¿Dónde debe residir un software homologado (o conforme) por la AEAT para la digitalización certificada de facturas?

¿Sabías que las reglas para que un software permita digitalizar facturas con validez legal han evolucionado en los últimos años? Aunque la Orden EHA/962/2007 sigue vigente, el nuevo Real Decreto 1007/2023 (y su modalidad de facturación VeriFactu) introducen cambios que pueden hacer que la tradicional homologación deje de ser el único camino. En este artículo te explicamos dónde debe residir el software homologado, qué implican ambos enfoques y lo que tu empresa debe tener en cuenta en 2025. Sigue leyendo.

Puntos clave

• La Orden EHA/962/2007 sigue regulando la digitalización certificada y exige un software homologado por la AEAT.
• Desde 2023, el Real Decreto 1007/2023 y VeriFactu introducen un nuevo modelo basado en declaración responsable.
• El lugar donde se aloja el software homologado sigue siendo relevante: debe garantizar acceso, integridad y conservación.
• La homologación requiere documentación técnica, auditoría independiente y gestión de firma electrónica.
• En 2025 conviven dos modelos: digitalización certificada y sistemas VeriFactu, según las necesidades de cada empresa.

1. ¿Qué regula la Orden EHA/962/2007 y por qué sigue vigente en 2025?

La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, define los requisitos para que la digitalización de facturas en papel –a través de un software– tenga validez legal ante la AEAT. Este marco normativo sigue siendo aplicable para quienes optan por la vía tradicional de “digitalización certificada”.

El requisito clave era que la conversión de papel a electrónico generase una imagen «fiel, completa e íntegra» del original, junto con su firma electrónica, de modo que esa imagen pueda sustituir al papel en procesos de fiscalización o auditoría.

Hasta fechas recientes, la AEAT mantenía un listado oficial de programas homologados: firmas como Tickelia aparecían en él. Esa homologación permitía destruir el papel original tras la digitalización.

Por tanto, aunque han surgido novedades normativas, la Orden sigue vigente como marco para conservar facturas en formato electrónico cuando se digitalizan desde el papel.

2. ¿Dónde tiene que estar depositado (o alojado) el software homologado?

En el contexto de la homologación tradicional de la AEAT, se exige que la base de datos y los ficheros resultantes estén accesibles en todo momento, conservando integridad, trazabilidad y posibilitando una auditoría real de su contenido.

Es decir, el software homologado debe estar alojado –o al menos la base de datos resultante– en un entorno que garantice:

• Inalterabilidad del archivo: una vez firmadas las imágenes, no deben poder modificarse.
• Acceso inmediato y completo a la base de datos y los documentos.
• Conservación segura durante el periodo legalmente exigido.

Si el sistema estuviera en un servidor fuera de España (o UE), la empresa debe informar previamente a la AEAT; pero el marco original partía del supuesto de que el software operativo residía en territorio español.

Por tanto, para cumplir la normativa clásica, el “depositado” debe entenderse como alojado en infraestructuras bajo control que garanticen acceso, firma, integridad y conservación.

3. Cambios normativos: ¿qué aporta el Real Decreto 1007/2023 y VeriFactu?

En 2023 se aprobó el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF) dentro del nuevo régimen conocido como VeriFactu.

Este nuevo marco implica un cambio de paradigma: ya no se basa necesariamente en un listado público de software homologado por la AEAT. En su lugar, los proveedores de software deben emitir una declaración responsable en la que certifican que su sistema cumple con los requisitos técnicos y funcionales exigidos.

Entre las exigencias de VeriFactu (y del RD 1007/2023) destacan: trazabilidad completa de cada factura, numeración correlativa, firma electrónica o huella criptográfica, un identificador único para cada factura y, normalmente, mecanismos como códigos QR o UUID.

Este enfoque responde al objetivo de reforzar la integridad, inalterabilidad y control fiscal — algo que va más allá de la mera digitalización certificada. En la práctica, muchas empresas ya adoptan sistemas conformes a VeriFactu en lugar de depender del antiguo listado homologado.

Por tanto, hoy conviven dos caminos legales distintos: (a) digitalización certificada con software homologado al amparo de la Orden EHA/962/2007, o (b) uso de un SIF conforme a VeriFactu / RD 1007/2023.

4. Implicaciones de ambos modelos para el alojamiento del software homologado

La forma en la que se aloja el software y se gestionan los datos asociados es un aspecto crítico para cumplir con los requisitos legales y técnicos de la AEAT. Tanto en la digitalización certificada como en los sistemas VeriFactu, el objetivo principal es asegurar la integridad, trazabilidad y disponibilidad de la información en todo momento. Sin embargo, los requisitos específicos varían según el modelo elegido, lo que obliga a las empresas a analizar cuidadosamente cuál se ajusta mejor a su operativa y a su infraestructura tecnológica.

4.1 Software homologado según Orden EHA/962/2007

• El software (y su base de datos) debe residir en un entorno que garantice integridad, firma electrónica, conservación segura y acceso inmediato.
• Idealmente, ese entorno debe estar en territorio español o de la Unión Europea, y bajo control de la empresa o su proveedor.
• Tras la homologación y digitalización, pueden destruirse los originales en papel si se respetan los requisitos técnicos y legales.

4.2 Software conforme a VeriFactu / RD 1007/2023

• No existe ya un listado público de “software homologado por la AEAT”. Lo relevante es que el proveedor emita una declaración responsable.
• El sistema debe garantizar trazabilidad, registro inalterable de facturas, firma o huella criptográfica, numeración continua, etc.
• En cuanto al alojamiento, al tratarse de facturación electrónica, muchas soluciones son en la nube — lo que implica que los servidores pueden estar fuera de España, siempre que cumplan las garantías exigidas por la normativa. Pero dada la naturaleza nueva de la regulación, la empresa debe verificar que se cumplen todas las obligaciones (integridad, auditoría, accesibilidad, conservación).

5. Qué debe tener en cuenta tu empresa en 2025 antes de elegir un software

• Si tu volumen de facturas es bajo o gestionas pocos documentos en papel, puede bastar con un software homologado clásico, siempre que su infraestructura garantice integridad, firma y conservación.
• Si buscas mayor control, trazabilidad y quieres cumplir con el marco más moderno (y exigente) de facturación electrónica, lo recomendable es optar por un sistema conforme a VeriFactu.
• Verifica que el proveedor entregue una declaración responsable actualizada (en caso de VeriFactu) o que el software esté en el listado oficial de la AEAT (en caso de digitalización certificada).
• Asegúrate de que los datos y la base documental estén alojados en un entorno que garantice acceso, integridad, firma electrónica y conservación durante los plazos exigidos. Si el software está en la nube o en servidores externos, revisa que las condiciones técnicas (servidores, backup, redundancia, seguridad) cumplen con normativas.
• Si tu empresa opera internacionalmente, analiza si te conviene un sistema flexible (nube con cumplimiento normativo) o uno local.

6. Conclusión y recomendación práctica para empresas

En 2025, conviene mirar más allá del concepto clásico de “software homologado por la AEAT”. La normativa ha evolucionado con el Real Decreto 1007/2023 y VeriFactu, lo que implica nuevos requisitos de trazabilidad, integridad y registro — y un cambio en el mecanismo de certificación (de lista pública a declaración responsable).

Si tu empresa digitaliza facturas en papel con poca frecuencia, un software homologado tradicional puede seguir siendo suficiente. Pero si buscas eficiencia, trazabilidad, automatización y alineación con las exigencias actuales de fiscalización — especialmente si tienes muchos procesos de gastos o compras — lo más recomendable es adoptar un sistema conforme a VeriFactu, desplegado en una infraestructura robusta y segura.

En cualquier caso, asegúrate de que el proveedor documente correctamente el cumplimiento normativo, que la base de datos esté alojada en un entorno fiable y que puedas demostrar integridad, firma y conservación documental ante la AEAT si fuera necesario.