¿Cuáles son las funciones de un controller financiero?

El mundo empresarial cada vez destina más recursos para tener el máximo control sobre sus finanzas, vigilando de cerca la situación económica detrás de cualquier decisión empresarial.  La figura del Controller Financiero es un perfil profesional en auge porque permite garantizar el máximo control sobre la situación financiera de la organización, así como detectar y corregir las desviaciones presupuestarias de forma precisa, eficiente y rápida.

1. ¿Qué es el control financiero?

Uno de los objetivos más importantes en una empresa es conservar una economía saneada que se mantenga en el tiempo, con el fin de tener niveles de liquidez adecuados y conseguir un equilibrio presupuestario con el suficiente músculo económico para poder hacer frente tanto a los gastos e inversiones previstos como a las dificultades sobrevenidas que pueda atravesar la compañía.

El control financiero en una empresa se lleva a cabo desde el departamento de finanzas o contabilidad, liderado por el Controller Financiero o el CFO, que se encargan de supervisar los gastos y los ingresos de la compañía para asegurarse de que todo está en orden y que no se produce déficit.

Asimismo, este control sistemático sirve para poder detectar alguna anomalía en el estado financiero de la compañía, lo que permitirá tomar las medidas adecuadas a tiempo y prevenir así a la empresa de posibles desajustes económicos a largo plazo.

A continuación, veremos cuáles son los aspectos básicos del control financiero, así como los indicadores clave y las ventajas de realizarlo eficientemente.

1.1 ¿Cuál es el proceso para efectuar el control financiero de la empresa?

Si se tuviera que iniciar desde cero, el proceso de control financiero podría dividirse en 6 etapas básicas, que son las siguientes:

1.1.1 Realizar el diagnóstico inicial de las finanzas de la empresa

El control de las finanzas de una empresa se inicia con el diagnóstico completo de la situación financiera de la compañía.

Este diagnóstico determina el estado de salud de las cuentas de la empresa, estudiando los indicadores clave existentes como su liquidez, solvencia, endeudamiento o rentabilidad. Gracias a este análisis se detectan:

• Desajustes económicos, desviaciones presupuestarias o problemas sistémicos a nivel de finanzas.
• Las causas de que están provocando estos problemas.
• Fortalezas y puntos débiles de las finanzas del negocio.

1.1.2 Definir los objetivos financieros

En base a este diagnóstico inicial, posteriormente se establecen unos objetivos en términos de inversiones, beneficios y rentabilidad, entre otros.

La definición de objetivos es un proceso en sí mismo, que incluye simulaciones de diversos escenarios hasta encontrar los parámetros más adecuados para el negocio.

Los objetivos financieros deben ser alcanzables, cuantificables y definidos en el tiempo.

1.1.3 Diseñar los indicadores clave

A partir de los objetivos fijados se definen los indicadores que se van a controlar de forma sistemática y periódica. Esto incluye los indicadores de:

• Liquidez, como la ratio de tesorería, el fondo de rotación y la prueba ácida.
• Productividad y eficiencia: rotación de inventario, cartera de clientes, proveedores…
• Estado del activo, pasivo y del patrimonio neto.
• Rentabilidad, incluyendo el margen comercial o las rentabilidades sobre la inversión o patrimonio.
• Amortizaciones.
• Endeudamiento, a corto y largo plazo.
• Pérdidas y ganancias.
• Rendimiento de los beneficios.
• Posición en el mercado.

1.1.4 Confeccionar las cuentas anuales

Las cuentas anuales o estados financieros muestran el ejercicio económico de la empresa a lo largo del año e incluyen:

• El balance de situación: activo, pasivo y patrimonio neto.
• La cuenta de resultados, comparando ingresos y gastos.
• Los flujos de efectivo, es decir, la descripción del origen de los cobros y la destinación de los gastos.
• Variaciones en el patrimonio neto, comparando su estado al principio y al final del año.
• La memoria de las cuentas anuales, que completa y amplía los documentos anteriores.

1.1.5 Controlar los indicadores

Una vez establecidos todos los parámetros a controlar, el análisis en sí mismo de las finanzas del negocio consiste en monitorizar, evaluar, medir y comparar las posibles desviaciones de todos los indicadores financieros de la organización, controlando periódicamente el balance general y la cuenta de resultados, así como la situación de los indicadores financieros.

1.1.6 Corregir las desviaciones

Finalmente deben implementarse las medidas para corregir cualquier desviación que se haya detectado. Las desviaciones tanto pueden referirse a los objetivos marcados como a una partida presupuestaria concreta. Para diagnosticar correctamente las causas de estas desviaciones es necesario interpretar acertadamente los datos de los que se dispone, detectar la causa concreta del problema y realizar pronósticos antes de implementar cualquier cambio.

1.2 Periodicidad del control financiero

El momento en que se deciden analizar los indicadores anteriores genera varias tipologías de control financiero en función de su periodicidad. Cada una de ellas puede tener un propósito y ser de utilidad en circunstancias distintas.

El control financiero se puede realizar de forma:

• Puntual: es la “radiografía” que sirve para conocer el estado de las cuentas de la empresa en un momento determinado.
• Rectificativa, cambiando parámetros deseables de un indicador con el fin de corregir alguna desviación.
• Comparativa, con el fin de determinar si se han conseguido los objetivos tras las correcciones realizadas.
• Permanente: implica la monitorización exhaustiva, continuada y sistemática de todos los indicadores mediante el uso de la tecnología.  

1.3 Claves de un buen control financiero

Para ejecutar eficientemente los procesos descritos anteriormente, hay seis factores decisivos que marcarán el éxito del control de las finanzas del negocio:

• Prevención: una de las funciones del control y diagnóstico financieros es desarrollar políticas de prevención de riesgos económicos, que eviten tener que tomar medidas tardías, menos eficaces y más costosas para el negocio.

• Comprobación: el análisis de posibles desviaciones en costes, presupuestos o endeudamiento, por ejemplo, deben ser sistemáticos y con una periodicidad establecida de antemano. Una pequeña alteración puede ser un síntoma de un problema de fondo mayor a medio plazo.
• Corrección de errores: ser capaces de detectar las irregularidades rápidamente es fundamental, pero de poco sirve realizar un diagnóstico acertado si luego no se toman las medidas necesarias para corregir errores y prevenir problemas potenciales.

• Diseñar simulaciones y pronósticos: un control financiero eficiente es capaz tanto de localizar los errores como de prevenir desajustes económicos que puedan perjudicar a la compañía.
• Toma de decisiones: tras analizar las simulaciones y pronósticos, el responsable del control financiero debe realizar propuestas para corregir desviaciones y mejorar la salud financiera del negocio. Estas decisiones deben ir acompañadas, asimismo, de sus propios mecanismos de control, con el fin de evaluar su impacto y eficacia.
• Comunicación: no solo es importante tomar las decisiones económicas pertinentes, sino que también lo es comunicar adecuadamente el motivo de los cambios y las medidas correctivas a los managers y empleados implicados, haciéndoles partícipes de la solución. Asimismo, la transparencia en la comunicación acerca del estado de las finanzas del negocio aporta más confianza y motivación al capital humano de la organización.

Si quieres un ejemplo de conciliación bancaria paso a paso en el anterior enlace tienes un post en el que hablamos de ello.

1.4 Ventajas del control financiero

La falta de información acerca de cualquiera de los parámetros del estado de las finanzas de la compañía supone un gran riesgo económico para el negocio. Aunque aparentemente la empresa se encuentre en una buena posición económica, con estabilidad en cuanto a ventas y gastos, cualquier nueva necesidad, imprevisto o cambio de coyuntura puede poner de relieve alguna deficiencia financiera más profunda, que se ha ido arrastrando inadvertidamente durante mucho tiempo debido a la falta de control financiero.

Monitorizar de forma organizada los indicadores económicos de la empresa proporciona:

• Más seguridad ante los riesgos y situaciones imprevistas.
• Una mayor visibilidad de los flujos de ingresos, gastos e inversiones.
• Un mayor control sobre el endeudamiento del negocio con el fin de mejorar su financiación.
• Una herramienta para vigilar el cumplimiento de los presupuestos.  

Y, por encima de todo, el control financiero proporciona una plataforma para valorar todos y cada uno de los recursos de la empresa, en la que todos los empleados de la organización se implican en el cumplimiento de los presupuestos y la política de gastos de la empresa mediante procedimientos establecidos.

1.5 ¿Quién es el responsable del control financiero del negocio?

Los cargos y responsabilidades en el mundo empresarial han ido cambiando, e incluso transformándose, a lo largo del tiempo.

Tradicionalmente, la labor del control financiero ha estado a cargo de los directores financieros o CFO (Chief Financial Officer). No obstante, el creciente protagonismo de la dimensión financiera en el éxito de los negocios ha provocado varios cambios en este sentido.

Uno de ellos es la mayor importancia que se le da al control financiero, que además ahora cuenta con más información susceptible de ser analizada, gracias al Big Data.

Esto ha propiciado el nacimiento de un nuevo perfil profesional: el del Controller Financiero que, como su nombre indica, tiene como función principal el control de las variables económicas de la empresa.

Por su parte, el perfil del Director Financiero ha tendido a liberarse de estas tareas de control y su función en la actualidad se orienta más al diseño y ejecución de las grandes líneas estratégicas en relación con las finanzas del negocio.

Esto no significa que todas las empresas tengan en su plantilla un Controller Financiero y un CFO; en muchos negocios todavía solo existe la figura del Director Financiero, que asume las tareas de control.

2. ¿Qué es un Controller Financiero?

El Controller Financiero es el responsable de la supervisión de las finanzas y la contabilidad de la empresa. Su misión es la de gestionar, evaluar y controlar los riesgos económicos de la compañía, creando las políticas contables y estableciendo los mecanismos de control para optimizar los procedimientos contables y financieros. También actúa como coordinador entre el departamento de finanzas y la dirección, con el objetivo de supervisar las estrategias financieras y garantizar la consecución de objetivos.

2.1 Diferencia entre este perfil y el de Director Financiero (CFO)

CFO son las siglas en inglés de “Chief Financial Officer”, que en España se conoce como Director Financiero. En las compañías de cierta envergadura suelen tener las dos figuras: un CFO y un Controller Financiero. Ambos perfiles son complementarios: como su nombre indica, el CFO dirige mientras el Controller controla y supervisa. Mientras el CFO diseña grandes estrategias financieras de la organización, el Financial Controller se encarga de ponerlas en marcha estableciendo los mecanismos concretos para ello, controlando y supervisando todos los procesos.

Según sus necesidades y características, algunas empresas solo cuentan con uno de estos dos perfiles en su seno, y en ocasiones optan por externalizar el servicio de la dirección o el control financiero.

3. Funciones de un Controller Financiero

Las funciones de este profesional pueden variar según la empresa y dependiendo de si está trabajando con un CFO, pero en general giran en torno a 3 ejes: la gestión, el control y el análisis.

3.1 Gestión de la contabilidad y las finanzas

Además de participar en la confección de las cuentas anuales, este profesional se encarga de establecer los mecanismos y procedimientos internos para garantizar una gestión contable y financiera eficaz, ágil y fiable. Es la persona que administra los presupuestos, costes y tesorería de la compañía.

Otra de las funciones de un Controller Financiero es coordinar las distintas áreas de la empresa en lo referente a la gestión de gastos. Para ello, debe desarrollar una buena relación con el resto de directivos de la empresa y conseguir la máxima colaboración de los distintos departamentos. En cierto sentido, el Controller es un líder que consigue comunicar y convencer a los empleados de la necesidad de realizar ciertos cambios en procesos, procedimientos y en la forma de gestionar el día a día de la empresa. En definitiva, debe optimizar los flujos de información y comunicación entre el departamento financiero y el resto de la empresa.

El Controller debe también liderar a las personas a su cargo, asegurándose de que tienen la formación adecuada para utilizar las herramientas digitales necesarias para su trabajo, y comprobar que siguen los procedimientos establecidos.

3.2 Control de las finanzas de la organización

El control financiero se basa en establecer los identificadores clave para el seguimiento de los riesgos económicos del negocio, detectando posibles desviaciones presupuestarias y comprobando que se cumplen las normas en términos de gestión de los recursos financieros, incluyendo la prevención y detección del fraude interno en relación a la gestión de gastos.

Asimismo, el Controller supervisa el cumplimiento de los objetivos y obligaciones fiscales y contables según la normativa vigente y controla las partidas presupuestarias en función de los objetivos definidos previamente, evaluando si los fondos asignados son suficientes o no para la consecución de dichos objetivos.

3.3 Análisis de los indicadores económicos

La última de las grandes funciones de un Controller Financiero es analizar todos los indicadores económicos de la organización de forma periódica y sistemática, incluyendo la fiscalidad, los activos y pasivos, rendimientos y productividad, confeccionando métricas de todos los parámetros contables relevantes.

El Controller realiza asimismo exhaustivos análisis de las previsiones económicas en relación a las distintas estrategias de la empresa, incluyendo el lanzamiento de nuevos productos, sus planes de expansión o la incursión en nuevos mercados.

En base a todo este trabajo estadístico, este profesional será capaz de proponer mejoras que repercutan positivamente en la situación económica de la empresa e implementar las herramientas y soluciones digitales óptimas para la gestión automatizada de los procesos contables de la organización.

4. Perfil profesional

Estamos ante uno de los puestos de trabajo más demandados en los últimos años por las empresas, pero, ¿Qué hay que estudiar para ser Controller Financiero? ¿Qué características y competencias debe poseer? A continuación, detallamos los requisitos de este perfil profesional.

4.1 Requisitos académicos

El Controller Financiero es un alto cargo directivo para el que se requiere tener formación superior en el ámbito de la empresa, economía o finanzas. Por lo tanto, debe estar en posesión de una titulación de grado universitaria en alguna de estas materias. Idealmente y también debería haber cursado un Master o MBA específico en Control Financiero empresarial. Adicionalmente, debe tener experiencia laboral previa en el ámbito contable o financiero, ya que suele tratarse de un perfil en el que se requiere un bagaje profesional de varios años.

4.2 Competencias profesionales

Además de tener la formación requerida, el Controller Financiero debe poseer un conjunto de cualidades y características necesarias para ejercer su trabajo de forma exitosa. Algunas de las más cruciales son las siguientes:

• Capacidad de liderazgo y gestión: el Controller es capaz de tomar la iniciativa y dirigir a su equipo para alcanzar los objetivos marcados. Debe tener dotes para planificación y organización, ya que es el responsable de diseñar los mecanismos y procedimientos internos para una gestión eficiente de los recursos de la empresa. Se trata de un perfil con importantes responsabilidades, por lo que debe ser capaz de asumirlas.

• Excelente capacidad analítica: debe saber buscar e interpretar multitud de datos, cruzarlos entre ellos y sacar las conclusiones correctas; unas conclusiones que marcarán las grandes decisiones estratégicas de la empresa. Para ello debe tener también un buen conocimiento de la compañía: esto significa que la persona que se incorpore a la empresa para realizar el control financiero debe recibir una formación intensiva sobre las características y funcionamiento de la organización en la que va a trabajar.

• Atención al detalle y flexibilidad: el Controller Financiero es extremadamente detallista y perfeccionista con su trabajo y gestiones. Sin embargo, este perfeccionismo no debe impedirle ser flexible: debe ser capaz de adaptarse rápidamente a situaciones cambiantes dentro de la empresa y en lo referente a las tendencias en finanzas. Tampoco debe tener miedo a cambiar o modernizar herramientas, procesos o cualquier otro aspecto de la gestión en su ámbito de trabajo, ya que ésta es precisamente una de sus funciones.

• Gran capacidad de comunicación: una de las misiones del Controller Financiero es comunicar y hacer de puente entre departamentos, por lo que la capacidad de comunicarse tanto de forma oral como escrita es vital en este caso. Asimismo, una de sus rutinas es informarse diariamente y estar al día sobre novedades y cambios en la legislación, normativas, herramientas y tendencias en la gestión de finanzas.

• Competencias digitales: ésta es la última competencia que destacamos y sin embargo es una de las más cruciales. El Controller Financiero debe tener los suficientes conocimientos informáticos como para buscar, contratar e implementar las herramientas informáticas óptimas para el control contable y financiero.

5. Retos actuales para el responsable del control financiero

La globalización económica, el avance vertiginoso de las nuevas tecnologías y la velocidad de los movimientos estratégicos de las grandes corporaciones suponen nuevos retos para el control financiero en las empresas.

5.1 El aprendizaje permanente

El Controller Financiero no solo tiene que estar al día en cuanto a la legislación y normativas contables. También tiene que saber reciclarse y conocer las novedades tecnológicas en gestión empresarial. La tendencia en este ámbito está marcada por la integración de las herramientas digitales tradicionales en grandes soluciones integrales que se ocupan de todas las fases de un proceso a lo largo de los distintos departamentos de la empresa.

Además, este profesional tiene que desarrollar algunas habilidades que tradicionalmente no se tenían en cuenta en el mundo de las finanzas, como por ejemplo las habilidades interpersonales, o lo que en inglés se denomina “soft skills”. Hay que tener en cuenta que los departamentos de las organizaciones cada vez son menos rígidos, y que, en una estrategia de negocio basada en proyectos, los flujos de trabajo atraviesan todos los despachos de la empresa. Una de las funciones del Controller Financiero es saber interactuar con todos ellos, para negociar y consensuar cada una de las tareas.

5.2 El reto de la ciberseguridad

Ésta es una preocupación creciente para todos los managers de cualquier organización, pero en el caso de las finanzas es una problemática todavía más crítica. El responsable del control financiero debe rodearse de los mejores profesionales en seguridad informática para establecer todos los controles necesarios que prevengan ataques cibernéticos. Asimismo, todo el equipo de contabilidad y finanzas debe recibir una buena formación en ciberseguridad. Y por supuesto, el Controller debe invertir en las herramientas digitales que ofrezcan más garantías tanto dentro de las instalaciones como en la nube.

5.3 La necesidad de obtener datos en tiempo real

Aunque parezca cosa del pasado, hay muchos departamentos de contabilidad en los que se trabaja fundamentalmente con hojas de cálculo. Esto implica un volcado manual de cifras, un riesgo de error al introducirlas, riesgo de duplicidades y ausencia de datos actualizados. Si un Controller Financiero se encuentra con un departamento que funciona así, su primera misión será la de implementar una solución integral para la gestión financiera. Una vez en funcionamiento, estas soluciones ofrecen los datos en tiempo real con solo un par de clics, ofreciendo analíticas, reportes e informes personalizables según múltiples parámetros, y abriendo la puerta del Business Intelligence a la empresa.

5.4 La adaptación al contexto económico global

Los grandes acontecimientos para la historia que vivimos cada vez con mayor frecuencia, desde la pandemia del Covid hasta la guerra en Ucrania, se traducen en una gran incertidumbre en las finanzas globales, tanto de los Estados como de las compañías. La inestabilidad política, geoestratégica e incluso sanitaria no son nunca buenas noticias para la economía global, que a cada nueva información sufre caídas en bolsa y subidas de precios generalizadas.

¿Cómo pueden hacer frente las empresas a estos acontecimientos que no pueden controlar? La figura del Controller Financiero se revela como un perfil clave para reaccionar ante la inestabilidad económica a la que se ve abocado el mundo empresarial.

Altibajos de la actividad económica, una creciente incertidumbre, escasez de materias primas y de ciertos componentes tecnológicos, inflación generalizada. Ante todos estos fenómenos, una de las primeras decisiones que toman las empresas es conseguir el saneamiento financiero de la empresa mediante la fijación de costes y gastos asumibles, reduciendo así los riesgos. En resumen, el control de la contabilidad y la tesorería está en el corazón de las últimas tendencias empresariales en materia de finanzas.

Por lo tanto, el Controller Financiero deberá ser capaz de gestionar exitosamente el flujo de caja, implementando los cambios necesarios en los procedimientos y normativas para el pago a proveedores, cobro a clientes, y gestión de los gastos derivados.

El reto de la reducción de costes lleva aparejado el reto tecnológico. Para conseguir su objetivo, el responsable del control financiero debe disponer de las herramientas telemáticas necesarias y sacarles el máximo partido para lograr sus objetivos de gestión control y análisis. En este sentido, la clave está en la digitalización y automatización de procesos y procedimientos, con el fin de reducir al máximo las tareas manuales, que tienen un coste mucho más elevado, por la mano de obra implicada y por los errores que puede ocasionar.

6. Soluciones tecnológicas para el control de gastos empresariales

La figura del Controller Financiero no se entiende sin la digitalización y automatización de los procesos que intervienen en la gestión de gastos y compras de la empresa. Las herramientas digitales se han convertido en imprescindibles en el día a día del control financiero.

Algunas de ellas permiten una gestión integral por parte del departamento de finanzas, incluyendo el control presupuestario y analítica de costes al detalle. De esta manera, la empresa puede obtener información de calidad en tiempo real, lo que le aportará una visión exacta de los gastos de empresa y podrá mejorar la toma de decisiones.

Además, estas soluciones permiten reducir hasta en un 75% el tiempo administrativo y prescindir de las tareas manuales, pérdidas de tiempo y posibles fraudes. En el caso de Tickelia, la gestión automatizada de los procedimientos contables y financieros se integra a lo largo y ancho de todos los departamentos de la empresa, racionalizando y simplificando todos los procesos.

6.1 Visualizar y analizar las compras indirectas y suscripciones online de empresa

Tickelia es una solución que permite gestionar todas las compras indirectas y suscripciones de la compañía, permitiendo obtener el control y la visibilidad de cada adquisición, descentralizando al mismo tiempo el flujo de gestión. Con esta solución se automatiza y simplifica el flujo de solicitud, aprobación, pago y contabilización de facturas, proporcionando además una analítica de costes al detalle y un control presupuestario en tiempo real.

6.2 Controlar los gastos que realizan los empleados

Mediante la digitalización certificada de los tiques de notas de gastos y viajes, todo el proceso de reporte, contabilización y liquidación está automatizado, con lo que se minimizan los errores y se previene el fraude interno. Además, el ahorro en personal, horas y malentendidos a la hora de introducir, gestionar y aprobar los gastos es incalculable.

Desde el momento en que un empleado genera un gasto corporativo, mediante la App de Tickelia lo comunica con solo hacer una foto sobre el tique o la factura y rellenando unos pocos datos. La solución cuenta con las tecnologías OCR e ICR para capturar todos los campos relevantes, además de detectar posibles duplicados.

A partir de ahí, el sistema contabiliza ese gasto y comprueba su importe e idoneidad. Además, si el método de pago utilizado por los empleados son las tarjetas Visa Tickelia, también se valorará que el gasto cumpla con los requisitos establecidos por el Controller Financiero o la política de gastos de la empresa. Si no es así, Tickelia lo comunicará mediante una alerta al responsable. El sistema de aprobación es realmente flexible, ya que el sistema establece un workflow con flujos multinivel variables.

Gracias a la Tarjeta Visa Tickelia, se produce también un control exhaustivo de los gastos en sí mismos, ya que con su función Smart AutoBlock, la tarjeta se bloquea automáticamente si se hace un uso indebido de ésta. Hasta que no se justifiquen adecuadamente los gastos “sospechosos”, no se desbloqueará la tarjeta.

6.3. Recuperar el IVA de los gastos

Otro valor añadido de Tickelia es la recuperación del IVA de los gastos efectuados. Tickelia consigue la factura de la mayoría de tiques de gasto para así maximizar la devolución de este impuesto a la empresa. Además de la visualización y control en tiempo real de los gastos de la empresa, esta solución elimina para siempre la contabilización de tiques y facturas en papel, con el correspondiente ahorro en tiempo y prevención de errores que esto significa. En cuanto a la contabilización, esta solución se integra con cualquier ERP y CRM, así como con los programas de nóminas.

Tickelia permite tener un control en tiempo real del estado de los presupuestos, que además se puede visualizar automáticamente de modo gráfico. De este modo, el Controller Financiero y su equipo pueden dedicar su tiempo al análisis de los múltiples datos que emergen al digitalizar el proceso de compras y gastos de empresa, así como realizar estudios detallados, estudiar tendencias y evaluar dónde y cómo ajustar los costes en los distintos departamentos de la organización.

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