Tener un control exhaustivo de los gastos de empresa es esencial para cualquier compañía que quiera ser eficiente, de lo contrario, la empresa puede llegar a tener problemas de rentabilidad. Para poder llevar a cabo una correcta gestión de los gastos de empresa, es fundamental conocer las diferentes tipologías de gastos, ya que, según su clasificación, los gastos se deberán tratar de una manera u otra.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los gastos de empresa?
Los gastos de empresa se definen como el conjunto de salidas de dinero que se originan a partir de la actividad del negocio y que tienen un impacto directo sobre el presupuesto. El volumen de estos puede cambiar según el sector y el tamaño de la empresa, por los gastos pueden ser de mayor o menor cantidad. A continuación, entraremos en detalle y veremos cada uno de ellos.
1.1 ¿Por qué clasificar los gastos de empresa?
Es importante tener en cuenta todos los gastos efectuados en una empresa, ya que esto ayuda a tener una visión global para la elaboración de presupuestos. Además, catalogarlos e identificarlos correctamente es una gran ventaja para la compañía a la hora de elaborar los presupuestos, puesto que esto permite a la empresa tomar medidas para cada uno de los grupos.
2. Tipos de gastos de empresa
Hay diferentes clases de gastos de empresa, que se engloban según su origen y función. Los principales son:
- Generales.
- Fijos.
- Directos.
- Indirectos.
- Variables.
- Extraordinarios.
2.1 Gastos generales
Los de este tipo surgen para que la empresa funcione. Es decir, cada organización los tiene, independientemente del servicio ofrecido o la producción. Son necesarios para que una empresa siga en marcha. Algunos ejemplos son:
- El alquiler del lugar de trabajo.
- Gastos de viaje.
- Gastos de servicio.
- Mantenimiento y reparaciones.
- Logística y transporte.
- Compra de material de oficina.
- Marketing, publicidad y diseño gráfico.
- Gastos administrativos y financieros.
- Seguridad social, nóminas y salarios.
2.2 Gastos fijos
Encontramos en esta categoría los que no cambian nunca, independientemente de cómo esté funcionando una empresa. Los gastos fijos se rigen por la fecha en la que toca pagarlos, como las mensualidades del alquiler de una oficina. Son inamovibles y no se pueden evitar. Algo que facilita el control de estos desembolsos es que son previsibles. Algunos ejemplos de gastos fijos son:
- Electricidad.
- Alquiler.
- Pago de seguro.
- Pago de tasas o impuestos.
- Servicios de especialistas en su sector como serían abogados, economistas, asesores, arquitectos, entre otros.
- Gastos administrativos.
2.3 Gastos directos
A diferencia de los anteriores, los que entran dentro de este punto, vienen de la elaboración del producto, servicio o proyecto. Sirven para darle continuidad al negocio e incluyen la materia prima, o los recursos humanos que se emplean en la producción. Como este tipo de gastos tiene que ver con la creación, ejemplos claros sobre ellos son:
- El pago a los trabajadores.
- Dinero destinado al control de calidad.
- La extracción de la materia prima: que suele hacerse de forma directa o a través de servicios proporcionados por el sector primario.
2.4 Gastos indirectos
Este tipo de gastos no están directamente relacionados con la actividad productiva de la compañía, pero permiten a la empresa que siga funcionando con normalidad. Ejemplos de ellos son:
- Los gastos de mobiliario
- Equipos tecnológicos
- Material de oficina
- Material de limpieza, etc.
- Vigilancia.
- Gastos por administración, dirección y organización.
- Herramientas o materiales.
Los gastos indirectos son aquellos más básicos. Sin ellos, la empresa no podría llevar a cabo su actividad productiva.
2.5 Gastos variables
Los gastos variables cambian según la actividad que la organización esté teniendo en ese momento; es decir, si hay un incremento o una bajada de productividad, la cantidad de estos gastos variables también se verá alterada.
- Pago de la cantidad de materia prima: productos terminados o semiterminados, en función de cuánta cantidad se produzca.
- Subcontrataciones a empresas que se especialicen en programación, diseño gráfico, la creación de contenido audiovisual, etc.
- Embalaje: el material que se usa en el empaquetado del producto también cambia según la cantidad de producción y ventas.
- Comisiones: como las que el banco solicita por el uso del datáfono en las empresas.
2.6 Gastos extraordinarios
Engloba los gastos que no se pueden prever, ya que no son frecuentes y surgen inesperadamente. Los que encajan dentro de esta categoría son:
- Multas.
- Sanciones.
- Incendios.
- Inundaciones.
Lo que tienen en común estos cuatro casos, es que cuando una empresa se enfrenta a este tipo de situaciones, su actividad productiva se ve afectada durante un período de tiempo, es por eso que tenerlos en cuenta a nivel presupuestario es útil para evitar grandes pérdidas monetarias.
3. Otros tipos de gastos
Antes hablábamos de los más usuales, pero existen otros mucho más específicos que también son importantes mencionar para tener un correcto control sobre los gastos. Aquí encontramos:
- Gastos de representación: son los que se usan para crear y para mantener la relación con clientes y proveedores, ya sean nuevos o existentes.
- Gastos de dietas y viajes: provienen de alojamientos y comidas para que el personal haga su función fuera del lugar de trabajo habitual.
- Gastos de kilometraje: se efectúan cuando alguien de la plantilla tiene que utilizar su propio vehículo para desplazarse por razones profesionales.
- Gastos de ocio, entretenimiento y bienestar: invitación a congresos, eventos culturales, deportivos y espectáculos para los trabajadores.
- Beneficios para empleados: aquí entran los seguros médicos privados o de vida, planes de ahorro para la jubilación. Incluso hay empresas que ofrecen tique de guardería, tique de transporte y gimnasio.
4. ¿Cómo controlar debidamente los gastos de empresa?
Tener el control de los gastos de empresa es de vital importancia, ya que las organizaciones dependen de los ingresos y beneficios que generan a través de sus servicios o productos. Para evitar confusiones con las pérdidas y ganancias, es fundamental saber diferenciar y gestionar cada tipo de gasto. Aquí dejamos un listado de consejos sobre cómo mejorar el control de gastos de empresa.
4.1 Establecer un presupuesto
Cuando la empresa crea un presupuesto, se asegura de saber en qué se invierte el dinero ganado y cuánta cantidad se está gastando. Si tenemos en cuenta los gastos que hemos mencionado, determinar la cantidad necesaria facilita su control y regulación. Para hacer un presupuesto riguroso, es necesario:
- Predecir ingresos y gastos: estimar cuidadosamente los ingresos provenientes de las ventas y los gastos.
- Tener un plan estratégico: implementar metas financieras para la compañía de forma medible y realista. Se puede hacer benchmarking, analizar estudios anteriores, etc. Calculando los objetivos de manera fiable evitamos ir a ciegas.
- Revisiones de seguimiento: generalmente el presupuesto es anual, pero revisarlo de manera periódica, ayuda a saber si alguna área o departamento requiere de un presupuesto mayor o en qué aspectos financieros se puede mejorar.
- Tener en cuenta cada área: relacionado con el punto anterior, es importante crear el presupuesto considerando todas las partes operativas de la empresa con tal de poder mantener su control y seguimiento.
- Gastos de representación: son los que se usan para crear y para mantener la relación con clientes y proveedores, ya sean nuevos o existentes.
- Gastos de dietas y viajes: provienen de alojamientos y comidas para que el personal haga su función fuera del lugar de trabajo habitual.
- Gastos de kilometraje: se efectúan cuando alguien de la plantilla tiene que utilizar su propio vehículo para desplazarse por razones profesionales.
- Gastos de ocio, entretenimiento y bienestar: invitación a congresos, eventos culturales, deportivos y espectáculos para los trabajadores.
- Beneficios para empleados: aquí entran los seguros médicos privados o de vida, planes de ahorro para la jubilación. Incluso hay empresas que ofrecen tique de guardería, tique de transporte y gimnasio.
4.2 Concienciar a la plantilla
La empresa debe estar involucrada en la reducción y optimización de los gastos. Incentivar al personal con algún tipo de premio por ahorrar también ayuda a que la concienciación sea efectiva.
4.3 Negociar con los proveedores
Los proveedores son una parte clave en cuanto a gestión de gastos de empresa, por eso es importante revisar los contratos que se han establecido y valorar la posibilidad de mejorarlos. Algunos puntos a tener en cuenta cuando queremos mantener y mejorar estos lazos laborales son:
- Desarrollo del vínculo: para poder establecer una buena comunicación, hay que dedicarles tiempo y desarrollar el vínculo empresarial de la mejor manera. Así, se establecen relaciones laborales con la confianza suficiente para negociar e implementar cambios en los contratos.
- Innovación y administración: asegurarse de contar con un software que ayude a administrar los proveedores ajustándose al objetivo y sector de la empresa, hace que todo esté en orden y que la información necesaria quede registrada de forma eficiente.
- Puntualidad de pago: mantener los tiempos adecuados a la hora de pagar a los proveedores también es importante para mantener esta asociación.
4.4 Gestión y reporte de gastos
Gestionar y reportar debidamente los gastos de empresa es primordial. No hacerlo correctamente conlleva descontrol a nivel presupuestario y pérdidas de dinero. Además, si se hace de forma manual, aunque dispongamos de Excel, esto puede causar errores al introducir algunos de los datos. Sin embargo, para hacerlo de manera exacta rigurosa y rápida, existen herramientas innovadoras como Tickelia que permiten hacer un reporte ágil y eficaz, aumentando la productividad y reduciendo el fraude interno.
4.5 Crear políticas de gastos o procedimientos de compra
Estipular normas generales y compartirlas con la plantilla, hace que todos las tengan presentes cuando quieran comprar algo necesario para la compañía. Además, este sistema ayuda a priorizar según la importancia y urgencia de cada ítem, teniendo en cuenta el presupuesto ya acordado.
4.6 Digitalizar los gastos
Es imprescindible recordar que cada gasto de empresa tiene que ser imputado como tal. Actualmente, el uso de tiques en papel presenta una serie de inconvenientes y su proceso de gestión para el departamento contable o administrativo resulta largo y tedioso. Por lo que contar con una herramienta que digitalice los tiques y gestione las notas de gasto, permite ahorrar la cantidad de tiempo destinada a estas tareas y aumentar la productividad de todas las personas involucradas en el proceso.
5. ¿Qué son las notas de gasto?
Una nota de gasto es un documento en el que cada trabajador introduce sus gastos de empresa, por ejemplo, gastos de viaje, dietas, gastos de representación, etc. Sirven para obtener el reembolso de lo que han gastado siempre que vaya relacionado con su actividad laboral.
5.1 Flujo de gestión manual
Cuando se gestionan los gastos de empresa de forma manual, hay una cadena de pasos a seguir para que se realicen debidamente. A pesar de la existencia de herramientas tecnológicas que pueden automatizar y digitalizar íntegramente todo este proceso, todavía hay empresas que se decantan por el método tradicional:
- El empleado rellena un formulario (nota de gastos) en Excel especificando los gastos.
- Adjunta los tiques en papel a la nota de gastos.
- El empleado firma la nota de gastos y esta pasa a revisión del responsable.
- Se realiza el apunte contable de los gastos.
- Los tiques se archivan, así como las notas de gastos.
- Se procede al reembolso del dinero al empleado (en el caso de que no haya pagado con anticipos o tarjeta de empresa).
Vemos que se trata de un proceso largo, tedioso y con muchas idas y venidas de información. Por eso es un método ineficiente para el control de gastos.
5.2 Inconvenientes
Si te estabas planteando los inconvenientes de mantener las notas de gasto en papel, te los explicamos un poco más:
- Pérdida de tiempo: especialmente para los empleados del departamento de contabilidad, tiempo que podrían invertir en otras responsabilidades. No se trata de un proceso fácil o especialmente rápido.
- El riesgo de fraude interno relacionado con las notas de gasto es algo común e implica aún más tiempo y más trabajo para ser solucionado.
- Dificultad a la hora de organizar y clasificar cada tique.
- Archivo en físico: al tratarse de un proceso que no está digitalizado, el acceso a los documentos queda limitado por la localización y también se destina dinero a mantener esos archivos con los tiques.
- Existen pérdidas de justificantes y tiques: No digitalizar el proceso de gestión de gastos no es nada favorable para el panorama actual, cuando hablamos de teletrabajo o de la posibilidad de trabajar a distancia, ya que si se tiene que guardar el tique es probable que se pierda, manche o emborrone.
6. Beneficios de automatizar la gestión de gastos
Automatizar la gestión de gastos es el primer paso para poder deshacerse de las desventajas que hemos comentado en la sección anterior. Tickelia es la solución para la digitalización y gestión de notas de gastos y viajes de empresa, haciendo que el proceso sea rápido, fácil y eficaz.
- Reporte de gastos: con Tickelia es fácil reportar los gastos sin tener que preocuparse de los tiques en papel; solo es necesario hacerles una foto desde la APP de Smartphone y el sistema se encarga de digitalizarlo. Tickelia facilita el reporte de gastos en función de varios formatos, por lo que permite el reenvío de tiques recibidos por mail, del reporte de dietas por convenio, entre otros.
- Digitalización y tecnología OCR: gracias a esta solución nos podemos olvidar de conservar los tiques en papel, ya que con su tecnología OCR + ICR Tickelia permite capturar hasta 18 campos del tique, además de estar homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países.
- Gestión financiera: con Tickelia la compañía puede tener un control presupuestario y analítica de costes al detalle, gracias a una liquidación y contabilización automática.
Por lo tanto, Tickelia permite una gestión y control de gastos eficaz, un aumento de la productividad y una reducción del fraude interno gracias a la detección de anomalías en los gastos reportados.
