La importancia de contar con un Travel Manager en la empresa

Travel Manager, figura indispensable en las empresas para la gestión de gastos de viaje

Hasta no hace mucho tiempo, los Business Travel no disponían de ningún profesional cualificado como el Travel Manager para la gestión de gastos en los viajes de empresa. Los desplazamientos los organizaba el asistente de dirección o incluso el departamento administrativo o financiero. Sin embargo, las necesidades han cambiado y ahora existe la figura del Travel Manager, el gestor de viajes de empresa que tiene como tarea gestionar la calidad de los desplazamientos corporativos.

1. ¿Qué aporta un Travel Manager?

La figura del Travel Manager se ha popularizado en los últimos años, sobre todo como consecuencia a la globalización e internacionalización de los negocios.

A día de hoy, aún hay muchas empresas que no cuentan con una figura de Travel Manager como tal, pero sí perfiles similares utilizando denominaciones como Procurement Manager, Travel Arranger o Travel Analyst.

A pesar de estas diferencias lingüísticas, el Travel Manager aporta grandes beneficios a las empresas, ya que gestiona de manera correcta los viajes corporativos de la entidad.

2. ¿Cuáles son las funciones de un Travel Manager?

Son varias las funciones que debe llevar a cabo el Travel Manger. A continuación, mostramos algunas de las más relevantes:

  • Controlar la gestión de gastos de los viajes profesionales.
  • Gestionar los gastos de manera correcta para reducir costes.
  • Crear y gestionar presupuestos a medida.
  • Negociar con distintos proveedores para conseguir el descuentos o tarifas preferenciales.
  • Analizar de manera periódica datos y elaborar informes sobre los gastos y las tendencias de los viajeros.
  • Revisar la política de empresa periódicamente sugiriendo cambios o actualizaciones para reducir gastos y promover mejores prácticas.
  • Garantizar el cumplimiento de las políticas de empresa por parte de los empleados.
  • Identificar nuevas tecnologías para mejorar en la gestión de los viajes profesionales y garantizar una buena experiencia por parte del viajero.
  • Crear, planificar y vigilar las prácticas de seguridad y gestión del riesgo en casos de crisis.
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Por lo tanto, vemos que para poder desarrollar todas estas funciones correctamente es necesario contar con un profesional con formación y experiencia específicas.

3. Cualidades de un buen Travel Manager

Para que un Travel Manager pueda llevar a cabo las funciones que acabamos de ver, es necesario que cumpla con un mínimo de cualidades tanto personales como profesionales para asegurar una buena gestión y control de los viajes de negocios. Las principales cualidades, son:

  • El Travel Manager debe ser resolutivo. Es decir, debe tomar decisiones rápidamente contando con todos los factores importantes y teniendo siempre en cuenta un plan de acción. Accidentes, huelgas o catástrofes son algunas de las situaciones que un Travel Manager se puede encontrar y debe saber llevar el control desde la calma para poder solventar la situación.
  • Esta figura debe tener la capacidad detrabajar bajo presión. En muchas ocasiones, se pueden confrontar varias situaciones a la vez. Por ejemplo, quejas de varios viajeros, reuniones, congresos, etc. Por ello, un buen gestor de viajes debe tener la capacidad de solventar el estrés y mantener la calma cuando existe un pico elevado de actividad.
  • El Travel Manager debe tener la capacidad de gestionar, coordinar y organizar los componentes de los viajescomo billetes de avión, coches de alquiler u hoteles. Además, debe llevar un control con el departamento de compras, finanzas o RRHH.
  • Esta figura debe tener capacidad analítica, ya que los viajes de empresa suelen ser un gasto importante en una organización. Por lo tanto, es imprescindible llevar la gestión de forma productiva y aprovechando todos los recursos de la compañía para poder detectar ahorro o eficiencia en base a los datos de los costes generados.

Además, según el estudio “Radiografía del Travel Manager Español” elaborado por el Observatorio de IBTA y Diners Club Spain, también se incluirían dentro de estas cualidades:

  • Amplia formación académica y formación adicional sobre gestión de viajes profesionales.
  • Gran capacidad de decisión, ya que esta figura debe poseer un alto grado de compromiso y satisfacción con el trabajo que está desempeñando.
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¿Cuáles son las cualidades que debe tener un buen Travel Manager?

4. La importancia de contratar un Travel Manager para la gestión de viajes de negocios

Como vemos, la figura del Travel Manager es beneficiosa para la empresa no solamente por motivos económicos, sino también organizativos. Gracias a ellos, tanto la compañía como los propios empleados podrán beneficiarse de una gestión y viajes más controlados y organizados.

A continuación, detallamos algunas de las principales ventajas que aporta la incorporación de un Travel Manager en cualquier empresa:

  • Ahorro de tiempo por parte de los empleados.
  • Mayor productividad y eficiencia laboral antes, durante y después del viaje.
  • Mayor control en los costes y presupuestos de los viajes corporativos.
  • Mayor cumplimiento de las políticas de empresa, previniendo cualquier gasto no necesario o no autorizado que pueda afectar a la seguridad de los empleados que están viajando.
  • Mayor comunicación entre la dirección y los empleados que están en desplazamiento.

Por lo tanto, claramente invertir en un Travel Manager incrementa los beneficios de las empresas, ya que logrará un mayor control en los viajes y en las políticas de empresa a la vez que mejorará la gestión de los viajes de empresa.

 4.1 Travel Manager clave para la gestión de gastos

Hasta hace unos años, la figura del Travel Manager era inexistente y quién se encargaba de la gestión de gastos de viaje solía ser el departamento de administración o dirección. Pero como hemos podido comprobar, para llevar a cabo las tareas de esta figura se necesitan unas cualidades y formación específicas que no son acordes con las necesarias al departamento administrativo o a dirección.

Por eso la figura del Travel Manager es esencial, ya que es un profesional con formación en Turismo con especialización en Turismo de negocios o en administración de empresas y se encarga de los presupuestos y gestión de gastos para esta área.

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Tras la pandemia, la forma de viajar y cómo las empresas deben afrontar la gestión de viajes ha cambiado. Además, según la última encuesta realizada por GBTA sobre la recuperación del Business Travel, el sector está entrando en una nueva fase más optimista en cuanto a los viajes de negocios.

Por lo tanto, es imprescindible incorporar la figura del Travel Manager en las empresas si aún no se dispone de ella para poder adaptarse a los nuevos tiempos.

5. Herramientas para el día a día del Travel Manager

Para agilizar y facilitar las tareas diarias del Travel Manager relacionadas con la gestión de viajes de negocios, existen soluciones como Tickelia.

Tickelia es un software de gestión de notas de gastos y viajes de empresa que facilita el reporte de gastos gracias a la digitalización y automatización de procesos, pero también facilita la gestión de viajes para los Travel Manager proporcionándoles un control absoluto de las necesidades y costes de  cada uno de los viajes de empresa.

Gracias a la gestión integral de viajes de Tickelia, los empleados pueden crear una nota de gasto relacionada con un viaje en concreto y solicitar directamente los medios. Así, los responsables podrán aprobar o rechazar cada solicitud realizada en función de su importe.

Además, gracias a Tickelia también se pueden gestionar imprevistos y/o cancelaciones, proporcionando a los viajeros anticipos con el importe necesario para poder afrontar estos escenarios.

Por lo tanto, Tickelia no solamente digitaliza y automatiza los procesos de gestión de notas de gastos y viajes de empresa, sino que facilita y simplifica las tareas de los empleados, convirtiéndose en una herramienta de gestión de gastos óptima y eficaz, tanto para los distintos departamentos como para la empresa.

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Gemma Mondéjar
Redactora de contenidos en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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