Para muchas empresas, los viajes en avión son una constante. Sin embargo, los billetes no suelen ser baratos. Ahorrar dinero y limitar los gastos es ahora más necesario que nunca debido al yugo de la inflación que tiene sometidos a todos los sectores. Por eso, hemos recogido los mejores trucos y estrategias para reservar vuelos baratos para los viajes de empresa. ¿Te vienes con nosotros?
Tabla de contenidos
1. Cosas que deberías tener en cuenta a la hora de reservar vuelos para los viajes de empresa
Vivimos en un mundo globalizado y completamente interconectado. En este escenario, los viajes de empresa están a la orden del día. Estrechar lazos, hacer negocios, visitar a clientes potenciales, asistir a seminarios, vender un nuevo producto… Hay muchos motivos para organizar un viaje de negocios.
Y, aunque muchos de esos viajes se realizan en coche, el avión sigue siendo uno de los medios de transporte preferidos por las empresas gracias a su velocidad e intercomunicación. Su principal inconveniente, más allá del factor medioambiental, es el precio de los billetes.
Sin embargo, según un informe realizado por Amadeus, los viajeros profesionales no priorizan el precio al reservar sus vuelos. En su lugar, valoran factores como el servicio, la comodidad y el producto.
No obstante, nunca está de más limitar los gastos para ahorrar costes y aumentar el margen de beneficios. Y eso nos lleva al siguiente punto.
2. 6 trucos para reservar vuelos más baratos para tus viajes de empresa
Buscar un vuelo y reservar el primer billete que aparece en la pantalla es un lujo que no todas las empresas se pueden permitir. Antes de comprar billetes de avión para tus empleados, deberías tener en cuenta los siguientes trucos para reservar vuelos para viajes de empresa.
2.1. Elige el mejor día y la mejor hora para comprar el billete
Hay muchas leyendas urbanas al respecto de cuál es el mejor día de la semana para comprar billetes de avión. Es cierto que los precios varían de un día para otro, pero no existe un día mágico, por así decirlo.
Ahora bien, un estudio del Wall Street Journal asegura que es recomendable evitar los fines de semana para reservar vuelos, sobre todo por la noche. Skyscanner añade que los mejores días para comprar billetes de avión son los lunes y los martes. Además, alrededor de las tres de la tarde suelen aparecer mejores ofertas en los buscadores. Pero esta información hay que cogerla con (muchas) pinzas.
2.2. Compra el billete con la suficiente antelación
Aunque no se trata de un truco infalible, comprar el billete con la antelación justa (ni demasiado pronto ni demasiado tarde) nos puede ayudar a ahorrar bastante dinero. Según Expedia, para los vuelos de distancia corta lo ideal es buscar billetes con unas siete semanas de antelación.
Si se trata de vuelos de larga distancia, las aerolíneas recomiendan comprar el billete entre cinco y siete meses antes del viaje. Por desgracia, en el caso de los viajes de trabajo no siempre es posible reservar con tanta antelación. Pero si tienes una cita ineludible dentro de medio año (como un congreso o una feria) y decides comprar el billete seis meses antes, quizá deberías contratar también un seguro de cancelación.
2.3. Aprovecha el modo incógnito para buscar vuelos
Aunque las cookies tienen su función en internet, a la hora de hacer compras online son muy traicioneras. Y las reservas de vuelos no se libran.
Las cookies dejan un rastro online que las aerolíneas pueden aprovechar para inflar el precio de los billetes. Esto significa que, si entras a un portal para mirar precios y no compras el billete, al volver es posible que las tarifas se hayan encarecido. Aunque esta práctica no es habitual, navegar en modo incógnito nos ayuda a evitar el riesgo y, al mismo tiempo, a mantener a raya el retargeting.
2.4. Consulta diferentes opciones
Si quieres reservar vuelos para dos o más trabajadores, es posible que salga más barato comprar los asientos por separado. Además, también es buena idea mirar cuánto valen dos billetes con la tarifa de ida y vuelta y cuánto valen sueltos. Aunque la norma general es que la tarifa de ida y vuelta suele ser más barata, la llegada de las aerolíneas low cost trastocó las reglas del mercado.
2.5. Sé flexible (si puedes)
Si te lo puedes permitir, buscar flechas flexibles es una de las mejores prácticas para ahorrar un buen dinero a la hora de comprar un billete de avión. En este sentido, el buscador de Google Fligts proporciona una gráfica de precios muy visual que te ayudará a escoger el mejor día para tu viaje de negocios.
2.6. Apúntate a los programas de fidelización para empresas
Algunas compañías aéreas cuentan con programas para empresas que premian la fidelidad con ciertos beneficios. Por ejemplo, algunas de las ventajas que ofrecen son mejoras en las reservas, descuentos exclusivos e incluso vuelos gratuitos.
3. Cómo elegir el mejor asiento
El precio del billete es importante, pero también lo es la comodidad. Para elegir el asiento perfecto en un avión debemos tener en cuenta las necesidades del trabajador que va a viajar. A saber:
- Los asientos situados junto a las salidas de emergencia son más espaciosos, pero no se pueden reclinar.
- Los asientos cercanos a las entradas del avión a veces son más amplios y permiten desembarcar antes.
- Si se busca tranquilidad, es mejor coger un asiento junto a la ventanilla.
- Los asientos de pasillo son perfectos para los viajeros que necesitan estirar las piernas o ir al baño a menudo.
- Los asientos situados junto a las alas son un poco más estables, pero tienen menos visibilidad desde la ventanilla.
Ahora bien, hay que tener en cuenta que muchas compañías aéreas cobran la selección del asiento como un extra. Si el precio se dispara al final, podrás ahorrar algo de dinero en la compra del billete prescindiendo de los suplementos que no sean necesarios.
4. Digitaliza el proceso de gestión de viajes para ahorrar tiempo y dinero
Por suerte, no tienes que hacer todo esto a mano. Digitalizar la gestión de los viajes de empresa a través de un programa te ayudará a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.
De hecho, gracias a las soluciones que permiten digitalizar y automatizar el proceso de gestión de viajes como Tickelia, tanto el Travel Manager como las agencias de viaje externas colaboradoras pueden simplificar enormemente el flujo de solicitudes de medios, como vuelos, alojamientos, aparcamiento… El programa consigue agilizar las tareas a través de la aprobación multinivel, facultando a los empleados enviar sus solicitudes cuando se tienen que ir de viaje, que no son tramitadas hasta que sus responsables las aprueban.
Y eso no es todo. Tickelia también te ayuda a preparar otros aspectos de los viajes de empresa que van más allá del precio del billete. Dietas, alojamientos, traslados… Gestionar todos estos gastos y sus posibles variables sería imposible sin la ayuda de un software inteligente. Especialmente si tu empresa se dedica a reservar vuelos a frecuentemente.
