Para la mayoría de las empresas gestionar los tiques de gastos de dietas y desplazamientos para luego deducirse el IVA se convierte en una labor difícil. Asimismo, la gestión incorrecta a la hora de deducir el IVA de los gastos es una práctica demasiado habitual en las organizaciones. Aparte de la pérdida de la posibilidad de deducir dicho impuesto pagado puede suponer una sanción de como mínimo el 50% de la cuota si no se realiza de manera adecuada y de la obligación de pago de los intereses en la demora.
No es suficiente en que las compañías guarden y archiven sus tiques por si hubiera una inspección de Hacienda, sino que para poder deducirse el IVA deben realizar la gestión de manera correcta. Las organizaciones deben disponer de facturas completas, y en estas se debe especificar el receptor y el prestador del servicio. El deber de los empleados es solicitar la factura debidamente cumplimentada cada vez que hagan un gasto fuera de la oficina y que esta cumpla con cada una de las características para que puedan recuperar el IVA de los gastos deducibles.
Las empresas que tienen personal en movimiento necesitan incorporar aplicaciones de gestión al minuto para ahorrar costes, y si además esta herramienta convierte las facturas simplificadas (tiques) en facturas digitalizadas y facilita la deducción del IVA mejor aún. En este sentido, en el mercado español se encuentran pocas aplicaciones que gestionen esta problemática. Entre ellas encontramos Tickelia, que en este caso es la única aplicación móvil española que gestiona los gastos profesionales y permite deducir el IVA de los gastos en dietas y desplazamientos mediante la conversión de los tiques, facturas simplificadas, en facturas completas.
Asimismo, la Agencia Tributaria ha homologado Tickelia permitiendo que los tiques capturados por esta aplicación móvil se conviertan en archivos electrónicos válidos legalmente y con los mismos efectos tributarios que los originales. De esta manera, Tickelia da la opción a que el cliente deseche el papel y se pueda deducir el 100% IVA.
Esta herramienta posibilita al receptor de las facturas simplificas (tiques) en papel poder digitalizarlas preservando su valor legal siendo posible destruir la versión original. Para que el documento esté homologado por la AEAT es necesario que en la captura del tique se incorpore la firma electrónica del software utilizado, según el cumplimiento del artículo 7 apartado e) de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución de 24 de octubre de 2007.
Esta aplicación revoluciona la gestión de gastos de empresa, que a día de hoy todavía es un proceso poco eficiente y basado en el soporte físico. Con esta herramienta el papel térmico existe hasta que se le proporciona al empleado la factura simplificada (tique), este lo captura con su Smartphone y puede deshacerse del original.
El descontrol de los gastos de empresa desaparece gracias a esta aplicación, ya que una política de gastos definida permite optimizar el dinero que destinan los empleados a restaurantes, hoteles, taxis o parkings.
Además, ¿a quién no se le ha olvidado algún tique en el bolsillo del pantalón?, o ¿a quién no se le ha traspapelado algún recibo? Sin duda, esto es el día a día de muchas empresas y esto hace que la contabilidad de estos costes no se pueda contabilizar de manera adecuada. Este descontrol en la gestión lleva a las empresas a perder dinero anualmente y a no recuperar el IVA deducible.
Los problemas en la gestión de gastos de las organizaciones se deben al desconocimiento, la falta de control y la laboriosa gestión de los mismos. Por eso, es imprescindible que las empresas fijen unas políticas de gastos debiendo crear un documento en el que se especifique la política interna de los gastos. Por ejemplo, este debería integrar 4 cuestiones: cuando, cómo, dónde y hasta que límite.
La gestión de toda la documentación que genera una empresa no es nada fácil. Por eso, para reducir todo este papeleo, estos software ayudan a solventar este problema y a minimizarlo.
Estas herramientas automatizan una tarea que actualmente se hace manualmente, con estas aplicaciones es posible ahorrar tiempo de manera más productiva, se evitan errores en los reportes, se puede acceder a la información de una manera sencilla y al instante y además posibilita a las empresas a poder implantar las políticas de gastos que deseen.
