Las ventajas de la digitalización de facturas en las empresas

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de facturas en las empresas?

Ene 20, 2021 | Digitalización

Digitalizar una factura significa convertirla a un formato electrónico, una opción cada vez más demandada por las empresas, ya que esta práctica no solo facilita el acceso a la información, sino que también aporta seguridad del documento guardado. Además, con la digitalización de facturas las empresas se ahorran gastos de almacenamiento, los costes que conlleva la búsqueda de documentos y contribuye a una gestión óptima de las notas de gasto.

Ventajas de la digitalización de facturas:
  • Ahorrar tiempo

El archivo y búsqueda de documentos puede ser un verdadero quebradero de cabeza para muchas empresas. Si las facturas están digitalizadas y subidas a la nube, se pueden encontrar muy fácilmente, incluso pueden buscarse de manera sencilla por parámetros de nombre o fecha.

  •  Seguridad

Digitalizar las facturas y guardarlas en la nube te aporta una gran garantía de seguridad frente al riesgo de posibles pérdidas del documento. Además, con las facturas en formato digital se simplifica la exportación de documentos y pueden ser fácilmente descargadas e integradas con el ERP de tu empresa.

  • Más espacio

Digitalizar las facturas no solo te ahorra los costes de almacenamiento, sino que también te libera de espacio físico. Asimismo, con la digitalización se contribuye a eliminar el uso del papel, contribuyendo así a la preservación del medioambiente. 

  • Documentos intactos

Una gran ventaja de la digitalización de documentos es que evitas que se deterioren con el paso del tiempo y que lleguen a ser completamente indescifrables. Con las facturas digitalizadas, las empresas pueden despreocuparse del posible desgaste del documento.

Las facturas son documentos importantes que deben conservarse durante, mínimo, cuatro años, sobre todo por cuestiones legales. Es por eso que optar por tener las facturas digitalizadas aporta tranquilidad y seguridad a la empresa, sin preocuparse por su almacenamiento o por su estado de conservación.

En materia de notas de gasto y viajes de empresa, existen herramientas como Tickelia que digitalizan el proceso de gestión de las notas de gasto y convierten las facturas simplificadas en facturas completas. Con esta solución puedes digitalizar todos los gastos en papel con todas las garantías legales gracias a su homologación por las Agencias Tributarias en múltiples países que garantizan su validez legal. Además, gracias a su tecnología OCR+ICR permite capturar hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y país.

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