En breve se cumplirán cinco años desde la introducción del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) por parte de la Agencia Tributaria. En 2017, este instrumento provocó cierta polémica debido a la inmediatez en el envío de información, pero, ahora que la gran mayoría de empresas ya están plenamente adaptadas, es el momento de hacer un balance sobre el uso y valorar las ventajas del SII.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el SII?
SII son las iniciales de Suministro Inmediato de Información del IVA a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT). Este sistema se puso en marcha en 2017 y se caracteriza por el suministro casi en tiempo real de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Mediante el SII, la llevanza de los libros de registro del IVA se realiza telemáticamente a través de la página web de la AEAT. Esto incluye los siguientes libros de registro:
- Facturas emitidas.
- Facturas recibidas.
- Operaciones intracomunitarias.
- Bienes de inversión.
2. Finalidad del Suministro Inmediato de Información del IVA
El sistema de gestión del IVA mediante el SII se diseñó con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal, gracias a la mejora de la fiabilidad de los datos de las facturas suministrados por las empresas.
El Ministerio de Economía y Hacienda consideró en ese momento que los avances tecnológicos y el uso generalizado de herramientas digitales en las medianas y grandes empresas permitían la implementación del Suministro Inmediato de Información creado por la Agencia Tributaria. Además, se valoró que otras ventajas del SII serían la asistencia telemática al contribuyente y la posibilidad de consultar los datos de facturación en tiempo real.
3. ¿Quién está obligado a utilizar el SII para el registro del IVA?
El SII es obligatorio para todos aquellos empresarios que deben presentar sus autoliquidaciones de IVA cada mes. Las empresas que ineludiblemente tienen que utilizar el suministro inmediato información del IVA son las siguientes:
- Las que estén inscritas como sujetos pasivos en el régimen de devolución mensual de IVA o REDEME.
- Las grandes empresas, es decir, las que tengan una facturación superior a seis millones de euros al año.
- Las empresas que se rigen por el régimen especial de grupos de IVA o REGE.
- Las que decidan acogerse al SII voluntariamente.
A lo largo de los últimos cinco años, algunas empresas han decidido regirse por este sistema pese a no estar obligadas a ello, ya que valoran positivamente las ventajas del SII a la hora de llevar sus libros de registro de facturas.
Para ingresar en el SII hay que cumplimentar el modelo 036. La empresa quedará incluida en el sistema al día siguiente de finalizar el período de liquidación tras la cumplimentar la solicitud.
4. Funcionamiento del SII
4.1 ¿Cómo se comunica la información a la Agencia Tributaria?
Para remitir los datos del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT, las empresas deben enviar los detalles de su facturación de forma continuada en el tiempo. De este modo, los libros de registro se irán completando prácticamente en tiempo real.
Una de las ventajas del SII es que no hay que enviar las facturas físicas, sino la información relevante que contienen. Los datos que se deben facilitar sobre las facturas son los siguientes:
- Datos identificativos de la factura: NIF, fecha de expedición, tipos, bases y cuotas e inversión del sujeto pasivo.
- Tipo de operación a identificar mediante CLAVES: factura simplificada, factura rectificativa, IVA de caja y el resto de regímenes especiales.
- Información complementaria: cuota deducible, número de referencia catastral en determinados arrendamientos de local de negocio o acuerdos de facturación.
En algunos casos también habrá que suministrar otras operaciones de trascendencia tributaria con carácter anual, como los importes superiores a 6.000 euros recibidos en metálico.
El envío de esta información se realiza de forma electrónica mediante Servicios Web, basados en el intercambio de mensajes XML. La estructura de este envío tiene una cabecera común con la información del titular de cada libro registro, así como la información del ejercicio y período en el que se registran las operaciones. La cabecera va acompañada de un bloque con el contenido de las facturas.
4.2 ¿Cuándo hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?
El plazo máximo para enviar los datos de facturación a la Agencia Tributaria es de cuatro días naturales a partir de:
- La fecha de emisión en el caso de las facturas expedidas.
- La fecha en que se produzca el registro contable en el caso de las facturas recibidas.
En el caso de las facturas expedidas por el destinatario o por un tercero, el plazo es de ocho días naturales.
En cuanto al envío de datos sobre bienes de inversión, el suministro de información debe realizarse dentro del plazo de presentación del último periodo de liquidación del año, hasta el 30 de enero.
4.3 Herramientas de ayuda para el uso del SII
La AEAT dispone de varias herramientas de ayuda online para las empresas que empiezan a utilizar el sistema de información inmediata para declarar el IVA. Algunas de las más útiles son estas:
- Información general sobre el SII: agrupa toda la normativa y novedades introducidas cada año.
- Canal de Youtube de la Agencia Tributaria: en esta lista de reproducción se incluyen todos los vídeos sobre el Suministro Inmediato de Información del IVA.
- Calculadora de plazos de la AEAT: determina la fecha máxima de registro de cualquier factura mediante un sencillo formulario.
- Manual de preguntas frecuentes sobre el SII en pdf: contiene abundante información sobre el procedimiento de registro de la facturación.
Además de los enlaces anteriores, el Asistente Virtual del SII permite realizar consultas en tiempo real mediante el chat de la aplicación y obtener una copia de la consulta realizada. La incorporación de herramientas basadas en la inteligencia artificial es otra de las ventajas del SII, según la Agencia Tributaria.
5. ¿Cuáles son las ventajas del SII para las empresas?
Además de aumentar la transparencia y prevención del fraude, las ventajas del SII también benefician a las empresas, ya que esta herramienta proporciona una mayor agilidad y eficiencia debido a la disposición de información en tiempo casi real. Concretamente, las cinco grandes ventajas del SII son:
- La eliminación del modelo 347, el modelo 340 y el modelo 390, así como el seguimiento de los trámites relacionados con estos documentos.
- Una mayor celeridad en los plazos de devoluciones y en los plazos de comprobación por parte de la AEAT, al disponer de la información casi en tiempo real.
- La ampliación de 10 días en la presentación de autoliquidaciones voluntarias.
- La disminución de los requerimientos de información, ya que muchos de las peticiones efectuadas por parte de la AEAT tienen como objetivo solicitar determinados documentos (como las facturas o la comprobación de determinadas operaciones) que ya se obtienen automáticamente mediante el SII.
- Finalmente, otra de las grandes ventajas del SII es que la inmediatez en la transmisión de datos puede ser aprovechada fácilmente por el CFO o el Controller Financiero para monitorizar en tiempo real indicadores clave como el nivel de gastos y ventas de la empresa.
Además de estas ventajas del SII, la estandarización y la seguridad jurídica que conlleva el suministro inmediato de información incide positivamente en la reputación corporativa de las organizaciones.
6. ¿Cuáles son los inconvenientes del SII?
Las empresas que estén valorando acogerse voluntariamente al SII deben cumplir dos requisitos clave para evitar dificultades durante la gestión del suministro de los datos de facturación:
- El SII implica introducir y transmitir la información requerida en un plazo de tiempo extremadamente reducido y de forma constante. Esto supone planificar y gestionar las vacaciones del departamento de contabilidad teniendo en cuenta los condicionantes del SII.
- Por otra parte, para el envío de los datos de facturación es necesario utilizar un software de gestión financiera compatible con la plataforma de la Agencia Tributaria. Por lo tanto, las empresas que aún no han automatizado de forma eficiente sus procesos contables deben adaptarlos al SII.
7. Preguntas Frecuentes sobre el SII
7.1 ¿Cómo funciona el SII?
El SII se basa en el suministro electrónico de los registros de facturación a través de la Sede electrónica de la AEAT. Con el envío constante de esta información, los Libros de Registro se actualizan casi en tiempo real, con lo que, tanto la empresa como la Agencia Tributaria tienen acceso a los datos de facturación actualizados.
7.2 ¿Cómo puedo acogerme al SII voluntariamente?
Durante el mes de noviembre del año anterior del cambio de sistema se debe elegir la declaración censal del modelo 036. Una vez la empresa esté acogida al SII, la autoliquidación del IVA deberá realizarse mensualmente.
7.3 ¿Hay un periodo de permanencia obligatorio en el SII?
Sí, el periodo mínimo de permanencia es de un año.
7.4 ¿Puedo renunciar a utilizar el SII?
Solo si te has acogido voluntariamente al SII, y una vez transcurridos 12 meses.
7.5 ¿Tengo que enviar igualmente las facturas a Hacienda?
No. Solamente hay que enviar los campos de los registros.
7.6 ¿Cuándo tengo que enviar los registros de facturación con el SII?
El plazo máximo son cuatro días naturales. En el caso de facturas expedidas por el destinatario o un tercero, el plazo máximo es de ocho días naturales.
7.7 ¿Cómo se envían los datos de las facturas en el SII?
Existen dos maneras de enviar la información:
- Mediante el intercambio de mensajes XML en Servicios Web. Es la forma más habitual de envío.
- Mediante un Formulario Web. Esta opción está pensada para las empresas que realizan muy pocas operaciones o bien para remitir los registros de una factura concreta de forma separada.
7.8 ¿Cuántos registros de facturación puedo remitir en cada envío en Servicios Web?
Se pueden remitir hasta 10.000 registros en un solo envío.
7.9 ¿Cómo puedo registrar una factura rectificativa?
Cuando se produce un error en una factura, la empresa debe emitir una factura rectificativa con la misma fecha de operación que la factura original que contiene el error. En el nuevo registro hay que indicar lo siguiente:
- Tipo de comunicación “A0”.
- Tipo de factura con las claves “R1”, “R2”, “R3” o “R4” dependiendo del tipo de rectificación.
- En el caso de las facturas simplificadas debe introducirse la clave “R5”.
- También en tipo de factura: cuando se trate de una sustitución indicarlo con la clave “S-”. Cuando se trate de diferencias indicarlo con la clave “I-”.
Para registrar una factura rectificativa por sustitución (clave “S-”) hay que señalar asimismo el importe de la rectificación.
7.10 ¿Cómo puedo registrar el arrendamiento del local de mi negocio?
El arrendador debe registrar la factura emitida con la clave de régimen especial “13” o “14”, dependiendo de si el alquiler está sujeto o no a retención. Si no lo está, también tiene que rellenar los campos sobre la situación del inmueble, así como a la referencia del catastro.
En cuanto al arrendatario, este solo tiene que registrar la factura recibida con la clave de régimen especial “15”.
7.11 ¿Cómo puedo registrar una factura recapitulativa de tiques o facturas simplificadas?
El emisor debe registrar la factura recapitulativa con la clave “F3” (factura emitida en sustitución de facturas simplificadas).
En el bloque de “facturas agrupadas” deberá identificar las facturas simplificadas sustituidas, incluyendo la siguiente información:
- Número de factura.
- Serie.
- Fecha de expedición.
Asimismo, en los campos “Ejercicio” y “Periodo” hay que indicar el periodo de liquidación del tique o factura simplificada original.
7.12 Facturas expedidas: ¿debe coincidir el IVA devengado del modelo 303 con el que figura en los registros de las facturas?
Sí. Las dos únicas excepciones son:
- Cuando se realicen adquisiciones intracomunitarias u operaciones interiores con inversión del sujeto pasivo. En estos casos, solo hay que realizar el registro en el Libro de facturas recibidas.
- En las rectificaciones de las cuotas repercutidas que deban incluirse en la declaración del período en que se realizó la operación, en vez del período correspondiente a la emisión de la factura rectificativa.
7.13 Facturas Recibidas: ¿Debe coincidir el IVA deducible del modelo 303 con el que figura en los registros de las facturas?
En general sí, con excepción de los siguientes supuestos:
- Que la deducción se realice en un período de liquidación distinto al de la recepción de la factura.
- En ciertos casos de rectificación, como el de las deducciones que deban incluirse en la declaración del período en que se efectuó la deducción, en vez del período en que se recibió la factura rectificativa.
- En el caso de una factura emitida en sustitución de factura simplificada “F3”, cuando la deducción se efectúa dentro del período de liquidación en que se haya recibido, aunque la anotación en el libro registro se haya realizado en el mismo período que factura simplificada original.
7.14 ¿Cómo puedo corregir un error en el registro?
En los Libros de Registro de pagos y cobros deben anularse las cantidades incorrectas mediante el envío del importe negativo.
8. Herramientas de gestión para optimizar la fiscalidad de las empresas
Una de las ventajas del SII es que ayuda a mantener todas las facturas al día y a contabilizar de forma inmediata todos los gastos. A este respecto, la solución integral para la gestión de gastos de Tickelia automatiza y simplifica todos los procedimientos relacionados con las notas de gastos de las empresas. Esta herramienta tecnológica se integra fácilmente con los softwares de contabilidad y RRHH para optimizar la gestión contable y financiera de la organización.
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De este modo, se eliminan los tiques y facturas en papel y su introducción manual en el sistema contable, lo que proporciona una de las ventajas del SII para las empresas: la fiabilidad y exactitud de la información en las facturas.
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