¿Cuáles son las ventajas de utilizar una solución de gestión de gastos en la nube?

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una solución de gestión de gastos en la nube?

No importa que tu negocio sea el más tradicional del barrio o una compañía tecnológica puntera: la contabilidad es una tarea imprescindible en cualquier empresa. Atrás quedan los tiempos en los que se llevaban las cuentas en un papel, pues ahora es obligatorio utilizar un programa informático. ¿Qué ventajas presentan los programas de gestión de gastos en la nube?

1. ¿Qué es un programa de gestión de gastos en la nube?

Un programa de gestión de gastos es un software que sirve para registrar y anotar los gastos corporativos en un formato digital.

En líneas generales, hay dos tipos de programas de gestión de gastos: en la nube y on-premise. Los programas on-premise son aquellos que se instalan directamente en los ordenadores y solo son accesibles de forma local.

Sin embargo, hoy en día la mayoría de las empresas se decanta por soluciones en la nube. Un programa de gestión de gastos en la nube, aparte de realizar las mismas tareas que uno on-premise, no requiere una gran inversión inicial, es accesible desde cualquier equipo (con las credenciales pertinentes) y facilita el trabajo en equipo. El único requisito es tener conexión a internet.

2. ¿Por qué es importante gestionar el gasto de forma precisa y detallada?

Resulta obvio, pero gestionar el gasto de manera eficiente es fundamental para todo negocio. Saber cuánto dinero hemos gastado y en qué nos permite evaluar procesos, equipos de trabajo y resultados.

Por otro lado, una correcta gestión contable facilita la elaboración de presupuestos, proporciona valiosa información para hacer más eficientes los desarrollos y nos ayuda a ahorrar dinero, pues es más fácil detectar los gastos que se pueden reducir o eliminar. Y eso es solo el principio para la buena marcha del negocio.

El problema es que llevar el control de los gastos de forma manual no solo es tedioso, sino que tampoco es muy práctico, ya que el margen para cometer errores humanos es mayor. Y ahí es donde interviene el software de gestión de gastos en la nube.

3. 8 ventajas de un software de gestión de gastos en la nube

Los programas de gestión de gestión de gastos en la nube han demostrado ser más eficientes que los programas on-premise, gracias a las ventajas que aportan a toda empresa. Veamos cuáles son sus principales beneficios.

3.1. Mayor accesibilidad

Una de las principales ventajas de una solución de gestión de gastos en la nube es que se puede acceder desde cualquier dispositivo. Esto significa que podremos trabajar desde un PC, un móvil o una tableta desde cualquier lugar (siempre que tengamos conexión a internet y los datos de inicio de sesión).

3.2. Actualizaciones de software

Los programas en la nube se mantienen actualizados de manera automática sin intervención del usuario o del departamento de IT. Y lo mejor es que este servicio corre a cargo del proveedor.

3.3. Visualización en tiempo real

Otra ventaja de las soluciones de gestión de gastos en la nube es que todos los trabajadores pueden reportar gastos, editar los datos y visualizar los cambios en tiempo real. Esto ayuda mucho a la hora de controlar los gastos corporativos que se llevan a cabo mes a mes.

3.4. Entorno colaborativo virtual

Las soluciones en la nube facilitan el trabajo en equipo. En el caso de los programas de gestión de gastos, es especialmente interesante en cuanto a la aprobación de los mismos, ya que existen soluciones como Tickelia que permiten establecer un flujo de aprobación multinivel para cada solicitud y reporte de gasto.

Ventajas en la gestión de gastos en la nube

3.5. Gestión integral en una única plataforma

Gastos, facturas, solicitudes, reportes… Todo queda registrado en una única plataforma de fácil acceso.

3.6. Reducción de costes

Los programas on-premise profesionales suelen tener un coste elevado. Por su parte, el software en la nube cuenta con la ventaja de que la inversión es mínima. Ni siquiera hace falta tener un ordenador potente, ya que este tipo de programas están diseñados para funcionar en cualquier dispositivo. Y tampoco tienen gastos de mantenimiento, pues las actualizaciones y mejoras vienen incluidas “en el paquete”.

3.7. Implantación sencilla

Como no requieren instalación, empezar a utilizar los programas en la nube es cuestión de minutos. Además, muchas veces el propio proveedor aporta tutoriales o sesiones guiadas para enseñar al equipo a aprovechar al máximo las funciones del software.

3.8. Seguridad

Los programas en la nube son prácticamente igual de seguros que los on-premise. Pero es que también nos protegen frente a posibles fallos o pérdidas de información, e incluso crean copias de seguridad automáticas.

4. ¿Y existe alguna desventaja?

Todo en esta vida tiene su lado bueno y su lado malo. Sin embargo, en el caso de los programas de gestión de gastos en la nube hay poco que aportar, ya que las ventajas superan con creces las desventajas.

Entre ellas podemos destacar la necesidad de contar con conexión a internet para acceder a los archivos y utilizar la función de sincronización. No obstante, la mayoría de las soluciones sí que nos dejan abrir y editar archivos incluso cuando estamos offline.

Además, cabría pensar que la información volcada en estos programas está más expuesta a las filtraciones y a los fallos de seguridad. Pero un buen software en la nube siempre está preparado para prevenir posibles ataques e injerencias.

5. Cómo elegir la mejor solución de gestión de gastos en la nube

A la hora de elegir cualquier programa hay que empezar por evaluar nuestras necesidades y hacer una lista de los programas que las cubren. A partir de ahí, solo queda valorar pros y contras. Y si nuestra primera opción no nos gusta, siempre podremos probar otra, ya que escoger un software en la nube no implica un compromiso de por vida.

Una de las mejores opciones del mercado es Tickelia, una solución para la gestión de notas de gastos y viajes de empresa funcional, cómoda y accesible. Su característica principal es que reinventa y simplifica la gestión de gastos, ya que, con una simple fotografía y unos clics, se reportan los gastos a la App.

Asimismo, esta plataforma se sincroniza con el sistema de gestión empresarial o ERP para tener toda la información centralizada de manera automática. De esta forma, podremos mantener la gestión de gastos al día y la contabilidad saneada rápidamente y con muy poco esfuerzo.

Esto no solo permite tener un mayor control sobre las finanzas de la empresa, sino que también facilita enormemente la tarea al realizar el cierre contable. No lo dudes más, solicita una demo hoy mismo sin compromiso y descubre cómo Tickelia te puede hacer la vida más fácil.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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