El fraude interno en los gastos de empresa es el cuento de nunca acabar, sobre todo si la compañía sigue llevando a cabo procesos de gestión de gastos de manera manual. Sin embargo, es posible minimizarlo contando con las herramientas adecuadas y sabiendo qué tipos de gasto son más susceptibles de ser sobreestimados o, incluso, falsificados.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el fraude interno?
ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) define el fraude interno como “el uso de la ocupación o empleo de uno para el enriquecimiento personal a través del mal uso deliberado o mala aplicación de los recursos o activos de la organización”. En definitiva, nos referimos a fraude interno cuando un trabajador lleva a cabo un conjunto de acciones que le permiten inflar en mayor o menor medida la nota de gastos y, así, hacer que la compañía le pague más dinero del que le corresponde.
Algunos ejemplos de fraude interno serían enviar tiques por duplicado de un mismo gasto, aumentar el precio del gasto, incluir propinas que no se han dejado, inflar el gasto por kilometraje haciendo desvíos durante el trayecto, intercambiar un tique con un compañero, entre un largo etcétera.
Por lo tanto, si los empleados realizan las notas de gastos en documentos Excel, anteponen dinero de su bolsillo que la empresa tiene que reembolsar y la compañía sigue llevando a cabo una gestión de gastos manual, es muy importante que la empresa cuente con mecanismos de control y supervisión que permitan detectar esas partidas hinchadas o de más, ya que es mucho más difícil detectar el fraude interno si se sigue realizando una gestión de gastos tradicional y manual.
2. ¿Qué tipos de fraude interno son los más frecuentes en las compañías?
Dado que el fraude interno es un aspecto común en la gran mayoría de las empresas, cada vez son más las compañías que implementan controles internos para poder detectarlo y, así, minimizar su impacto.
Según informes elaborados por el Instituto de Auditores Internos de España, la mitad de los fraudes cometidos en el sí de las empresas se detectan mediante auditorías internas, por lo que contar con sistemas de evaluación y control de los gastos de empresa puede ayudar a prevenir y reducir las oportunidades de comisión de fraude interno por parte de los empleados.
Pero, ¿cuáles son los tipos de fraude interno más frecuentes?:
- Reportar gastos que no concuerdan con las fechas presentadas. Este es el tipo de fraude interno más común. Se basa en reportar un gasto que no corresponde a la fecha que se especifica en la nota de gastos, es decir, se hace pasar un gasto antiguo como uno nuevo.
- Reportar un mismo gasto más de una vez. Se trata de presentar un mismo gasto varias veces, utilizando el mismo justificante.
- Manipular el tique editando la información que se presenta sobre el gasto.
Poder prevenir estos tipos de fraude interno, no solo ahorra pérdidas económicas a la compañía, sino que también protege la imagen de la empresa y la relación laboral entre los empleados.
3. ¿Cómo minimizar el riesgo de cometer fraude interno en las notas de gasto?
Una de las oportunidades que se dan en las empresas para cometer fraude interno es cuando se inicia el trámite para solicitar el reembolso de los gastos de empresa efectuados por los empleados. Esta solicitud suele hacerse manualmente mediante notas de gastos escritas en un documento Excel, lo que, además de facilitar el fraude interno, conlleva una gran pérdida de tiempo para los trabajadores.
Para reducir el riesgo de cometer fraude interno mediante las notas de gasto, las compañías pueden:
- Estipular una política de gastos de empresa para que los empleados sepan qué tipos de gastos pueden realizar y bajo qué condiciones.
- Acordar reglas de reembolso y comunicarlas a todos los empleados.
- Solicitar la entrega de justificantes de pago para cada una de las notas de gastos.
- Utilizar tarjetas corporativas que faciliten el pago y el control de los gastos por parte de la empresa.
4. ¿En qué tipos de gastos hay que estar más alerta para detectar el fraude interno?
Existen diferentes tipos de gasto que son los culpables de una pérdida considerable de dinero a causa de fraude interno:
- Gastos ficticios: Estos gastos son los relacionados con recibos falsos de compras que se reportan pero que nunca se han llegado a realizar.
- Más de un reembolso: Esta situación se da cuando un empleado tiene a su alcance más de una vía para reportar la documentación, ya que, en este caso, se puede intentar reportar el recibo más de una vez.
- Gastos personales: Como indica el propio nombre, se trata de gastos personales que el empleado hace pasar por gastos de empresa. Si se revisan bien las partidas, este es de los tipos de gasto que puede ser más fácil de detectar, por mucho que el empleado intente relacionar la compra con una actividad empresarial.
- Gastos sobreestimados: El fraude llevado a cabo por este tipo de gasto se produce cuando el trabajador infla una factura, se haya realizado o no el gasto. Por ejemplo, en este tipo de gasto entraría una comida de negocios de 100€ cuando el límite es de 70€ o cuando consta en la factura que se ha dado una propina, pero, en realidad, esa acción no se ha producido.
5. ¿Cómo evitar el fraude interno en la gestión de facturas?
Antes de pagar cualquier factura de empresa, el departamento de contabilidad y finanzas debe validarlas y asegurarse de que todos los datos son correctos. Para ello, las compañías tienen que establecer flujos y procesos bien definidos para la aprobación de las facturas.
Además, igual que muchas empresas educan a sus trabajadores con temas de estafas online como el phishing o el malware, es conveniente que también proporcionen pautas para detectar la posible estafa de facturas, sobre todo, las que llegan a través de correo electrónico.
La manera más óptima y eficiente de gestionar las facturas de empresa y reducir el fraude es contar con una herramienta tecnológica e innovadora que sea capaz de automatizar todo el flujo de gestión de las facturas, desde su emisión hasta su cobro. Además, con este tipo de soluciones, la empresa podrá obtener procesos eficaces y digitalizados de gestión de gastos de empresa y conseguir así un mayor control y visibilidad sobre los gastos efectuados por los trabajadores.
6. ¿Cuáles son las consecuencias del fraude interno en tu compañía?
Los empleados que cometen fraude interno no siempre es de forma intencionada, sino que, en muchas ocasiones, se trata simplemente de un incumplimiento accidental de las políticas de gasto de la empresa. Sin embargo, las consecuencias para la compañía son igual de dañinas:
- Pérdida de eficiencia: el fraude interno se traduce anualmente en grandes pérdidas económicas para la empresa, lo que afecta en sus inversiones para mejorar el rendimiento de la compañía.
- Empeoramiento de la reputación de la empresa: si de por sí el fraude interno puede conllevar a disputas internas entre empleados y favorece un mal clima laboral, los perjuicios pueden ir más allá del ámbito interno, poniendo en evidencia la reputación de la compañía frente a clientes y competencia.
- Disminución de la fiabilidad: que una empresa se vea afectada por el fraude interno, repercute en la toma de decisiones de la compañía, puesto que los datos en los que se basa para su elección no son al 100% fiables. De esta manera, puede ser que las decisiones tomadas no sean exactamente las acertadas o las que más le convengan a la organización.
Además, es esencial destacar que las compañías se ven obligadas a tomar medidas contra este tipo de fraude y dedicar parte de su presupuesto a mecanismos, herramientas y procesos de detección que le permitan combatirlo y minimizarlo al máximo, para tener las menos afectaciones posibles.
7. El peligro del fraude interno: más allá de la pérdida económica
Según una de las últimas encuestas llevadas a cabo por el Instituto de Auditores Internos de España, se especifica que el 41% de las empresas participantes no realizan trabajos de supervisión o pruebas automatizadas para la detección del fraude interno, frente a un 32% que admite incorporar en los Planes de Auditoría Interna tareas dedicadas a la su detección.
La implementación de procesos y técnicas para detectar el fraude interno son esenciales para que la compañía no siga perdiendo al año gran parte de su capital en este tipo de fraude. Sin embargo, de lo que muchas empresas todavía no son conscientes es de que el peligro del fraude interno va más allá de una pérdida económica.
Aunque perder dinero es lo que más le puede preocupar a la empresa en un primer momento, hay un activo que puede ser incluso más importante: la información. El fraude interno, en muchas ocasiones, puede ser cometido con la información de la empresa.
En estos casos puede haber dos vías de actuación: mediante el propio empleado de la empresa (por lo que seguiríamos refiriéndonos a este caso como ‘frade interno’ aunque de primeras no tenga connotaciones económicas) o mediante un ataque de software malicioso que pueda extraer datos fundamentales y confidenciales para la compañía. Estos robos de información, además, también pueden derivar en un desembolso de dinero, ya que es frecuente que la organización sea chantajeada para poder recuperar su información.
Sin embargo, una vez que se produce una fuga informativa o se filtran datos esenciales para el desarrollo de la actividad económica de la empresa, no hay marcha atrás. Por ese motivo, es muy importante que las compañías tomen consciencia de este tipo de fraude e inviertan en seguridad, además de formar al personal haciéndolos conscientes de la importancia de su responsabilidad y confidencialidad.
8. ¿Es posible acabar con el fraude interno?
Si bien acabar completamente con el fraude interno es una tarea prácticamente imposible, la empresa seguirá en riesgo siempre que siga optando por procesos manuales de gestión de gastos. Por lo tanto, contar con una herramienta que automatice toda esta gestión y que permita a la compañía seguir fielmente las políticas de gastos, puede ayudar a minimizar en gran medida este tipo de fraude.
Tickelia es una solución para la gestión de notas de gastos y viajes de empresa que integra el proceso de gestión prescindiendo del papel, de las tareas manuales, de las pérdidas de tiempo y de los posibles fraudes. Esta solución reinventa la gestión de gastos gracias a las tarjetas Visa Tickelia, que pueden configurarse con límites y restricciones en base a la política de gastos de empresa. Además, Tickelia cuenta con la función Smart AutoBlock que vela por el correcto funcionamiento de la tarjeta.
Asimismo, Tickelia incluye la funcionalidad de aprobación personalizable que permite a la empresa establecer flujos de aprobación multinivel en función de variables como la estructura organizativa o conceptos analíticos. Con esta funcionalidad, la compañía puede controlar su política de gastos, el reporte de gastos en día festivos en función del calendario laboral del personal y minimizar así el fraude del reporte de gastos duplicados.
