Los 8 consejos que necesitas saber para tus viajes de empresa

En los entornos empresariales actuales, los viajes de negocio desempeñan un papel fundamental en el crecimiento y expansión de las empresas, pues brindan oportunidades para establecer conexiones, cerrar acuerdos comerciales y explorar nuevas oportunidades de mercado. Pero, ¿te has planteado la forma de planificarlo y llevarlo a cabo de forma eficiente? ¡Conoce las claves para maximizar el éxito de tus viajes de empresa!

1. La importancia de organizar tus viajes de negocio

El estallido de la pandemia de la Covid-19 puso en jaque multitud de desplazamientos, entre ellos, los viajes de empresa. Esta suspensión peligró la celebración de múltiples eventos, reuniones o convenciones que concentraban un gran número de empresarios y empleados de alrededor del mundo. Pese adaptarse a las condiciones del momento ofreciendo formatos híbridos o completamente online, esta tipología de encuentros conocida por el acrónimo MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) obtiene sus mejores resultados cuando se realizan presencialmente.

Así lo ha demostrado el informe de Spain Convention Bureau “La evolución de la industria MICE”, que apunta una gran consolidación de este tipo de turismo de negocio durante 2023: se superaron las cifras previas a pandemia con un volumen de negocio de 13.000 millones de euros y se estima una mejora para los próximos dos años. Cabe destacar también el gran impacto de los viajes de negocio: suponen una cuarta parte del turismo nacional, es decir, 280 millones de personas que se desplazan por motivos laborales, constata Spain Convention Bureau.

Con un número cada vez más creciente de viajes de empresa es importante gestionar de forma correcta este tipo de desplazamientos para maximizar su valor y sacarle el mayor partido posible. Según datos del último informe de GBTA “Perspectivas del GBTA Business Travel Index para 2023: informe y pronóstico global anual”, se prevé la superación del nivel de gasto en viajes de negocio prepandemia de 1,2 billones de euros en 2024, por lo que, más que nunca, necesitamos conocer las claves para planificar, ejecutar y gestionar viajes de empresa que impulsen el éxito de la organización.

2. Consejos clave para organizar tus viajes de empresa

2.1 Establece los objetivos que motivan el viaje

Antes de iniciar cualquier viaje de negocios, es esencial tener una comprensión clara de los objetivos que se desean lograr. ¿Se trata de cerrar un acuerdo con un cliente potencial? ¿Asistir a una conferencia o feria comercial para establecer contactos? Definir estos objetivos ayudará a estructurar el itinerario y a priorizar las actividades durante el viaje. Sin embargo, es importante tener en cuenta la política de viajes de empresa durante todo el proceso de organización para adaptarlo a las reglas y restricciones que contempla la organización. Finalmente, será el Travel Manager quien se encargue de dar el visto bueno a las propuestas del empleado y buscar las mejores opciones para realizar el viaje.

  La importancia de un Business Travel Plan en los viajes de negocios

Además, previamente a viajar a un destino específico, es fundamental realizar una investigación exhaustiva sobre la cultura empresarial y las prácticas comerciales locales. Esto incluye aspectos como los horarios laborales habituales, las expectativas de puntualidad y las formas de comunicación preferidas. Estar bien informado sobre estos aspectos no solo facilitará la interacción con los socios comerciales locales, sino que ayudará a evitar malentendidos culturales que podrían afectar negativamente las relaciones comerciales. Además, conocer detalles sobre el destino, como el clima, la infraestructura y las opciones de transporte, también puede ser beneficioso para planificar el viaje de manera más eficiente teniendo en cuenta los horarios locales y la duración de desplazamientos.

2.2. Organiza toda tu documentación y reservas de forma anticipada

Una planificación meticulosa es clave para evitar contratiempos durante el viaje. Esto incluye la organización (y puesta en vigor) de documentos importantes, como pasaportes, visados, DNI, tarjetas de embarque y reservas de alojamiento y transporte. Se recomienda realizar estas gestiones con suficiente antelación para evitar problemas de última hora y para poder aprovechar posibles descuentos o tarifas preferenciales. Utilizar herramientas de gestión de viajes o servicios especializados puede facilitar este proceso y garantizar una experiencia de viaje más fluida.

En el proceso de reservas cabe destacar la gran importancia de unirse a programas de fidelización de las aerolíneas más frecuentadas por la empresa (teniendo en cuenta que es uno de los métodos de transporte más empleados por los viajeros de negocios). De esta forma, obtendremos tarjetas de fidelización que nos permitirán acumular puntos y disfrutar de ventajas como descuentos, productos o servicios como alquiler de coches o estancias en hoteles.

2.3 Infórmate de las situaciones de salud y seguridad del destino

Al igual que la política de viajes, la empresa también cuenta con una política de seguridad que incluye procedimientos de emergencia y los recursos disponibles en caso de incidentes y las directrices para viajar de manera segura. Incluso algunas organizaciones proporcionan capacitación específica sobre seguridad antes de los viajes de empresa. Pero más allá de situaciones de emergencia y seguridad del personal durante el viaje, es importante mantenerse informado sobre las condiciones de salud y seguridad en el destino.

Es necesario estar al tanto de posibles riesgos, como brotes de enfermedades, condiciones climáticas extremas, conflictos políticos o sociales, y cualquier otra situación que pueda afectar el bienestar durante el viaje. Consultar fuentes fiables, como sitios web gubernamentales o agencias de viajes especializadas, puede proporcionar información actualizada sobre la situación en el destino y ayudar a tomar decisiones informadas sobre si es seguro viajar o qué precauciones adicionales pueden ser necesarias.

Es importante tomar precauciones adicionales según sea necesario para garantizar, como evitar áreas conflictivas o peligrosas, mantenerse al día con las vacunas y los medicamentos recomendados para el destino, llevar consigo un botiquín de primeros auxilios, y mantenerse en contacto regular con colegas o familiares para informar sobre su ubicación y estado. Al tomar estas precauciones adicionales, se puede reducir el riesgo de enfrentar situaciones peligrosas o de emergencia durante el viaje y asegurar una experiencia más segura y tranquila.

2.4 Optimiza tu itinerario y tiempo

La programación eficiente de reuniones y eventos es fundamental para evitar pérdidas de tiempo durante los viajes de empresa. Durante el periodo de tiempo que estamos en el país extranjero, buscamos la productividad de nuestros encuentros, por lo que es importante coordinar con anticipación los horarios convenientes de las reuniones junto con los propósitos de cada una de ellas. Además, es importante priorizar las tareas más importantes y urgentes, así como agrupar las actividades por ubicación geográfica para minimizar el tiempo de desplazamiento y aprovechar este tiempo para dedicarlo a otras cuestiones.

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2.5 Garantiza tu conectividad y la disponibilidad de comunicación

Durante los viajes de negocios, es crucial garantizar la disponibilidad de comunicación tanto con colegas como con contactos externos. Esto implica asegurarse de tener acceso a dispositivos de comunicación, como teléfonos móviles con roaming activado o tarjetas SIM locales, así como a ordenadores portátiles con conexión a internet. Además, es importante tener en cuenta las diferencias horarias al programar llamadas o videoconferencias para asegurar una comunicación efectiva.

  ¿Cómo realizar una buena gestión de gastos de viajes de empresa?

Para facilitar la comunicación durante los viajes de empresa, es recomendable utilizar aplicaciones y herramientas de comunicación eficientes. El correo electrónico, la mensajería instantánea y las videoconferencias permiten mantenerse en contacto con compañeros y clientes de manera rápida y efectiva, incluso cuando se está fuera de la oficina. Además, el uso de herramientas de colaboración en línea, como documentos y calendarios compartidos, puede facilitar la coordinación y la planificación de actividades durante el viaje.

A pesar de los avances en tecnología y comunicaciones, es posible que surjan problemas de conectividad durante los viajes de negocio, como falta de señal de internet o problemas técnicos con dispositivos electrónicos. Por lo tanto, es fundamental tener un plan de respaldo en caso de que ocurran estos inconvenientes. Esto puede incluir llevar consigo un dispositivo de conexión móvil adicional, tener acceso a redes wifi públicas o contar con una lista de números de teléfono de emergencia de la empresa o del proveedor de servicios de comunicación para solicitar asistencia técnica en caso de necesidad.

2.6 Mantén una apariencia profesional y respeta las normas culturales del país anfitrión

La vestimenta y la apariencia juegan un papel crucial en la imagen profesional durante los viajes de empresa. Es importante vestirse de manera adecuada y profesional de acuerdo con las normas de etiqueta empresarial. Esto puede implicar usar trajes formales o ropa de negocios, asegurándose de que la ropa esté en buen estado. Una apariencia pulcra y profesional contribuirá a transmitir una impresión positiva y respetuosa durante las interacciones comerciales.

Durante los viajes de negocio internacionales, es fundamental también respetar las normas culturales y empresariales del país anfitrión. Esto incluye familiarizarse con las costumbres locales, los gestos de cortesía y las formas de dirección adecuadas, así como también conocer las prácticas empresariales y de negociación comunes en el país visitado. Mostrar sensibilidad cultural y adaptarse a las expectativas locales ayudará a establecer relaciones comerciales sólidas y a evitar malentendidos u ofensas involuntarias.

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2.7 Equilibra el tiempo de trabajo con el bienestar personal

Durante los viajes de empresa, es fácil caer en la trampa de trabajar sin descanso, lo que puede llevar al agotamiento y al aumento del estrés. Es crucial tomar descansos regulares durante el viaje para recargar energías y mantener un nivel óptimo de productividad. Esto puede implicar programar pausas cortas entre reuniones o actividades, así como también dedicar tiempo para relajarse y desconectar del trabajo. Al igual que es recomendable optimizar el tiempo de nuestro itinerario para mejorar la productividad, es necesario incluir en este actividades de ocio y turismo siempre que sea posible.

Es fundamental priorizar el equilibrio entre el trabajo y el bienestar personal durante los viajes de empresa. Esto implica establecer límites claros entre el tiempo dedicado al trabajo y el tiempo dedicado al descanso y la recreación. Es importante reconocer la importancia de cuidar el bienestar físico y emocional, tanto para la salud personal como para la efectividad en el trabajo a largo plazo. Al priorizar el equilibrio entre el trabajo y el bienestar personal, se garantizará una experiencia de viaje más satisfactoria y se promoverá un mayor nivel de rendimiento y bienestar en general.

2.8 Utiliza una herramienta de gestión de gastos

Durante el viaje, es fundamental tener un seguimiento y registro de los gastos realizados, pues muchos corren a cargo de la empresa, como por ejemplo los desplazamientos y las dietas. Para poder presentarlos de forma correcta deben entregarse facturas, tickets o justificantes de los gastos en cuestión. Si la empresa gestiona este proceso de forma manual, deberás recopilar y guardar con sumo cuidado cada ticket. Pero si, por el contrario, cuenta con herramientas como Tickelia que digitaliza y automatiza el proceso de gestión de gastos prescindiendo de un gran número de tareas burocráticas, únicamente deberás preocuparte por realizar una fotografía del ticket desde la App móvil.

Tickelia es una herramienta especializada diseñada para facilitar la gestión de gastos durante los viajes de empresa. Con esta aplicación, los profesionales pueden registrar fácilmente todos los gastos o solicitudes relacionados con el viaje, como alojamiento, transporte y comidas, directamente desde sus dispositivos móviles. Además, ofrece diversas funciones que simplifican y agilizan el proceso de gestión de gastos, como la captura de recibos mediante fotografías, la categorización automática de gastos, la generación de informes detallados y la analítica de costes por viaje.

Al utilizar Tickelia, los viajeros pueden tener un control preciso de sus gastos en tiempo real, lo que les permite mantenerse dentro del presupuesto establecido. Asimismo, con la finalidad de cumplir con la política de gastos de empresa y evitar gastos no autorizados, esta solución dispone de la tarjeta Visa Tickelia para prescindir de adelantos en efectivo a los trabajadores y configurar límites y restricciones de gasto personalizados. Con este método de pago, tanto empresa como empleado ganan en comodidad y control de los gastos. Además, esta tarjeta cuenta con la función Smart AutoBlock que bloquea la tarjeta en caso de no justificar debidamente los gastos.

La petición de anticipos también se contempla y facilita con Tickelia, que cuenta con un sistema de aprobación multinivel en función de la analítica de empresa y el pago automático de estos mediante transferencia SEPA.

Otro punto a favor es la integración de Tickelia con otras herramientas de gestión empresarial, como sistemas de contabilidad y programas de gestión de viajes, permitiendo una mayor eficiencia en la administración financiera de la empresa.

Si quieres conocer cuáles son las ventajas de digitalizar tu gestión de gastos de empresa, descarga nuestra guía y descúbrelas:

Descubre las ventajas de automatizar la gestión de gastos

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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