En pleno proceso de digitalización, cada vez son más las empresas que optan por simplificar y optimizar los recursos de cada uno de sus departamentos. Gracias a las nuevas tecnologías y las tareas automatizadas, las compañías consiguen reducir el tiempo y los recursos invertidos en estos ciclos. Disponer de una visión íntegra de punta a punta (o end to end) de cualquier proceso de la empresa es, actualmente, la mejor manera de conseguir una gestión eficiente y lograr los objetivos fijados. En esta ocasión, nos centraremos en la gestión de gastos de una empresa y cómo este modelo ayuda a tener un control minucioso.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el modelo end to end?
El modelo end to end (E2E) permite una visión global de un proceso dentro de una empresa. Al tener esta visión de punta a punta, permite solucionar, optimizar, automatizar y reducir tareas que requieren un tiempo y unos recursos que, comúnmente, están mal invertidos. Una de las particularidades de este modelo es que, al contratar una solución end to end, el proveedor es el único partícipe en este proceso, acompañando en cada uno de los pasos al cliente. Así se consigue el mejor funcionamiento posible, eliminando multitud de actores que intervienen, frenando así las resoluciones y el proceso continuo de mejora.
2. Proceso E2E en la gestión de gastos
Para conseguir el objetivo de mantener una gestión de gastos óptima, es preciso conocer todo el proceso que sigue: desde la necesidad de un producto o servicio, hasta la liquidación del pago. Para casos como la adquisición de materiales de oficina, equipos electrónicos, contratación de servicios externos, suscripciones y demás, el proceso end to end es simple:
- Surge una necesidad.
- Se busca qué servicios pueden ser los adecuados.
- Se consigue la aprobación de adquisición.
- Se realiza la compra.
Sin embargo, existen casos de empresas que tienen empleados en constante movimiento fuera de las oficinas. En estas ocasiones, los gastos en dietas, alojamiento, y desplazamientos, pueden llevar complicaciones que, con un modelo end to end, tienen fácil solución.
La manera tradicional de gestionar los pagos de un empleado viajero suele ser:
- Ofrecer un anticipo en efectivo.
- Ofrecer una tarjeta de empresa.
- El empleado paga con su propio dinero.
Al recurrir a estas opciones se pueden presentar algunos de estos problemas:
- El anticipo en efectivo o el saldo en una tarjeta monedero no es suficiente, obligando al empleado a pagar con su dinero. Es posible que al empleado no le sea oportuno desembolsar el precio de un servicio de su propio bolsillo, ya que ese efectivo lo puede necesitar para otras cosas. En la mayoría de casos, el reembolso se ofrece a final de mes y esto puede conllevar una molestia.
- Al entregar una tarjeta corporativa, se corre el riesgo de que se realicen gastos no autorizados. Una tarjeta corporativa se emite a nombre del empleado de una empresa y sirve para cubrir esos gastos que surgen en un viaje o gasto de representación. Con este tipo de tarjetas, puede existir el riesgo de utilizar esa tarjeta corporativa para cubrir un pago no necesario para el desarrollo de su trabajo. Estos pagos fuera de las políticas de gastos, pueden descuadrar presupuestos, entre otros problemas.
- El empleado debe conservar todos los tiques o facturas para justificar cada uno de los gastos, dando lugar a problemas como tiques perdidos o rotos. Almacenar estos papeles hasta el momento de su entrega, junto a la nota de gastos, puede ser engorroso, tanto para el empleado, como para el departamento administrativo que lo recibe, ya que debe repasar todos estos documentos de uno en uno.
3. Problemas de no tener un control E2E
Ante un problema, cuantas más personas estén involucradas a lo largo del proceso, más tiempo tarda en llegar la solución. Con un modelo end to end, se cuenta con un único proveedor. Es por ello que la velocidad de respuesta es inmediata, ya que no se deben poner en contacto diferentes personas o proveedores.
Otro de los problemas que se suele encontrar en empresas que no tienen modelos de resolución end to end, es que están acostumbradas a hacer los procesos de la manera tradicional y no conocen una alternativa. Existen tareas como la de revisar las notas de gasto y los tiques adjuntos, que requieren un exceso de tiempo y personal. Actualmente, estas tareas se han logrado automatizar, eliminando esta inversión extra de recursos.
4. Ventajas de los modelos E2E
Como ya se ha podido intuir en el punto anterior, al implementar una solución end to end, se resuelven procesos anticuados:
- Reducción de tiempo y dinero. Con un único proveedor de servicio, se consiguen mejores tiempos en todo tipo de gestiones: de gastos, de datos, de solicitudes, etc. Y no solo estamos hablando de reducción de tiempos, sino también de los bienes empleados en estas tareas, tales como recursos económicos, equipamientos y espacios dedicados, personal necesario para todas estas tareas, entre otros.
- Integración total, personalizada y mejora continua. La empresa proveedora acompaña al cliente durante todo el proceso. Esto implica que el proveedor ofrece la implementación, configuración, personalización y el seguimiento del funcionamiento de la solución elegida.
- Visión general de la gestión de gastos. Para facilitar la visión end to end de los gastos de empresa, desde un mismo lugar se puede controlar reportes de pagos, digitalizar documentos y tiques, gestionar o crear tarjetas vinculadas a la empresa, aprobar de manera personalizada los gastos, controlar la gestión financiera, organizar los viajes de empresa, tramitar solicitudes de anticipos y muchas más opciones.
Con todo lo ofrecido, se consigue un mayor nivel de optimización de medios y procesos, incluso en distintos departamentos, aunque hoy nos centremos en la gestión de gastos.
En un mercado que evoluciona constantemente, las soluciones end to end ayudan a adaptarse de manera rápida y eficiente a posibles cambios en el mercado, de infraestructura o de aplicaciones de recursos.
5. ¿Qué tipo de soluciones existen y cómo se usan?
Normalmente, este servicio se ofrece en soporte software desde una App o desde una página web, con la cual manejar toda la gestión de gastos. Se encuentra disponible en equipos de sobremesa y dispositivos móviles, como smartphones o tablets.
Gracias a este software, se puede gestionar cualquier parámetro relacionado con la gestión de gastos, desde cualquier lugar y en cualquier momento, consiguiendo una flexibilidad y un seguimiento 24/7 como nunca antes se había podido lograr.
5.1 ¿Cómo se implementa?
Si una empresa ha localizado problemas en la gestión de gastos, digitalización de documentos u otros temas mencionados, es posible que haya considerado implementar una solución end to end.
Tickelia es una solución integral para la gestión de gastos de empresa que permite controlar al máximo este tipo de gastos. Por ejemplo, con esta solución se pueden establecer alertas para gastos que excedan los presupuestos, reduciendo así los fraudes. Tickelia está diseñada para ser integrada al 100% en cualquier sistema o empresa. Las empresas consiguen una gestión de gastos deseada de forma bidireccional, maximizando la automatización de procesos mediante el intercambio de ficheros o con la propia API Rest de Tickelia. Esta solución permite integrarse con:
- Software de gestión ERP & CRM.
- Software de nóminas y RRHH.
- Directorio activo corporativo.
- Agencias de viaje.
6. En qué consiste el método E2E de Tickelia
Tickelia ofrece una enorme cantidad de recursos para la gestión de los gastos de empresa. Conoce de punta a punta cuál es el funcionamiento de los procesos que conllevan la contabilidad de una empresa. Con una visión global y detallada, la capacidad de cumplir los objetivos marcados se vuelve una tarea sencilla.
En el caso de Tickelia, el proceso de gestión de gastos end to end para aquellos empleados viajeros o en movimiento es el siguiente:
- El pago, la punta inicial de este proceso, se realiza por parte del empleado de la empresa que contrata el servicio. Este pago se puede realizar mediante efectivo, tarjeta corporativa, anticipo o Tarjeta Visa Tickelia.
- El reporte de gastos consiste en justificar los pagos que se han hecho por parte del empleado utilizando, si se desea, la tarjeta Visa Tickelia. En el caso del trabajador, puede registrar los pagos realizados mediante una foto a los tiques o facturas, eliminando el almacenamiento físico de todos estos papeles. La App también permite reenviar facturas que llegan en formato digital. Por parte de la empresa, si se crea un gasto no respaldado por un justificante, permite bloquear de inmediato la tarjeta VISA Tickelia utilizada, frenando el fraude. También se puede rechazar un gasto no autorizado o eliminar tiques duplicados. Además, estableciendo máximos de gasto por mes y día, por franjas horarias, por tipos de establecimientos y otras opciones, se automatizan los límites permitidos.
- La aprobación manual tique por tique es una tarea larga y tediosa. Sin embargo, lo que se consigue con Tickelia, es un flujo de trabajo natural y sencillo. Se permite la aprobación de gastos de manera jerarquizada y personalizada para cada empleado. Se puede capacitar a todos los usuarios que sean necesarios para autorizar la validación de los gastos. Configurando la conformidad de gastos, se automatiza el proceso y permite centrarse en esos pagos que no cumplen la política de gastos de la empresa.
- En cuanto a la liquidación, en un proceso manual, el personal de contabilidad se encuentra con un conjunto, e incluso dependiendo del tamaño de la empresa, una enorme cantidad de notas de gasto, ya aprobadas, pero pendientes de liquidar. Con la simplificación de este proceso, una vez aprobados los gastos, simplemente se hace un cómputo de cuánto gasto se ha generado por dinero en efectivo, cuánto se ha generado por pago con tarjetas y cuánto se ha generado por anticipos. Automatizando este proceso, se visualizan los datos y se da la orden automática de liquidación. Rápido y simple.
En muchas empresas se cree que este es el último paso, la otra punta final del proceso end to end, pero existe un paso más dentro del ciclo de la gestión de gastos. Este paso extra, el cual puede ayudar a muchas empresas a conseguir un mayor ROI, es la recuperación del IVA.
En el caso de Tickelia, cuenta con departamento propio de recuperación de IVA y no depende de proveedores externos. En cuanto a la desgravación del IVA, en la mayoría de casos se entrega un tique como justificante de compra. Sin una factura, la recuperación del IVA no se puede realizar. Sin embargo, con este servicio se consigue recuperar la factura mediante el tique y conseguir un retorno del IVA de mayor rendimiento. Además, es un servicio que se cobra si se consigue dicha recuperación, teniendo el índice de éxito más alto del mercado (85%). Gracias a la homologación de las Agencias Tributarias de más de 42 países, no habrá problemas con los impuestos de otros países.
Aplicando el proceso end to end en la gestión de gastos, la automatización de todos los pasos elimina las tareas manuales, los montones de papeles y las complicaciones innecesarias.
6.1 Simplificar el reporte de gastos
Las varias opciones multiplataforma permiten reportar los gastos adaptándose al formato de facturación. La digitalización es muy sencilla, ya que con una foto desde el Smartphone o Tablet queda almacenado en la nube. También existe la posibilidad de reenviar mails con factura a Tickelia, para esos casos en que no se cuenta con tique físico.
6.2 Aprobación personalizable
Tickelia permite establecer flujos de aprobación multinivel. Dependiendo de la estructura organizativa de la empresa o de conceptos analíticos, configura los parámetros necesarios para cada necesidad. Se pueden establecer alertas personalizadas para gastos no autorizados, como un gasto fuera de la tipología establecida o durante un día festivo.
6.3 Digitalización y OCR+ICR
Gracias a la homologación por parte de la Agencia Tributaria de múltiples países, al digitalizar una factura o tiques, este documento digitalizado tiene la misma validez que el original en papel. Los problemas derivados de documentos físicos, como la pérdida del mismo o la decoloración con el paso del tiempo (sobre todo en tiques), no supondrá un problema.
La tecnología OCR+ICR con la que cuenta Tickelia permite reconocer los datos del tique o la factura e introducirlos de forma automática, incluso de aquellos tiques manuscritos. Este proceso se hace mediante una fotografía, eliminando la necesidad de introducir todos los datos a mano en un excel. La App reconoce hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado, independientemente del idioma del tique o del país del cual proceda y la moneda utilizada.
6.4 Tarjeta Visa Tickelia
Optimiza los gastos de empresa con métodos de pago inteligentes. Con la tarjeta Visa Tickelia es posible mejorar el control de los gastos gracias a la configuración personalizada del servicio. Permite establecer límites diarios y mensuales, así como de uso por días y franjas horarias. Incluso se puede limitar el uso de gastos por tipología, evitando compras no autorizadas. En caso de detectar un pago fuera de la política de gastos de la empresa, la función Smart Autoblock permite bloquear la tarjeta inmediatamente, evitando fraudes o abusos.
7. Cómo mejorar la gestión financiera con una solución end to end como Tickelia
El objetivo es conseguir una gestión financiera lo más eficiente posible. Ayuda al departamento financiero simplificando sus tareas. Automatizando la liquidación y la contabilidad, agilizando la conciliación bancaria y pagando a los empleados que han anticipado dinero mediante SEPA.
De esta manera, Tickelia facilita la vida tanto al viajero o empleado en movilidad que está continuamente desplazándose, como al responsable de estos equipos de personas, así como al departamento de finanzas, concluyendo en una ayuda global para la empresa. Algunas de las ventajas más destacadas son:
- La persona que está diariamente acumulando tiques se despide de guardarlos, digitalizando estos documentos con una simple foto, sin introducir datos a mano.
- El responsable tiene un lugar donde gestionar todas las peticiones de su equipo, controlando todos los detalles de los gastos. Además, estableciendo alertas que vigilen algún posible descontrol, se reduce el fraude.
- El departamento de finanzas consigue un ahorro de tiempo enorme al automatizar muchas de sus tareas, pudiendo dedicar ese tiempo en tareas realmente importantes. También permite consultar analíticas de gastos y presupuestos para mejorar las inversiones y la empresa se beneficia de la recuperación del IVA desde el primer mes, con una altísima tasa de éxito, incluso si no se cuenta con la factura y solo se entrega un tique.
- Con la digitalización de los documentos permite tener un almacén en la nube, eliminando los miles de documentos que una empresa puede llegar a acumular a lo largo de los años de actividad.
Como podemos comprobar, con todas estas opciones y herramientas, la visión que otorga el método end to end de la gestión de gastos de empresa es global y detallada. Con un control milimétrico y constante, es más fácil alcanzar los objetivos y ser más competitivo en cualquier sector. Además, contando con la flexibilidad de acceso que nos brinda un sistema multiplataforma, se puede gestionar cualquier nota de gasto y viajes de empresa de manera cómoda y rápida.
