Recuperar el IVA de los gastos de empresa fácilmente

¿Cómo recuperar el IVA de los gastos de empresa?

Tal y como recoge la Ley 37/1992, del 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, las empresas y autónomos tienen el derecho de deducirse el IVA de aquellos pagos de productos y/o servicios que estén relacionados con su actividad económica y empresarial. Sin embargo, para poder llevar a cabo este proceso será necesario tener en cuenta una serie de requisitos y condiciones.

1. ¿Qué es el IVA?

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que debe pagar el consumidor final siempre que efectúa algún gasto por un producto o servicio.

La Ley del IVA recoge que los participantes intermediarios, como empresas o autónomos, tienen el derecho de deducirse este impuesto, siempre y cuando los gastos que hayan realizado tengan relación con su actividad profesional. Cualquier gasto que no esté relacionado con una actividad empresarial o profesional determinada no puede ser recuperado.

Para que la compañía pueda obtener recuperación del IVA de un gasto derivado de su actividad laboral es necesario que tenga la factura completa ya que, por ley, de las facturas simplificadas (tiques) no es posible aplicar la deducción, puesto que no se especifican todos los datos necesarios.

Sin embargo, es posible deducir el IVA cuando hay una conversión de un tique simple a una factura, algo que puede suponer bastante tiempo al departamento administrativo, sobre todo, si este proceso se lleva a cabo de manera manual. Afortunadamente, como veremos más adelante, existen herramientas tecnológicas para digitalizar este proceso.

1.1 ¿Qué es IVA repercutido?

El IVA repercutido, o IVA devengado, es el importe que los empresarios debe agregar obligatoriamente en la factura al precio nominal de sus productos o servicios. En función de los bienes comercializados, los tipos impositivos de IVA actuales a repercutir son los siguientes:

  • Tipo general del 21%.
  • Tipo reducido del 10%.
  • Tipo superreducido del 4%.

1.2 ¿Qué es el IVA soportado?

El IVA soportado es el que las empresas y autónomos pagan por los productos y servicios que adquieren como parte de su actividad empresarial.

1.3 ¿Qué es el IVA deducible?

Aunque no todo el IVA soportado es deducible, deducir el IVA significa, para explicarlo de una forma muy simple, descontar lo que la empresa ha pagado en concepto de IVA de lo que ha recibido por ese mismo concepto, gracias a sus ventas.

El IVA es un impuesto indirecto que grava al consumidor final, por lo que las empresas se repercuten unas a otras el IVA de los productos y servicios que se intercambian.

Posteriormente, las empresas restan el IVA soportado del repercutido, con el fin de liquidar la diferencia y “devolver” a Hacienda la parte del impuesto que corresponde al consumidor final.

Cuanto más IVA soportado pueda deducirse una empresa, menor será la diferencia con el IVA repercutido, por lo que menos se tendrá que pagar a la Agencia Tributaria por ese concepto.

La liquidación del IVA se realiza mediante el modelo 303.

1.4 ¿El IVA es un gasto para la empresa?

El IVA, o Impuesto sobre el Valor Añadido, representa un elemento fundamental en las finanzas de cualquier empresa y su consideración como un gasto puede ser objeto de análisis detallado. Desde una perspectiva contable y financiera, el IVA puede ser visto como un gasto para la empresa, aunque con algunas particularidades.

En términos simples, el IVA se añade al valor de los bienes y servicios adquiridos por la empresa en el curso de su actividad comercial. Este impuesto se convierte en un desembolso directo por parte de la empresa en el momento de la compra o adquisición de estos bienes y servicios. Por lo tanto, en el sentido más básico, el IVA representa un egreso de fondos para la empresa, contribuyendo a los costes operativos y financieros.

Sin embargo, es importante considerar que el IVA es un impuesto indirecto, lo que significa que su carga impositiva no recae directamente sobre la empresa, sino sobre sus clientes. En este sentido, la empresa actúa como un agente recaudador del impuesto en nombre del Estado, cobrando el IVA a sus clientes en cada venta realizada y luego transfiriendo esa cantidad al fisco.

Aunque el IVA no representa un coste neto para la empresa en términos estrictos, su gestión y tratamiento adecuados son fundamentales para su salud financiera. Por un lado, la empresa debe asegurarse de cumplir con sus obligaciones fiscales relacionadas con la recaudación y pago del IVA a las autoridades pertinentes. Por otro lado, la empresa también tiene la oportunidad de recuperar el IVA pagado en sus compras y gastos a través de mecanismos de deducción fiscal.

En resumen, si bien el IVA puede no ser considerado un gasto directo para la empresa en todos los casos, su correcta gestión y tratamiento son esenciales para garantizar la eficiencia financiera y el cumplimiento normativo de la organización.

2. El proceso de recuperación del IVA

La recuperación del IVA soportado es una práctica poco habitual en las empresas por la inversión extra de tiempo, recursos y personal que implica realizar esta gestión.

Si la empresa desea recuperar el IVA generado en los gastos, debe contactar con cada empresa o establecimiento para solicitar una factura, ya que un tique simplificado no es suficiente para solicitar una deducción de IVA.

Será necesario obtener una factura completa que contenga los datos del emisor, datos del cliente, fecha e importe de IVA desglosado para la validación de Hacienda y la posterior deducción de gastos. Muchas empresas no cuentan con el tiempo ni recursos suficientes para solicitar una factura a cada establecimiento, por lo que dejan de lado la recuperación del IVA de gastos de empresa, perdiendo en ocasiones importantes cantidades de dinero retenidas en IVA soportado.

Se puede obtener parte del IVA soportado durante la declaración, aunque se suelen declarar solamente los gastos con un importe elevado, por lo que los importes pequeños se ignoran y es un error. Los gastos de importes pequeños (dietas, taxis, parkings, peajes…) pueden suponer hasta un 80% de los gastos totales, por lo que es conveniente solicitar las facturas correspondientes y así poder deducir el máximo importe posible.

El IVA es un impuesto de carácter retroactivo; las empresas pueden reclamar gastos de IVA de años anteriores, pues el periodo de prescripción del IVA se alarga hasta los 4 años después de realizar el pago.

Tal y como hemos comentado anteriormente, el desconocimiento en la recuperación del IVA y en la cantidad de gastos que podemos deducir, hacen que este proceso se entorpezca en las empresas y que desestimen unos ingresos que pueden ser muy valiosos para aumentar la liquidez de la compañía.   Si hacemos una visión global de los ingresos “desperdiciados” por no hacer una correcta recuperación del IVA, los datos son impactantes.

Se estima que las empresas europeas pierden alrededor de 20.000 millones de euros al año en concepto de gastos de IVA no deducidos. Y es que, los viajes corporativos en una empresa, generan un gasto acumulable importante, que oscilan a unos 70.000 euros anuales (una media de más de 700 euros por trabajador que viaje de manera asidua).

3. ¿Cómo conseguir facturas para desgravar

El proceso para convertir los gastos no deducibles en deducibles es muy distinto dependiendo de si la empresa dispone de una solución integral para la gestión de gastos que se encargue de esta tarea, tal y como vemos en el siguiente gráfico:

En caso de no contar con una herramienta tecnológica como Tickelia, el procedimiento que hay que efectuar para convertir los gastos no deducibles en deducibles es el siguiente:

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3.1 Seleccionar y digitalizar los justificantes de pago

Seleccionamos los justificantes de los gastos. Estos se deben haber emitido en los últimos cuatro años para declararlos como IVA soportado y además deben estar en buen estado y que sean legibles. A continuación hay que separarlos por proveedor y digitalizarlos.

3.2 Solicitar una factura recapitulativa a cada proveedor

La factura recapitulativa es una herramienta que permite agrupar todos los tiques emitidos por un proveedor a un cliente, solamente durante 30 días y que su importe no sobrepase los 3.000€ (con IVA).

Por lo tanto, una vez al mes la empresa puede pedir la factura recapitulativa de todos los tiques emitidos por un restaurante, parking o cualquier otro servicio que emita tiques como justificantes de pago.

3.3 Introducir el registro de IVA en el sistema de contabilidad

Todos los justificantes de IVA deducido deben introducirse en los sistemas de contabilidad de las empresas o en los libros contables de los autónomos. Si la empresa gestiona su contabilidad manualmente, la normativa exige guardar, en formato papel, durante cuatro años estos justificantes, y por eso es necesario elaborar un libro de IVA para archivar y ordenar toda la información recopilada. En cambio, las empresas que han digitalizado su facturación con softwares homologados no necesitan almacenar los originales de las facturas y tiques en papel, y además pueden conectar su programa de contabilidad con el SII de la Agencia Tributaria para la gestión inmediata del IVA.

4. Gastos no deducibles

Algunos gastos, propios de actividades empresariales que podrían deducirse, acaban por no ser recuperados al no cumplir con las normas. Es el caso de:

  • Justificantes no válidos por falta de información: La falta de información adecuada en los justificantes de pago, como la ausencia de datos fiscales relevantes o la falta de corrección en la descripción de los bienes o servicios adquiridos, puede llevar a que estos documentos no sean considerados válidos para efectos de deducción del IVA.
  • Presentaciones fuera de plazo: El incumplimiento de los plazos establecidos por las autoridades fiscales para la presentación de los documentos relacionados con los gastos puede resultar en la no deducción del IVA asociado a estos.
  • Gastos presentados fuera del plazo establecido: Similar al punto anterior, la presentación tardía de los gastos ante las autoridades fiscales puede conllevar a la no aceptación de la deducción del IVA correspondiente.
  • Errores de contabilidad: Inexactitudes o errores en los registros contables relacionados con los gastos pueden ser motivo de rechazo de la deducción del IVA. Estos errores pueden incluir la clasificación incorrecta de los gastos, la omisión de ciertos documentos o la falta de concordancia entre la información contable y los documentos de respaldo.

Estos son algunos de los problemas por lo que muchos gastos no se deducen. El no poder recuperar el IVA de los gastos de empresa supone un gran perjuicio para las organizaciones. Se calcula que las compañías dejan de ahorrar entre un 10 hasta un 21% del IVA de sus gastos deducibles, según el tipo impositivo aplicado en cada caso.

Por lo tanto, la gestión adecuada de los documentos y registros relacionados con los gastos empresariales se vuelve crucial para evitar pérdidas económicas innecesarias y maximizar la eficiencia financiera de la empresa.

Deducir el IVA de los gastos de restaurantes

5. ¿Cómo se desgrava el IVA en una empresa?

El alojamiento suele ser uno de los gastos más frecuentes en un viaje de empresa, un gasto que ha pasado de representar una media del 4,7% a un 9,2% del presupuesto total en los últimos años.  

Cabe recordar que el proceso de recuperación del IVA debe realizarse correctamente, y el primer paso es la obtención de la documentación correcta. Ante esta necesidad, surgen empresas especializadas para solucionar esta problemática.

La desgravación del IVA en una empresa es un proceso fundamental que implica la recuperación del IVA pagado en las compras y gastos relacionados con la actividad comercial de la empresa. Este proceso es esencial para maximizar la eficiencia financiera y minimizar los costes operativos. A continuación, se detallan los pasos principales sobre cómo se desgrava el IVA en una empresa:

  • Registro y documentación de las transacciones: La primera etapa en el proceso de desgravación del IVA implica el registro y la documentación detallada de todas las transacciones comerciales realizadas por la empresa. Esto incluye la adquisición de bienes, servicios y otros activos que generen un gasto sujeto a IVA. Es fundamental mantener un registro preciso de todas las facturas, recibos y otros documentos fiscales relacionados con estas transacciones.
  • Identificación del IVA soportado: Una vez registradas las transacciones, se procede a identificar claramente la cantidad de IVA pagada en cada una de ellas. Es importante distinguir entre el precio neto del bien o servicio adquirido y la cantidad adicional correspondiente al IVA. Este último es el IVA soportado por la empresa, que puede ser recuperado a través del proceso de desgravación.
  • Registro contable del IVA soportado: El siguiente paso consiste en registrar el IVA soportado en los libros contables de la empresa como un pasivo exigible. Esta información se utiliza para llevar un control preciso de las cantidades de IVA pagadas y facilitar el proceso de declaración fiscal.
  • Elaboración de la declaración de IVA: La empresa debe preparar y presentar periódicamente una declaración de IVA ante las autoridades fiscales. En esta declaración, se detallan las cantidades de IVA soportado, junto con otros datos financieros relevantes, para su posterior análisis y verificación por parte de las autoridades.
  • Verificación y cumplimiento: Las autoridades fiscales realizan una revisión y verificación de la información proporcionada por la empresa en su declaración de IVA. Es fundamental asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales y fiscales establecidos para evitar posibles sanciones o penalizaciones.
  • Devolución del IVA: Una vez verificada la información proporcionada por la empresa, las autoridades fiscales proceden a la devolución del IVA correspondiente. Esta cantidad recuperada representa un beneficio financiero para la empresa, ya que contribuye a mejorar su liquidez y reducir sus costes operativos.

5.1 Requisitos para deducir el IVA

Lo primero que debemos tener en cuenta para saber qué podemos deducirnos es tener claro si se trata de un IVA soportado, es decir, aquel que la empresa, profesional o autónomo abona al adquirir un bien o servicio. Para que un gasto sea deducible debe cumplir los siguientes requisitos:

  • El gasto debe estar debidamente justificado en forma de factura.
  • El concepto de la factura debe ser vinculado a la actividad económica que se desarrolle. Cualquier gasto que no esté relacionado con una acción o actividad empresarial determinada no puede ser deducido.
  • Los documentos deben estar debidamente registrados en la contabilidad. Deben estar perfectamente detallados a partir de una serie de parámetros y de una normativa si se quiere deducir el IVA. La contabilidad debe tener al día cada uno de los gastos de todas las personas físicas y jurídicas que realicen cualquier actividad empresarial o profesional.

6. ¿A dónde va el IVA?

El IVA recaudado por las empresas y pagado por los consumidores se destina a financiar una variedad de actividades y servicios tanto a nivel nacional como local. Aunque el destino final del IVA puede variar según las regulaciones y políticas fiscales de cada país, generalmente se utilizan para los siguientes propósitos:

  • Financiamiento del presupuesto público: Una parte significativa de los ingresos por concepto de IVA se destina a financiar el presupuesto público, que a su vez se utiliza para financiar los gastos gubernamentales en áreas como educación, salud, infraestructura, seguridad, servicios públicos y programas sociales.
  • Reducción de déficit fiscal: El IVA también contribuye a la reducción del déficit fiscal al proporcionar una fuente importante de ingresos para el gobierno. Estos ingresos pueden utilizarse para cubrir los gastos públicos y reducir la necesidad de recurrir al endeudamiento público para financiar el déficit.
  • Apoyo a la inversión pública: Una parte del IVA recaudado puede destinarse a financiar proyectos de inversión pública, como la construcción de carreteras, puentes, hospitales, escuelas y otros proyectos de infraestructura que beneficien a la sociedad en general.
  • Servicios públicos: Los ingresos por concepto de IVA también pueden utilizarse para financiar la provisión de servicios públicos básicos, como agua potable, saneamiento, transporte público y servicios de seguridad, que son fundamentales para el bienestar y el desarrollo de la población.
  • Redistribución de la riqueza: En algunos casos, parte de los ingresos por IVA se destina a programas de redistribución de la riqueza y lucha contra la pobreza, como subsidios para personas de bajos ingresos, programas de asistencia social y medidas para promover la inclusión social y económica.
  • Incentivos fiscales: En ciertos casos, los gobiernos pueden utilizar los ingresos por IVA para financiar programas de incentivos fiscales destinados a promover la inversión, la innovación y el desarrollo económico, con el objetivo de estimular el crecimiento económico y la creación de empleo.

En resumen, el IVA desempeña un papel crucial en la financiación del gasto público y el funcionamiento del Estado, contribuyendo al bienestar económico y social de la sociedad en su conjunto. Su correcta recaudación y utilización son fundamentales para garantizar la estabilidad fiscal y promover el desarrollo sostenible.

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7. Consecuencias de no recuperar el IVA

Las compañías españolas pierden anualmente grandes cantidades de dinero al no poder recuperar el IVA de sus gastos de empresa, según un estudio realizado por Inology, empresa especializada en el desarrollo y aplicación de software de gestión empresarial.

El estudio, ha tenido en cuenta diferentes parámetros y datos específicos recogidos por Inology, tomando como muestra un total de 1.000.000 empleados de diversos ámbitos y repartidos en todo el territorio nacional.

Teniendo en cuenta los diferentes tipos impositivos de IVA por tipología de gasto y que un trabajador genera de media 15 tiques al mes entre dietas y desplazamientos, se estima que las compañías dejan de recuperar anualmente 495€ por empleado que genera notas de gasto. Sin embargo, si las empresas tuvieran las facturas de todos aquellos tiques que han generado, podrían recuperar el IVA de los gastos profesionales.

8. Deducción de gastos de empleados en movilidad

En el día a día de la empresa, son muchos los gastos de empleados en movilidad que pueden deducirse, desde los efectuados en restaurantes hasta los transportes y peajes, por lo que hay que saber exactamente cuándo y cómo se puede recuperar el IVA de estos pagos.

8.1 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de la gasolina?

El combustible es quizás el gasto más importante que realizan, por ejemplo, los empleados como los agentes comerciales. Por ello, es especialmente importante recuperar todo el IVA relacionado con el carburante.

8.1.1 ¿Qué IVA se aplica al carburante en España?

El IVA aplicado a la gasolina y el diésel en España es del 21%, que es el máximo posible.

Los carburantes para vehículos están sujetos al impuesto especial de hidrocarburos y al impuesto sobre el valor añadido, la suma de los cuales representa el 44% del precio final al consumidor en el caso de la gasolina, y el 39% en el caso del gasóleo, según datos de la Asociación Española de Operadores de Productos Petrolíferos.

Mientras que al transporte público se aplica el tipo reducido de IVA del 10%, a los hidrocarburos, tanto para los vehículos particulares como para los desplazamientos profesionales, les corresponde el tipo general del 21%.

8.1.2 Consecuencias de la subida histórica de la gasolina para las empresas

Aunque habitualmente se está vinculando la escalada de precios del combustible únicamente con el conflicto de Ucrania, lo cierto es que este ascenso imparable de los hidrocarburos en el mundo se inició a finales de 2020 y, especialmente, a partir de 2021, con la recuperación de la actividad económica tras el fin de las restricciones más duras por la pandemia del coronavirus.

En junio de 2022, el gobierno aplicó una reducción provisional del IVA de la electricidad para mitigar la escalada de precios de la energía, por lo que el IVA de la luz pasó del 21 al 10%, que todavía sigue vigente. En cambio, esto no sucedió con la gasolina ni el gasoil que, pese a las demandas de los sectores más afectados, sigue estando sujeto al tipo general de IVA.

El máximo histórico del precio de los carburantes se supera semana a semana y está provocando que la subvención gubernamental de 20 céntimos por litro de gasolina o diésel, que entró en vigor el pasado 1 de abril para paliar los efectos de la inflación, se note cada vez menos.

Mientras escribimos este artículo, el precio de la gasolina ha marcado un nuevo récord y ha superado los 2 euros por litro, mientras el gasoil se acerca a toda velocidad a esta cifra redonda. Para valorar la magnitud de estas subidas y su impacto en la economía, solo hace falta recordar que, hace diez años, el precio de los carburantes estaba, de media, por debajo de los 0,8 euros.

Las empresas, por supuesto, son especialmente sensibles a los sucesivos incrementos del precio del combustible, que afectan directamente a sus cuentas de gastos, al precio de sus productos y, en última instancia, a sus márgenes de beneficios.

Por ello, en el contexto de las políticas de control de gastos corporativos cada vez más estrictas, es crucial poder deducir la totalidad del IVA del gasóleo y la gasolina. Sin embargo, todavía hay muchas dudas de si es posible hacerlo al 100%, sobre todo cuando los gastos en transporte se realizan con el vehículo particular del empleado.

8.1.3 ¿Qué dice la ley sobre la deducción del IVA del carburante?

La recuperación del IVA en los viajes de empresa está regulada en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Por una parte, el artículo 95 sobre las limitaciones del derecho a deducir advierte que:

“Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional”.

Es decir, la ley se anticipa a la confusión entre gastos personales y profesionales que se puede producir durante el proceso de la recuperación del IVA.

Sin embargo, más adelante, el texto especifica cuáles son los automóviles contemplados para el desarrollo de la actividad profesional en la proporción del 100%: además de los vehículos dedicados al transporte de mercancías y pasajeros y a los coches de autoescuelas, también especifican los siguientes casos:

  • Vehículos empleados en demostraciones o promoción de ventas.
  • Vehículos utilizados para desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.

Y en relación a estos vehículos, en el apartado 5 del mismo artículo encontramos a los carburantes entre los gastos deducibles.

Pero, ¿qué sucede con el gasto en combustible del resto de desplazamientos profesionales? ¿Y cómo separar la gasolina para fines personales de los profesionales cuando los empleados utilizan su propio coche para trabajar?

En estos casos, la ley dice textualmente que “el grado de utilización en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional deberá acreditarse por el sujeto pasivo por cualquier medio de prueba admitido en derecho”, y que no basta con presentar una liquidación contabilizando las facturas de la gasolinera como gasto empresarial.

Es decir, la normativa exige una justificación exhaustiva del gasto realizado en carburante para poder deducir la totalidad del IVA.

8.1.4 Justificación del gasto en gasolina

La clave para que la Agencia Tributaria admita la deducción del IVA del combustible reside en documentar la relación directa existente entre factura del gasto carburante y la actividad profesional concreta que motivó el desplazamiento.

Por ejemplo, si un agente comercial presenta a la empresa una factura de una estación de servicio en relación a la visita a un cliente, de cara a la Agencia Tributaria es muy recomendable demostrar el carácter profesional de ese gasto mediante los siguientes documentos:

  • La expedición de la factura completa.
  • Su correcta contabilización.
  • Agenda de visitas y expediente de la operación comercial especificando el cliente visitado y los productos comercializados.
  • Itinerario, número de kilómetros recorridos y el motivo concreto de la visita: mostrar novedades, cerrar una venta, negociar las condiciones de una campaña promocional…
  • Documentación que pruebe la concertación de la visita, como el intercambio de correos electrónicos con el cliente.
  • Copia del presupuesto, la factura de venta o albarán de entrega al cliente, si los hubiera.

Evidentemente, el anterior ejemplo es una idealización, porque en el día a día, cuando los profesionales llenan el depósito de su vehículo gastan ese combustible en múltiples proyectos comerciales, por lo que justificar el gasto con exactitud es extremadamente complicado. Por esto, siempre se corre el riesgo de que la Agencia Tributaria no admita la deducción de todo el IVA que la empresa pretende recuperar.

Aún así, documentar sistemáticamente los desplazamientos es una buena práctica empresarial, no solo porque facilita la deducción del IVA, sino también para mantener una buena política de control de gastos. Y, aunque antiguamente esto era una tarea especialmente laboriosa, hoy en día, en las empresas que cuentan con un sistema CRM para la gestión comercial, esta correlación entre gastos y proyectos se encuentra plenamente automatizada.

Finalmente, el recordatorio más importante que la empresa tiene que realizar a sus empleados es que siempre pidan la factura completa en las estaciones de servicio, ya que los gastos justificados mediante tiques o facturas simplificadas no son deducibles.

¿Y si el empleado ha repostado en un autoservicio y no puede pedir la factura completa?

En este caso, el uso de una buena solución para automatizar la gestión de gastos facilita la conversión de los tiques en facturas para poder recuperar el 100% del IVA en combustible.

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8.2 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de los restaurantes?

Las comidas de negocios son una práctica común en el día a día de muchas empresas, sobre todo cuando se trata de cerrar acuerdos o negocios. Por ese motivo es importante saber cuándo se puede deducir el IVA de estas comidas y qué documentación se requiere para tramitar la gestión sin complicaciones de última hora.

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El IVA que aplican los restaurantes es de un 10% y se puede deducir siempre y cuando la empresa pueda justificar ese gasto con la actividad profesional realizada como, por ejemplo, una comida de negocios para vender un producto o cerrar un acuerdo.

Asimismo, la empresa también puede requerir la deducción del IVA de los gastos efectuados en comidas por los empleados cuando están fuera del lugar de trabajo habitual, siempre y cuando esos gastos sean atribuidos al IVA de los restaurantes, no de supermercados. Sin embargo, todos estos gastos de restaurantes podrán deducirse siempre que la empresa tenga la factura completa del gasto y esté correctamente registrado en los libros contables.

8.3 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de los billetes de tren?

Si el viaje de negocios se realiza en territorio español, el IVA de los billetes de tren es de un 10% y no habrá problema en deducir el IVA de ese importe siempre y cuando la empresa pueda justificar que el motivo del trayecto efectuado ha sido de índole laboral. Sin embargo, hay que tener claro que el billete en sí no vale para tramitar esta gestión, sino que la empresa deberá disponer de una factura y tendrá que realizar debidamente el apunte contable.

El plazo para poder deducir del IVA relacionado con un medio de transporte finaliza a los cuatro años de haberse emitido la factura, por lo que es importante que los justificantes estén bien archivados y, si es posible, digitalizados para preservar su mantenimiento y seguridad.

8.4 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de los gastos de los peajes?

La legislación española permite deducir el IVA en los peajes de autopista o autovía. Sin embargo, para que esto sea posible, el peaje abonado tiene que ser un gasto que esté relacionado directamente con la actividad económica del trabajador, es decir, que el gasto de los peajes se haya producido a causa de su actividad laboral.

Como ya hemos comentado, otras de las especificaciones que podemos encontrar en la Ley del IVA es que solo se pueden deducir los gastos de los que se obtenga una factura completa, por lo que si el empleado solamente tiene un tique (factura simplificada) que acredite el pago del peaje, tendrá que solicitar al expedidor la emisión de una factura completa.

Tickelia - ¿Cómo recuperar el IVA de los gastos de empresa?

8.5 ¿Cuándo se puede recuperar el IVA del alojamiento?

Si hablamos estrictamente de alojamiento, el IVA que aplican los hoteles es el tipo reducido del 10%, y lo mismo ocurre con las comidas y bebidas que se consuman en el establecimiento.

No obstante, hay que tener en cuenta que, si se contratan otro tipo de servicios sin que se pernocte en el hotel, como el alquiler de salas, spa o piscina, el establecimiento cargará a la empresa el tipo máximo del 21% en la factura.

Volviendo al alojamiento, este es un tipo de gasto que en general presenta menos dificultades para su deducción, ya que la práctica totalidad de los hoteles proporcionan una factura completa a los clientes. En el caso de que esto no fuera así, los empleados deben solicitarla antes de abandonar el hotel.

9. Deducir el IVA de gastos en el extranjero

Los viajes de negocios suelen tener una mayor duración y por ello llevan asociados unos gastos más elevados en dietas y alojamiento. Por esto es especialmente importante tener una política de gastos que sistematice la deducción de gastos realizados en el extranjero.

Aunque en estos casos, la deducción del IVA no puede realizarse del modo habitual, porque cada país tiene su propio sistema tributario y tipos impositivos distintos, siguen existiendo mecanismos para que los profesionales puedan recuperar los impuestos indirectos sobre el consumo. Estos mecanismos son distintos en función de si los gastos se realizan dentro de la Unión Europea o en países extracomunitarios.

9.1 Recuperación del IVA intracomunitario

La Resolución 21050 de la Dirección General de Tributos, de diciembre de 2009, simplifica la devolución del impuesto a profesionales o empresarios mediante un sistema de ventanilla única, según dispone la Directiva 2008/9/CE europea. Las empresas que deseen deducirse los gastos en dietas, alojamiento o transporte realizados otros Estados miembros deben hacerlo mediante la presentación del modelo 360  a través de la web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

El plazo para la presentación de la solicitud de devolución de este IVA soportado se inicia al día siguiente al final del periodo al que se refiere la solicitud, y la fecha límite es el 30 de septiembre siguiente al año natural en el que se hayan realizado los gastos.

Este trámite solo puede realizarse por vía electrónica, y la devolución suele tardar unos cuatro meses.

La solicitud de devolución debe contener la siguiente información:

  • Nombre y apellidos o denominación social y dirección completa del solicitante.
  • Número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido o número de identificación fiscal del solicitante.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Descripción de la actividad empresarial o profesional del solicitante.
  • Identificación del período de devolución.
  • Una declaración del solicitante en la que manifieste que no realiza cierto tipo de operaciones en el territorio de aplicación del impuesto, por ejemplo:
    • Entregas de productos o servicios en las que los sujetos pasivos de este impuesto sean sus destinatarios.
    • Servicios de transporte y sus servicios accesorios que estén exentos según la ley del IVA.
  • Datos bancarios.

Además, cada factura que se quiera deducir debe documentarse mediante estos datos:

  • Nombre y domicilio completo del proveedor de los servicios de alojamiento, transporte…
  • Número de identificación fiscal del proveedor.
  • Prefijo del Estado miembro de devolución de acuerdo con lo establecido en el artículo 215 de la Directiva 2006/112/CE.
  • Fecha y número de la factura.
  • Base imponible y cuota del impuesto expresados en la moneda del Estado miembro de devolución.
  • Cuota del impuesto deducible, en la moneda del Estado miembro de devolución.
  • Descripción de los bienes y servicios adquiridos designados según el código que le corresponda:
    • Carburante.
    • Alquiler de vehículos.
    • Gastos de transporte, incluyendo taxis y transporte público.
    • Peajes y tasas por el uso de carreteras.
    • Alojamiento.
    • Alimentación, bebidas, y servicios de restaurante.
    • Entradas a ferias y exposiciones.
    • Gastos de representación, como actividades de ocio.
    • Otros.

Es importante tener en cuenta que, en las declaraciones trimestrales, la solicitud de devolución no puede ser por un importe inferior a 400 euros. Sin embargo, si la solicitud se refiere al conjunto de las operaciones realizadas durante un año, este mínimo es solo de 50 euros.

9.2 Deducción de gastos fuera de la Unión Europea

Para poder recuperar los gastos de viaje en países extracomunitarios debe existir un acuerdo de reciprocidad con España: es el caso de Canadá, Suiza, Noruega, Japón, Israel y Mónaco. Para estos países no se puede utilizar el modelo 360, ya que cada uno de ellos tiene sus propios requisitos para las devoluciones de impuestos.

En los Estados en los que no se han establecido estos acuerdos bilaterales, el IVA simplemente no se podrá deducir.

10. Así puedes recuperar el IVA de tus gastos de empresa gracias a Tickelia

Tickelia es una solución de gestión de gastos de empresa que digitaliza y automatiza todos los procesos relacionados: el usuario solamente tiene que pagar el gasto, hacer una fotografía al ticket ¡y listo! Gracias a la tecnología OCR+ICR, que permite capturar hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado, independientemente del idioma y del país.

Una vez el ticket se digitaliza, tiene la misma validez legal que el original en papel, ya que Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países. Por lo tanto, una vez se hace la foto desde la App, los empleados pueden deshacerse del ticket en papel.

Gestionar todos estos tickets de gastos corporativos para recuperar el IVA es una labor tediosa para la mayoría de las empresas, que en muchos casos, no se hace correctamente. Esto supone un problema, ya que la gestión incorrecta a la hora de recuperar el IVA comporta perder la posibilidad de deducir dicho impuesto pagado, y en algunos casos, puede suponer una sanción del 50% de la cuota, como mínimo.

Para realizar la gestión de manera correcta, las organizaciones deben disponer de facturas completas. Pero la realidad es que en la mayoría de los casos, los empleados reciben un ticket o factura simplificada como justificante del pago y no facturas completas. Es por ello que en Tickelia hacemos esta conversión poniéndonos en contacto con el proveedor, de forma directa y sin intermediarios, para que nuestros usuarios se olviden de toda la gestión y puedan deducirse el IVA en su declaración.

Además, Tickelia permite obtener un ROI positivo desde el primer mes gracias a la recuperación de IVA, siendo la única solución de gestión de gastos del mercado que se encarga íntegramente de llevar a cabo este proceso, con el mayor porcentaje de éxito.  

11. Tickelia y el caso de éxito de SANDO

La gestión de gastos manual y tradicional puede suponer una carga innecesaria para los empleados que realicen esta tarea. Usando una solución de gestión de gastos integral y automatizada como Tickelia, se simplifican al máximo los procesos de gestión del departamento contable y financiero, pudiendo así dedicar más tiempo a realizar tareas más productivas y que aporten un valor añadido. 

Sando, compañía multinacional especializada en la construcción de infraestructuras y en servicios de conservación y mantenimiento, confió en Tickelia para agilizar la gestión de los gastos corporativos.

Alejandro Sánchez, Director de Organización y Procesos en Sando, destaca: “Para nosotros, este servicio es la joya de la corona dentro del proyecto de automatización de las notas de gastos, porque llega a subvencionar gran parte del coste de licenciamiento de Tickelia”.

Además, valora muy positivamente la optimización de recursos que ofrece la solución de gestión de gastos: “Por un lado, reduzco costes en tiempo e inversión de las personas del departamento contable, y por otro, tengo un mayor control de esos costes” afirma Sánchez.

Oscar Llonch, CRO de Inology, confiesa que “Este servicio es muy valorado por nuestros clientes por la inmediatez que ofrece, con una comunicación directa y sin necesidad de recurrir a intermediarios, garantizando un porcentaje elevado de éxito en la recuperación de gastos corporativos”, concluye Llonch.

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Tania Herrera
Asesora jurídica en Inology. Graduada en Derecho por la Universitat de Girona y Máster en Derecho de las Telecomunicaciones, Protección de datos, Audiovisual y Sociedad de la Información por la Universidad Carlos III de Madrid.
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