3 Pérdida de oportunidades de inversión estratégica

El malgasto de recursos financieros en gastos no esenciales expone a la empresa al riesgo de perder oportunidades de inversión en áreas críticas, como la expansión hacia nuevos mercados o la innovación en investigación y desarrollo. Esta posible restricción podría amenazar su crecimiento a largo plazo y su capacidad de adaptación en un entorno empresarial en constante evolución.

4. Estrategias para detectar y prevenir el fraude interno

Para abordar el fraude interno en la gestión de gastos, las empresas deben implementar estrategias sólidas de prevención y detección, lo que reduce considerablemente la probabilidad de experimentar este tipo de fraude. Existen medidas que pueden contribuir a lograr este objetivo y fortalecer la seguridad financiera de la organización:

4.1 Más control interno

Según datos del Instituto de Auditores Internos de España, aproximadamente la mitad del fraude interno de las compañías, se detectan gracias a la realización de auditorías internas.

Estas auditorías son un componente fundamental de los sistemas de control interno que las organizaciones implementan para asegurarse de que sus operaciones se desarrollen de manera ética y eficiente.

Las auditorías internas son procesos sistemáticos y periódicos de revisión y evaluación de los procedimientos, registros contables y operaciones de una empresa. Estas revisiones buscan identificar deficiencias, irregularidades o acciones fraudulentas en la gestión financiera y operativa de la empresa. Los resultados de las auditorías internas proporcionan una visión crítica de la salud financiera y la integridad de una organización.

El hecho de que aproximadamente la mitad de los fraudes internos se detecten mediante auditorías internas subraya la importancia de contar con un sistema de control interno sólido. Estos sistemas no solo son esenciales para prevenir y detectar fraudes, sino que también ayudan a promover una cultura de transparencia y responsabilidad en la empresa.

Es fundamental que las empresas mantengan una política constante de auditorías internas, realizadas por profesionales con experiencia en la detección de irregularidades y fraudes internos, para garantizar que se mantenga un alto nivel de integridad en todas las operaciones y se minimicen los riesgos financieros y reputacionales. Además, estas auditorías brindan a las empresas la oportunidad de realizar mejoras continuas en sus procesos y procedimientos, lo que puede impulsar el crecimiento y la eficiencia a largo plazo.

4.2 Cultura de ética y transparencia

Es de suma importancia que los empleados conozcan los valores y las normas éticas de la empresa. Esto se logra mediante la comunicación constante de políticas y códigos de conducta, así como a través de la capacitación en ética empresarial.

Una cultura ética sólida no solo contribuye a prevenir fraudes internos y problemas legales, sino que también fortalece la imagen de la empresa, mejora la retención de empleados y fomenta la confianza tanto interna como externamente. Además, una organización ética tiende a atraer y retener a profesionales comprometidos y éticamente responsables.

En resumen, la comunicación constante de políticas y códigos éticos, junto con la capacitación en ética empresarial, son elementos clave para cultivar una cultura organizacional basada en la ética y los valores. Esto no solo beneficia a la empresa en términos de integridad y reputación, sino que también mejora la satisfacción y el desempeño de los empleados, lo que en última instancia conduce al éxito sostenible de la organización.

4.3 Evaluación de riesgos

Cada empresa debe llevar a cabo una evaluación de riesgos para identificar las áreas más susceptibles al fraude interno. Esto implica analizar los procesos y las transacciones críticas para determinar dónde podrían surgir riesgos. Una vez identificados, es fundamental implementar medidas adicionales de seguridad y controles en esas áreas específicas.

La evaluación de riesgos y la implementación de medidas de seguridad no son procesos estáticos, sino que deben ser continuamente revisados y actualizados a medida que la empresa evoluciona y cambian las amenazas potenciales. La tecnología, como los sistemas de detección de prácticas fraudulentas y la inteligencia artificial, también puede desempeñar un papel importante en la identificación y prevención proactiva del fraude interno.

Una evaluación de riesgos efectiva y la implementación de controles adecuados son pilares fundamentales para proteger a una empresa contra el fraude interno. Al ser proactivos en la identificación y mitigación de riesgos, las organizaciones pueden fortalecer su capacidad para mantener un entorno empresarial ético, transparente y seguro.

4.4 Automatizar la gestión de gastos

Cuando las empresas dependen de procesos manuales para gestionar los gastos existe un mayor riesgo de errores en la entrada de datos.  En cambio, con sistemas automatizados como Tickelia, se minimiza este riesgo al eliminar la necesidad de entrada manual de datos y al aplicar reglas y validaciones automáticas.

La automatización de la gestión de gastos no solo reduce el riesgo de errores y mejora la precisión, sino que también impulsa la eficiencia, la visibilidad y el cumplimiento normativo en la empresa. Como resultado, muchas organizaciones están adoptando sistemas automatizados de gestión de gastos para optimizar sus procesos financieros y reducir los riesgos asociados con los procedimientos manuales.

4.5 Monitoreo continuo

El monitoreo desempeña un papel fundamental en la detección temprana del fraude interno y en la protección de la integridad financiera de una empresa. Las organizaciones pueden aprovechar herramientas de análisis de datos para identificar patrones inusuales o prácticas fraudulentas en las transacciones financieras, lo que les permite abordar el problema a tiempo y tomar medidas adecuada.

Para implementar un monitoreo efectivo, las organizaciones pueden utilizar soluciones de software que emplean algoritmos de aprendizaje automático y análisis predictivo. Estas herramientas pueden analizar grandes volúmenes de datos de manera rápida y precisa, alertando sobre actividades sospechosas o anomalías.

5. Herramientas para la gestión de gastos corporativos

La gestión manual de los gastos corporativos plantea un riesgo sustancial para la empresa debido a una serie de factores críticos:

  • Consume de tiempo ineficiente: los empleados se ven obligados a invertir una cantidad considerable de tiempo en recopilar, documentar y reportar sus gastos de manera manual. Este proceso administrativo consume recursos valiosos que podrían emplearse de manera mucho más productiva en actividades centrales de sus responsabilidades laborales, en lugar de contribuir al crecimiento y la eficiencia de la empresa, se desperdicia en tareas administrativas que podrían ser automatizadas.
  • Alto riesgo de errores humanos: la gestión manual de gastos es altamente susceptible a errores humanos. Los empleados pueden cometer equivocaciones al ingresar datos, calcular cantidades o adjuntar los documentos necesarios. Estos errores pueden tener repercusiones financieras graves para la empresa, como pérdida de dinero debido a gastos incorrectamente registrados o retrasos en los procesos de reembolso.
  • Falta de eficiencia: el proceso manual de gestión de gastos carece de eficiencia. Requiere la creación y el mantenimiento de registros en papel o archivos electrónicos, lo que dificulta la organización y la búsqueda de información relevante cuando es necesaria. Esto puede dar lugar a retrasos en la aprobación de gastos y en la toma de decisiones financieras cruciales para la empresa.
  • Cumplimiento y control limitados: la gestión manual también puede dificultar la aplicación efectiva de políticas de gastos y el control de gastos no autorizados. La falta de visibilidad en tiempo real sobre los gastos puede dar lugar a un mayor riesgo de fraude interno y el incumplimiento de políticas establecidas por la empresa.

Afortunadamente, a medida que la tecnología avanza, la digitalización ha abierto la puerta al desarrollo constante de soluciones cada vez más avanzadas y eficaces que facilitan a las organizaciones la gestión eficiente de sus gastos y la prevención del fraude interno. Estas innovaciones tecnológicas continúan evolucionando y ofreciendo herramientas más sofisticadas y efectivas para abordar los desafíos asociados con la administración de gastos empresariales y la protección contra actividades fraudulentas desde dentro de la organización.

Una de estas soluciones es Tickelia, una herramienta que automatiza íntegramente todo el proceso de gestión de gastos de empresa con tan sólo unas fotografías y unos clics.

6. ¿Cómo contribuye Tickelia en la prevención del fraude interno?

Tickelia ofrece múltiples funcionalidades las cuales abarcan todas las etapas del proceso de gestión de gastos, lo que se traduce en la capacidad de mantener un riguroso control en todos los aspectos relacionados con los gastos corporativos, evitando así el fraude interno.

Además, esta solución se caracteriza por proporcionar información actualizada en tiempo real, lo que significa que las empresas pueden acceder a datos precisos y relevantes de manera inmediata, sin la necesidad de esperar informes periódicos o procesos manuales que consumen tiempo.

A continuación, examinaremos algunas de las funcionalidades que desempeñan un papel fundamental en garantizar una gestión adecuada de los gastos corporativos:

6.1 Tarjetas VISA Tickelia

Las Tarjetas VISA Tickelia son tarjetas corporativas que permiten mejorar el control del gasto gracias a la configuración de límites y restricciones en base a la política de empresa, minimizando así el fraude interno. Estás tarjetas están disponibles tanto de manera física como virtual, estas últimas son perfectamente compatibles con Apple Pay y Google Pay.

Además, incluyen la funcionalidad de Smart Autoblock, para garantizar el uso adecuado de la tarjeta. Si un gasto no cuenta con justificación adecuada, la tarjeta se bloqueará de forma automática, reforzando el control y la seguridad en cada transacción.

Otro tipo de tarjetas que Tickelia ofrece, son las virtuales de un solo uso, válidas para cada solicitud de gasto aprobada y una vez efectuada la compra, quedan inhabilitadas automáticamente.

Por último, Tickelia también cuenta con tarjetas virtuales para suscripciones, ideadas para cada suscripción mensual o anual previamente aprobada por el responsable.

6.2 Flujos de aprobación multinivel

Tickelia ofrece flujos de aprobación multinivel que ayudan a identificar cualquier gasto que supere los límites establecidos en la política de la empresa. Esta funcionalidad permite evitar que se reporten gastos en días festivos, fines de semana u otros períodos configurables, así como evitar que se reporten gastos antiguos.

6.3 Control de duplicados y fraude interno

Gracias a la tecnología OCR y a la IA de Tickelia, la solución permite detectar cualquier gasto duplicado reportado por un usuario, lo que contribuye significativamente a reducir el riesgo de fraude interno asociado a esta gestión.

7. Caso real: Sentencia del Tribunal Supremo número 905/2014

Conforme a la Sentencia del Tribunal Supremo número 905/2014, emitida el 29 de diciembre de 2014, el administrador de tres empresas y su esposa, quien también ejercía labores administrativas en las mismas, fueron condenados a 4 años y 6 meses de prisión por cometer fraude interno, concretamente delitos de falsedad, apropiación indebida y estafa.

Durante el período de tiempo comprendido entre julio de 1997 y septiembre de 2000, ambos acusados llevaron a cabo una serie de operaciones con el objetivo de enriquecerse a expensas del patrimonio de las empresas.

  • Utilizaron tarjetas de empresa para gastos estrictamente personales, como comidas de fines de semana, muebles, viajes y un sistema de aire acondicionado para su domicilio particular.
  • Debido al sistema de facturación de coches nuevos, los gastos de matriculación no se incluían en el importe facturado a los clientes, lo que resultaba en un exceso de dinero a favor de los clientes. Es decir, utilizaron un sistema de facturación defectuoso para apropiarse ilegalmente del dinero de los clientes a través de la emisión de recibos falsos.
  • En el contexto de la venta de vehículos usados, llevaron a cabo prácticas fraudulentas. En algunos casos, facturaron a los clientes por un precio inferior al que realmente habían pagado. En otros casos, registraron inicialmente la operación con un importe más bajo y luego la anulaban, indicando un precio más alto. De esta manera, se quedaban con la diferencia entre el precio real y el registrado.

Como consecuencia de estas prácticas, los acusados lograron hacerse con un total de 457.392€.

Este caso pone en manifiesto la importancia de implementar soluciones tecnológicas de gestión de gastos en las empresas como medida preventiva y de detección ante el fraude interno.

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Marta Romero
Redactora de contenidos en Inology.
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