La gestión de gastos de un profesional es un asunto espinoso, pero si elevamos el proceso al nivel empresarial podemos encontrarnos con un auténtico galimatías. Especialmente si los trámites se realizan de manera manual. Introducir un programa de gestión de gastos aporta grandes beneficios para la empresa al mismo tiempo que empodera a los empleados con una distribución de tareas más eficiente.
Tabla de contenidos
1. ¿Para qué sirve la automatización en la gestión de gastos?
La automatización en la gestión de gastos forma parte del proceso de transformación digital en el que están inmersos casi todos los negocios hoy en día. Aplicando los avances de las nuevas tecnologías, las empresas pueden liberar parte de la carga de sus empleados para que dediquen su talento a otras tareas que aportan más valor al flujo de trabajo. Es decir, que sirve para ahorrar tiempo y esfuerzo.
En concreto, la automatización en la gestión de gastos abarca un conjunto de tareas que no están directamente relacionadas con la actividad de la empresa, pero que son fundamentales para alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, con Tickelia, los empleados pueden reportar un gasto realizado durante un viaje de empresa haciendo una foto del tique con su móvil. Por su parte, su responsable o el Travel Manager tan solo tienen que aprobarlo desde la App, que reúne toda la información asociada a él.
Así, un sistema de gestión de gastos permite a las empresas automatizar tareas repetitivas para que los empleados puedan dedicarse a las cosas que verdaderamente importan. Asimismo, también es más fácil controlar las políticas de gasto y llevar una contabilidad más transparente, entre otras cosas.
2. 10 beneficios de la automatización en los procesos de gestión de gastos
Implementar un sistema de aprobación de gastos automático en tu empresa tiene numerosas ventajas. Los principales beneficios son los siguientes:
- Ahorro de costes.
- Optimización del trabajo de los empleados.
- Incremento de la productividad.
- Reducción de errores.
- Automatización de recordatorios.
- Cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa.
- Control de la salud financiera.
- Simplificación de los procesos contables.
- Facilita el teletrabajo y las compras en viajes de negocios.
- Aumento de la satisfacción de los empleados.
Pero eso no es todo, porque existen soluciones que incluyen funcionalidades adicionales que aportan aún más beneficios. En el caso de Tickelia, la plataforma cuenta con flujos de aprobación multinivel, solicitud de medios en movilidad, gestión de anticipos e incluso una tarjeta Visa Tickelia con límites personalizables para ayudar a cumplir la política de gastos de la empresa, entre otras muchas ventajas. Además, Tickelia es la única solución de gestión de gastos que cuenta con un departamento propio de recuperación de IVA, que se encarga de hacer el canje de tiques a facturas para recuperar el IVA de los gastos realizados a nivel nacional.
3. ¿Cómo puede beneficiar a tu empresa la automatización en la gestión de gastos?
Como ya hemos visto, las reglas del juego en el ámbito laboral cambian radicalmente con la introducción de un software para la gestión automática de los gastos. ¿Pero cómo afecta a cada departamento de la compañía?
3.1. Beneficios de la automatización en la gestión de gastos para el Director Financiero
El Director Financiero o CFO es el responsable de la administración eficaz de los recursos de una empresa. Sus tareas engloban todo tipo de gestiones económicas, como el control de la contabilidad, la tesorería y el análisis de gastos e ingresos.
Lo cierto es que su trabajo nunca termina. Pero, por suerte, será un poco más fácil con un programa de gestión de gastos corporativos. Con Tickelia puede crear informes de gastos en unos minutos, sincronizar los datos directamente con el ERP de la compañía y reducir en un 75% el tiempo dedicado a la gestión de gastos y viajes de empresa. Y, por supuesto, todo esto ayuda a eliminar los errores que habitualmente se cometen con la gestión manual, y a tener un férreo control de los movimientos económicos dentro de la empresa, detectando automáticamente los casos de fraude interno.
3.2. Beneficios de la automatización en la gestión de gastos para el Travel Manager
El Travel Manager es la persona encargada de preparar los viajes de empresa, negociar con los proveedores, revisar las políticas de gastos en itinerancia, hacer reservas, controlar la gestión de gastos y asesorar a los empleados antes de hacer las maletas. Es una figura esencial en las empresas con proyección nacional e internacional.
Tickelia es un auténtico salvavidas para el Travel Manager, pues se trata de una herramienta hecha a medida para su trabajo. A través de esta solución, se pueden simplificar un sinfín de tareas, como configurar un flujo de aprobación multinivel para gestionar únicamente los gastos y/o solicitudes de medios aprobados por los responsables, analizar los costes globales de cada viaje, conceder anticipos para gastos en viajes o gestionar imprevistos y cancelaciones.
3.3. Beneficios de la automatización en la gestión de gastos para el Departamento de Contabilidad
El trabajo principal de un contable es registrar todas las operaciones financieras que se realizan en la empresa. Es decir, cómputo de gastos e ingresos, control de la legalidad, preparación de auditorías… Hacer todas estas funciones a mano no solo sería prácticamente imposible, sino que resultaría muy fácil cometer errores o descuidos.
Contar con la ayuda de programas específicos para la gestión de gastos, como Tickelia, reduce considerablemente la carga administrativa del departamento de contabilidad. Además, con Tickelia los datos se incorporan directamente en el ERP sin necesidad de introducirlos a mano. Por otro lado, la gestión automática también permite una conciliación mucho más simple y efectiva de las cuentas de gastos.
3.4. Beneficios de la automatización en la gestión de gastos para los empleados en movilidad
Los trabajadores en movilidad de la empresa también aprovechan muchísimo los beneficios que aporta una solución de automatización de gestión de gastos. En primer lugar, se libran de las tareas más tediosas y repetitivas: la introducción de los datos de los tiques en una hoja de Excel. Además, para ellos reportar gastos es más fácil que nunca e incluso pueden utilizar una tarjeta corporativa, de forma que no tienen que adelantar dinero de su propio bolsillo.
También se elimina la necesidad de contar kilómetros y de llenar su cartera de tiques o facturas. En su lugar, tan solo tienen que hacer una foto del comprobante de compra y subirla a la plataforma desde la App o el Back Office con unos pocos clics.
4. ¿Por qué deberías integrar una solución de automatización de gastos en tu empresa?
En conclusión, un software que nos permita automatizar la gestión de los gastos y los procesos relacionados en el seno de una empresa sirve para transformar por completo las reglas del juego. Así, la compañía gana eficiencia y rentabiliza los recursos, liberando a los empleados para que puedan realizar tareas más valiosas.
Es más, Tickelia alivia la carga de trabajo en el 90% de las áreas de la empresa, ya que casi todos los departamentos están implicados y son muchos los empleados que necesitan reportar gastos a diario. Pide una demo aquí y ¡descubre todo lo que Tickelia puede hacer por tu empresa!
