Uno de los grandes problemas dentro del sector de los viajes corporativos es que se emplean los términos duty of care y travel risk management o gestión de riesgos como sinónimos. No obstante, existen algunas diferencias entre ambos. Al final, el objetivo es garantizar una política de seguridad en los viajes de negocios.
Tabla de contenidos
1. Qué es el duty of care
El duty of care es también conocido como deber de protección. Se trata de un término empleado para hablar sobre las obligaciones que todas las empresas tienen sobre aquellos trabajadores que deben desplazarse por motivos laborales.
En este sentido, es la compañía la responsable de gestionar cualquier riesgo al que se pueda enfrentar el trabajador. Asimismo, también es su responsabilidad garantizar la seguridad durante el viaje. En otras palabras, las empresas tienen una responsabilidad legal sobre los empleados en estos desplazamientos.
2. Travel risk management
Los factores a tener en cuenta con respecto a la seguridad del trabajador deben integrarse en el plan de gestión de viajes, también conocido como travel risk management. Para gestionar de forma adecuada estos riesgos se necesita que intervengan algunos proveedores especializados, como es el caso de las compañías aseguradoras de viajes.
Debido al aumento de los viajes, las empresas deben efectuar políticas de viajes más específicas. Asimismo, estas deben tener en cuenta cualquier situación de riesgo ante la que se pueda enfrentar el trabajador que viaje.
Por todo ello, es muy importante llevar a cabo un plan de gestión de los riesgos en los viajes de los trabajadores exhaustivo. Asimismo, es preciso analizar cualquier imprevisto que pueda aparecer durante el desplazamiento. De lo contrario, la empresa estaría cometiendo una negligencia.
3. El objetivo principal de esta gestión
Con el objetivo de aumentar la facturación, cada vez son más las empresas que apuestan por la globalización. Esto se traduce en el incremento de viajes de empresa por parte de muchos trabajadores para que la compañía pueda expandirse en otros territorios.
Por todo ello, el objetivo de la gestión de riesgos del viaje es garantizar la seguridad de los empleados que se desplazan. Esto hace que las obligaciones de la empresa traspasen fronteras y lleguen hasta las instalaciones y el personal que se ubica en el extranjero.
4. Quién debe gestionar los riesgos de viaje
Por otro lado, uno de los grandes errores en los que suelen caer las compañías es en creer que el responsable de gestionar los riesgos de viaje debe ser el departamento de travel management. En este caso, este no debe ser el único que esté pendiente de estos aspectos.
Esta creencia se trata de un enfoque incorrecto que puede resultar caro para las compañías. La razón es que el travel risk management abarca muchas otras cosas, por lo que puede también implicarse en otros departamentos de la empresa.
4.1 Grandes empresas
En las grandes empresas los departamentos de recursos humanos, comunicación y finanzas también deben participar en la gestión de riesgo. Todas estas áreas no solo deben involucrarse en desarrollar políticas de gestión de riesgos de viaje, sino también en la ejecución de las mismas en el caso de existir cualquier tipo de emergencia.
4.2 Pequeñas y Medianas empresas (PYMES)
Por su parte, en el caso de las PYMES, el problema es que algunos de estos departamentos ni siquiera existen. Por este motivo, el responsable de las tareas relacionadas con el risk management podría ser el director o el administrativo.
5. Cómo diseñar una estrategia de duty of care
Otro punto a tener en cuenta es que, para diseñar una estrategia de gestión de riesgos de viaje efectiva, la empresa debe trabajar codo con codo con la agencia de viajes. Después, todo lo acordado se pasará a un documento que recoja lo siguiente:
- Peligros principales de cada destino.
- Medios de prevención y cómo manejar situaciones de emergencia, así como consejos para evitar o disminuir los riesgos que existen para los viajeros.
- Formación de los empleados sobre autoprotección en los viajes.
- Canales aprobados para informar a los trabajadores en tiempo real de cualquier incidencia, peligro o dificultad.
- Seguimiento de los riesgos y monitorización.
- Medidas que hay que tomar en situaciones de crisis o de urgencia.
En este sentido, las agencias de viajes, y no solo la empresa, tienen un papel principal en implementar estos programas de gestión de riesgos. Además, las agencias son las que mejor conocen y gestionan dichos riesgos.
Por otro lado, el travel risk management debe aparecer dentro de la política de viajes de la compañía para que los trabajadores lo puedan consultar en cualquier momento.
6. Factores que influyen en la gestión de riesgos de viaje
Los factores que influyen en el plan de gestión de riesgos de viajes son varios. Estos pueden ser protocolos de actuación, aspectos formativos e informativos o cuestiones legales, entre otros. Por ello, es necesario la actuación e implicación de las agencias de viaje, ya que son proveedores especializados capaces de responder y llevar a cabo las acciones pertinentes según la necesidad.
La empresa y la agencia de viaje especializada deben trabajar juntas para crear un programa completo donde existan consejos prácticos e información dirigida a todos los trabajadores. Esto se puede trasladar a los empleados vía SMS o por correo electrónico, pero todo debe entrar dentro de un plan que no dé lugar a acciones improvisadas que puedan poner en peligro al interesado en una situación de emergencia.
7. Soluciones para mejorar la política de viajes en tu empresa
Además de tener un plan definido para evitar o minimizar riesgos durante los viajes corporativos, otra solución a tener en cuenta pasa por controlar de forma precisa la gestión de gastos de empresa. En este sentido, Tickelia puede ser la mejor opción debido a su capacidad de digitalizar la gestión de notas de gasto y viajes corporativos.
Tickelia es una solución que ahorra tiempo tanto a la hora de reportar el gasto como de gestionarlo. Esto hace que los departamentos administrativos tengan la capacidad de ser más eficientes, pues también cuenta con una parte de liquidación y contabilización automática, así como la integración al ERP de cada empresa en un entorno personalizado.
