Guía – ¿Por qué digitalizar el proceso de gestión de los gastos de empresa?

Llevar a cabo una gestión de los gastos de empresa de manera manual, comporta no solo una gran inversión de tiempo por parte del departamento administrativo, sino que también implica una considerable pérdida de control y de visibilidad sobre los gastos realizados.

¿Qué encontrarás en esta guía?

  • Los beneficios de automatizar íntegramente la gestión de gastos.
  • El tiempo que pierde un empleado en realizar las notas de gasto de manera manual.
  • Las 5 prácticas más recomendadas para una gestión de gastos de empresa eficiente.
  • La importancia de crear una política de gastos de empresa efectiva.
  • ¡Y mucho más!

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Guía – Por que digitalizar el proceso de gestión de los gastos de empresa

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    Ventajas de Tickelia

    Integra el proceso de gestión de gastos prescindiendo del papel, de las tareas manuales, de las pérdidas de tiempo y de los posibles fraudes.

    Eficiencia y
    automatización

    Tickelia reduce en un 75% el tiempo que dedicas en la gestión de gastos y viajes de empresa gracias a una solución adaptable a tus necesidades y 100% integrable.

    Control y eliminación
    del fraude

    Establece alertas en función de la política de gastos y calendarios laborables, y elimina malas prácticas con nuestro proceso inteligente de detección de fraude.

    Olvídate del
    papel

    Digitaliza todos los gastos en papel con todas las garantías legales gracias a nuestra homologación por las Agencias Tributarias de múltiples países y deshazte de los tiques en papel.

    FUNCIONALIDADES

    Reporte de gastos

    Reporta cualquier tipo de gasto de la manera más sencilla, ya se trate de un tique, una factura u otros tipos de gasto. Tickelia se adapta a las necesidades del mercado ofreciendo múltiples formas de reportar tus gastos en función del formato:

    • Realiza una foto del gasto desde tu smartphone.
    • Escanéalos desde la multifunción del centro de trabajo.
    • ¿Recibes tiques por email? Reenvíalos a Tickelia y listo.
    • Kilometraje mediante Google Maps o rutas predefinidas.
    • Reporta las dietas por convenio.
    • Delega el reporte de los gastos a tu asistente.

    FUNCIONALIDADES

    Digitalización y OCR

    • Homologaciones

    Olvídate de guardar el original en papel. Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.

    • Tecnología OCR

    Con Tickelia no tendrás que teclear manualmente la información de un gasto nunca más. Nuestra tecnología OCR+ICR permite capturar hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y país.

    FUNCIONALIDADES

    Tarjeta Visa Tickelia

    Reinventa la gestión de gastos con métodos de pago inteligentes. La tarjeta Visa Tickelia permite mejorar el control del gasto gracias a la configuración de restricciones, simplificar el reporte del gasto y eliminar la preocupación de seguimiento y conciliación vs. las tarjetas corporativas. Configúrala en base a tu política:

    • Limite mensual y diario.
    • Límite de uso por día y franja horaria.
    • Límite de uso en compras online o internacionales.
    • Restricción por tipo de gasto.
    • Función Smart AutoBlock.

    FUNCIONALIDADES

    Aprobación personalizable

    Establece flujos de aprobación multinivel en función de variables como la estructura organizativa o conceptos analíticos y desde tu smartphone o cualquier navegador.

    Realiza un control exhaustivo del cumplimiento de la política de gastos de empresa mediante las alertas personalizadas para los aprobadores.

    Controla tu política, el reporte de gastos en días festivos en función del calendario laboral del personal, y minimiza el fraude del reporte de gastos duplicados.

      FUNCIONALIDADES

      Gestión financiera

      Tickelia permite una gestión integral por parte del Departamento de Finanzas o Administración una vez las notas de gasto han sido aprobadas:

      • Liquidación y contabilización automática.
      • Conciliación de tarjetas de pago convencionales.
      • Pago automático al empleado mediante SEPA.
      • Comunicación integral al SII de la AEAT.
      • Control presupuestario y analítica de costes al detalle.


      FUNCIONALIDADES

      Gestión de Viajes

      Simplifica el flujo de solicitudes de medios y el análisis de costes Tickelia. Una app para gestionar gastos de viajes y mucho más.

      Obtén un mayor control del flujo mediante un proceso controlado y con trazabilidad en cada punto.

      • Solicitud medios en movilidad como una plaza hotelera, billetes de avión o tren, coche de alquiler, entre otros.
      • Configura un flujo de aprobación multinivel.
      • Perfil de gestión para el Travel Manager o comunicación bidireccional con tu agencia de viajes.
      • Analítica de costes globales por viaje.
      • Gestión de imprevistos o cancelaciones.

      FUNCIONALIDADES

      Gestión de Anticipos

      Integra la petición de anticipos en el proceso de notas de gasto de la forma más sencilla posible:

      • Solicitud de anticipo en movilidad.
      • Configura un flujo de aprobación multinivel en función del importe solicitado.
      • Perfil de gestión para el responsable de Tesorería.
      • Pago automático mediante transferencia SEPA.
      • Gestión de devoluciones y ajuste automático de liquidaciones negativas a devolver.

      FUNCIONALIDADES

      Recuperación de IVA

      Obtén un ROI positivo desde el primer mes con la recuperación de IVA mediante el canje de tiques a facturas. Tickelia es la única solución de gestión de gastos que se encarga íntegramente del proceso de recuperación de IVA mediante un fee a éxito y con el mayor porcentaje de éxito del mercado.

      • Recuperación de IVA nacional.
      • Recuperación de IVA internacional en más de 42 países, incluyendo todos los estados miembros de la UE, además de Japón, Australia, Nueva Zelanda, Corea del Sur, Suiza y Noruega.
      • Integración automática con tu ERP para la contabilización de todas las facturas de canje obtenidas.

      FUNCIONALIDADES

      Integración 100%

      Tickelia permite integrarse con cualquier solución relacionada con la gestión de gastos y viajes de empresa de forma bidireccional para maximizar la automatización de procesos ya sea mediante intercambio de ficheros o nuestra API Rest.

      • Software de gestión ERP & CRM.
      • Software de nóminas y RRHH.
      • Directorio activo corporativo.
      • Agencias de viaje.

      Integración 100% Tickelia

      La confianza de más de 1.600 clientes todos los días

      “El tiempo consumido por todas las tareas relacionadas con el proceso de reporte de gastos ha descendido cerca del 70%. Lo que antes era una tarea muy manual y costosa, ahora se ha convertido en un proceso totalmente automatizado.”

      Pablo Badía López

      Director de Compras y Gestión de Proveedores de Haya Real Estate

      “Los trabajadores han ganado autonomía e independencia a la hora de efectuar los gastos de empresa, lo que también nos ha quitado carga al departamento administrativo. Hemos pasado de estar dos personas durante una semana llevando a cabo toda la gestión de gastos a no dedicar ni un minuto a este proceso”.

      Raquel Sanz

      Departamento administrativo de Midas

      “De dedicar entre 2 o 3 días laborables a gestionar las notas de gasto de todos los empleados de la empresa, hemos pasado a un proceso totalmente automatizado con notas de gastos generadas automáticamente con Tickelia, y el proceso de control y revisión ha pasado a realizarse a través de una plataforma totalmente digitalizada”.

      Natalia del Águila Pérez

      Responsable de RRHH de Metrovacesa

      Sobre Tickelia

      Creada en 2013 por Inology, compañía especializada en desarrollo de software de gestión con una trayectoria de más de 35 años. Tickelia es la primera solución de notas de gasto líder en España.

      • En Tickelia trabajamos con más de 1.600 clientes que gestionan gastos en más de 124 países. Algunas de nuestras referencias son Ibercaja, MediaMarkt, Prisa, Caser Seguros, T-Systems, entre otros.
      • Inology es una compañía con una larga trayectoria empresarial y gran estabilidad económica, lo que nos permite prescindir de fondos de inversión con una visión de negocio orientada al cliente y a la excelencia en la mejora continua.

      +1600clientes

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