¿Por qué es importante digitalizar el departamento de RR.HH.?

En la era del cambio constante y del uso de las tecnologías para facilitar cualquier aspecto de nuestras vidas, la digitalización en el ámbito profesional no para de adquirir protagonismo. Igual de importante es digitalizar los departamentos de producción como digitalizar el departamento de RR.HH. Descubre por qué es necesario que toda la empresa esté alineada con un cambio de paradigma en la ejecución de procesos.

1. ¿Cómo digitalizar el departamento de RR.HH.?

Uno de los retos más importantes en todas las empresas es el de optimizar cada uno de sus procesos. Esto implica implantar nuevas formas de trabajar. Las nuevas tecnologías ofrecen la posibilidad de realizar una transición cómoda y adaptada a las necesidades de cada empresa.

Sin embargo, si pensamos en la digitalización en las empresas, seguramente, pensaremos en aquellos departamentos cuyas tareas están relacionadas directamente con la producción. Pero ¿qué pasa con los departamentos que también son necesarios, pese a no producir? Este es el caso del departamento de RR.HH., un departamento que es imprescindible para el correcto funcionamiento de cualquier compañía.

El departamento de RR.HH. es el encargado de gestionar todo lo relacionado con el personal: nóminas, contratos, registro de horas y un largo etcétera de funciones que precisan de una atención y precisión muy elevadas para evitar errores que perjudiquen tanto a la empresa como a los propios trabajadores.

Además, el departamento de RR.HH. es el encargado de trabajar para crear un clima de trabajo ideal para conseguir sacar el máximo potencial de cada uno de los empleados. Por eso es muy importante dotar de las herramientas necesarias para conseguir digitalizar el departamento de RR.HH. con seguridad y eficiencia.

1.1 Mantener al equipo actualizado

Es importante que la plantilla sepa que son importantes para la empresa. Este debería ser el objetivo principal del departamento de RR.HH. Por lo que generar inseguridad cuando se habla de digitalización no es una práctica recomendable. Es importante transmitir el mensaje de que las tecnologías sirven para ayudar a los trabajadores.

Al implantar herramientas que faciliten el trabajo, se debe tener en cuenta el período de adaptación por parte de los empleados, más cuando en las plantillas se cuenta con trabajadores que quizás tienen más dificultades para usar softwares o dispositivos tecnológicos, básicamente, por una cuestión generacional.

Es por ello por lo que crear grupos de aprendizaje es una buena solución. Estos grupos se componen por empleados que tienen un gran manejo y buenos conocimientos de los programas o las tecnologías que se van a implantar, así como buenas dotes sociales, con el fin de evitar situaciones de crispación y frustración.

Por otro lado, además de ser importante mantener a la plantilla actualizada en materia de digitalización, es muy recomendable, puesto que los resultados son muy positivos, ofrecer formaciones especializadas y optativas para que los empleados puedan mejorar los conocimientos que más les llamen la atención y ser un activo aún más importante para las empresas.

Sin embargo, nada de esto tiene sentido si no se plantea digitalizar el departamento de RR.HH. y si no se hace con aquellas herramientas que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. Esto cabe destacarlo, pues algunas empresas adquieren soluciones, simplemente, porque la competencia las usa, pero este factor no debería ser decisivo. Es necesario estudiar la situación interna de cada empresa y seleccionar aquellas herramientas que más van a aportar, y si estas pueden ir evolucionado y adaptándose conforme la compañía avanza, todavía mejor.

1.2 Potenciar los perfiles digitales de la empresa

Cuando hablamos de digitalizar el departamento de RR.HH. de una empresa, lo que en realidad estamos diciendo es que, lo ideal, es digitalizar todos los departamentos. Esto no quiere decir que todos los procesos se puedan digitalizar y automatizar, sino que aquellos que lo permitan, se apueste por ello.

Para ello, es necesario, tal y como hemos visto en el punto anterior, que los empleados tengan los conocimientos necesarios. Por eso, es importante que la empresa, y desde el departamento de RR.HH., se apueste por potenciar los perfiles más digitales.

Algunos de estos perfiles son los encargados de desarrollar aspectos claves para la empresa:

• Desarrollo de productos o servicios.
• Marketing digital.
• Redacción y posicionamiento SEM y SEO.
• E-Commerce.
• Ciberseguridad.

1.3 Fomentar la comunicación interna

Al digitalizar el departamento de RR.HH. se aplican nuevos sistemas de trabajo. Esto implica generar un canal de comunicación activo con el que ir informando a los trabajadores de todas las actualizaciones.

Es por ello por lo que digitalizar el departamento de RR.HH. es una oportunidad muy buena para implantar un nuevo sistema de comunicación interna con el que optimizar la comunicación entre departamentos, empleados y responsables.

Un buen sistema de comunicación interna también puede servir para implantar una nueva estructura organizativa más horizontal, donde los empleados tienen más peso en las decisiones de la empresa.

2. ¿Cómo prepararse para digitalizar el departamento de RR.HH.?

Hemos visto cómo se puede digitalizar el departamento de RR.HH., con el uso de herramientas y nuevos flujos de trabajo, pero antes de implantar una digitalización, es conveniente conocer las necesidades de la empresa y tener algunos aspectos en cuenta.

Cabe recordar que digitalizar el departamento de RR.HH. implica establecer un sistema nuevo, el cual ofrecerá muchas soluciones y optimizará el trabajo en este departamento y en la empresa en general. Dicha digitalización debe ir en sintonía con la empresa.

Para ello, es recomendable realizar un análisis previo y ver los puntos débiles actuales de la empresa y cómo se podrían mejorar con la digitalización. Este análisis debe recoger información para resolver cuestiones como las siguientes:

• Softwares adaptables: En el momento de proceder a implantar un software para digitalizar el departamento de RR.HH., es necesario comprobar que estos programas sean adaptables a las necesidades de la empresa en cada momento. Este concepto de adaptable, también se le conoce como softwares escalables, los cuales van acompañando a la empresa en su crecimiento.

• Seguridad de la información: Otro punto a tener muy en cuenta es el tema de la seguridad de toda la información y datos que la empresa va a volcar en estas soluciones. Las empresas, cada vez más, utilizan soluciones SaaS, las cuales trabajan a través de herramientas como el cloud computing, el cual cosiste en utilizar programas que se encuentran en la nube, por lo que la información de estos programas también se guarda en la nube. Es necesario que los proveedores de estas soluciones garanticen la seguridad de todos los datos que se introducen.

• Sistema de trabajo: Continuando con el punto anterior, es necesario saber cómo trabajan estos softwares, pues para digitalizar el departamento de RR.HH. es necesario que las soluciones digitales ofrezcan la posibilidad de obtener la información en tiempo real, de manera fácil. Poder importar y exportar documentos y ficheros es una funcionalidad muy importante para los responsables de RR.HH., pues estos trabajan, en muchas ocasiones, con el día a día de la empresa.

• Perfil de los usuarios: Tal y como hemos comentado anteriormente, es necesario tener identificadas las capacidades y los conocimientos de los empleados de la compañía. Esta información servirá de ayuda para poder elegir qué tipo de solución es la más adecuada y con la que se podrá reducir el período de adaptación.

• Información sobre los proveedores de las soluciones: Este aspecto es muy importante, ya que se debe conocer bien cómo trabaja el proveedor, qué ofrece y cómo actúa en caso de problemas. Buscar opiniones, comprobar diferentes proveedores y hacer un análisis de estos es una acción necesaria antes de decidir.

• Opción de prueba: Otro aspecto muy valorable es el de poder realizar una prueba del software o solución. Esto nos ayudará a comprobar cómo se integra el software con los procedimientos de la empresa y ver si es compatible con lo que se necesita. Un período de prueba o demostración es un punto positivo a tener en cuenta.

• Detalles de las soluciones: Por último, cabe recordar que antes de adquirir una solución o software, es de obligada necesidad, conocer a la perfección los detalles, tanto del software en sí, del proveedor, como del contrato que se firmará. Para evitar cualquier error o situación de confusión se debe tener todo detallado de manera clara.

3. Herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH.

Tal y como hemos visto anteriormente, digitalizar el departamento de RR.HH. implica digitalizar una gran cantidad de procesos, los cuales van desde la gestión de nuevas incorporaciones u onboarding, hasta gestionar los canales de comunicación interna, así como calendarizar los turnos de los trabajadores o gestionar las nóminas.

Para ello, existen diferentes herramientas específicas para cada uno de estos procesos. Es por ello por lo que e aconsejable implantar soluciones que ofrezcan la totalidad, o en su defecto, la mayoría de todas estas aplicaciones en una sola herramienta.

De esta forma, se evita depender de muchas soluciones de diferentes proveedores. Siempre es mejor tener unificadas todas las herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH. en una única solución.

A continuación, veremos un listado de cuáles son las herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH. más usadas por las empresas.

3.1 Herramientas para el análisis de personal

Gracias a la tecnología que ofrecen las herramientas para digitalizar el departamento de RR.HH. se pueden realizar algunas de las tareas que más trabajo representan para los responsables de recursos humanos. Algunas de las tareas más comunes son las siguientes:

• Gestión de currículums: Durante los procesos de selección, las empresas suelen recibir un volumen muy elevado de candidaturas. La gestión de estas puede convertirse un aumento considerable de trabajo para los responsables de recursos humanos. Con las herramientas adecuadas, se puede optimizar y automatizar el proceso, creando filtros con los que aceptar aquellas candidaturas que cumplen con los requisitos mínimos.

• Analizar las etapas de crecimiento de producción: Esta es una tarea que depende mucho de tener una información actualizada a diario, prácticamente. Si se dispone de dicha información, es más fácil prever cuando habrá aumentos de demanda, por lo que se pueden planificar mejor las campañas de contratación.

• Prevenir imprevistos: Puede sonar algo contradictorio el hecho de prevenir un imprevisto, pero las herramientas digitales pueden ayudar. De la misma manera que se pueden prevenir aumentos en la producción, también se pueden prevenir etapas de recisión y dotar a la empresa de los recursos necesarios.

• Potenciar a los empleados: Una de las tareas más importantes en el departamento de RR.HH. es la de conseguir el máximo potencial de todos los trabajadores. Para ello, las herramientas digitales ofrecen información de cada empleado y se puede ajustar su rendimiento, ofreciendo cambios, formaciones, etc.

3.2 Herramientas para automatizar procesos

A banda de ofrecer soluciones específicas para la gestión del personal, las soluciones para digitalizar el departamento de RR.HH. también ofrecen herramientas de análisis y control que permiten automatizar procesos y facilitar la toma de decisiones.

Algunas de los procesos que pueden adquirir esta capacidad para ser automatizados son, como hemos visto anteriormente, procesos de selección, procesos de formación y comunicación interna o procesos de onboarding.

Si se combinan este tipo de herramientas y de procesos, se puede generar un flujo nuevo de trabajo en el que se ahorra tiempo y recursos para los responsables de recursos humanos.

Además, estos últimos años, la tecnología ha seguido avanzando y se están destinando muchos recursos en el famoso campo de la inteligencia artificial (IA). La combinación de las soluciones que permiten la digitalización y automatización de procesos con las IAs crean un escenario para las empresas, no muy lejano, y con el que se podrán conseguir resultados a gran escala.

Algunas de las tecnologías que trabajan con IAs son las conocidas OCRs, la cuáles son capaces de detectar campos de información, ahorrando tiempo en el marcaje manual de datos, o los chatbots, que consisten en crear chats en los que una IA interactúa con las personas que inician una conversación. Los chatbots se utilizan, en su gran mayoría, para resolver dudas, realizar reclamaciones, etc.

4. Beneficios de digitalizar el departamento de RR.HH.

Tal y como hemos visto a lo largo del artículo, el proceso de digitalizar el departamento de RR.HH. se podría dividir en dos partes, la implantación de soluciones digitales y la adaptación de los trabajadores a estas herramientas.

Es obvio que todo proceso de cambio genera dudas y puede parecer que las empresas miran más por su propio interés que por el de sus empleados. Pero la realidad es que, con estos procesos de digitalización y automatización, lo que se busca es que los trabajadores puedan destinar su tiempo de trabajo efectivo a realizar tareas más productivas y se busca eliminar aquellas que sean más repetitivas y tediosas.

Por lo tanto, cabe destacar que, aunque se trate de un proceso que se puede alargar en el tiempo y que puede ser algo complicado, los beneficios que aporta la digitalización del departamento de recursos humanos son muchos y muy notorios:

• Ayudan a implantar y a gestionar sistemas como el teletrabajo o el trabajo híbrido.
• Es posible crear canales de comunicación interna bidireccionales y efectivos.
• Ayudan a que las empresas puedan obtener un gran volumen de información actualizada y a la toma de decisiones.
• Crean sistemas colaborativos entre empleados y responsables.
• Elimina las tareas repetitivas, como la gestión de nóminas o el recuento de horas, que consumen muchos recursos.
• Minimiza los errores causados por los procesos manuales.

5. Soluciones para gestionar el departamento de RR.HH.

A lo largo de este artículo hemos podido ver cómo es el proceso para digitalizar el departamento de RR.HH, un proceso que, pese a centrarse en este departamento, está conectado con todos los departamentos. Principalmente, con el departamento de finanzas, el cual, también, tiene una buena predisposición a ser digitalizado y automatizado.

Por ello, contar con soluciones que sean 100% compatibles es clave. Este es el caso de Tickelia y Nubhora, dos softwares de gestión empresarial desarrollados por Inology.

Tickelia es la solución de gestión de gastos de empresa 360º, líder en España, con la que se puede tener un control absoluto de las finanzas de tu empresa. Una solución que permite configurar el flujo de gasto.

Gracias a su estructura de módulos, se puede adaptar la política de gastos de tu empresa, ofreciendo una aprobación personalizable, la gestión de suscripciones y pagos online, así como la posibilidad de conseguir una conciliación bancaria automática gracias a las Tarjetas Visa Tickelia.

Por su parte, Nubhora es la solución de gestión del tiempo y acceso, con la que, de manera muy intuitiva, se puede gestionar el control horario, vacaciones, ausencias y permisos, planificar las jornadas de los empleados o tener un control de los accesos.

Con Nubhora, tu compañía cumplirá con la Normativa vigente referente al control horario y fichaje en las empresas.

La gran ventaja tanto de Tickelia y Nubhora es su sistema colaborativo entre empleado y manager.

Si hablamos de Tickelia, los empleados pueden reportar los gastos a través de la App, desde cualquier dispositivo móvil, con tan solo una fotografía de los tiques o facturas. Es por lo que Tickelia permite implantar una política de Cero Papel en tu empresa. Gracias a su homologación por parte de la AEAT, y a la tecnología OCR+ICR, las fotografías de los tiques, realizadas a través de la App de Tickelia, se convierten en un documento válido para Hacienda.

Nubhora también se trata de una solución colaborativa con la que los empleados son quienes gestionan los fichajes, solicitan sus vacaciones, permisos y ausencias, pueden controlar el saldo de horas y realizar cualquier consulta a sus responsables.

Por último, cabe remarcar que tanto Tickelia como Nubhora son dos soluciones 100% integrables con otras soluciones de gestión empresarial, como softwares de gestión ERP & CRM, softwares de nóminas y RR.HH., entre muchos otros.