Principales ventajas de la digitalización de facturas en las empresas

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de facturas en las empresas?

Cada vez más empresas se están decantando por soluciones que puedan digitalizar las facturas de empresa, no solamente por las innumerables ventajas que presenta esta innovación, sino por la tranquilidad y la seguridad que proporciona a la compañía no depender de documentos físicos que pueden traspapelarse, extraviarse o deteriorarse con el paso del tiempo. Además, estas aplicaciones ofrecen un sistema muy fácil e intuitivo para escanear y digitalizar facturas.

1. ¿Qué es la digitalización certificada de facturas?

La digitalización certificada de facturas, permite escanear cualquier factura en papel i convertirla en un formato electrónico contemplado por la Agencia Tributaria, generando una imagen digital. De esta manera, las facturas pueden firmarse electrónicamente y se puede proceder a la destrucción del original en papel, puesto que se garantiza el mismo valor a la factura digitalizada que a la física.

La aprobación de la Resolución de la Orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de 2007 expuso la validez de los formatos normalmente utilizados en la digitalización de facturas y de los softwares homologados. Por lo tanto, para que una empresa pueda olvidarse del papel y optar por un formato digital con plena validez legal, esta deberá de contar con una solución homologada por la AEAT.

Con la digitalización de facturas, las empresas se ahorran gastos de almacenamiento y los costes y el tiempo que conlleva la búsqueda manual de documentos.

1.1 ¿Cuál es la posición del SII frente a la digitalización de facturas?

La entrada en vigor del Suministro de Información Inmediata provocó diferentes interpretaciones respecto a la normativa anterior en relación al IVA en general y a la facturación en particular.

En concreto, uno de los aspectos que más confusión ha suscitado desde la notificación de entrada en vigor del SII es la digitalización certificada de las facturas, como también sucedió cuando entró en vigor el actual reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. En este reglamento no se mencionaba la digitalización certificada y solo se hablaba de la facturación electrónica, por lo que se podía interpretar que la facturación electrónica recogida en esta normativa daba paso a la derogación de la regulación de la digitalización certificada, recogida en el artículo 7 de la ORDEN EHA/962/2007.

A pesar de esto, consideramos que la regulación tanto del Real Decreto 1619/2012 como del Reglamento que desarrolla los requisitos y condiciones del SII no contradicen a lo dispuesto en la normativa reguladora de la digitalización certificada, por tanto, se deduce que si no hay normativa posterior que contradiga el contenido de esta norma, la misma no se encuentra obsoleta y, por tanto, se mantienen vigentes las condiciones interpuestas por parte del poder reglamentario respecto a este supuesto, lo que nos hace preguntarnos, ¿cuáles son los requisitos que debe cumplir el contribuyente para poder certificar la digitalización de sus facturas?

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2. Condiciones de la digitalización

Para iniciar la digitalización certificada de facturas en la empresa necesitamos los siguientes elementos:

  • Certificado digital: permite realizar la firma digital de documentos.
  • Firma electrónica: es un conjunto de datos asociados a un documento y que identifican al firmante.
  • Software de digitalización homologado por la AEAT: en su página web, la AT  facilita una lista de todas las empresas que disponen de un software homologado.

Estos tres componentes son la garantía para poder digitalizar facturas con valor legal, ya que el emisor del documento estará certificado por las Autoridades de Certificación y el documento mantendrá su integridad gracias a las funciones criptográficas de los programas autorizados.

2.1 Requisitos técnicos de las facturas digitalizadas homologadas

El artículo 7 de la ORDEN EHA/962/2007 establece una lista cerrada de condiciones que se deben de cumplir para que esta digitalización se encuentre certificada por parte del órgano tributario y permita, por tanto, equiparar desde un punto de vista jurídico esta digitalización a las facturas originales, permitiéndose, de esta forma, tal y como se manifiesta de forma expresa en el propio precepto, tirar la factura simplificada o completa en papel.

Las condiciones de la digitalización con base legal son las siguientes:

  • El proceso de digitalización debe ser realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización.
  • El proceso de digitalización debe garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos y condiciones reglamentarios.
  • El resultado de la digitalización de facturas certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental y por cada documento digitalizado hay que conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992.

De acuerdo a lo manifestado por el artículo 64.4 de la ley del IVA en relación al artículo 7 del Real Decreto 1619/2012, se establecen una serie de campos como obligatorios de cumplimentar dentro de esta base de datos documental para que la digitalización sea certificada respecto a las facturas simplificadas:

  • Número de factura.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón social o denominación completa.
  • NIF del obligado a expedir la factura simplificada.
  • Tipo impositivo aplicado.
  • Contraprestación total de la operación (importe total de la factura).
  • NIF del destinatario y cuota tributaria (cuando el destinatario de la factura lo solicite).

2.2 Apreciaciones para la deducción del IVA

Respecto al IVAsi no se posee la factura simplificada o completa no se podrá deducir el IVA soportado, no obstante, en el caso del SII se podrá deducir el IVA, siempre y cuando se acredite la realidad de la operación que genere el gasto y si no es así, no se podrá deducir.

Si no se está en posesión de factura completa o simplificada no se podrá deducir el IVA soportado en ningún caso, en el ámbito del IS se podrá deducir siempre que se acredite la realidad de la operación que genere el gasto.

La deducción del IVA soportado solo se podrá deducir el IVA devengado que se haya soportado en España, quedando excluidas las islas Canarias. No obstante, los únicos documentos que son válidos para la deducción del IVA soportado son aquellas facturas o facturas simplificadas que cumplan con todos los requisitos según el reglamento de facturación.

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3. Resolución de dudas respecto a la consideración de factura electrónica

¿Si una empresa confecciona sus facturas en Word o Excel y las exporta a PDF, se pueden considerar facturas electrónicas? ¿Qué ocurre con los tiques y facturas hechos a mano y escaneados? Y si recibimos una factura generada con un programa de facturación, pero impresa y enviada por correo postal, ¿es una factura electrónica?

En respuesta a una reciente consulta vinculante de un particular, la Dirección General de Tributos ha zanjado estas dudas aclarando en qué casos se considera que una factura es o no una factura electrónica y qué requisitos debe cumplir el proceso de digitalización de facturas.

La consulta, del pasado 28 de marzo de 2022 con número V0666-22, fue realizada por una persona física que emite sus facturas en papel y con doble copia. Posteriormente introduce los datos de la factura en un fichero electrónico que envía al cliente vía email. El consultante quería saber si las facturas emitidas utilizando este método se podían considerar como facturas electrónicas.

La respuesta de la Dirección General de Tributos es vinculante y determinó que, en este caso, las facturas emitidas por este empresario efectivamente tienen la consideración de facturas electrónicas. Veamos por qué.

3.1 Generación emisión y recepción de facturas electrónicas

En la respuesta completa a la cuestión planteada, la Dirección General de Tributos apela al RD 1619/2012, que establece el reglamento sobre las obligaciones de facturación, y concretamente cita el Capítulo 9, donde se define el concepto de factura electrónica:

 “Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

“Por lo tanto – declara la DGT en su panel de consultas –  una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por la consultante no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel, sean recibidas en este mismo formato por los destinatarios”.

Es decir, a efectos de la consideración de factura electrónica, no importa con qué método se haya generado el documento, pero sí es imprescindible digitalizarlas con un software homologado y que su expedición y recepción se realicen por vía electrónica.

3.2 Requisitos de la factura electrónica

En la respuesta completa a la cuestión planteada, la Dirección General de Tributos apela al Capítulo 10 del RD 1619/2012 que establece tres métodos para garantizar que el proceso de digitalización de facturas mantenga la autenticidad del origen y la integridad del contenido en las facturas electrónicas:

En cuanto al contenido de la factura electrónica, los datos obligatorios que debe incluir son exactamente los mismos que los de las facturas en papel.

3.3 ¿Es necesario conservar las facturas en papel una vez digitalizadas?

En una consulta vinculante anterior, la V2502-19, la Dirección General de Tributos responde a la cuestión de la conservación por medios electrónicos de las facturas sin necesidad de conservar una copia en papel.

En primer lugar, la respuesta de este órgano destaca que según la Ley 58/2003, las facturas se deberán conservar por cualquier medio que permita conservar la garantía de autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

En cuanto a los medios electrónicos de conservación, el texto normativo dispone que las autoridades tributarias podrán exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible, así como el acceso a su “visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.” Esto incluye el acceso online a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración. 

Finalmente, la respuesta vinculante recuerda que no es necesario guardar el original en papel de las facturas digitalizadas, y apunta a la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, en relación a la homologación de softwares de digitalización.

4. Ventajas de la digitalización de facturas

La digitalización homologada de documentos es una parte esencial de la gestión documental con medios telemáticos y de la política paperless (o de la “oficina sin papeles”) en los negocios modernos.

Las ventajas que comporta la eliminación del papel en las empresas son tan numerosas y abrumadoras que poco puede decirse en favor de la documentación en papel, de modo que solo destacaremos las más significativas.

4.1 Ahorrar tiempo

El archivo y búsqueda de documentos puede ser un verdadero quebradero de cabeza para muchas empresas. Con la digitalización de facturas, estas se suben a la nube y se pueden encontrar muy fácilmente; incluso pueden buscarse de manera sencilla por parámetros de nombre o fecha.

4.2 Automatización

Como parte de la automatización de flujos y procesos documentales de la compañía, la digitalización de facturas garantiza una gestión más rápida y eficaz, lo que resulta en una mayor productividad de los empleados y un gran ahorro de tiempo y dinero. Esto incluye la integración de la gestión de impuestos con la Agencia Tributaria, como en el caso del Suministro Inmediato de Información.

El proceso de digitalización de facturas ayuda en el análisis y la toma de decisiones de las empresas. Los gastos se pueden analizar en hojas de gasto de manera vertical u horizontal, si los analizamos de manera vertical nos centramos en detectar puntos de mejorar de procesos (patrones, situaciones comunes de gastos, proveedores, etc.), si el análisis lo realizamos horizontalmente nos centraremos más en el gasto del empleado o incluso el gasto por departamentos (en qué se hace el gasto, importes, cumplimiento de las políticas de gastos, etc.).

4.3 Seguridad

Digitalizar las facturas y guardarlas en la nube te aporta una gran garantía de seguridad frente al riesgo de posibles pérdidas del documento. Además, con las facturas en formato digital se simplifica la exportación de documentos y pueden ser fácilmente descargadas e integradas con el ERP de tu empresa.

En la digitalización con valor legal, los documentos mantienen su integridad gracias a las funciones hash criptográficas.

4.4 Más espacio

Antiguamente, los negocios tenían que emplear metros y metros de espacio de oficina solo para guardar la documentación de la empresa. Digitalizar las facturas no solo te ahorra los costes de almacenamiento, sino que también te libera de espacio físico. Asimismo, con la digitalización de facturas se reduce drásticamente el uso de  papel y la compra de tóner para las impresoras, contribuyendo así a la preservación del medioambiente.

4.5 Documentos intactos

Una gran ventaja de la digitalización de documentos es que evitas que se deterioren con el paso del tiempo y que lleguen a ser completamente indescifrables (por no hablar del riesgo de destrucción por incendios o inundaciones). Con las facturas digitalizadas, las empresas pueden despreocuparse del posible deterioro del documento.

Las facturas son documentos importantes que deben conservarse durante, mínimo, cuatro años, sobre todo por cuestiones legales. Es por eso que optar por la digitalización de facturas aporta tranquilidad y seguridad a la empresa, sin preocuparse por su almacenamiento o por su estado de conservación.

4.6 Teletrabajo

La digitalización certificada hace posible la gestión documental desde cualquier lugar y dispositivo, incluyendo las tareas asociadas a las facturas de clientes y proveedores. Los sistemas de almacenamiento y clasificación en la nube proporcionan, además, las funciones de control de cambios para la gestión colaborativa y el trabajo en equipo a distancia.

Y respecto al reembolso de estos gastos, al ser notas gasto específicas del teletrabajo podremos gestionarlo ágilmente. La empresa debe asumir la responsabilidad de rembolsar la cantidad exacta gastada por el empleado, así que los trabajadores deberán acompañar las notas de gasto con los tiques o facturas correspondientes para que la compañía puede reembolsar los gastos debidamente.

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5. Factura digitalizada vs. Factura manual: ¿cuáles son las diferencias?

A simple vista, hablar de digitalización de facturas puede parecer que tenga que conllevar una gran inversión económica para poder realizarse. Sin embargo, si la empresa cuenta con una herramienta tecnológica e innovadora que sea capaz de esta digitalización y de automatizar otros muchos otros procesos relacionados con la gestión de gastos de empresa y facturación, estará ahorrando un tiempo considerable a sus empleados, que podrán dedicar a cuestiones de más valor por la compañía.

Además, contar con un sistema de digitalización de facturas no solo permite un ahorro de tiempo, sino una disminución de errores fruto de la manualidad. Es completamente normal que, picando datos a mano, se puedan teclear por duplicado o alterar, sin querer, el importe. Digitalizando las facturas eso no pasará, ya que las herramientas utilizadas deben contar con tecnología OCR para proceder a escanear los datos directamente de la factura y a su posterior extracción.

6. Política paperless: la oficina sin papeles hecha realidad

El hecho de que la gran mayoría de empresas tenga una política de gestión documental digitalizada desde hace años facilita mucho el trabajo a las nuevas empresas, o en aquellas que están dando el paso hacia la digitalización. Efectivamente, hoy en día el intercambio de facturas entre clientes y proveedores es básicamente digital, y, sin embargo, queda un escollo que impide a los departamentos de contabilidad librarse al 100 por 100 del papel. Este pequeño gran obstáculo se llama “notas de gasto”, y consiste en la gestión de los tiques en papel que acumulan los empleados en viaje de negocios por gastos en bares, restaurantes, peajes o parquímetros.

Por esto, las soluciones tecnológicas para la gestión de notas de gasto y viaje son un requisito básico para lograr una verdadera oficina sin papeles en la empresa.

7. Escaneo con OCR para digitalizar las facturas de empresa

Para poder agilizar el proceso de digitalización de facturas de empresa, la compañía deberá contar con un software con tecnología OCR para poder escanear y digitalizar el documento, lo que permitirá a los empleados dejar de introducir los datos a mano.

7.1 ¿Qué es el OCR?

La tecnología OCR (Optical Character Recognition o, en castellano, Reconocimiento Óptico de Caracteres) es un software de reconocimiento que permite captar el texto de una imagen, convirtiéndolo en cadenas de caracteres. De esta manera, esta tecnología permite extraer el texto que contiene una imagen y guardarlo en un formato que se pueda utilizar en programas de edición de texto para poder trabajar con él si es necesario.

Por lo tanto, contar con una herramienta innovadora que contenga esta tecnología permitirá obtener datos de calidad extraídos de la factura, disponibles en tiempo real y ahorrando un valioso tiempo al departamento financiero, que podrá dedicar su jornada laboral a cuestiones más importantes para la compañía.

Gracias a este tipo de tecnología, las empresas pueden dejar de teclear toda la información de un gasto, evitando algunos errores importantes, lo cuales quedan solventados con la digitalización de facturas:

  • Pagos por duplicado: Es posible que sin querer se teclee dos veces el mismo importe, por lo que la empresa, si no se detecta el error, pagará el doble de un mismo gasto.
  • Oportunidad para cometer fraude interno: Fruto de un error o no, es más común de lo que debería inflar según qué partidas a la hora de teclearlas en el Excel, ocasionando un mayor gasto a la empresa y cometiendo fraude interno.
  • Falta de motivación y desgaste: Para los empleados es un proceso muy tedioso tener que dedicar parte de sus horas de trabajo a reportar manualmente los gastos de empresa.

7.2 Herramientas para la digitalización de facturas

En materia de notas de gasto y viajes de empresa, existen herramientas como Tickelia, que digitalizan el proceso de gestión de las notas de gasto y convierten las facturas simplificadas en facturas completas.

Con esta solución puedes digitalizar todos los gastos en papel con todas las garantías legales gracias a su homologación por la Agencia Tributaria de múltiples países que garantizan su validez legal. Además, gracias a su tecnología OCR+ICR permite capturar hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y país.

8. Beneficios inmediatos gracias a Tickelia

Las empresas que utilizan Tickelia consiguen beneficios inmediatos, debido a la reducción de tiempo dedicado a la gestión de gastos. Además, la gran mayoría de establecimientos emiten sus facturas simplificadas mediante papel térmico, por lo que las empresas deben fotocopiarlos o escanearlos igualmente, ya que suele borrarse al cabo de tres meses y estas deben conservarlos durante un mínimo legal de cuatro años ante una posible inspección fiscal.

Si se tienen en cuenta estos aspectos, y el proceso de digitalización de facturas se realiza de manera correcta, la documentación se obtendrá de manera rápida y además se ahorrará en papel, en tiempo y en dinero, ya que el proceso estará totalmente digitalizado e informatizado.

Además, esta herramienta permite pagar con una tarjeta Visa Tickelia, hacer una fotografía del tique ¡y listo! Tickelia se encarga de gestionar íntegramente el flujo como la aprobación, el control de las políticas de gasto, el pago y la contabilización con el ERP.

Gracias a Tickelia podrás reducir en un 75% el tiempo administrativo, además de integrar todo el proceso de gestión de gastos prescindiendo del papel, de las tareas manuales, de las pérdidas de tiempo y de los posibles fraudes.

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Raquel Ibañez
Directora de Marketing en Inology. Graduada en periodismo por la Universitat de Vic.
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