Si bien estamos viviendo una situación complicada con la crisis sanitaria de la Covid-19, hay empresas en las que sus trabajadores tienen que viajar de manera habitual por cuestiones laborales. Por ese motivo, será beneficioso para la compañía crear una política de gastos eficiente para la gestión de viajes de negocios.
Cada compañía debe establecer su política de viajes de empresa de acuerdo con sus necesidades y sus normativas. Además, es importante que los trabajadores conozcan esta política, sobre todo aquellos que viajan por trabajo.
Cómo crear una política de gastos de viajes de empresa eficiente
- Claridad: La clave del éxito de una política de gastos de viaje es que sea clara y fácil de entender, sobre todo, para los empleados. Además, se recomienda que en una misma política se especifiquen diversos apartados (hoteles, dietas, transporte…), algo que cubra todos los escenarios posibles.
- Establecer los gastos no reembolsables: Puede llegar a ser muy útil redactar qué gastos no son reembolsables. Para ello, la compañía se puede basar en los gastos que suelen llegar reportados en las notas de gastos de los empleados y que no son reembolsables. Estipulándolo de ante mano, la empresa y los empleados se ahorran trabajo y tiempo.
- Cumplimiento: Es importante ser firme y especificar que las notas de gastos serán cuidadosamente revisadas por los responsables y que, si no se adaptan a lo establecido, pueden ser revocadas.
- Flexibilidad: Aunque es necesario un correcto cumplimiento de esta política, puede estar abierta a cambios. En una sociedad tan acelerada y dinámica como la nuestra, es importante hacer los cambios siempre que se crean necesarios para mantener una política actualizada.
Según las necesidades de la empresa, esta puede crear distintos tipos de políticas de gastos de viajes de empresa, como, por ejemplo, una que vaya enfocada a los gastos sobre kilometraje, sobre las normativas, los reembolsos, o la forma de gestionar el proceso y control de los tiques generados. En este último caso, es útil para la empresa contar con herramientas que digitalicen el proceso de gestión de los gastos, ya que el control y la eficiencia se acaba perdiendo en un proceso manual. Soluciones como Tickelia, permiten a la compañía automatizar íntegramente el flujo de gastos y contar con métodos de pago inteligentes como las tarjetas Visa Tickelia, a las que se le pueden añadir límites y restricciones según la política de gastos acordada.
