Cuando, en marzo de 2020, se confinó a gran parte la población mundial por la pandemia del coronavirus, el tráfico internacional de pasajeros se paralizó completamente y muchas empresas aprendieron a teletrabajar. Jamás imaginamos una situación parecida y nunca creímos que duraría tanto. La actividad empresarial se fue adaptando a las sucesivas olas de Covid-19 gracias a las herramientas telemáticas. Poco a poco hemos ido recuperando la actividad laboral presencial y los viajes de negocios postcovid, pero por el camino han cambiado muchas cosas. A continuación, explicamos las estrategias clave para retomar los viajes corporativos de forma segura en la nueva normalidad.
Tabla de contenidos
1. Viajes de negocios: ¿por qué es importante retomarlos?
Cualquier profesional habituado a los viajes de empresa habrá comprobado que no es lo mismo una reunión por Teams o Zoom que una visita cara a cara con clientes, proveedores o los directivos de otras sedes de la compañía.
Por supuesto, la posibilidad de hacer videoconferencias entre múltiples usuarios ha sido una tabla de salvación tanto para el mundo de los negocios como para los centros de formación durante la fase más dura de la pandemia. Pero no se puede comparar con la comunicación cara a cara de las relaciones interpersonales.
Alcanzar acuerdos estratégicos, cerrar ventas, negociar precios, asistir a ferias y congresos…Todo ello precisa el uso de todos nuestros recursos comunicativos, incluyendo la comunicación no verbal. Además, el lugar físico donde se encuentran los interlocutores también juega un papel en las técnicas de persuasión y la toma final de decisiones. Seguramente, y por mucho que avance la tecnología, siempre será más fácil conseguir una venta en un cálido restaurante que hablándole a la webcam en la oficina. Éste es el principal motivo para reanudar los viajes de negocios postcovid.
De hecho, la importancia de los viajes de negocios es tan crucial para las empresas que, según el estudio “What would happen if business travel stopped?” del Growth Lab de la Universidad de Harvard sobre el impacto de los viajes de negocios, “en los distintos países nacen nuevas industrias y se expanden las existentes si previamente han sido visitadas con frecuencia por viajeros de negocios de otros países especializados en ese tipo de industrias”.
Por todo ello, no es de extrañar que las empresas quieran retomar los viajes corporativos, que además suponen una importante fuente de ingresos para el sector turístico. Sólo en España, este sector llegó a generar más de 1000 millones de euros en alojamientos corporativos antes de la pandemia.
2. Previsiones en el sector de los viajes de empresa para los próximos años
La mayor parte de estudios prevén un aumento de los viajes de negocios postcovid a partir de este mismo año, aunque se espera que las cifras de 2019 no se volverán a alcanzar hasta 2024. La compañía de tecnología de viajes Amadeus, que gestiona el software que utilizan la mayoría de agencias de viajes para la reserva de vuelos, incluye los viajes corporativos como una de las 6 tendencias al alza para este 2022.
Por otra parte, tanto las instituciones españolas y europeas como las grandes aerolíneas marcan 2022 como el año de despegue de la movilidad entre regiones y países, tanto por turismo como por viajes de negocios. Según el World Travel and Tourism Council (WTTC), que representa al sector turístico de forma global, en 2022 se espera un 34% de incremento en los viajes de empresa en todo el mundo y, en algunas regiones, los viajes corporativos se recuperarán a un ritmo aún mayor que los viajes por ocio.
El Mobile World Congress de Barcelona ha sido estos últimos años un buen termómetro para medir la temperatura a los viajes corporativos, y la edición de 2022 ha dado muy buenas impresiones tanto por la afluencia de visitantes internacionales como por la cantidad de empresas que finalmente han presentado sus novedades tecnológicas en los stands de la feria. Tras el cierre de esta última edición, la organización confirmó sus mejores previsiones superando los 60.000 visitantes presenciales.
3. Optimizando la experiencia de los viajes de negocios postcovid
El punto de inflexión que supone el fin de las restricciones de viaje por la pandemia puede ser una buena ocasión para revisar la política de viajes en la empresa, con el fin de mejorar el bienestar de los profesionales durante los viajes de negocios.
Los viajes de negocios suelen incluir reuniones con clientes importantes, negociaciones con proveedores o charlas públicas en eventos. Todo ello requiere que estos profesionales estén al cien por cien de sus capacidades y, sin embargo, a menudo se encuentran agotados, desorientados con el jet lag o al borde del síndrome burnout por la acumulación de estrés.
Los profesionales en movilidad suelen experimentar episodios de profundo agotamiento por la acumulación de viajes, así como por el tiempo de espera en aeropuertos, la difícil conciliación familiar y las interminables notas de gastos. Para reducir el estrés y mejorar la experiencia de los viajes de empresa hay una serie de medidas que el travel manager puede incorporar en la política de viajes.
3.1 Estudiar los calendarios de viaje
Al planificar los viajes de negocios es importante distanciarlos en el tiempo para que los empleados no tengan la sensación de que “nunca están en casa”. En este sentido, tampoco hace falta alargar los viajes más de lo necesario: por ejemplo, agrupar dos reuniones en el mismo día puede acortar el tiempo de estancia fuera de casa y mejorar la conciliación familiar y laboral.
3.2 Velar por una buena experiencia durante el viaje de negocios
La planificación de los viajes por motivos de trabajo es una excelente oportunidad para aplicar la inteligencia emocional a los recursos humanos, ya que la forma de hacerlo incide directamente en la percepción que tienen los profesionales con mucha movilidad sobre la calidad de su puesto de trabajo.
Por ejemplo, si el viaje incluye interminables horas muertas de tránsito en aeropuertos, el profesional tendrá la sensación de estar trabajando las 24 horas del día durante el viaje. En cambio, si el hotel se encuentra en una zona céntrica que permita dar un paseo y quizás conocer la ciudad entre reunión y reunión, el empleado se sentirá afortunado de tener un trabajo que le permita estos momentos de ocio.
Algunas de las claves para una buena experiencia de viaje son las siguientes:
- Evitar los vuelos con escalas en la medida de lo posible, ya que son una fuente de estrés y cansancio para el business traveller.
- Planificar los desplazamientos entre el aeropuerto, el hotel y los lugares de reunión y reservar los medios de transporte más adecuados.
- Reservar un alojamiento cómodo, en un entorno agradable, que contribuya al bienestar de los empleados durante el viaje.
- Estudiar la opción del bleisure durante el viaje: esta tendencia en alza en el mundo empresarial se basa en alternar el trabajo con el ocio durante los viajes de negocios. Una forma de bleisure, por ejemplo, es alargar el viaje para disfrutar de actividades turísticas en el destino antes de la vuelta a casa.
3.3 Minimizar la burocracia
Una de las quejas más comunes de los viajeros de negocios es el trabajo adicional que supone elaborar las notas de gastos después de cada desplazamiento. Acordarse de pedir y guardar todos los tiques, buscarlos tras el viaje y reportar los gastos es percibido como una gran pérdida de tiempo por parte de los business travellers. Las empresas con muchos trabajadores en tránsito suelen adquirir un software de gestión de viajes para hacer la vida mucho más fácil tanto a estos profesionales, como a los empleados que gestionan las notas de gastos.
4. ¿Cómo planificar los viajes de negocios postcovid?
Cuando hablamos de un contexto postcovid o postpandémico nos referimos al fin de los confinamientos y restricciones más estrictas, pero todos sabemos que la pandemia sigue entre nosotros. Según la OMS, la Covid-19 se convertirá en endémica. No son buenas noticias: “endemia” simplemente significa que la enfermedad se cronificará en el mundo. Tras periodos con bajas incidencias, las distintas regiones seguirán sufriendo oleadas sucesivas por nuevas variantes, que obligarán a tomar nuevas medidas de precaución y de protección a la hora de viajar de forma segura. En este contexto hay una serie de decisiones estratégicas que las empresas deben tomar para una planificación eficiente de los viajes de negocio postcovid. Éstas són las tres más importantes.
4.1 Designar a un perfil específico para la gestión de viajes
En los últimos años ha emergido una nueva figura profesional que se encarga específicamente de gestionar la política de viajes corporativos en la empresa; se trata del Travel Manager.
Disponer de un Travel Manager en compañías con un alto volumen de viajeros de negocios supone una gran ventaja a la hora de homogeneizar y racionalizar la gestión de viajes, ya que este profesional está especializado en:
- Diseñar la política de viajes de la empresa, definiendo las normativas y costes para cada tipo de viaje.
- Controlar los gastos en relación a los viajes de negocios, estableciendo límites y supervisando su cumplimiento.
- Negociar los mejores precios posibles con agencias de viajes, cadenas hoteleras, empresas de alquiler de coches e incluso restaurantes, en base al volumen total de contratación. También hace uso de los puntos y descuentos que ofrecen las distintas aerolíneas a los clientes habituales.
- Valorar la relación calidad precio de los distintos servicios de modo que confluya la comodidad de los empleados que viajan por negocios y el nivel de ahorro establecido en la política de viajes de la empresa.
En las compañías que no disponen de la figura del Travel Manager, el responsable de la política de viajes suele ser el Controller Financiero, o en su defecto el Director Financiero, pero en cualquier caso debe haber un responsable de gestión de viajes y no dejar ninguna gestión a la improvisación. Y si hablamos de los viajes de negocios postcovid, esto es todavía más crucial.
4.2 Planificar los viajes de negocios con antelación
La política de viajes debe responder a las necesidades de los distintos proyectos y estrategias de la empresa, y por lo tanto generalmente ya se planifican con antelación. No obstante, la situación creada por la pandemia obliga a extender aún más la planificación y la contratación de los viajes, especialmente en el caso los vuelos internacionales.
Es imprescindible revisar las restricciones sanitarias y las condiciones para la entrada a cada país en relación con la Covid-19, tanto durante la fase de planificación como después de ésta, y periódicamente hasta la finalización del viaje. Dentro de la gestión de riesgos debe incluirse la contratación de un seguro de cancelación que cubra el mayor número de imprevistos posibles.
A continuación, detallamos una serie de direcciones útiles que vale la pena revisar antes de emprender un viaje de negocios en tiempos de pandemia:
- Organización Mundial de la Salud: en este sitio dentro la web de la OMS se encuentran todas las recomendaciones para realizar viajes internacionales, incluidas las recomendaciones específicas para la variante Omicron.
- Re-open EU: esta web de la Unión Europea proporciona información detallada y consejos sobre los viajes postcovid, certificados y las medidas sanitarias en la UE y los países asociados a Schengen. También incluye recomendaciones y consejos para los viajes de larga distancia fuera de la Unión Europea.
- Ministerio de Sanidad: en la Web del Ministerio se puede solicitar el Certificado Covid digital de la UE. Además contiene multitud de informaciones prácticas en relación a las restricciones por Covid para las personas que quieren viajar dentro o fuera de España.
- Ministerio de Exteriores: ofrece información exhaustiva para viajar dentro y fuera de la Unión Europea. Esta es una web de consulta obligada a la hora de planificar viajes de negocios postcovid.
- Aena: en su web se detallan los certificados y tests que hay que aportar tanto en los viajes de ida como en los de regreso a España. También tienen un código QR descargable con toda la información actualizada.
- Kayak: esta plataforma ha confeccionado un mapa del mundo que muestra, de modo gráfico y en tiempo real, los países con restricciones, los que tienen las fronteras abiertas aunque con restricciones y los que directamente están cerrados al tráfico internacional de pasajeros. Consultar este mapa es muy útil a la hora de planificar viajes de larga distancia con escalas.
4.3 Utilizar herramientas inteligentes para la gestión de gastos en los viajes de negocios postcovid
Mientras el coronavirus siga entre nosotros, decididamente hay que destinar una partida de los gastos de viaje a los elementos de prevención del coronavirus: mascarillas, tests de antígenos y desembolsos por posibles pruebas PCR en destino. Pueden parecer gastos pequeños, pero si se multiplican por todos los viajes a lo largo del año de todos los empleados, la cantidad de dinero resultante puede ser significativa. Por lo tanto, es importante planificar, gestionar y negociar esta partida adicional dentro de los viajes de negocios postcovid.
En cuanto a los gastos realizados durante el viaje de negocios, es vital establecer límites para las dietas y alojamientos, así como tomar todas las medidas preventivas para evitar el fraude. Aunque cueste de imaginar, no todos los empleados son completamente honestos cuando se trata de gastar dinero de la empresa. Y algunos que sí lo son, en situaciones de relajación durante el viaje se podrían dejar llevar ocasionalmente por la euforia del momento.
Independientemente de la mala fe de unos pocos, el control de gastos también incluye la supervisión del kilometraje de los empleados en ruta, la recuperación del IVA de los gastos realizados, la gestión de anticipos, solventar imprevistos y cancelaciones y, por encima de todo, poder hacer un seguimiento en tiempo real del coste total del viaje.
No hay forma de gestionar todas estas variables sin la ayuda de un software inteligente, y más concretamente una herramienta diseñada específicamente para la gestión de viajes y gastos de empresa. La solución elegida debe asimismo cumplir una serie de requisitos básicos: debe ser personalizable, escalable e integrable con el ERP y los programas de RRHH. También debe poder simplificar y automatizar el flujo de trámites que va desde el pago inicial hasta la contabilización y liquidación final de cada gasto. Además, debe ser capaz de prevenir el fraude mediante alertas automatizados.
5. La solución idónea para la gestión de gastos de viaje
Tickelia es la solución integral para la gestión de gastos y viajes en la empresa. Fácilmente personalizable y escalable según el tipo y tamaño de la organización, su software está pensado para el control de todos los gastos asociados a viajes y la prevención del fraude interno.
Desde el punto de vista del Travel Manager, Tickelia puede llegar a reducir hasta un 75% el tiempo que dedica a la gestión de gastos de viajes, estableciendo alertas en función de la política de gastos y calendarios laborables y eliminando malas prácticas con su proceso inteligente de detección de fraude. De este modo, el responsable de gestionar los viajes corporativos tiene un control absoluto del proceso de solicitud, gestión y control del coste de todos desplazamientos, además de poder visualizar, en tiempo real, el cumplimiento del presupuesto asignado.
El proceso de gestión de gastos con Tickelia posee un flujo de aprobación multinivel, que hace mucho más simple el reporte, la aprobación y la liquidación de los gastos de viaje. Además puede integrarse fácilmente con las herramientas de agencias de viajes, eliminando así los interminables mails entre la empresa y la agencia.
La App de Tickelia para smartphone digitaliza todos los tiques en papel con una sola foto, capturando todos los datos relevantes mediante la tecnología OCR para los tiques impresos e ICR para los recibos escritos a mano. Se trata de una herramienta particularmente útil para los viajes de negocios internacionales ya que su sistema de reporte es multidivisa y cuenta con la homologación de las Agencias Tributarias de 15 países.
En cuanto a las facturas que algunos servicios de transporte envían por correo electrónico, como Uber o Cabify, su reporte es tan fácil como reenviar el mail a Tickelia, que automáticamente contabilizará el gasto.
Por otra parte, la Tarjeta Visa Tickelia permite simplificar aún más el proceso de gestión de viajes gracias a la conciliación automática de los gastos con los tiques asociados. Estas tarjetas están vinculadas a una cuenta EDE (Entidad de Dinero Electrónico) homologada por el Banco de España, y permiten asociar límites y restricciones por días, franjas horarias o tipo de desembolso. Su función Smart AutoBlock permite bloquear automáticamente la tarjeta por uso indebido o falta de justificación de un gasto.
Recuperar el IVA de los gastos realizados es una parte muy importante de la gestión de los viajes de negocios. Con Tickelia se puede recuperar el IVA internacional en más de 42 países, y obtener un ROI positivo desde el primer mes mediante el canje de tiques a facturas. Tickelia es la única solución de gestión de gastos que se encarga íntegramente del proceso de recuperación de IVA, con el mayor porcentaje de éxito del mercado. Por todo ello, Tickelia es una herramienta clave para la deducción de gastos en los viajes de negocios postcovid.
