Se acerca ese momento en el que tienes que salir del nido y emprender tu primer viaje de negocios. Aparte de sentirte orgulloso por la confianza que la empresa deposita en ti, deberías realizar ciertos preparativos antes de poner un pie fuera de la oficina. Pero no te preocupes, porque te vamos a ayudar a preparar ese viaje de empresa iniciático para que todo vaya sobre ruedas.
Tabla de contenidos
1. Todo lo que necesitas saber antes de hacer tu primer viaje de negocios
Los viajes profesionales son muy habituales en el seno de una empresa. Sin embargo, es normal que surjan inquietudes, dudas y hasta temores antes del primer viaje de negocios. Especialmente si el trabajador tiene que viajar solo.
La empresa debe procurar cubrir todas las necesidades de los viajeros de negocios. Y eso incluye la formación correspondiente, las reservas pertinentes y resolver todas sus dudas.
Una de ellas será la gestión de los gastos, ya que algunas empresas dan tarjetas corporativas a sus empleados, mientras que en otras son los trabajadores los que tienen que adelantar el dinero. Por suerte, ahora contamos con herramientas digitales que simplifican el proceso para la propia empresa, el Travel Manager y el trabajador, como veremos más delante.
Por otro lado, no hay nada mejor que un poco de preparación previa para disipar el estrés y mitigar la ansiedad típica del primer viaje de negocios. Y eso nos lleva directamente hasta el siguiente punto.
2. Los mejores trucos y estrategias para organizar tu primer viaje de negocios
Cuando hacemos un viaje por placer, tenemos la opción de colgarnos una mochila al hombro y salir en busca de aventuras. Con un viaje profesional no nos podemos permitir ese lujo, y mucho menos si se trata del primero. Preparar tu primer viaje de negocios te ayudará a ir más tranquilo y acometer tu objetivo laboral con mayor seguridad. Para ello, te proponemos los siguientes consejos.
2.1. Planifica (bien) el viaje
Lo primero que hay que hacer antes de cualquier viaje es definir el objetivo. A partir de aquí podrás saber con claridad qué tendrás que preparar: ropa, documentación, reservas, equipaje, traslados… Además, el Travel Manager también se tiene que asegurar de tramitar el seguro de viaje pertinente.
Si vas a viajar al extranjero, tendrás hacer algunos preparativos adicionales, como echar un ojo la cultura y las leyes del país, investigar los medios de transporte para desplazarte por la ciudad o descargar un mapa de la zona accesible offline. Otro detalle importante es llevar dinero en efectivo de la divisa local.
El Travel Manager te ayudará a gestionar todos estos detalles, aunque tú deberás ocuparte de otras cosas. Por ejemplo, no te vendría mal consultar las opciones de roaming de tu teléfono personal, mirar las condiciones de tu tarjeta en el extranjero y prepararte para el posible efecto del jet lag. También podrías instalar un traductor en tu móvil si se habla otro idioma en el país de destino.
2.2. Elige un alojamiento cercano a tu destino
Si el viaje va a durar más de un día es necesario buscar un hotel que cuente con los servicios básicos para desarrollar tu labor profesional. Por ejemplo, el wifi es imprescindible.
Además, es recomendable que el alojamiento se encuentre cerca del destino. Es posible que el hospedaje salga algo más caro, pero así se evitan gastos de desplazamiento y también se reduce el riesgo de llegar tarde a la cita.
2.3. Prepara una maleta pequeña
Siempre se dice que es mejor viajar ligero, pero esto cobra especial importancia en los viajes de trabajo. Lo más aconsejable es optar por una maleta ligera y pequeña para poder llevarla en la cabina sin necesidad de facturar. Esto sirve para ahorrar dinero en los viajes de negocios, pero también tiempo en los aeropuertos.
En cuanto a los contenidos de la maleta, aparte de ropa formal, también hay que meter prendas cómodas, el pijama, un neceser con artículos de aseo y el cargador del móvil, entre otros básicos. Y, si viajamos al extranjero, no está de más comprobar qué tipo de enchufes se utilizan para añadir un adaptador si fuera necesario.
2.4. Revisa que llevas toda la documentación
Sí, avisar de llevar toda la documentación encima puede parecer innecesario, pero es sorprendente la cantidad de veces que se nos olvidan las cosas más esenciales en casa. Y no basta con comprobar que llevas el DNI, el pasaporte o los billetes, sino que también tienes que verificar que has cogido los informes, notas, acreditaciones, entradas y documentos que vas a necesitar cuando llegues a tu lugar de destino. Ojo, porque esto hay que hacerlo siempre, no solo en el primer viaje de negocios.
2.5. Busca los medios de transporte más adecuados
El transporte es uno de los aspectos más importantes de un viaje, tanto para llegar hasta el destino como para moverse por la zona. El Travel Manager se encargará de buscar el mejor medio de transporte y las conexiones para llegar hasta el hotel. Por su parte, el trabajador debería comprobar cómo funcionan las redes de transporte público y las paradas de taxi más cercanas al alojamiento.
2.6. Haz las reservas permitentes con suficiente antelación
¿El Travel Manager ha reservado ya el hotel y los traslados? Perfecto. Ahora hay que reservar el resto de cosas, como las acreditaciones o una mesa en el restaurante en el que vas a invitar a cenar a ese cliente tan importante que has ido a visitar.
2.7. Piensa en cómo vas a aprovechar el tiempo
¡No vivimos solo de trabajar! Aparte de aprovechar la experiencia para aprender y empaparte de todas las ideas y perspectivas de otros colegas, también deberías reservar algo de tiempo a comer, a descansar y al ocio. Si se trata de un viaje largo, quizá puedas aprovechar algún rato libre para hacer turismo y conocer la ciudad.
2.8. Prepárate para lo bueno… y para lo malo
Independientemente de la duración de un viaje, siempre hay infinidad de aspectos que se pueden torcer. Hay que asumir que hay cosas que podrían salir mal: tirarnos un café por encima antes de una reunión importante, que la otra persona no se presente, que se pinche una rueda del coche, que el hotel haya cometido un error con la reserva, que se cancele un vuelo…
En otras palabras: seguramente salga algo mal a lo largo del viaje. Pero no es el fin del mundo. Lo que realmente importa es cómo vas solucionar la situación dentro de lo posible.
2.9. Que no se te olvide registrar tus gastos
Aparte del kilometraje y las dietas, es posible que tengas otros gastos durante tu estancia. Muchos de ellos corren a cargo de la empresa (estancia, manutención y transporte), pero es fundamental presentar las facturas y los justificantes para que los gastos se abonen debidamente.
Hasta hace poco, los trabajadores tenían que guardar cada recibo en su cartera como si fueran valiosos cromos de coleccionista hasta regresar a la oficina. Por suerte, hay aplicaciones móviles que facilitan la digitalización de los gastos, como Tickelia. Ahora es tan simple como hacer una foto del tique o la factura con el teléfono y subirla a la App. ¡Y una cosa menos para tu primer viaje de negocios!
3. ¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar viajes de negocios?
Si hay algo que realmente puede facilitar el primer viaje de negocios a cualquier empleado es una gestión de gastos de empresa totalmente digital y paperless. De esta manera, se puede prescindir del papel a la vez que se reducen drásticamente los errores humanos.
Tickelia es una solución en la nube integrada con el ERP corporativo que consigue reducir en un 75% el tiempo dedicado a la gestión de gastos y viajes de empresa. La gran ventaja para los trabajadores es que pueden reportar gastos con una foto a través de la App móvil (disponible en versión iOS y Android). El software se encarga del resto, desde el control del gasto hasta la contabilización con el ERP.
Otro gran beneficio para los empleados es la tarjeta Visa Tickelia que la solución pone a disposición de los usuarios. Este método de pago inteligente con límites y restricciones personalizados ayuda a los empleados a pagar cómodamente, mientras que la empresa tiene el control de todos los pagos realizados.
Asimismo, Tickelia también cuenta con una herramienta de petición de anticipos con flujo de aprobación multinivel para que los gastos en los viajes de empresa no vuelvan a ser un problema.
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