Como se especifica en la Ley del IVA, las empresas y autónomos pueden deducir el IVA de aquellos gastos que estén relacionados con su actividad económica y empresarial. Sin embargo, para poder llevar a cabo este proceso, será necesario tener en cuenta una serie de requisitos y condiciones.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el IVA?
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que debe pagar el consumidor final siempre que efectúa algún gasto por un producto o servicio.
Sin embargo, la Ley del IVA recoge que participantes intermediarios como empresas o autónomos, tienen el derecho de deducirse el IVA siempre y cuando los gastos que hayan realizado tengan relación con su actividad profesional.
Para que la compañía pueda recuperar el IVA de un gasto derivado de su actividad laboral, es necesario que tenga la factura completa ya que, por ley, de facturas simplificadas (tiques) no es posible aplicar la deducción, puesto que no se especifican todos los datos necesarios.
Sin embargo, es posible deducir el IVA cuando hay una conversión de un tique simple a una factura, algo que puede suponer bastante tiempo al departamento administrativo, sobre todo, si este proceso se lleva a cabo de manera manual.
2. ¿Cómo canjear un tique por una factura completa?
La factura recapitulativa es una herramienta que permite agrupar todos los tiques emitidos por un proveedor a un cliente, solamente durante 30 días y que su importe no sobrepase los 3.000€ (con IVA).
Cuando la empresa emite esta factura recapitulativa también debe presentar todos los tiques que constan en esta factura, por lo que se tendrán que seleccionar y agrupar. Si este proceso se hace de manera manual, lo que deberá de hacer la compañía es agrupar primero los tiques de más valor, aquellos que suponen un mayor beneficio. Una vez seleccionados, la empresa deberá pedir al establecimiento donde se produjo el gasto una factura sustitutiva.
3. Consideraciones para deducir el IVA
Lo primero que tenemos que tener en cuenta para saber qué podemos deducirnos es tener claro si se trata de un IVA soportado, es decir, aquel que la empresa, profesional o autónomo abona al adquirir un bien o servicio y este no siempre es deducible. Para que este sea deducible debe cumplir una serie de obligaciones y requisitos como por ejemplo:
- El gasto debe ser vinculado a la actividad económica que se desarrolle. Cualquier gasto que no esté relacionado con una acción o actividad empresarial determinada no puede ser deducido.
- El gasto debe estar debidamente justificado. Estos deben cumplir unos requisitos previamente establecidos de carácter formal.
- Los gastos deben estar debidamente registrados en la contabilidad. Deben estar perfectamente detallados a partir de una serie de parámetros y de una normativa si se quiere deducir el IVA. La contabilidad debe tener al día cada uno de los gastos de todas las personas físicas y jurídicas que realicen cualquier actividad empresarial o profesional.
Si una vez revisado, se cumplen con los requisitos, se puede proceder a la deducción del IVA. A continuación, veremos algunos casos concretos.
4. Deducción de gastos de empleados en movilidad
En el día a día de la empresa, son muchos los gastos de empleados en movilidad que pueden deducirse, desde los efectuados en restaurantes hasta los transportes y peajes, por lo que hay que saber exactamente cuándo y cómo se puede recuperar el IVA de estos pagos.
4.1 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de los restaurantes?
Las comidas de negocios son una práctica común en el día a día de muchas empresas, sobre todo cuando se trata de cerrar acuerdos o negocios. Por ese motivo es importante saber cuándo se puede deducir el IVA de estas comidas y qué documentación se requiere para tramitar la gestión sin complicaciones de última hora.
La deducción del IVA de los restaurantes es de un 10% y se puede deducir siempre y cuando la empresa pueda justificar ese gasto con la actividad profesional realizada como, por ejemplo, una comida de negocios para vender un producto o cerrar un acuerdo.
Asimismo, la empresa también puede requerir la deducción del IVA de los gastos efectuados en comidas por los empleados cuando están fuera del lugar de trabajo habitual, siempre y cuando esos gastos referente al IVA de los restaurantes, no en supermercados. Sin embargo, todos estos gastos de restaurantes podrán deducirse siempre que la empresa tenga la factura completa del gasto y esté correctamente registrado en los libros contables.
4.2 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de los billetes de tren?
Si el viaje de negocios se realiza en territorio español, el IVA de los billetes de tren es de un 10% y no habrá problema en deducir el IVA de ese importe siempre y cuando la empresa pueda justificar que el motivo del trayecto efectuado ha sido de índole laboral. Sin embargo, hay que tener claro que el billete en sí no vale para tramitar esta gestión, sino que la empresa deberá disponer de una factura y tendrá que realizar debidamente el apunte contable.
El plazo para poder deducir del IVA relacionado con un medio de transporte finaliza a los cuatro años de haberse emitido la factura, por lo que es importante que los justificantes estén bien archivados y, si es posible, digitalizados para preservar su mantenimiento y seguridad.
4.3 ¿Cuándo se puede deducir el IVA de los gastos de los peajes?
En cuanto a los peajes, la Ley del IVA española especifica la deducibilidad del IVA en gastos de peajes de autopista o autovía. Sin embargo, para que esto sea posible, el peaje abonado tiene que ser un gasto que esté relacionado directamente con la actividad económica del trabajador, es decir, que el gasto de los peajes se haya producido a causa de su actividad laboral.
Como ya hemos comentado, otras de las especificaciones que podemos encontrar en la Ley del IVA es que solo se pueden deducir los gastos de los que se obtenga una factura completa, por lo que si el empleado solamente tiene un tique (factura simplificada) que acredite el pago del peaje, tendrá que solicitar al expedidor la emisión de una factura completa.
5. ¿Por qué automatizar el proceso de gestión de reporte de gastos?
Gestionar todos estos tiques de gastos de dietas y desplazamientos para recuperar el IVA se convierte en una labor difícil para la mayoría de las empresas. Asimismo, la gestión incorrecta a la hora de recuperar el IVA de los gastos es una práctica demasiado habitual en las organizaciones. Aparte de la pérdida de la posibilidad de deducir dicho impuesto pagado puede suponer una sanción de como mínimo el 50% de la cuota si no se realiza de manera adecuada y de la obligación de pago de los intereses en la demora.
No es suficiente en que las compañías guarden y archiven sus tiques por si hubiera una inspección de Hacienda, sino que para poder recuperar el IVA deben realizar la gestión de manera correcta. Las organizaciones deben disponer de facturas completas, y en estas se debe especificar el receptor y el prestador del servicio. El deber de los empleados es solicitar la factura debidamente cumplimentada cada vez que hagan un gasto fuera de la oficina y que esta cumpla con cada una de las características para que puedan recuperar el IVA de los gastos deducibles expuestos anteriormente.
Las empresas que tienen personal en movimiento necesitan incorporar aplicaciones de gestión al minuto para ahorrar costes, y si además esta herramienta convierte las facturas simplificadas (tiques) en facturas digitalizadas y facilita la deducción del IVA mejor aún. En este sentido, en el mercado español se encuentran pocas aplicaciones que gestionen esta problemática. Entre ellas encontramos Tickelia, que en este caso es la única aplicación móvil española que gestiona los gastos profesionales y permite recuperar el IVA de los gastos en dietas y desplazamientos mediante la conversión de los tiques, facturas simplificadas, en facturas completas.
5.1 Así puedes recuperar el IVA de tus gastos de empresa gracias a Tickelia
Tickelia es una solución de gestión de notas de gastos que automatiza el reporte del gasto: el usuario solamente tiene que pagar el gasto, hacer una fotografía al tique, arrastrarla a la APP ¡y listo! El tique queda digitalizado y, gracias a la homologación por la Agencia Tributaria de múltiples países, el gasto reportado digitalizado tiene la misma validez legal que el original, por lo que el empleado puede deshacerse del tique en papel.
¿Cómo se lleva a cabo esta digitalización del gasto? Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y del país, lo que supone una gran ventaja para los empleados viajeros.
Asimismo, Tickelia permite obtener un ROI positivo desde el primer mes con la recuperación de IVA mediante el canje de tiques a facturas. Además, es la única solución de gestión de gastos que se encarga íntegramente del proceso de recuperación de IVA mediante un fee a éxito y con el mayor porcentaje de éxito del mercado.
Esta herramienta posibilita al receptor de las facturas simplificas (tiques) en papel poder digitalizarlas preservando su valor legal siendo posible destruir la versión original. Para que el documento esté homologado por la AEAT es necesario que en la captura del tique se incorpore la firma electrónica del software utilizado, según el cumplimiento del artículo 7 apartado e) de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución de 24 de octubre de 2007.
Esta aplicación revoluciona la gestión de gastos de empresa, que a día de hoy todavía es un proceso poco eficiente y basado en el soporte físico. Con esta solución, el papel térmico existe hasta que se le proporciona al empleado la factura simplificada (tique), este lo captura con su Smartphone y puede deshacerse del original.
El descontrol de los gastos de empresa desaparece gracias a esta aplicación, ya que una política de gastos definida permite optimizar el dinero que destinan los empleados a restaurantes, hoteles, taxis o parkings.
Además, ¿a quién no se le ha olvidado algún tique en el bolsillo del pantalón?, o ¿a quién no se le ha traspapelado algún recibo? Sin duda, esto es el día a día de muchas empresas y esto hace que la contabilidad de estos costes no se pueda contabilizar de manera adecuada. Este descontrol en la gestión lleva a las empresas a perder dinero anualmente y a no recuperar el IVA deducible.
Los problemas en la gestión de gastos de las organizaciones se deben al desconocimiento, la falta de control y la laboriosa gestión de los mismos. Por eso, es imprescindible que las empresas fijen unas políticas de gastos debiendo crear un documento en el que se especifique la política interna de los gastos. Por ejemplo, este debería integrar 4 cuestiones: cuando, cómo, dónde y hasta qué límite.
La gestión de toda la documentación que genera una empresa no es nada fácil. Por eso, para reducir todo este papeleo, estos softwares ayudan a solventar este problema y a minimizarlo.
Estas soluciones automatizan una tarea que actualmente se hace manualmente. Además, con estas aplicaciones es posible ahorrar tiempo de manera más productiva, se evitan errores en los reportes, se puede acceder a la información de una manera sencilla y al instante, así como posibilitar a las empresas poder implantar las políticas de gastos que deseen.
