Los viajes de negocios son clave para el crecimiento empresarial. Conoce los términos que todo business traveller debe dominar para gestionar sus desplazamientos de forma eficiente. ¡Optimiza cada viaje y aprovecha al máximo cada oportunidad en tus desplazamientos corporativos!
Tabla de contenidos
1. Términos relacionados con la planificación de viajes
La planificación de un viaje de negocios es uno de los aspectos más importantes para garantizar el éxito del desplazamiento. En esta sección, encontrarás los términos que todo Business Traveller debe conocer para preparar sus viajes de manera eficiente, siguiendo las políticas de su empresa y aprovechando herramientas tecnológicas que facilitan el proceso.
1.1 Travel policy
La travel policy es el conjunto de normas que establece una empresa para regular los viajes de negocios de sus empleados. Este documento incluye directrices sobre presupuestos, proveedores preferidos, y procedimientos para el reembolso de gastos. Además, define quién debe aprobar los viajes y qué criterios deben cumplirse.
Para los business travellers, es fundamental entender y seguir la travel policy para evitar problemas de cumplimiento, retrasos en los reembolsos o conflictos con la empresa.
En muchos casos, las travel policies también establecen el uso de clases de servicio específicas para vuelos, requisitos de alojamiento (como limitar el uso de hoteles de lujo), y normas para viajes internacionales, como los visados y la vacunación obligatoria. Las políticas bien diseñadas también pueden incluir pautas de sostenibilidad, promoviendo prácticas de viaje respetuosas con el medio ambiente.
1.2 Self-booking tool (SBT)
Las self-booking tools (SBTs) son plataformas digitales que permiten a los empleados reservar sus propios vuelos, hoteles y transporte bajo las normas de la travel policy de la empresa.
Estas herramientas ofrecen una interfaz amigable para que los business travellers puedan planificar sus desplazamientos de manera autónoma, sin necesidad de depender de un agente de viajes.
Entre sus ventajas destacan la agilidad en el proceso de reserva, la integración de las políticas de la empresa y la posibilidad de gestionar cambios de última hora de manera más rápida y eficiente. Algunas SBTs también permiten a los usuarios acceder a tarifas corporativas negociadas, lo que puede reducir significativamente los costes para la empresa. Además, facilitan el seguimiento y análisis de los gastos en tiempo real, algo crucial para los departamentos de finanzas.
1.3 Travel management company (TMC)
Una travel management company (TMC) es una agencia externa especializada en la gestión de viajes de negocios para empresas. Estas compañías se encargan de reservar vuelos, hoteles, transporte y cualquier otro aspecto relacionado con los viajes corporativos.
Además de gestionar las reservas, las TMCs ofrecen servicios adicionales, como la optimización de costes y la gestión del cumplimiento de las políticas de viajes, garantizando que todos los desplazamientos se realicen de manera eficiente.
Trabajar con una TMC puede ser especialmente beneficioso para empresas con una gran cantidad de empleados que viajan frecuentemente, ya que estas agencias pueden ofrecer acceso a tarifas especiales y un servicio de atención al cliente disponible en todo momento.
Los business travellers que gestionan sus viajes a través de una TMC suelen experimentar menos complicaciones, ya que las agencias manejan todos los detalles y ofrecen asistencia en caso de emergencias o cambios de itinerario.
1.4 Bleisure
El término bleisure es una combinación de «business» (negocios) y «leisure» (ocio), y se refiere a los viajes que combinan actividades laborales con tiempo libre. Este concepto ha ganado popularidad en los últimos años, ya que permite a los empleados extender sus viajes de negocios para disfrutar de un destino que normalmente solo visitarían por trabajo.
Para los business travellers, el bleisure puede representar una excelente oportunidad para mejorar su calidad de vida, al aprovechar el tiempo fuera de la oficina para explorar y relajarse.
Muchas empresas han comenzado a apoyar esta tendencia, ya que el bleisure contribuye a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que puede traducirse en empleados más motivados y productivos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los gastos relacionados con la parte «leisure» del viaje deben ser asumidos por el empleado y no reembolsados por la empresa
2. Términos relacionados con la seguridad y la responsabilidad
La seguridad es una prioridad fundamental para las empresas que envían a sus empleados de viaje. Además, las empresas tienen la obligación de proteger a sus trabajadores mientras están fuera de la oficina.
En esta sección se explican algunos términos clave relacionados con la responsabilidad de la empresa y las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger a los business travellers.
2.1 Duty of care
El concepto de duty of care se refiere a la responsabilidad legal y ética que tienen las empresas hacia sus empleados mientras están de viaje por motivos laborales. Esta responsabilidad implica garantizar la seguridad del trabajador, proporcionándole información sobre los riesgos asociados a los destinos, seguros adecuados y acceso a recursos de emergencia si es necesario.
Para los business travellers, es esencial entender que su empresa tiene un rol activo en su protección durante el viaje. En situaciones de emergencia, como desastres naturales o incidentes de seguridad, el duty of care requiere que la empresa actúe rápidamente para ayudar al empleado a regresar de manera segura o a encontrar refugio.
Las empresas que no cumplen con sus responsabilidades de duty of care pueden enfrentar problemas legales y reputacionales.
2.2 Travel risk management
La gestión de riesgos en los viajes o travel risk management implica la identificación, evaluación y mitigación de riesgos que podrían afectar a los empleados durante sus desplazamientos laborales.
Estos riesgos incluyen problemas de seguridad personal, salud, terrorismo, inestabilidad política o desastres naturales. Las empresas deben contar con un plan de gestión de riesgos para proteger a sus empleados de estos peligros y garantizar su seguridad durante todo el viaje.
Para los business travellers, es fundamental estar informados sobre los riesgos del destino al que se dirigen y seguir las recomendaciones de seguridad proporcionadas por su empresa. La tecnología también juega un papel crucial en la gestión de riesgos, ya que muchas empresas utilizan plataformas de seguimiento en tiempo real para monitorear la ubicación de sus empleados y enviarles alertas de seguridad si es necesario.
2.3 Seguro de viaje
El seguro de viaje es una cobertura proporcionada por la empresa o adquirida por el empleado para protegerse frente a imprevistos durante un desplazamiento laboral. Estos imprevistos pueden incluir cancelaciones de vuelos, problemas de salud, pérdida de equipaje o emergencias durante el viaje.
Para los business travellers, contar con un seguro adecuado es fundamental, ya que puede protegerles de costes inesperados y garantizar que reciban la atención médica necesaria en caso de accidente o enfermedad.
Las empresas suelen ofrecer seguros de viaje para sus empleados, especialmente cuando los viajes implican destinos internacionales o zonas de alto riesgo. Los seguros de viaje también cubren la repatriación en caso de emergencia médica grave, garantizando que el empleado pueda regresar a su país de origen para recibir tratamiento.
3. Términos relacionados con la gestión de gastos y reembolsos
Uno de los aspectos más importantes para los business travellers es la correcta gestión de los gastos incurridos durante sus desplazamientos. Las empresas suelen contar con políticas estrictas sobre qué gastos son reembolsables y cuáles no.
En esta sección, se abordan los términos clave que los viajeros deben conocer para asegurarse de que sus gastos sean reembolsados sin problemas.
3.1 Reembolso de gastos
El reembolso de gastos es el proceso mediante el cual los empleados solicitan la devolución de los gastos incurridos durante un viaje de negocios. Este proceso generalmente requiere la presentación de facturas y recibos que justifiquen cada gasto realizado. Los business travellers deben asegurarse de seguir el procedimiento correcto para evitar retrasos en el reembolso y garantizar que sus gastos sean cubiertos por la empresa.
Es importante que los empleados entiendan qué tipos de gastos son elegibles para el reembolso, ya que algunos costes, como los relacionados con el ocio personal (bleisure) o los gastos excesivos en comidas y alojamiento, podrían no estar cubiertos por la política de la empresa.
Muchas empresas utilizan herramientas de gestión de gastos automatizadas, lo que facilita la presentación y aprobación de los reembolsos.
3.2 Travel allowance
El travel allowance es la cantidad de dinero que la empresa asigna a un empleado para cubrir los gastos de un viaje de negocios. Esta cantidad puede ser fija o depender de factores como la duración del viaje o el destino. El travel allowance generalmente cubre el alojamiento, el transporte y las comidas, pero no suele incluir gastos personales o de ocio.
Para los business travellers, es esencial entender los límites de su travel allowance y planificar su viaje en función de esos límites. En algunos casos, las empresas ofrecen una suma global por día (conocida como per diem), lo que permite a los empleados administrar sus gastos de manera más flexible, siempre que se mantengan dentro de los márgenes asignados.
3.3 Per diem
El per diem es una asignación diaria que la empresa proporciona a sus empleados para cubrir los gastos de un viaje de negocios. Este método es común en muchas empresas, ya que simplifica el proceso de reembolso y evita la necesidad de presentar recibos para cada pequeño gasto.
El per diem suele cubrir comidas, transporte local y otros gastos menores, pero es importante que los empleados conozcan las reglas específicas de su empresa en cuanto al uso de esta asignación.
Las empresas también pueden ajustar el per diem según el destino del viaje, ofreciendo cantidades más altas para ciudades con costes de vida elevados o destinos internacionales. Este sistema beneficia tanto a la empresa, que puede controlar mejor sus gastos, como al empleado, que tiene más flexibilidad en la gestión de su presupuesto diario.
3.4 Informe de gastos
El informe de gastos es un documento que los business travellers deben presentar al finalizar su viaje para detallar los gastos realizados y solicitar su reembolso. Este informe debe incluir todos los recibos y facturas pertinentes, así como una descripción de cada gasto para cumplir con las normas de la empresa. Un informe de gastos claro y preciso es fundamental para evitar retrasos en el reembolso y garantizar que todos los costes elegibles sean cubiertos.
Hoy en día, muchas empresas utilizan software de gestión de gastos automatizados que permiten a los empleados cargar sus recibos directamente desde sus dispositivos móviles, facilitando la gestión de gastos en tiempo real y reduciendo la carga administrativa tanto para el empleado como para el departamento de finanzas.
4. Términos relacionados con programas de fidelización y beneficios
Los programas de fidelización pueden representar una gran ventaja para los business travellers, ya que les permiten acumular puntos y obtener beneficios adicionales durante sus desplazamientos. En esta sección, se explican algunos términos clave relacionados con la fidelización y cómo pueden beneficiar a los viajeros frecuentes.
4.1 Programa de viajero frecuente
Los programas de viajero frecuente son estrategias de fidelización ofrecidas por aerolíneas, hoteles y otros proveedores de servicios de viaje. Estos programas permiten a los business travellers acumular puntos cada vez que viajan, que luego pueden canjearse por beneficios como mejoras de clase, noches de hotel gratuitas o acceso a servicios VIP. Aprovechar al máximo estos programas es una estrategia eficaz para mejorar la experiencia de viaje y ahorrar dinero en futuros desplazamientos.
Los programas de viajero frecuente también ofrecen otros beneficios, como la prioridad en el embarque, la exención de tarifas de equipaje o el acceso a salas de espera exclusivas.
Para los business travellers que pasan mucho tiempo en el aire o en hoteles, estos programas pueden representar una gran diferencia en la comodidad y el disfrute de sus viajes.
4.2 Puntos de fidelización
Los puntos de fidelización son recompensas que los viajeros acumulan al utilizar servicios de aerolíneas, hoteles o empresas de alquiler de coches afiliadas a un programa de fidelización. Estos puntos pueden canjearse por descuentos o servicios adicionales en futuros viajes.
Para los business travellers, acumular puntos de fidelización puede suponer una forma de obtener beneficios personales durante sus desplazamientos, aunque es importante asegurarse de que este uso no contraviene las políticas de la empresa.
Muchas empresas permiten a sus empleados utilizar puntos de fidelización para mejorar su experiencia de viaje, siempre y cuando se respeten los límites presupuestarios establecidos en la política de la empresa.
Sin embargo, algunas empresas prefieren que los empleados acumulen puntos para la organización en lugar de beneficiarse personalmente de ellos.
4.3 Upgrade
El término upgrade se refiere a la mejora de un servicio que un viajero recibe, como un ascenso a una clase superior en un vuelo o una mejora de habitación en un hotel. Los upgrades pueden obtenerse utilizando puntos de fidelización o mediante programas de viajero frecuente.
Para los business travellers, un upgrade puede mejorar significativamente la calidad de su experiencia de viaje, permitiéndoles disfrutar de mayor comodidad sin un costo adicional para la empresa.
Algunas empresas negocian acuerdos con aerolíneas o cadenas hoteleras para que sus empleados obtengan upgrades automáticos cuando estén disponibles. Estos acuerdos son beneficiosos tanto para la empresa como para el empleado, ya que mejoran la experiencia de viaje sin incrementar el gasto.
5. Términos relacionados con impuestos y normativas
Para los business travellers que realizan desplazamientos internacionales, es crucial estar al tanto de las normativas fiscales y de los tratados que pueden afectar el pago de impuestos. En esta sección, se explican los términos clave relacionados con la tributación y las normativas que deben conocer los viajeros de negocios.
5.1 Doble tributación
La doble tributación se produce cuando un business traveller debe pagar impuestos en dos países diferentes por los mismos ingresos. Esto puede ocurrir cuando un empleado trabaja temporalmente en un país extranjero y su salario está sujeto tanto a los impuestos del país de origen como del país de destino.
Para evitar esta situación, muchos países han firmado tratados de doble imposición, que permiten a los trabajadores deducir los impuestos pagados en el extranjero de sus impuestos nacionales.
Los business travellers que pasan mucho tiempo en el extranjero deben asegurarse de que su empresa está al tanto de las implicaciones fiscales de sus viajes, y pueden necesitar asesoramiento especializado para optimizar su situación fiscal y evitar la doble tributación.
5.2 Tratados de doble imposición
Los tratados de doble imposición son acuerdos entre dos o más países que permiten a los ciudadanos que trabajan en el extranjero evitar el pago de impuestos dobles sobre los mismos ingresos. Estos tratados son especialmente importantes para los business travellers que trabajan en varios países a lo largo del año, ya que les permiten optimizar su carga tributaria y cumplir con las leyes fiscales de manera más eficiente.
Es fundamental que los business travellers consulten con su empresa o con un asesor fiscal antes de realizar un desplazamiento internacional, ya que los tratados de doble imposición pueden variar considerablemente entre diferentes países y afectar su situación fiscal.
5.3 Impuesto sobre la renta
El impuesto sobre la renta es una carga fiscal que se aplica sobre los ingresos obtenidos por una persona, incluyendo los salarios y otras formas de compensación por el trabajo realizado. Para los business travellers, es importante conocer las normativas fiscales del país en el que trabajarán temporalmente, ya que esto puede influir en el monto de los impuestos que deberán pagar.
En algunos casos, los empleados pueden tener que presentar declaraciones fiscales tanto en su país de origen como en el país de destino.
Las empresas que envían a sus empleados a trabajar en el extranjero deben proporcionarles la asistencia necesaria para cumplir con las normativas fiscales locales y evitar sanciones por incumplimiento. En algunos casos, las empresas también pueden cubrir los impuestos adicionales que sus empleados deban pagar en el extranjero, a través de planes de compensación fiscal.
6. Términos relacionados con tecnología y digitalización
La tecnología ha transformado la forma en que los business travellers gestionan sus desplazamientos, desde la reserva de vuelos hasta la presentación de informes de gastos. En esta sección, se abordan algunos de los términos clave relacionados con las herramientas tecnológicas que están cambiando la experiencia de los viajeros de negocios.
6.1 Mobile travel app
Las mobile travel apps son aplicaciones móviles diseñadas para facilitar la gestión de los viajes de negocios. Estas herramientas permiten a los empleados realizar reservas, gestionar itinerarios, recibir alertas de vuelo y presentar informes de gastos desde sus dispositivos móviles. Las mobile travel apps han ganado popularidad en los últimos años debido a su capacidad para simplificar todos los aspectos de un viaje, desde la planificación hasta el regreso.
Para los business travellers, el uso de estas aplicaciones puede ahorrar tiempo y reducir el estrés asociado a la gestión de los viajes. Además, muchas de estas herramientas están integradas con las políticas de la empresa, lo que garantiza que todas las decisiones se ajusten a los presupuestos y las normas establecidas.
6.2 Travel tracking
El travel tracking es una herramienta que permite a las empresas hacer un seguimiento en tiempo real de la ubicación de sus empleados mientras están de viaje. Esto es especialmente importante para garantizar la seguridad de los business travellers en zonas de alto riesgo o en caso de emergencias. Las empresas utilizan plataformas de travel tracking para recibir alertas sobre la situación de sus empleados y coordinar acciones en caso de crisis.
Para los business travellers, estar localizados por sus empresas puede proporcionarles una capa adicional de seguridad, ya que sabrán que tienen respaldo en caso de que surjan problemas.
Las empresas también pueden utilizar estas herramientas para optimizar las rutas de viaje y reducir el tiempo y los costes asociados a los desplazamientos.
6.3 Automatización de informes de gastos
La automatización de informes de gastos es una tendencia creciente en el mundo de los viajes de negocios. Herramientas como Tickelia permiten a los empleados capturar y registrar automáticamente sus gastos, lo que simplifica el proceso de presentación de informes y acelera los reembolsos. La automatización no solo mejora la eficiencia para los empleados, sino que también ofrece a las empresas mayor visibilidad y control sobre los gastos de viaje.
Para los business travellers, la automatización de informes de gastos elimina gran parte de la carga administrativa que implica el seguimiento de los gastos, permitiéndoles centrarse en su trabajo.
Además, estas herramientas suelen estar integradas con las políticas de la empresa, lo que garantiza que los informes se ajusten automáticamente a las reglas de la organización.
Estar familiarizado con estos términos es esencial para cualquier business traveller que desee gestionar sus viajes de manera eficiente y sin complicaciones. Desde la planificación de viajes hasta la seguridad, la gestión de gastos y los beneficios fiscales, el conocimiento de estos conceptos permite a los viajeros corporativos optimizar sus desplazamientos y aportar valor a sus empresas.
Con la ayuda de las herramientas tecnológicas y una comprensión clara de las políticas y normativas, los business travellers pueden disfrutar de viajes más productivos y sin estrés.
