Cuando hablamos de viajes de empresa, generalmente nos imaginamos a un ejecutivo con traje y maletín en un avión. Sin embargo, son muchos los trabajadores que realizan viajes de negocios en su propio coche. En esos casos, en lugar de pagar el importe del billete, las empresas tienen que abonar al trabajador el precio del kilometraje por los viajes profesionales realizados. ¿Pero cómo determinan las empresas el precio del kilometraje?
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el kilometraje?
En términos sencillos, el kilometraje es una distancia en kilómetros. Si nos circunscribimos a los viajes de negocios, el kilometraje (o mejor dicho, el precio del kilometraje) es una tasa que las empresas pagan a los trabajadores que tienen que realizar un viaje de negocios en su vehículo particular.
Por lo tanto, el precio del kilometraje es una compensación que abona la empresa por los gastos derivados del uso de un coche. Es decir, que no solo cubre el combustible, sino que también tiene que incluye impuestos, desgaste, seguro…
Para fijar el precio del kilometraje se deben tener en cuenta varios factores: la política laboral de la empresa, el convenio colectivo aplicable y la legislación. Además, se valoran otras circunstancias, como la antigüedad del trabajador o el sector de la actividad.
Básicamente, para fijar el precio del kilometraje hay que calcular el coste de cada kilómetro recorrido con el vehículo del trabajador. Pero, claro, esto no siempre resulta fácil, especialmente teniendo en cuenta el escenario de inflación disparada y el incremento del coste del combustible que venimos experimentado los últimos años.
2. ¿Qué gastos incluye el kilometraje en los desplazamientos profesionales?
Los gastos relacionados con el kilometraje tienen que cubrir el desgaste y el consumo del vehículo durante el viaje de empresa profesional realizado por el trabajador. Dentro de estos gastos se recogen los siguientes:
- El combustible. El gasto más elevado del precio del kilometraje, pudiendo alcanzar hasta el 60% de la cuantía.
- Desgaste del vehículo y averías. Aquí entran los neumáticos, el aceite, el deterioro de las piezas, etc.
- El seguro del coche. Se incluye la parte proporcional de la póliza del seguro del vehículo.
- Impuestos. Se mete la parte proporcional de los impuestos que paga el titular del vehículo, como el impuesto de circulación y el de matriculación.
2.1. ¿Y qué gastos no quedan cubiertos por el kilometraje?
No obstante, no todos los gastos relacionados con los viajes de empresa están incluidos en el precio del kilometraje. Obviamente, si el trabajador comete una infracción y le ponen una multa, tendrá que abonarla de su bolsillo.
Otros gastos que no abarca el precio del kilometraje son los peajes y los costes de aparcamiento. Esto no significa que la empresa no tenga que compensarlos, sino que se trata de otros conceptos que trabajador tiene que añadir a su nota de gastos. En ese sentido, la mayoría de las empresas requieren que el trabajador presente justificantes o facturas.
2.2. Diferencia entre gastos de kilometraje y pluses de transporte
Como ya hemos visto, los gastos de kilometraje son aquellos relacionados con un viaje de empresa realizado por el trabajador en su vehículo particular. Pero no hay que confundirlos con los pluses de transporte, aunque la diferencia a veces pueda parecer difusa.
Los pluses de transporte son un tipo de incentivo económico que la empresa da a los trabajadores por los gastos derivados del desplazamiento entre su domicilio y el lugar de trabajo. La cuantía se determina en el convenio colectivo (siempre que la empresa apruebe dicho incentivo).
3. Cómo fijar el precio del kilometraje de los viajes de empresa en 2023
Lo primero que hay que aclarar es que el precio del kilometraje no está legalmente regulado en España. Es decir, que no existe un reglamento en el que se fije la cantidad que las empresas tienen que pagar a los trabajadores que realizan viajes de trabajo en su coche.
Sin embargo, el precio del kilometraje en 2023 en España establecido por la Agencia Tributaria es de 0,19 euros por kilómetro, el mismo que en los dos últimos años. Pero esto no significa que esa sea la cuantía que tienen que pagar las empresas en concepto de kilometraje en los viajes de negocios. De hecho, según un estudio realizado por Tickelia, el precio medio del kilometraje en 2022 fue de 0,24 euros por kilómetro.
En general, el precio del kilometraje se fija en el convenio colectivo de cada empresa y, en su defecto, en el del sector de la actividad. Los criterios siguen las empresas para establecer el precio del kilometraje son los siguientes:
- La antigüedad, cargo y nivel de responsabilidad del trabajador.
- El sector de la empresa.
- La política de gastos de viaje de la empresa (no confundir con los gastos del kilometraje).
- La carga que transporta (en su caso).
Ahora bien, las políticas de la empresa no solo deben definir las cantidades a pagar. También es necesario especificar cómo se justifican, los límites del gasto y las condiciones de la devolución del dinero.
3.1. El límite de Hacienda
Vale, pero si cada empresa es libre para establecer el precio del kilometraje, ¿para qué sirve la cantidad de 0,19 euros por kilómetro que indica la Agencia Tributaria en la sección de asignaciones para gastos de locomoción?
Si la empresa paga al trabajador 0,19 euros por kilómetro o menos, la compensación está exenta de impuestos para el trabajador. El excedente sí que tributa. Por su parte, la empresa debe incluir la cantidad en su contabilidad como una parte de los gastos de locomoción.
4. Cómo gestionar de manera eficiente el gasto del kilometraje
Independientemente de la cantidad que elijas para fijar el precio del kilometraje en tu empresa, es fundamental realizar un control de gastos preciso y eficiente. En ese sentido, un programa de gestión de gastos es la solución óptima.
Y si además cuenta con funciones diseñadas especialmente para viajes de empresa, todavía mejor. Tickelia es un programa de gestión de notas de gasto y viajes de empresa que automatiza y digitaliza todo el proceso a través de prestaciones específicas, como, por ejemplo:
- Configuración de rutas prestablecidas.
- Cálculo automático de kilómetros recorridos.
- Integración con Google Maps en la App para indicar el punto de origen y de destino en la ruta.
A través del software de Tickelia, la gestión se simplifica tanto para la propia empresa como para los empleados, que también pueden realizar una solicitud de anticipos por los gastos derivados del viaje a través de la app para móviles (disponible para iOS y Android). La gestión de los gastos de viajes de empresa nunca fue tan fácil. Solicita tu demo hoy mismo y descubre todas las ventajas que Tickelia pone a tu alcance.
