En las finanzas de una empresa, comprender el IVA soportado y su importancia es esencial para mantener una buena salud contable. En este artículo, exploraremos en detalle qué es el IVA soportado, cómo recuperarlo y cómo gestionarlo correctamente para cumplir con la legislación vigente.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el IVA soportado?
EL IVA soportado, también conocido como IVA deducible, es un concepto fundamental en el sistema de impuestos sobre el valor añadido (IVA) que se aplica en muchos países, incluyendo España. Se refiere al impuesto que una empresa o negocio paga cuando realiza compra de bienes y/o servicios necesarios para llevar a cabo sus actividades comerciales.
En esencia, el IVA soportado representa el montante del impuesto que se añade al coste de los bienes y/o servicios adquiridos y que la empresa puede deducir o restar de los impuestos que debe recaudar y entregar al Estado por la venta de sus propios productos o servicios, lo cual se conoce como IVA repercutido.
2. ¿Se puede recuperar el IVA soportado?
Sí, en la mayoría de los sistemas de impuestos sobre el valor añadido (IVA), el IVA soportado se puede deducir aunque para ello es necesario cumplir una serie de obligaciones y requisitos. La razón detrás de este mecanismo es evitar una doble tributación en la cadena de producción y distribución de bienes y servicios. Si las empresas no pudieran recuperar el IVA que pagaron por sus insumos, se generarían impuestos acumulativos en cada etapa de la producción y los precios finales podrían aumentar de forma significativa.
En términos contables, el IVA soportado se registra en las cuentas de la empresa como un activo, ya que representa un valor que la compañía tiene derecho a deducir de sus obligaciones fiscales futuras. En las declaraciones de impuestos, las empresas pueden restar el IVA soportado del IVA repercutido y pagar solo la diferencia a Hacienda.
Para poder deducirse el IVA es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:
- Es fundamental que cualquier gasto sea justificado adecuadamente mediante facturas.
- Es crucial vincular el concepto de la factura con la actividad económica en curso. Cualquier gasto que no esté directamente relacionado con una acción o función empresarial específica no puede ser considerado como deducible.
- La contabilidad debe incluir un registro adecuado de estos documentos. Además, para que el IVA sea deducible, las facturas deben estar minuciosamente detalladas de acuerdo con parámetros específicos y normativas. La contabilidad debe estar al día con todos los gastos, tanto para personas físicas como jurídicas, que estén involucradas en actividades empresariales o profesionales.
Es importante tener en cuenta que las reglas y el marco legal en torno al IVA soportado pueden variar según el país. En algunos casos, ciertos tipos de bienes y servicios pueden tener limitaciones en cuanto a su deducción del IVA soportado y puede haber requisitos específicos que las empresas deben cumplir para reclamar esta deducción.
Por regla general, no es posible deducirse el IVA soportado por compra de bienes como joyas, alhajas, piedras preciosas naturales o cultivadas, objetos elaborados de oro o platino, alimentos, bebidas, tabaco o espectáculos y servicios de carácter recreativo. Tampoco se incluyen los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas, como por ejemplo las cestas de navidad.
Si estos bienes son el objeto de la actividad o sean para uso exclusivo industrial, comercial, agrario o científico, sí se permite su deducción.
3. ¿Cómo gestionar el IVA soportado?
En España, como en la mayoría de los países con un sistema de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), la gestión y el procesamiento del IVA soportado supone una parte fundamental de las operaciones contables y fiscales de las empresas. A continuación, te explicamos los pasos esenciales para gestionar el IVA en cualquier empresa:
- Registro contable: Las empresas deben mantener un registro detallado de todas las facturas de compra y gastos realizados. Esto incluye facturas de proveedores, recibos y otros documentos legales que respalden esas transacciones. Estos registros deben incluir información como el nombre del proveedor, su número de identificación fiscal, la fecha de la transacción, descripción de los bienes o servicios adquiridos e el importe del IVA soportado.
- Categorización correcta: Es importante clasificar correctamente las facturas y gastos según el tipo de IVA aplicable. En España, existen diferentes tipos de IVA como el general, reducido y superreducido, que se aplican a diferentes productos y servicios. Una correcta clasificación asegurará que se aplique el tipo de IVA adecuado y, en consecuencia, se gestione bien el IVA soportado.
- Cálculo y registro del IVA soportado: Una vez recopilados y clasificados todos los gastos y las facturas, debe calcularse y registrar el valor total del IVA soportado. Esto implica sumar todas cantidades de IVA que figuran en las facturas.
- Conciliación mensual: Al final de cada mes, se deben concilia los valores totales de IVA soportado en el software de contabilidad de la empresa con las facturas y gastos registrados. Esto ayudará a identificar y corregir posibles errores o discrepancias.
- Software de contabilidad o herramientas fiscales: Utilizar un software de contabilidad o herramientas específicas para el cálculo y seguimiento del IVA ayudan a automatizar muchos de los procesos y reducir la posibilidad de errores humanos.
- Declaraciones de IVA: En España, las empresas deben presentar declaraciones periódicas de IVA ante la Agencia Tributaria. Estas declaraciones detallan tanto el IVA repercutido (el cobrado a clientes), como el IVA soportado (el pagado en compras y gastos). Restando el IVA soportado del IVA repercutido, se obtiene la cantidad final que debe ser reembolsada a la empresa o pagada a Hacienda, según el signo final del balance.
- Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII): En algunos casos, las empresas están obligadas a participar del SII, lo que implica el envío electrónico en tiempo real de información detallada sobre las transacciones sujetas a IVA. Esto agiliza la presentación de información contable a las autoridades fiscales.
- Auditorías y documentación: Las empresas están obligadas a mantener la documentación contable que respalda las transacciones que involucran IVA soportado. Esto es esencial en caso de una auditoría fiscal, ya que la Agencia Tributaria puede exigir pruebas de las transacciones realizadas y de la correcta aplicación del IVA.
En resumen, procesar y gestionar el IVA soportado en España implica la recopilación y clasificación adecuada de facturas y gastos, el cálculo preciso del IVA soportado, la presentación de declaraciones de IVA en los plazos requeridos y el mantenimiento de una documentación sólida. Respetar estas obligaciones es esencial para garantizar el cumplimiento fiscal y evitar problemas con las autoridades tributarias.
4. Recuperar el IVA de los gastos de empresa
Como hemos visto anteriormente, para recuperar el IVA generado por los gastos de una empresa, es necesario obtener facturas completas con datos específicos del emisor, cliente, fecha e IVA desglosado. Las empresas a menudo no solicitan estas facturas a cada establecimiento, lo que resulta en la pérdida de oportunidades de recuperación de IVA.
Recuperar el IVA de los gastos realizados por una empresa es una tarea que exige inversión de tiempo, recursos y personal. Sin embargo, existen soluciones integrales de gestión del gasto como Tickelia que simplifican esa tarea y consiguen que la empresa recupere cantidades importantes en concepto de IVA.
Los gastos pequeños, como dietas, taxis y parkings, pueden constituir hasta el 80% de los gastos totales. Aunque se declaran principalmente gastos con grandes sumas, solicitar facturas para estos importes pequeños permite una deducción más eficiente. Es posible reclamar el IVA de gastos hasta 4 años después del pago.
Tickelia ayuda a automatizar y simplificar gran parte de los cálculos y gestiones del IVA en las empresas. La solución permite gestionar los gastos de la compañía de forma eficiente y ágil, minimizando los errores humanos y llevando un control exhaustivo de cada gasto realizado y del IVA correspondiente.
Además, con Tickelia el departamento contable puede obtener informes detallados de los gastos realizados y tener acceso en tiempo real a todas las facturas y recibos de la empresa. La integración con el ERP de una empresa facilita el acceso a la información financiera de la compañía, ofreciendo más transparencia y eficacia.
Solicita ya tu demo gratuita y descubre todo lo que Tickelia puede hacer por tu empresa.
