La gestión de gastos de viajes de empresa

¿Cómo realizar una buena gestión de gastos de viajes de empresa?

Cuando hablamos de la gestión de gastos de viajes de empresa se acostumbra a pensar que este tipo de gastos son gastos extras para las compañías, pero la realidad es que los viajes de empresa son muy necesarios en según qué sector y de ellos dependen una gran cantidad de los ingresos anuales para muchas empresas. En este artículo, veremos algunos aspectos imprescindibles para poder realizar una gestión de gastos de viajes eficiente y optimizada.

1. ¿Cómo optimizar la gestión de gastos de viajes de empresa?

Para un correcto crecimiento económico empresarial, es necesario que se efectúe una correcta gestión de los gastos ya que, por muy estables que sean los ingresos, una mala gestión puede ocasionar sorpresas desagradables a largo plazo. Es importante no solo focalizar la atención en los gastos por compras corporativas, sino también en otros gastos como los provenientes de los viajes de negocios.

Algunos de los aspectos a tener en cuenta para una buena optimización en la gestión de gastos de viajes de empresa son los siguientes:

  • Detalla un presupuesto previo: Si el propósito es reducir los costes innecesarios de un viaje de empresa, detallar un presupuesto podría ser la clave. Es importante no solo para tener una idea general de los gastos que se producirán, sino también para evaluar las acciones, las decisiones y analizar los resultados.
  • Implanta una política de gastos: Junto con el presupuesto, esta medida puede salvar tanto al viajero como a la empresa de imprevistos que puedan conllevar más de un gasto extra innecesario. Por ese motivo, es importante ceñirse a la política de gastos establecida por la empresa y velar por su correcto cumplimiento.
  • Evalúa los gastos: Tras la realización de un presupuesto detallado con todos los gastos que conllevará el viaje de negocios, es primordial repasarlo y comprender el origen y función de cada gasto, para comprobar que todo aquello expuesto en el presupuesto es esencial. De lo contrario, quizá la empresa estaría asumiendo costes de los que se podría prescindir.
  • Digitalización de los documentos y procesos: Para ahorrar tiempo tanto a la empresa como a los empleados, es necesario contar con herramientas que permitan automatizar y simplificar el proceso de gestión de gastos de viajes de empresa. De media, los trabajadores tardan 20 minutos en rellenar las hojas de gasto manualmente, por no hablar de los tediosos procesos a los que hacen frente el departamento de contabilidad y finanzas.

2. ¿Cómo gestionar de manera correcta los gastos de los viajes de empresa?

Todas las empresas deben tener desarrollado correctamente su plan de viajes. Pero ¿Cómo se pueden gestionar de forma eficiente los gastos de viaje de empresa? En éste, se debe especificar la tipología de viaje que se van a realizar, así como una aproximación a los costes de cada uno de ellos. Las compañías suelen distinguirse en las que se desplazan en ámbito nacional y las que lo hacen al extranjero, por lo que los planteamientos de los viajes serán diferentes.

2.1 Elementos clave para la gestión de gastos de viajes de empresa

Uno de los puntos más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar los gastos de viaje de empresa es el tipo de personal que los realizará.

De manera general, los trabajadores que estén implicados de una manera más directa con la empresa serán los que viajen más y de manera puntual, pueden ser acompañados por algún trabajador para dar soporte. Sin embargo, se debe evitar realizar viajes con más personas de las que no sean imprescindibles.

Otro punto no menos importante son los gastos relacionados con el viaje, ya que se deben tener claramente concretados los gastos que la compañía está dispuesta a asumir, así como comunicarlo de una forma clara y directa a sus trabajadores. Así, se evitan malentendidos y malas interpretaciones.

Por otro lado, y este punto lo trataremos con detalle más adelante, es necesario tener un plan de emergencia es prudente por parte de la empresa en caso de que el empleado se encuentre en situaciones imprevistas y no pueda consultar con su supervisor inmediatamente el proceso a seguir en su gestión de gastos de viaje de empresa. Asimismo, los empleados que viajan deben tener tan claro como sea posible qué actuación se espera de ellos la compañía en cada momento.

Y, por último, se deberá tener un proceso eficiente y ágil para la gestión de los gastos de viajes. Las famosas hojas de Excel han dejado paso a otras herramientas con una tecnología que facilita todos estos trámites, reduciendo tiempo, procesos, eliminado el papel y gestionándolo todo desde una única plataforma.

3. ¿Cómo mejorar la comunicación en las políticas de viajes de empresa?

El objetivo principal de las compañías es mejorar la eficiencia en los procesos de gestión de gastos de viajes. A causa de la recesión económica las empresas buscan nuevos recursos para rentabilizar procesos y ahorrar costes de una manera directa.

Los viajes de empresa han aumentado para buscar nuevos puntos de negocio, y es por esto por lo que las organizaciones necesitan mejorar las políticas de viajes de empresa.

Para optimizar la eficiencia, el rendimiento y la productividad empresarial se opta por la eliminación de las tareas manuales, basadas en el papel, para substituirlas por las digitales y por su automatización, ya que se ahorra tiempo y dinero.

La automatización proporciona grandes ventajas para la empresa, ya que reduce el tiempo y los costes. Pero las ventajas de este proceso no solo benefician a la transformación del papel en archivos digitales, sino que ayuda a implantar, de una manera eficaz, unas políticas de gastos de viajes en la empresa y estas se convierten en un canal de comunicación útil y práctico para la compañía.

Las políticas de gastos de viajes se deben de definir para evitar desequilibrar el presupuesto en la gestión de gastos de viaje. Hay que tener en cuenta los topes máximos en las dietas de manutención, los gastos no rembolsables o las formas de justificación de los gastos, entre otros aspectos.

Es necesario tener bajo control la documentación para poder realizar un viaje de empresa

4. ¿Cómo evitar desequilibrar el presupuesto de las empresas en la gestión de los gastos de viaje?

Un síntoma positivo para las empresas es que tengan a sus trabajadores en movimiento, ya que significa que estas se encuentran en sintonía con una economía cada vez más dinámica y globalizada y en la que es imprescindible buscar nuevos mercados para crear nuevos negocios. Por eso, las compañías deben disponer de una gestión de gastos de viajes calculada al detalle, ya que si no lo hacen bien puede llegar a desequilibrar el presupuesto de la organización y esta puede acabar arruinada.

Los gastos de viajes de empresa se pueden controlar,de manera eficiente, para conseguir su máxima rentabilidad. En primer lugar, para que estos sean beneficiosos, hay que elaborar y definir las políticas de gastos de los viajes de empresa. Estas son las pautas de actuación de la compañía ante los gastos de sus empleados cuando estos están de viaje. En estas políticas hay que ser riguroso y exhaustivo y tener en cuenta distintas cuestiones y detallarlas de manera sintetizada. Hay que puntualizar en cómo se efectúa la recogida de tiques o justificantes, los conceptos que la empresa se hace cargos y los que no, los topes de gastos en cada concepto, la política del kilometraje y determinar los gastos de presentación.

Una vez definida las políticas de viaje, cada empleado es consciente de las normas establecidas. No obstante, ya sea por despiste o de forma intencionada, en los gastos de viaje de producen fraudes internos que perjudican a la organización. Por eso, es fundamental controlar todo tipo de situaciones, ya que esto puede suponer pérdidas importantes para la organización y también puede generar el mal ambiente laboral a causa de desconfianza entre el trabajador y la empresa.

En el siguiente apartado, veremos cómo poder hacer frente al fraude interno en la gestión de gastos de viajes de empresa, pero como adelanto, el fraude se puede combatir de una forma eficaz detallando, de forma específica, las políticas de gastos. Hay que informar en todo momento, y de forma adecuada, a los empleados, también hay que supervisar y controlar a estos de manera continuada.

Otro aspecto que puede evitar un desequilibrio del presupuesto en la gestión de gastos de viajes es la recuperación del IVA de los viajes de negocio.

Igual que con el fraude, entraremos en detalle más adelante, pero cabe destacar que el factor económico es importante ya que es el más directo y el que se puede cuantificar. El IVA soportado en las actividades empresariales puede deducirse al IVA repercutido por la empresa, y cómo resultado se obtiene una cantidad menor a ingresar a Hacienda.

En las empresas donde los viajes de negocios de sus empleados son constantes, la cantidad que se desgrava es muy importante, ya que esto ayuda a equilibrar presupuestos y a ganar más rentabilidad empresarial.

5. ¿Cómo evitar el fraude en los viajes de empresa?

Tal y como hemos visto anteriormente, cuando se trabaja en una empresa en la que los trabajadores deben desplazarse habitualmente, es muy posible que se produzcan situaciones en las que se gasta dinero de manera improcedente.

Para evitar este tipo de situaciones, debe haber un responsable que controle, supervise y apruebe los gastos que se generan. Además, esta tarea es absolutamente necesaria en cualquier gestión de gastos de viajes y para los gastos en general, pero, sin embargo, es un proceso engorroso, aburrido y pesado.

Para que este proceso sea fácil y eficaz os damos 4 consejos para gestionar y organizar estos gastos:

  • Crear una política de gastos de empresa sencilla y apta para todos los empleados. Esta política de gastos, tal y como hemos visto en los puntos anteriores, se debe hacer llegar a toda la plantilla de la empresa a través de un email, por ejemplo, o también colgarla en algún sitio de la oficina accesible para todos los trabajadores.
  • Revisar las notas de gasto detenidamente. El responsable debe revisar correctamente todos los gastos generados, no debe pasar por alto ningún gasto incorrecto, ya que, si algún empleado se da cuenta, probablemente se relajará y no cumplirá con las políticas de gasto de la empresa.
  • Utilizar herramientas adecuadas para la gestión de gastos de viajes. Todo este proceso comentado en los puntos anteriores se puede facilitar utilizando herramientas para agilizar la gestión de gastos. Automatizando este proceso se gana efectividad y productividad.

6. ¿Existen beneficios de la recuperación del IVA en los viajes de negocio?

En los apartados anteriores hemos podido ver algunos métodos de control para la gestión de gastos de viajes. Una de ellas es la recuperación del IVA en dichos viajes.

Existen varios beneficios y ventajas en los procesos de rectificación para la recuperación del IVA de los viajes de empresas. Estos no solo afectan en el ámbito económico, sino que permiten mantener un control operativo de los trabajadores, para mejorar procesos de organización o identificar errores en el funcionamiento de las acciones.

El beneficio económico de la recuperación del IVA es un factor importante ya que es el más directo y el que se puede cuantificar. El IVA soportado, en las actividades empresariales, puede deducirse al IVA repercutido por la empresa, y cómo resultado se obtiene una cantidad menor a ingresar a Hacienda. En las empresas donde los viajes de negocios de sus empleados son constantes, la cantidad que se desgrava gracias a la recuperación del IVA es muy importante, ya que esto ayuda a equilibrar presupuestos y a ganar más rentabilidad empresarial.

Utilizando Tickelia, aplicación móvil para controlar y gestionar los gastos de empresa de una manera automática, las empresas recuperan el 100% del IVA de los gastos de empresa y estas pueden ahorrar más de 400€ anuales por empleado.

El control de las actividades y acciones de los empleados no es tan evidente cómo el beneficio económico, ya que es más fácil de detectar, pero si se instaura un proceso estructurado y serio para la devolución del IVA esto puede permitir confirmar las actividades de los trabajadores y en que conceptos, de forma concreta, se produce cada gasto. Esto permite analizar si los recursos económicos de la empresa se utilizan correctamente.

Los procesos deben ser ágiles y eficaces para una empresa. Analizar las actividades anteriores, la de los empleados, verificando los gastos generales de estos, puede servir a la empresa para poder identificar nuevas oportunidades y mejorar o rectificar posibles errores en estos procesos.

Todo control de gastos en una empresa supone, también, la oportunidad de detectar posibles fraudes por parte de los trabajadores. Algunos de estos son muy frecuentes por parte de los empleados como aumentar el importe de sus notas de gastos entre un 10 o un 15%. Es importante hacer un seguimiento exhaustivo para controlar estos posibles fraudes económicos y evitarlos.

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7. 3 aspectos a tener en cuenta en la gestión de viajes de empresa

Después de ver todo lo relacionado con la gestión de gastos de viajes, queremos hacer un pequeño paréntesis para tratar algunos temas que, pese a estar más relacionados con la gestión más pura de los viajes, pueden afectar a la gestión de gastos de viajes.

Es por ello por lo que hemos creído conveniente matizar los aspectos de los imprevistos, la seguridad y el aprovechamiento de los tiempos muertos.

7.1. ¿Cómo gestionar los imprevistos en los viajes de empresa?

Planificar los viajes de empresa es algo habitual en todas las compañías, aunque siempre existe la posibilidad de que se den diferentes circunstancias no previstas en el plan que tenemos inicialmente y cojan por sorpresa a algunos empleados.

A continuación, veremos algunas de las medidas para gestionar imprevistos en los viajes de empresa.

7.1.1 Seguros

Una práctica bastante extendida de manera general en todas las empresas es la de contratar diferentes seguros, no solamente para la cancelación del viaje, sino para otras circunstancias que se podría acontecer como el extravío del equipaje, asistencia médica, etc.

De la misma manera que en el ámbito personal, tenemos el temor de que, durante nuestros viajes de ocio, podamos sufrir algún contratiempo como los detallados anteriormente, los empleados que realizan viajes de empresas deben tener la seguridad de que el material con el que viajan, el cual suele ser propiedad de la empresa, esté asegurado en caso de robo, extravío o cualquier otro factor.

7.1.2 Conexión a Internet

Encontrarse con falta de conectividad en el punto de destino puede ser otro imprevisto. Una idea muy frecuente en muchos viajes de empresa es pensar en el destino como una extensión de su propio hogar y dar por hecho que tendrán la misma conexión a internet que en su casa.

Pese a que, hoy en día, existen más alternativas para poder disponer de internet desde casi cualquier punto del mundo, la calidad de la conexión no siempre es la mejor. Algunos dispositivos como los rúters inalámbricos, que funcionan vía satélite, o las tarifas que disponen de datos ilimitados, las cuales permiten compartir el internet del dispositivo móvil con otros dispositivos como portátiles o tabletas, permiten una conexión mínima a internet.

Aun así, es muy recomendable asegurarse de cuáles son las condiciones que nos encontraremos para así evitar sorpresas.

7.1.3 Documentación necesaria

El olvido de la documentación necesaria para la realización del trabajo es muy frecuente y en determinados momentos de los viajes de empresa podemos encontrarnos que es necesario viajar con la documentación. Es conveniente no solo llevar más de una copia de la misma en compartimentos separados, sino tener presenten también todas las distintas situaciones que se pueden dar.

Un método efectivo y que cada vez es más común en cualquier tipo de viaje es llevar la documentación en formato digital. Este aspecto facilita que, en caso de pérdida, se pueda recurrir fácilmente a esta.

7.1.5 Espacios de trabajo

Y, por último, otro aspecto importante a tener en cuenta en los viajes de empresa es tener claro con qué espacios de trabajo podemos contar durante nuestro viaje. Si estaremos en sitios tranquilos o con mucho ruido, cuantas horas podremos estar, etc.

7.2 La seguridad en los viajes de empresa, una de las preocupaciones del Business Travel

La seguridad en los viajes de empresa es un aspecto importante y que va aumentando tanto a nivel profesional como personal. Este aspecto es una de las inquietudes del Business Travel, ya que se preocupan por su seguridad en su destino corporativo. Por ello, el Travel Manager de la empresa debe destinar sus prioridades en la seguridad del viajero profesional.

7.2.1 ¿Cuáles son las preocupaciones del Business Travel que debe gestionar el Travel Manager?

En primer lugar, situar en el mapa el sitio de destino. Se debe saber dónde se va a viajar y conocer la zona. Investigar los puntos fuertes y débiles en cuanto a seguridad se refiere.

En segundo lugar, además de la maleta y los objetos personales, el viajero de negocios siempre viaja con su tecnología de trabajo, portátil, tableta o móvil, y en caso de robo o pérdida de estos, lo que más preocupa al Business Travel son los datos que hay almacenados en ellos. Por ello, el Travel Manager y el Business Travel deben tener una comunicación directa para cerrar de forma adecuada los problemas de seguridad para que este viaje tranquilo y con la máxima seguridad posible.

Y en tercer y último lugar, elegir un alojamiento adecuado. El Travel Manager debe escoger un buen alojamiento y el viajero profesional deberá comprobar la reputación del alojamiento y su localización en la ciudad de destino.

La gestión de gastos de viajes también contempla el aprovechamiento de los tiempos muertos

7.3 ¿Cómo aprovechar los tiempos muertos en los viajes corporativos?

Cuando realizamos viajes corporativos debemos saber cómo mejorar el rendimiento para optimizar al máximo el tiempo que invertimos. Es cierto que cuando viajamos los tiempos muertos son inevitables, pero debemos saber cómo aprovecharlos.

7.3.1 Consejos para hacer tus viajes corporativos más eficientes

En muchas ocasiones, cuando vamos a emprender viajes corporativos y estamos en el aeropuerto o en la estación de tren sentimos que estamos perdiendo el tiempo y que no estamos siendo productivos. Pero este tiempo muerto en los viajes corporativos puede convertirse en una gran oportunidad para que reflexiones sobre temas, proyectos o tareas que tenemos que realizar o puede ser, también, un momento para desconectar y relajarse.

Por ello, las largas esperas pueden convertirse en el momento adecuado para que nos concentremos en un proyecto en concreto, revisemos notas de una presentación o gestionemos los últimos detalles de cualquier proyecto. Debemos tener en cuenta que tendremos dificultades para conectarnos a Internet, por ello, debemos llevarnos material que nos permita trabajar de manera offline.

Como hemos comentado antes, los viajes profesionales también pueden servir para combatir el estrés diario. Por ello, es importante conseguir momentos de relajación y aislamiento. Utilizar auriculares puede ser un gran aliado para descansar en el tren o en el avión. Además, si nos gusta el deporte, muchos hoteles disponen de gimnasio donde podremos liberar tensiones después de un día duro o empezar una jornada laboral relajados y con fuerza.

Otro punto importante es aprovechar el tiempo entre las citas profesionales que tenemos durante el viaje de negocios. Por ello, podrías conocer la ciudad de tu destino o incluso quedarte unos días para hacer turismo y aprovechar. Por lo tanto, antes de viajar podrías informarte y reservar algún tipo de actividad para desconectar.

8. Herramientas para la gestión de gastos de viajes

Mejorar todos los procesos de gestión de gastos de viajes y el de los gastos de dietas y kilometraje conlleva grandes ahorros para la empresa. Transformar todos los procesos mediante una herramienta específica trae varias ventajas.

Realizar la imputación de gastos de viaje, de manera manual, es una tarea costosa y hace perder tiempo laboral. Por eso, utilizando una herramienta automática como Tickelia hace ganar tiempo y dinero, ya que el empleado puede dedicar todo su período a las tareas laborales.

La supervisión de los gastos es otro punto de ahorro gracias a Tickelia. Los revisores reciben las notas de gasto de cada empleado de una forma automática y previamente tratada por la aplicación. Cada gasto del trabajador, antes de que llegue al revisor, ha pasado por una comprobación exhaustiva y automática gracias a la tecnología OCR+ICR, capaz de detectar hasta 18 campos de información de los tiques y facturas. El tiempo del proceso de gestión de gastos de viajes se ve reducido en un 75%.

Gracias a Tickelia, el fraude laboral se reduce ya que se controla, de manera automática, todos los gastos y esto hace que reduzca el porcentaje de fraude, por parte de los empleados, en los gastos de viaje. Por otra parte, el material y las infraestructuras para la gestión de estos procesos disminuyen de forma considerable ya que se gasta menos papel y además, la digitalización permite ahorrar espacio dentro de la empresa, ya que no hace falta almacenar archivos físicos.

Además, Tickelia es 100% integrable con otras soluciones de gestión de empresa como softwares de gestión ERP & CRM, softwares de nóminas y RR.HH. o agencias de viajes, entre muchas otras.

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Víctor Palacios
Redactor de contenidos en Inology. Graduado en Comunicación por la Universitat Oberta de Catalunya.
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