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Software as a Service: cómo gestionar tu empresa desde la nube

La revolución digital afecta a todos los ámbitos de nuestro día a día, especialmente, a nuestros negocios y empresas. Digitalizar los procesos de nuestra actividad empresarial es una de las funciones de los Software as a Service (SaaS). Una solución que ha aumentado su presencia, en el ámbito empresarial, un 41% desde el 2020, según el informe realizado por la consultora norteamericana, Gartner. Descubre en este artículo, todo lo que te pueden ofrecer estas aplicaciones.

1. ¿Qué es un Software as a Service?

Tal y como indica su nombre, se trata de un Software como Servicio, pero ¿qué diferencia hay con los softwares convencionales? La principal diferencia es que estas aplicaciones están alojadas en la nube, por lo tanto, no se precisa de una instalación en una computadora.

Actualmente, la tendencia de las empresas es la de minimizar costes, por lo que adquirir softwares sin preocuparse por la instalación o el mantenimiento, es una opción a tener muy en cuenta. Si, además, se añade la posibilidad de compartir toda la información entre diferentes dispositivos, gracias al almacenaje cloud, las ventajas son, cada vez, mayores.

Los modelos más claros de Software as a Service son los proveedores de correo electrónico o las propias redes sociales. Se tratan de aplicaciones a las que los usuarios pueden acceder a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Pero este mercado está cambiando. Más adelante, veremos las tendencias actuales y futuras, en el mercado de los Software as a Service, las cuales se están centrando en poder trabajar, directamente, desde la nube, sin necesidad de hardware o softwares convencionales.

2. Cómo integrar un Software as a Service en tu empresa

De la misma forma en que las personas adaptan las nuevas tecnologías a su día a día, los Softwares as a Service también tienen sus aplicaciones empresariales.

Sin importar si son grandes corporaciones o si se trata de un pequeño negocio, los Software as a Service facilitan la digitalización de las empresas y las acompañan, según sus necesidades, durante su crecimiento.

La implementación de un Software as a Service en una empresa no requiere de una inversión inicial elevada. Tampoco es necesario estar dotado de una gran infraestructura, en la que se precise de demasiado hardware y softwares específicos. Solo se necesita un dispositivo con conexión a internet, algo que la gran mayoría de empresas ya disponen.

Este factor ha hecho que el mercado de las aplicaciones SaaS se haya disparado. A continuación, veremos algunas cifras del pasado año 2021.

Digitalizar las empresas a través de los SaaS

3. Los Softwares as a Service en cifras a nivel mundial

Aportando algunos datos, se entiende mejor cual es el alcance actual de los Software como Servicio y qué impacto tienen en las empresas, a nivel global.

Según el estudio realizado por la revista digital Finances Online, el pasado año 2021, el total de ventas del mercado de los Softwares as a Service, solo en América, fue de más de 93 mil millones de dólares. En Europa fue de 38 mil millones, seguida de Asia, con un total de 20 mil millones.

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Las previsiones para el año 2026 indican que el mercado de las aplicaciones SaaS superará los 150 mil millones de dólares en toda América, mientras que Europa se acercará a los 100 mil millones.

Otro informe realizado por la consultora norteamericana McKinsey & Co., indica que el 18% de las start-ups europeas más importantes son B2B SaaS. Un claro ejemplo de cómo los SaaS son una gran herramienta para el crecimiento y desarrollo de empresas.

Uno de los factores que ha generado este importante aumento de ventas de servicios SaaS se debe a la pandemia provocada por la Covid-19. Muchas empresas se vieron forzadas a modificar su sistema de trabajo, adoptando el teletrabajo como el modelo más efectivo para continuar con su actividad. En este sentido, los Software as a Service son la herramienta perfecta para poder mantener a todos los usuarios conectados, sin necesidad de servidores propios y con acceso a toda la información y programas necesarios.

En este sentido, una de las consecuencias que se deriva de este factor es la posibilidad que ofrecen las aplicaciones SaaS a las empresas de mantener el teletrabajo y ayudar a la conciliación familiar de sus empleados.

Por lo tanto, aunque el gran auge de los Software as a Service se haya producido a causa de una desgracia, como esta pandemia, hay que ver la parte positiva de las cosas, y no es otra que la oportunidad de seguir avanzando en el desarrollo tecnológico y poder ayudar a las empresas a seguir siendo competentes.

4. Ventajas de los Software as a Service

Los SaaS presentan muchas ventajas respecto a los softwares convencionales:

  • No requieren de una instalación. Es el proveedor quien tiene los servidores en los que está alojado el software. Por ello, las empresas no precisan de un espacio en el que tener los dispositivos necesarios para tal función (hardware, software, etc.). De este modo, se pueden reducir costes de infraestructura, material, así como de mantenimiento.
  • No requieren un mantenimiento o actualización. El cliente no deberá realizar un mantenimiento o una actualización del programa. El proveedor ofrece estos servicios. El cliente solo se preocupará por los dispositivos desde los que se conectará a los servidores donde están alojados los Software as a Service.
  • Seguridad supervisada por el proveedor. Al no tener nada instalado, el cliente no debe preocuparse por la seguridad, ya que es el proveedor quien garantiza que la información de las empresas está a salvo en sus propios servidores. Este factor es importante para las empresas que no disponen de un presupuesto para la seguridad de su información. Gracias a los Software as a Service, se abarata este gasto, el cual puede llegar a ser muy costoso.
  • Uso libre desde cualquier dispositivo. La gran ventaja de los Software as a Service es su acceso desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet y, prácticamente, desde cualquier parte del mundo.
  • Uso fácil e intuitivo. La mayoría de aplicaciones SaaS están pensadas para que su manejo sea sencillo, aportando funciones muy visuales que ayudan a la comprensión de su uso.
  • Personalizables. El cliente paga por aquello que necesita. Este aspecto permite que una empresa pequeña pueda crecer junto al software e ir adquiriendo más prestaciones conforme se amplían sus necesidades. Se elimina la obligación de adquirir un programa en su totalidad, con funciones que, posiblemente, no van a ser usadas con frecuencia.
  • Permiten una digitalización de procesos. En un sistema de mercado en el que hay tanta competencia, avanzar junto al desarrollo tecnológico es esencial. Los Softwares as a Service permiten digitalizar los procesos y hacerlos más eficientes y cómodos.
  • Rompen las barreras de la distancia y las licencias únicas. Los Software as a Service permiten una conectividad global y no precisan de una licencia única para cada programa instalado en un dispositivo.
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5. Las tendencias SaaS actuales

La digitalización se está convirtiendo en una “obligación” para las empresas. La competencia directa, la necesidad de ajustar los presupuestos y la globalización, junto con las grandes oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías, son los factores principales por los que las empresas deben apostar y digitalizar sus procesos.

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Tras comprobar las muchas ventajas que ofrecen los Software as a Service para conseguir una digitalización en cualquier tipo de empresa, agilizando y facilitando su actividad, veamos cuáles son las tendencias que nos esperan en materia de aplicaciones SaaS.

5.1 La nube como almacenaje

Una de las grandes tendencias por la que se está apostando, cada vez más, es por dar mayor importancia y capacidad de ejecución al almacenamiento en la nube. Una solución accesible y económica para las empresas, ya no solo para el almacenaje de sus datos e información, sino para realizar su propia actividad.

En un principio, la nube se ideo como una fuente de almacenamiento de datos masivo, liberando al usuario de la necesidad de disponer de un sistema de almacenaje físico. Pero esta solución no para de avanzar y mejorar. Actualmente, a través del sistema de Cloud computing, se pueden realizar muchas otras funciones como, por ejemplo, ejecutar un Software as a Service, sin necesidad de tener dicho programa instalado en una computadora. La nube permite ejecutar de manera remota, los softwares albergados en los servidores de los propios proveedores.

5.2 Software as a Service vertical

La tendencia que se ha seguido hasta ahora es la de crear SaaS horizontales. Esto implica que un desarrollador puede ofrecer su software a muchas empresas, ya que su utilidad no se centra en ningún sector en concreto y ofrece características generales. Pero este aspecto está cambiando.

Actualmente, cada vez son más los desarrolladores de aplicaciones SaaS que se están especializando y ofrecen softwares específicos para los diferentes sectores. En este sentido, la tendencia de crear softwares 100% personalizables está en auge.

Este factor se podría ver como un atraso, puesto que esta tendencia está limitando los mercados de estos Software as a Service. Nada más lejos de la realidad. Los resultados indican que las empresas prefieren disponer de SaaS específicos con los que conseguir un control más eficiente, ordenado y productivo.

5.3 Licencias por módulos

En relación con el punto anterior, las empresas no solo buscan Software as a Service personalizados a su sector, sino que también esperan que sean moldeables a sus necesidades. Tiene lógica, ya que, dentro de un mismo sector, existen diferentes tipos de empresas que, pese a realizar la misma actividad, tienen una organización diferente.

Un ejemplo es cuando se compara el tamaño de una empresa. Una multinacional necesitará más recursos que una pyme, pues el volumen a gestionar será mayor. Por lo tanto, ofrecer aplicaciones SaaS modulares es una buena oportunidad de adaptarse al cliente.

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En este aspecto, los Softwares as a Service ya trabajan con cierta ventaja, ya que se diseñan a partir de necesidades y el desarrollo de módulos específicos es una tendencia al alza. Esto implica que los clientes pueden adquirir las licencias de aquellos módulos que necesitan, sin necesidad de comprar un programa en su versión completa.

5.4 El futuro de las Inteligencias Artificiales

Actualmente, cualquier desarrollo tecnológico se está basando en el uso de las Inteligencias Artificiales (IA). La implementación de esta tecnología, dentro del sector de los Software as a Service, ofrece infinitas posibilidades.

Imaginemos que, gracias a un algoritmo, podemos detener un ataque a nuestro sistema, antes, incluso, que este se produzca. Esta ventaja ya es motivo suficiente como para seguir invirtiendo en esta tecnología. Pero no solo se trata de seguridad.

Otros campos como la automatización de los procesos es un aspecto que las empresas tienen muy en cuenta. Poder agilizar y facilitar ciertas tareas de su actividad, implica un beneficio notorio para las empresas.

5.5 Los Software as a Service en los dispositivos móviles

Por último, algo que está pidiendo el desarrollo tecnológico es depender, cada vez más, de dispositivos móviles, portátiles, que no ocupen demasiado espacio, pero que, a su vez, sean capaces de ejecutar cualquier proceso. Por el momento, todavía hay una gran dependencia de otros dispositivos, como las computadoras, para ejecutar softwares que requieren de hardwares específicos.

En este sentido, el hecho de desarrollar aplicaciones SaaS que sean 100% compatibles con los dispositivos móviles, es una tendencia que está generando interés. No es lo mismo poder gestionar tu negocio desde un ordenador de sobremesa que desde tu smartphone, en cualquier parte del mundo.

Los SaaS ayudan a una gestión empresarial más eficiente y cómoda

6. Tickelia, el Software as a Service de gestión de gastos y viajes de empresa

Todas las empresas, sea cual sea su actividad, tienen que lidiar con algunos aspectos más tediosos, y el más común es el control de gastos, algo tan necesario como agotador. Pero gracias a la tecnología, cada vez, es más fácil llevar este tipo de controles. Soluciones como Tickelia, permiten gestionar los gastos de las empresas de manera ágil y haciendo partícipe a todas y todos los empleados implicados en el proceso.

Actualmente, sigue habiendo empresas que utilizan métodos de gestión de gastos arcaicos, como las hojas de gastos. O que utilizan programas que se quedan desfasados y que generan una serie de datos, cuyo almacenaje puede llegar a ser un problema. Tickelia resuelve todos esos problemas gracias a su modelo SaaS.

La denominada conciliación bancaria puede ser un verdadero quebradero de cabeza para los responsables de los departamentos financieros. Tickelia facilita ese proceso, gracias a un software de reconocimiento, que permite al empleado llevar un registro de sus gastos a través de una App muy intuitiva. Tan solo hace falta que el trabajador haga una fotografía del tique o factura del gasto en cuestión desde la App (dietas, viajes de empresa, peajes, kilometraje, etc.) y el software de Tickelia, gracias a su tecnología OCR + ICR, se encarga de reconocer hasta 18 campos, como el importe, fecha, nombre, NIF, etc.

Una vez se han reportado todos los gastos, Tickelia genera un informe de gastos, el cual podrá ser evaluado por el manager correspondiente.

Para poder llevar a cabo esta función, Tickelia trabaja a través de dos dispositivos: una App para dispositivos móviles y un Software as a Service, a modo de Back Office, que permiten, tanto a trabajadores como a responsables, reportar y administrar los gastos respectivamente.

Tickelia se trata de un Software as a Service escalable, por lo que las empresas podrán adquirir los módulos que más se ajusten a sus necesidades.

El SaaS de Tickelia está homologado por la AEAT e integra el proceso de digitalización certificada. Esto implica que las fotografías de los tiques y las facturas tienen la misma validez legal que los originales en papel.

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Víctor Palacios
Redactor de contenidos en Inology. Graduado en Comunicación por la Universitat Oberta de Catalunya.
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