¿Por qué es importante digitalizar el departamento de RR.HH.?

En la era del cambio constante y del uso de las tecnologías para facilitar cualquier aspecto de nuestras vidas, la digitalización en el ámbito profesional no para de adquirir protagonismo. Igual de importante es digitalizar los departamentos de producción como digitalizar el departamento de RR.HH. Descubre por qué es necesario que toda la empresa esté alineada con un cambio de paradigma en la ejecución de procesos.

1. ¿Qué significa digitalizar el departamento de RR.HH.?

Digitalizar el departamento de RR.HH. implica llevar a cabo una transformación integral de todas las actividades relacionadas con la gestión del capital humano dentro de una organización, utilizando tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y potenciar el rendimiento del personal. Esta digitalización abarca desde la automatización de tareas administrativas hasta la implementación de sistemas avanzados de gestión del talento, reclutamiento, formación y desarrollo, entre otros aspectos clave de la gestión de recursos humanos.

Al digitalizar el departamento de RR.HH., las empresas buscan eliminar la dependencia de procesos manuales que son propensos a errores, consumen tiempo y recursos, y limitan la capacidad de adaptación a los cambios en el entorno laboral. En su lugar, se adoptan soluciones tecnológicas que permiten una mayor agilidad, flexibilidad y precisión en la gestión del personal, lo que a su vez contribuye a mejorar la experiencia de los empleados, aumentar la productividad y la satisfacción laboral, y potenciar el crecimiento y la competitividad de la organización en su conjunto.

2. Un viaje a través del tiempo: La historia del Departamento de RR.HH.

El Departamento de Recursos Humanos ha experimentado una transformación significativa a lo largo de la historia, desde sus humildes comienzos en el siglo XIX hasta convertirse en una función estratégica y multidisciplinaria en el entorno empresarial actual. Esta evolución ha sido impulsada por una serie de factores que han moldeado el papel y las responsabilidades de los profesionales de RR.HH. a lo largo del tiempo.

• Orígenes y antecedentes: El concepto moderno de recursos humanos tiene sus raíces en el movimiento de relaciones industriales del siglo XIX, una época en la que las empresas comenzaron a darse cuenta de la importancia de tratar a los empleados como un activo valioso en lugar de simplemente como mano de obra. En este contexto, surgieron los primeros departamentos de «personal», encargados principalmente de tareas como la contratación, la gestión de la nómina y la resolución de conflictos laborales.
• Desarrollo y consolidación: A lo largo del siglo XX, el campo de RR.HH. evolucionó para abordar una gama más amplia de funciones, incluida la formación y el desarrollo, la gestión del rendimiento y la compensación, y la planificación de la sucesión. Eventos históricos como la Segunda Guerra Mundial y el crecimiento económico posterior llevaron a un enfoque más estratégico en la gestión de personal, con una mayor atención a la planificación de la fuerza laboral y el desarrollo del liderazgo.
• Profesionalización y cambio de enfoque: Conforme avanzaba el siglo XX, la función de RR.HH. se profesionalizó con la introducción de programas educativos en gestión de recursos humanos y la creación de asociaciones profesionales en este campo. Este período también marcó un cambio gradual hacia un enfoque más centrado en el talento, donde la retención, el compromiso y el desarrollo de los empleados se convirtieron en prioridades clave para las organizaciones.
• En la actualidad: En la actualidad, el departamento de RR.HH. ha evolucionado hacia una función estratégica y multidisciplinaria que abarca desde la gestión del talento y el desarrollo organizacional hasta la analítica de datos y la gestión del cambio. Los profesionales de RR.HH. están cada vez más involucrados en la formulación e implementación de estrategias empresariales, colaborando estrechamente con otros departamentos para alinear los objetivos organizacionales con las necesidades y capacidades de la fuerza laboral.

Esta evolución continua refleja la importancia cada vez mayor de los recursos humanos en el éxito y la competitividad de las organizaciones modernas, así como el papel fundamental que desempeñan los profesionales de RR.HH. en la conformación del futuro del trabajo.

3. Cambios y tendencias en la gestión de Recursos Humanos

En un mundo laboral en constante evolución, el departamento de Recursos Humanos ha sido testigo de cambios significativos y tendencias emergentes que están remodelando la forma en que se gestionan las personas en las organizaciones. Desde la irrupción de la tecnología hasta el creciente enfoque en el bienestar y la diversidad, estas tendencias están definiendo el futuro del trabajo.

• Flexibilidad horaria: El paradigma laboral está experimentando un cambio hacia la flexibilidad, con un aumento en el trabajo remoto, horarios flexibles y modalidades de trabajo independiente. Esta demanda creciente de flexibilidad laboral ha requerido que los departamentos de RR.HH. adapten sus prácticas de contratación y gestión de personal para satisfacer las necesidades cambiantes de los empleados.
• Diversidad e inclusión: La inclusión y la diversidad se han convertido en pilares fundamentales de la gestión de RR.HH., con un enfoque en la equidad de género, la diversidad cultural y la integración de personas con discapacidad en el lugar de trabajo. La promoción de la diversidad no solo fomenta un entorno laboral más inclusivo, sino que también impulsa la innovación y la creatividad dentro de las organizaciones.
• Bienestar y salud mental: El bienestar y la salud mental de los empleados han ganado protagonismo en la gestión de RR.HH., con programas integrales de bienestar, apoyo emocional y prevención del agotamiento laboral. Reconociendo que los empleados son el activo más valioso de una organización, las empresas están priorizando iniciativas que promueven la salud y el bienestar en el lugar de trabajo.
• Cambio cultural y transformación organizacional: La gestión del cambio y la construcción de una cultura organizacional sólida se han convertido en prioridades clave para las empresas que buscan adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio. Fomentar la innovación, la colaboración y el crecimiento sostenible requiere un enfoque proactivo en la gestión del cambio y una cultura que fomente la adaptabilidad y la resiliencia.
• Tecnología y digitalización: La digitalización ha redefinido la gestión de RR.HH., permitiendo la automatización de tareas administrativas y la implementación de herramientas avanzadas para optimizar procesos. La implementación de sistemas y plataformas digitales ha allanado el camino para una toma de decisiones informadas y estratégicas, ofreciendo a los profesionales de RR.HH. la capacidad de analizar datos en tiempo real y tomar medidas fundamentadas en información precisa.

4. ¿Por qué digitalizar el departamento de RR.HH.?

En la actualidad, los rápidos avances tecnológicos y los cambios constantes en el entorno laboral han convertido la digitalización en un imperativo para las organizaciones que desean mantenerse competitivas y adaptarse a las demandas cambiantes del mercado. Uno de los departamentos clave que se beneficia enormemente de este proceso de digitalización es el Departamento de Recursos Humanos. A continuación, exploraremos detalladamente las razones por las cuales la digitalización es fundamental para la evolución y el éxito del departamento de RR.HH.

• Optimización de procesos: La automatización de tareas en el departamento de Recursos Humanos libera un tiempo valioso que anteriormente se empleaba en labores manuales y repetitivas. Esta eficiencia permite a los profesionales de RR.HH. enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor agregado, como la planificación del talento, el desarrollo organizacional y la gestión del cambio. Esto conlleva una optimización de procesos, permitiendo que el departamento se centre en iniciativas que impulsen el crecimiento y la eficacia de la organización.
• Mejora en la experiencia del empleado: La digitalización no solo mejora la gestión interna del departamento de RR.HH., sino que también impacta directamente en la experiencia del empleado al ofrecerles un mayor grado de autonomía y control sobre su información personal y su desarrollo profesional. Esto incrementa su satisfacción y compromiso laboral.
• Acceso a datos estratégicos: Mediante el uso de herramientas de análisis predictivo los profesionales de RR.HH. pueden identificar tendencias, predecir patrones de comportamiento y tomar decisiones más informadas en áreas clave como el reclutamiento, la retención y el desarrollo del talento.
• Fortalecimiento de la estrategia organizacional: Finalmente, la digitalización del departamento de RR.HH. contribuye al fortalecimiento de la estrategia organizacional en su conjunto. Al facilitar una gestión más eficiente y estratégica del talento humano, la digitalización permite a las empresas alinear sus objetivos empresariales con las necesidades y capacidades de su fuerza laboral, creando así un entorno laboral más productivo, innovador y competitivo.

5. ¿Cómo digitalizar el departamento de RR.HH.?

Uno de los retos más importantes en todas las empresas es el de optimizar cada uno de sus procesos. Esto implica implantar nuevas formas de trabajar. Las nuevas tecnologías ofrecen la posibilidad de realizar una transición cómoda y adaptada a las necesidades de cada empresa.

Sin embargo, si pensamos en la digitalización en las empresas, seguramente, pensaremos en aquellos departamentos cuyas tareas están relacionadas directamente con la producción. Pero ¿qué pasa con los departamentos que también son necesarios, pese a no producir? Este es el caso del departamento de RR.HH., un departamento que es imprescindible para el correcto funcionamiento de cualquier compañía.

El departamento de RR.HH. es el encargado de gestionar todo lo relacionado con el personal: nóminas, contratos, registro de horas y un largo etcétera de funciones que precisan de una atención y precisión muy elevadas para evitar errores que perjudiquen tanto a la empresa como a los propios trabajadores.

Además, el departamento de RR.HH. es el encargado de trabajar para crear un clima de trabajo ideal para conseguir sacar el máximo potencial de cada uno de los empleados. Por eso es muy importante dotar de las herramientas necesarias para conseguir digitalizar el departamento de RR.HH. con seguridad y eficiencia.

5.1 Mantener al equipo actualizado

Es importante que la plantilla sepa que son importantes para la empresa. Este debería ser el objetivo principal del departamento de RR.HH. Por lo que generar inseguridad cuando se habla de digitalización no es una práctica recomendable. Es importante transmitir el mensaje de que las tecnologías sirven para ayudar a los trabajadores.

Al implantar herramientas que faciliten el trabajo, se debe tener en cuenta el período de adaptación por parte de los empleados, más cuando en las plantillas se cuenta con trabajadores que quizás tienen más dificultades para usar softwares o dispositivos tecnológicos, básicamente, por una cuestión generacional.

Es por ello por lo que crear grupos de aprendizaje es una buena solución. Estos grupos se componen por empleados que tienen un gran manejo y buenos conocimientos de los programas o las tecnologías que se van a implantar, así como buenas dotes sociales, con el fin de evitar situaciones de crispación y frustración.

Por otro lado, además de ser importante mantener a la plantilla actualizada en materia de digitalización, es muy recomendable, puesto que los resultados son muy positivos, ofrecer formaciones especializadas y optativas para que los empleados puedan mejorar los conocimientos que más les llamen la atención y ser un activo aún más importante para las empresas.

Sin embargo, nada de esto tiene sentido si no se plantea digitalizar el departamento de RR.HH. y si no se hace con aquellas herramientas que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. Esto cabe destacarlo, pues algunas empresas adquieren soluciones, simplemente, porque la competencia las usa, pero este factor no debería ser decisivo. Es necesario estudiar la situación interna de cada empresa y seleccionar aquellas herramientas que más van a aportar, y si estas pueden ir evolucionado y adaptándose conforme la compañía avanza, todavía mejor.

5.2 Potenciar los perfiles digitales de la empresa

Cuando hablamos de digitalizar el departamento de RR.HH. de una empresa, lo que en realidad estamos diciendo es que, lo ideal, es digitalizar todos los departamentos. Esto no quiere decir que todos los procesos se puedan digitalizar y automatizar, sino que aquellos que lo permitan, se apueste por ello.

Para ello, es necesario, tal y como hemos visto en el punto anterior, que los empleados tengan los conocimientos necesarios. Por eso, es importante que la empresa, y desde el departamento de RR.HH., se apueste por potenciar los perfiles más digitales.

Algunos de estos perfiles son los encargados de desarrollar aspectos claves para la empresa:

• Desarrollo de productos o servicios.
• Marketing digital.
• Redacción y posicionamiento SEM y SEO.
• E-Commerce.
• Ciberseguridad.

5.3 Fomentar la comunicación interna

Al digitalizar el departamento de RR.HH. se aplican nuevos sistemas de trabajo. Esto implica generar un canal de comunicación activo con el que ir informando a los trabajadores de todas las actualizaciones.

Es por ello por lo que digitalizar el departamento de RR.HH. es una oportunidad muy buena para implantar un nuevo sistema de comunicación interna con el que optimizar la comunicación entre departamentos, empleados y responsables.

Un buen sistema de comunicación interna también puede servir para implantar una nueva estructura organizativa más horizontal, donde los empleados tienen más peso en las decisiones de la empresa.

5.4 Evaluación de necesidades y selección de herramientas digitales

Antes de proceder con la digitalización del departamento de RR.HH., es crucial realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas de la empresa.

Esto implica identificar las áreas de mejora y los procesos que pueden beneficiarse de la digitalización. Una vez identificadas estas áreas, se debe proceder a la selección de las herramientas digitales más adecuadas para abordar las necesidades identificadas.

Es importante considerar factores como la escalabilidad, la facilidad de uso y la integración con otros sistemas existentes en la empresa.

5.5 Implementación y seguimiento

Una vez seleccionadas las herramientas digitales, es necesario proceder con su implementación en el departamento de RR.HH. Esto puede implicar la migración de datos, la configuración de sistemas y la formación del personal en el uso de las nuevas herramientas.

Es importante establecer métricas de seguimiento para evaluar el éxito de la implementación y realizar ajustes según sea necesario. Además, se debe garantizar un soporte continuo para el personal para abordar cualquier problema o inquietud que pueda surgir durante el proceso de digitalización.

6. ¿Cómo prepararse para digitalizar el departamento de RR.HH.?

Hemos visto cómo se puede digitalizar el departamento de RR.HH., con el uso de herramientas y nuevos flujos de trabajo, pero antes de implantar una digitalización, es conveniente conocer las necesidades de la empresa y tener algunos aspectos en cuenta.

Cabe recordar que digitalizar el departamento de RR.HH. implica establecer un sistema nuevo, el cual ofrecerá muchas soluciones y optimizará el trabajo en este departamento y en la empresa en general. Dicha digitalización debe ir en sintonía con la empresa.

Para ello, es recomendable realizar un análisis previo y ver los puntos débiles actuales de la empresa y cómo se podrían mejorar con la digitalización. Este análisis debe recoger información para resolver cuestiones como las siguientes:

• Softwares adaptables: En el momento de proceder a implantar un software para digitalizar el departamento de RR.HH., es necesario comprobar que estos programas sean adaptables a las necesidades de la empresa en cada momento. Este concepto de adaptable, también se le conoce como softwares escalables, los cuales van acompañando a la empresa en su crecimiento.

• Seguridad de la información: Otro punto a tener muy en cuenta es el tema de la seguridad de toda la información y datos que la empresa va a volcar en estas soluciones. Las empresas, cada vez más, utilizan soluciones SaaS, las cuales trabajan a través de herramientas como el cloud computing, el cual cosiste en utilizar programas que se encuentran en la nube, por lo que la información de estos programas también se guarda en la nube. Es necesario que los proveedores de estas soluciones garanticen la seguridad de todos los datos que se introducen.

• Sistema de trabajo: Continuando con el punto anterior, es necesario saber cómo trabajan estos softwares, pues para digitalizar el departamento de RR.HH. es necesario que las soluciones digitales ofrezcan la posibilidad de obtener la información en tiempo real, de manera fácil. Poder importar y exportar documentos y ficheros es una funcionalidad muy importante para los responsables de RR.HH., pues estos trabajan, en muchas ocasiones, con el día a día de la empresa.

• Perfil de los usuarios: Tal y como hemos comentado anteriormente, es necesario tener identificadas las capacidades y los conocimientos de los empleados de la compañía. Esta información servirá de ayuda para poder elegir qué tipo de solución es la más adecuada y con la que se podrá reducir el período de adaptación.

• Información sobre los proveedores de las soluciones: Este aspecto es muy importante, ya que se debe conocer bien cómo trabaja el proveedor, qué ofrece y cómo actúa en caso de problemas. Buscar opiniones, comprobar diferentes proveedores y hacer un análisis de estos es una acción necesaria antes de decidir.

• Opción de prueba: Otro aspecto muy valorable es el de poder realizar una prueba del software o solución. Esto nos ayudará a comprobar cómo se integra el software con los procedimientos de la empresa y ver si es compatible con lo que se necesita. Un período de prueba o demostración es un punto positivo a tener en cuenta.

• Detalles de las soluciones: Por último, cabe recordar que antes de adquirir una solución o software, es de obligada necesidad, conocer a la perfección los detalles, tanto del software en sí, del proveedor, como del contrato que se firmará. Para evitar cualquier error o situación de confusión se debe tener todo detallado de manera clara.

7. Herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH.

Tal y como hemos visto anteriormente, digitalizar el departamento de RR.HH. implica digitalizar una gran cantidad de procesos, los cuales van desde la gestión de nuevas incorporaciones u onboarding, hasta gestionar los canales de comunicación interna, así como calendarizar los turnos de los trabajadores o gestionar las nóminas.

Para ello, existen diferentes herramientas específicas para cada uno de estos procesos. Es por ello por lo que e aconsejable implantar soluciones que ofrezcan la totalidad, o en su defecto, la mayoría de todas estas aplicaciones en una sola herramienta.

De esta forma, se evita depender de muchas soluciones de diferentes proveedores. Siempre es mejor tener unificadas todas las herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH. en una única solución.

A continuación, veremos un listado de cuáles son las herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH. más usadas por las empresas.

7.1 Herramientas para el análisis de personal

Gracias a la tecnología que ofrecen las herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH. se pueden realizar algunas de las tareas que más trabajo representan para los responsables de recursos humanos. Algunas de las tareas más comunes son las siguientes:

• Gestión de currículums: Durante los procesos de selección, las empresas suelen recibir un volumen muy elevado de candidaturas. La gestión de estas puede convertirse un aumento considerable de trabajo para los responsables de recursos humanos. Con las herramientas adecuadas, se puede optimizar y automatizar el proceso, creando filtros con los que aceptar aquellas candidaturas que cumplen con los requisitos mínimos.

• Analizar las etapas de crecimiento de producción: Esta es una tarea que depende mucho de tener una información actualizada a diario, prácticamente. Si se dispone de dicha información, es más fácil prever cuando habrá aumentos de demanda, por lo que se pueden planificar mejor las campañas de contratación.

• Prevenir imprevistos: Puede sonar algo contradictorio el hecho de prevenir un imprevisto, pero las herramientas digitales pueden ayudar. De la misma manera que se pueden prevenir aumentos en la producción, también se pueden prevenir etapas de recisión y dotar a la empresa de los recursos necesarios.

• Potenciar a los empleados: Una de las tareas más importantes en el departamento de RR.HH. es la de conseguir el máximo potencial de todos los trabajadores. Para ello, las herramientas digitales ofrecen información de cada empleado y se puede ajustar su rendimiento, ofreciendo cambios, formaciones, etc.

7.2 Herramientas para automatizar procesos

A banda de ofrecer soluciones específicas para la gestión del personal, las soluciones para digitalizar el departamento de RR.HH. también ofrecen herramientas de análisis y control que permiten automatizar procesos y facilitar la toma de decisiones.

Algunas de los procesos que pueden adquirir esta capacidad para ser automatizados son, como hemos visto anteriormente, procesos de selección, procesos de formación y comunicación interna o procesos de onboarding.

Si se combinan este tipo de herramientas y de procesos, se puede generar un flujo nuevo de trabajo en el que se ahorra tiempo y recursos para los responsables de recursos humanos.

Además, estos últimos años, la tecnología ha seguido avanzando y se están destinando muchos recursos en el famoso campo de la inteligencia artificial (IA). La combinación de las soluciones que permiten la digitalización y automatización de procesos con las IAs crean un escenario para las empresas, no muy lejano, y con el que se podrán conseguir resultados a gran escala.

Algunas de las tecnologías que trabajan con IAs son las conocidas OCRs, la cuáles son capaces de detectar campos de información, ahorrando tiempo en el marcaje manual de datos, o los chatbots, que consisten en crear chats en los que una IA interactúa con las personas que inician una conversación. Los chatbots se utilizan, en su gran mayoría, para resolver dudas, realizar reclamaciones, etc.

8. Beneficios de digitalizar el departamento de RR.HH.

Tal y como hemos visto a lo largo del artículo, el proceso de digitalizar el departamento de RR.HH. se podría dividir en dos partes, la implantación de soluciones digitales y la adaptación de los trabajadores a estas herramientas.

Es obvio que todo proceso de cambio genera dudas y puede parecer que las empresas miran más por su propio interés que por el de sus empleados. Pero la realidad es que, con estos procesos de digitalización y automatización, lo que se busca es que los trabajadores puedan destinar su tiempo de trabajo efectivo a realizar tareas más productivas y se busca eliminar aquellas que sean más repetitivas y tediosas.

Por lo tanto, cabe destacar que, aunque se trate de un proceso que se puede alargar en el tiempo y que puede ser algo complicado, los beneficios que aporta la digitalización del departamento de recursos humanos son muchos y muy notorios:

• Ayudan a implantar y a gestionar sistemas como el teletrabajo o el trabajo híbrido.
• Es posible crear canales de comunicación interna bidireccionales y efectivos.
• Ayudan a que las empresas puedan obtener un gran volumen de información actualizada y a la toma de decisiones.
• Crean sistemas colaborativos entre empleados y responsables.
• Elimina las tareas repetitivas, como la gestión de nóminas o el recuento de horas, que consumen muchos recursos.
• Minimiza los errores causados por los procesos manuales.

9. Soluciones para gestionar el departamento de RR.HH.

A lo largo de este artículo hemos podido ver cómo es el proceso para digitalizar el departamento de RR.HH, un proceso que, pese a centrarse en este departamento, está conectado con todos los departamentos. Principalmente, con el departamento de finanzas, el cual, también, tiene una buena predisposición a ser digitalizado y automatizado.

Por ello, contar con soluciones que sean 100% compatibles es clave. Este es el caso de Tickelia y Nubhora, dos softwares de gestión empresarial desarrollados por Inology.

Tickelia es la solución de gestión de gastos de empresa 360º, líder en España, con la que se puede tener un control absoluto de las finanzas de tu empresa. Una solución que permite configurar el flujo de gasto.

Gracias a su estructura de módulos, se puede adaptar la política de gastos de tu empresa, ofreciendo una aprobación personalizable, la gestión de suscripciones y pagos online, así como la posibilidad de conseguir una conciliación bancaria automática gracias a las Tarjetas Visa Tickelia.

Por su parte, Nubhora es la solución de gestión del tiempo y acceso, con la que, de manera muy intuitiva, se puede gestionar el control horario, vacaciones, ausencias y permisos, planificar las jornadas de los empleados o tener un control de los accesos.

Con Nubhora, tu compañía cumplirá con la Normativa vigente referente al control horario y fichaje en las empresas.

La gran ventaja tanto de Tickelia y Nubhora es su sistema colaborativo entre empleado y manager.

Si hablamos de Tickelia, los empleados pueden reportar los gastos a través de la App, desde cualquier dispositivo móvil, con tan solo una fotografía de los tiques o facturas. Es por lo que Tickelia permite implantar una política de Cero Papel en tu empresa. Gracias a su homologación por parte de la AEAT, y a la tecnología OCR+ICR, las fotografías de los tiques, realizadas a través de la App de Tickelia, se convierten en un documento válido para Hacienda.

Nubhora también se trata de una solución colaborativa con la que los empleados son quienes gestionan los fichajes, solicitan sus vacaciones, permisos y ausencias, pueden controlar el saldo de horas y realizar cualquier consulta a sus responsables.

Por último, cabe remarcar que tanto Tickelia como Nubhora son dos soluciones 100% integrables con otras soluciones de gestión empresarial, como softwares de gestión ERP & CRM, softwares de nóminas y RR.HH., entre muchos otros.

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