Viajar por trabajo es una de las principales necesidades para muchas compañías. Es una forma de fidelizar o captar nuevos clientes. Sin embargo, con las afectaciones sufridas por las consecuencias de la Covid-19 y la reducción de costes que han efectuado las empresas en los últimos años, la política de viajes ha cambiado sustancialmente.
Tabla de contenidos
1. Los viajes de negocios: una acción fundamental para la empresa
Más allá de las restricciones y las complicaciones sufridas en los últimos años, los viajes de negocios son fundamentales, por lo que muchos empleados están dispuestos a retomarlos siempre y cuando cuenten con una serie de requisitos que les permitan cubrir sus necesidades durante su trayecto y estancia.
Por ello, lo más importante para un viajero profesional es realizar sus tareas diarias sin problema y que sus clientes no estén desatendidos. El contacto con la empresa y los clientes es fundamental.
En muchas ocasiones, para que el viaje de negocios se desarrolle lo mejor posible, la empresa puede contar con un Travel Manager, la figura profesional que se encargará de organizar el viaje corporativo.
2. ¿Qué es un Travel Manager?
Un Travel Manager es un profesional experto en la gestión de viajes de empresa que se dispone a realizar desde el presupuesto hasta el plan de seguridad y gestión de riesgo durante el viaje.
Según Ostelea, Tourism Management School, un Travel Manager se puede encargar de la revisión de las tendencias en viajes, de la supervisión de las políticas de viajes y normas en el destino, el asesoramiento a los viajeros de la empresa, el control de gastos en los viajes de negocios o la negociación con proveedores de servicios y gestión de costes.
Además, un Travel Manager es un profesional que tiene que estar al día de las novedades del sector turístico, así como de las necesidades de los profesionales viajeros y de las demandas que se produzcan en el entorno empresarial.
2.1 ¿Cómo consiguen los Travel Manager ahorrar en los viajes de empresa?
Además de los vuelos y billetes en transporte, los Travel Manager son esenciales para ahorrar en el alojamiento cuando se realiza un viaje de empresa.
La reserva online y la comparación de precios en los diferentes buscadores es una muy buena opción para lograrlo. Es importante hacerlo a través de diferentes portales y buscadores, ya que existen numerosas páginas web de gestión de viajes con precios distintos. Por lo tanto, disponer de herramientas que permitan monitorizar la fluctuación de precios es una gran ventaja para ahorrar tiempo y dinero.
Lo más recomendable es reservar con antelación, ya que de esta manera se asegura que el precio sea inferior. Asimismo, es importante que todas las reservas que se efectúen a través de Internet permitan el rembolso, ya que es muy habitual que en los viajes de empresa las reuniones pueden ser canceladas o también pueden aparecer ofertas de última hora con grandes descuentos. De esta manera la empresa se puede asegurar de no perder el dinero ante cualquier problema.
El objetivo es encontrar la mejor relación calidad-precio teniendo en cuenta los intereses de la empresa, las necesidades del empleado y, también, en función del presupuesto asignado.
Una vez elegido el alojamiento, se debe de tener en cuenta cuál es el mejor método de pago para que el servicio sea más rentable. Una de las modalidades más recomendable es la de transacciones electrónicas, ya que además de rápidas, también son cómodas.
Como aspecto a destacar, el Travel Manager también debe informarse bien de las condiciones y negociar las cláusulas establecidas en los pagos con tarjetas de crédito cuando el viaje es a nivel nacional. Si, por el contrario, el viaje es a nivel internacional, deberá evitar efectuar el pago con tarjeta de crédito, ya que en varios países cobran recargos y comisiones por efectuar el pago.
3. ¿Qué es el MICE?
MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) es un tipo de turismo de negocios que se realiza con la finalidad de asistir a reuniones, congresos u otro tipo de eventos para cumplir con sus asuntos laborales.
En cuanto a este turismo de negocios, encontramos dos categorías:
- Primario: Siempre y cuando solamente se enfoque a asuntos de trabajo.
- Secundario: Cuando los asuntos de trabajo se acompañan de otras actividades de ocio y recreación en el destino del viaje realizado.
Según la asociación Travel Advisors, el 20% de los turistas que viajan lo hacen por trabajo y, en base a cifras de la ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones) estos gastan un 53% más que aquellos turistas que solamente viajan por placer.
3.1 Las características y tipos de eventos del turismo MICE
Si hay algo que destaca del turismo MICE es que ayuda a posicionar y mejorar la competitividad internacional del país o ciudad debido a la gran afluencia de asistentes que puede generar un cierto evento, como puede ser el Mobile World Congress.
¿Cuáles son los eventos más comunes en este tipo de turismo?
Congresos: Con una duración de más de un día, a estos eventos asisten empresas del mismo sector para intercambiar información y conocimientos.
Convenciones: Este tipo de eventos suelen estar organizados por una entidad privada y se presentan estudios, análisis o incluso productos a las demás empresas interesadas en el hilo argumental de la convención.
Ferias: En este caso, las ferias son eventos en los que empresas del mismo sector se reúnen para presentar y promocionar sus productos y servicios.
Debido a las consecuencias de la Covid-19, las características naturales del turismo MICE se han visto alteradas, dando paso a las nuevas tecnologías que les ha permitido, en algunas ocasiones, celebrar este tipo de eventos, pero de manera virtual.
Gracias a los avances tecnológicos es relativamente sencillo poder organizar un evento virtual con acceso en remoto, lo que permite al usuario y al organizador un mayor alcance y flexibilidad a la hora de llevar a cabo este tipo de eventos.
4. Principales necesidades de los viajeros de negocios
Como hemos comentado, es muy importante poder satisfacer las necesidades del empleado viajero durante su estancia, ya que, de esta manera, no solo desarrollará sus tareas asignadas con más eficacia y agrado, sino que también aumentará su productividad durante el tiempo que esté fuera de las instalaciones de la empresa.
Existen 5 necesidades imprescindibles para un empleado viajero:
4.1 Wifi
La utilización de Internet es una necesidad fundamental para el tráfico normal de una compañía. El uso del correo electrónico, acceso a información y documentos en la nube o acceso a servidores es una prioridad para los empleados. Por ello, antes de viajar, el Travel Manager se debe asegurar de que el hotel donde se alojará el viajero corporativo tiene una buena conexión a Internet.
Además, si se trata de según qué vuelos (sobre todo internacionales) las aerolíneas cuentan con conexión WiFi para que los viajeros puedan conectarse a la red durante el trayecto. Este aspecto cada vez está mejor valorado por los trabajadores viajeros, por lo que será otro aspecto a tener en cuenta.
4.2 Mesa de trabajo en las habitaciones del hotel
Otra de las necesidades del viajero de negocios es tener, en la habitación del hotel donde se aloja, un espacio de trabajo para poder realizar sus tareas laborales. Es importante tener un pequeño escritorio o mesa de trabajo en la que puedan colocar el ordenador y trabajar de manera cómoda.
Asimismo, hay hoteles habilitados para los trabajadores que viajan por motivos de negocios que garantizan una experiencia más tranquila y silenciosa, algo que puede ser muy beneficioso para el empleado.
4.3 Salas de reuniones
En el caso que el empleado tenga que reunirse con un cliente y no sea en las oficinas de este, el viajero profesional debe disponer, en el hotel donde se aloje, de salas de reuniones. El Travel Manager debe informarse de los medios de los que dispone la sala de reuniones del hotel, como la conexión WiFi, proyectores, micrófonos, etc. Además, también debe informarse de los costes adicionales que puedan existir para otros servicios.
Es importante que el Travel Manager obtenga esta información antes de hacer la reserva para que pueda garantizar al trabajador todos los elementos que necesite para desarrollar correctamente su trabajo durante la estancia y no haya sorpresas de última hora.
4.4 El late check-out
Otras de las demandas que tienen la mayoría de los viajeros de negocios es la posibilidad de dejar la habitación más tarde para poder aprovechar el día con las reuniones y encuentros con los clientes. Por ello, es importante que el Travel Manager encuentre un hotel que permita el late check-out para no tener que buscar un lugar donde dejar la maleta hasta que salga el tren o el vuelo del viajero.
En el caso de que esta opción no esté disponible en un hotel que satisface todas las demás necesidades del trabajador, el Travel Manager tendrá que cerciorarse de que el hotel le permite al empleado dejar sus maletas en consigna hasta que él vaya a recogerlas, sea la hora que sea.
4.5 Centro de coworking
Una de las principales demandas de los viajeros de negocios son los centros de coworking en los que puedan trabajar cómodamente, dispongan de WiFi, impresoras o alguna sala de reuniones. Cada vez más, los centros de coworking tienen mucha presencia y resultan ser un espacio agradable para que el trabajador pueda desarrollar cómodamente su actividad.
Además, según un estudio de la empresa RoomIt by CWT, los factores determinantes para un empleado viajero a la hora de valorar su estancia en un hotel es el acceso al WiFi, la tarifa de la habitación, la distancia con el lugar de trabajo y el desayuno, por lo que estos aspectos serán los fundamentales que el Travel Manager tendrá que tener en cuenta a la hora de buscar hotel para los empleados en movilidad.
5. Necesidades surgidas a raíz de la Covid-19
A pesar de mantener las necesidades anteriormente expuestas, los empleados que se ven en la situación de viajar por trabajo hoy en día han añadido otras más que les permitirán trasladarse, a partir de ahora, con más seguridad y tranquilidad.
- Gestión paperless: Gran parte de los trabajadores en movilidad admiten que, a causa de la Covid-19, prefieren gestionar documentos desde la nube y no llevar nada impreso. Por lo tanto, esto incluye los billetes de avión, la reserva del hotel, entradas a eventos corporativos, etc. En este sentido, el uso de dispositivos móviles, como tablets o smartphones, son la mejor opción.
- Seguros de viaje completos: Uno de los miedos más frecuentes en la actualidad a la hora de viajar es tener dificultades para volver debido a restricciones impuestas por el gobierno del país de la estancia. Por ese motivo, el seguro contratado tiene que cubrir al máximo todas las afectaciones derivadas por la Covid-19.
- Sistemas de pagos eficientes: Tanto los Travel Managers como los viajeros de negocios necesitan encontrar las mejores herramientas para optimizar algunos de los procesos que se efectúan durante un viaje de negocios, como son los pagos. Tanto en el momento de reservar un hotel o billetes de transporte, como en el momento de pagar comidas o material necesario, el sistema de pago debe ser eficiente. Hoy en día se está apostando por los softwares de gestión de gastos, los cuales permiten que el trabajador pueda reportar un gasto de manera ágil, sin perder demasiado tiempo y, de la misma forma, el responsable pueda gestionar dicho gasto con eficiencia.
- Transporte personal: Para evitar el contacto innecesario con más personas y, así, minimizar el riesgo del contagio, los trabajadores se sienten más seguros si tienen un transporte personal (un coche alquilado, por ejemplo) para poder moverse por la ciudad.
Además, algo cada vez más valorado por los trabajadores es no contar con dinero en efectivo adelantado por la empresa, sino utilizar una tarjeta corporativa para realizar todos aquellos gastos que sean necesarios durante su estancia.
6. Consejos útiles para los viajeros de negocios
Los profesionales que viajan habitualmente para hacer negocios suelen acumular mucho cansancio debido a los largos desplazamientos, las noches fuera de casa y la complicada conciliación familiar y laboral. Por esto son especialmente propensos al estrés por agotamiento o incluso a sufrir burnout o síndrome del trabajador quemado. Estos sencillos tips para profesionales en ruta pueden contribuir a reducir las situaciones estresantes y mejorar la experiencia de los viajes de negocios.
6.1 Planificar el viaje
Una de las claves para que el viaje de negocios resulte satisfactorio es una buena planificación. El viajero debe tener claro los horarios de las visitas y de las reuniones, los traslados del aeropuerto al hotel y del hotel al lugar de trabajo, y calcular bien los tiempos que invertirá en cada una de las acciones.
La puntualidad es asimismo un aspecto muy importante, sin embargo, deberemos contar con posibles contratiempos como atascos o pérdidas de equipaje.
6.2 Informarse sobre el destino
Otro consejo práctico es informarse sobre el destino antes de iniciar el viaje. El empleado en viaje de negocios debe tener unas mínimas nociones de la ciudad a la que viaja como sus horarios, seguridad o costumbres. Además, se deberá informar si alguno de los días que viaja es una fiesta local que le obligue a cambiar los planes establecidos.
Para todo ello, el uso de bases de datos o de redes sociales puede facilitar el proceso de recopilación de toda esta información, así como ofrecer una mejor experiencia para el viajero de negocios.
6.3 Equipaje
Cuando se realiza un viaje de negocios se debe llevar una maleta ligera y pequeña, ya que suelen ser estancias de pocos días, y si se viaja en avión para que se pueda llevar en la cabina sin necesidad de facturar. Esto ahorra tiempo en los aeropuertos y también a la hora de hacer y deshacer el equipaje. Si se lleva ropa delicada que no queremos que se arrugue, lo mejorar que se puede hacer es colocarla encima del neceser de aseo, ropa interior, zapatos, etc. y colocar una toalla encima para protegerla.
6.4 Transporte
Este aspecto es muy importante y vital para el viajero. Si se viaja en avión es necesario informarse, previamente, de las opciones de traslado entre aeropuerto y hotel. Deberemos saber si los trayectos entre el alojamiento y los puntos de reuniones y visitas se pueden hacer caminando. Además, hay que tener en cuenta las opciones de transporte público para llegar en un menor tiempo posible.
6.5 Alojamiento
En quinto lugar, la elección del hotel es igualmente determinante para tener una buena experiencia de viaje. La cercanía del alojamiento con el lugar en el que se celebraran las visitas o las reuniones ayudará a ahorrar mucho tiempo y evitará grandes quebraderos de cabeza. Lo ideal sería poder llegar caminando hacía el destino, pero si no es posible, deberemos estudiar las conexiones que hay mediante el transporte público.
6.6 Justificar los gastos
Finalmente, cuando realizamos un viaje corporativo no debemos olvidarnos de los comprobantes de pago en los lugares que se ha realizado un gasto, como hoteles, transporte o restaurantes, y gestionarlos de acuerdo al protocolo de cada empresa, ya sea mediante la confección del informe de gastos o su gestión automatizada.
En las empresas que gestionan estos gastos manualmente, el viajero de negocios deberá recopilar y entregar todos y cada uno de los tiques en papel, con el fin de justificar los gastos realizados y que estos puedan ser contabilizados adecuadamente.
Sin embargo, con las soluciones que digitalizan los comprobantes de pago, tanto el profesional en viaje de negocios como el departamento de contabilidad podrán prescindir de la mayoría de tareas burocráticas en relación a los gastos de viaje.
7. Gestión paperless de los gastos de viajes de empresa
Hoy en día es posible contar con una gestión de gastos de empresa completamente paperless para que la compañía pueda prescindir del papel, de las tareas manuales, así como de los adelantos en efectivo a sus trabajadores viajeros.
Tickelia es una solución cloud que logra reducir en un 75% el tiempo dedicado a la gestión de gastos y viajes de empresa, desde una única plataforma enlazada con el sistema de gestión empresarial o ERP de la compañía.
Esta solución permite al empleado en movilidad reportar cualquier tipo de gasto de la manera más sencilla: simplemente tendrá que pagar lo que necesite, hacer una fotografía del tique y subirla a la App de Tickelia; la solución se encarga del resto, desde el control de las políticas de gasto hasta la contabilización con el ERP.
Además, para que el empleado pueda pagar cómodamente sus gastos de empresa y la compañía obtenga el control de cada uno de los pagos efectuados, esta solución pone a disposición de los usuarios la tarjeta Visa Tickelia, un método de pago inteligente configurable con límites y restricciones en base a las políticas de gastos de empresa. Asimismo, esta tarjeta cuenta con la función Smart AutoBlock, que logra bloquear la tarjeta hasta que los pagos realizados no estén debidamente justificados.
Tickelia permite a la empresa simplificar el flujo de solicitudes de medios y el análisis de costes de viaje, con trazabilidad en cada punto y con posibilidad de gestión de imprevistos o cancelaciones, así como la solicitud de medios en movilidad (una plaza hotelera, billetes de avión o tren, coche en alquiler, etc.) y un perfil de gestión para el Travel Manager o comunicación bidireccional con la agencia de viajes de la empresa.
Asimismo, Tickelia integra la petición de anticipos en el proceso de notas de gastos que permite a los responsables configurar un flujo de aprobación multinivel en función del importe solicitado, pago automático mediante transferencia SEPA e, incluso, la gestión de devoluciones y ajuste automático de liquidaciones negativas a devolver.
