No atual ambiente de negócios, as viagens de negócios desempenham um papel fundamental no crescimento e expansão das empresas, proporcionando oportunidades para estabelecer contactos, fechar negócios e explorar novas oportunidades de mercado. Mas já pensou em como planeá-las e executá-las eficazmente? Conheça as chaves para maximizar o sucesso das suas viagens de negócios!
Tabela de conteúdos
1. A importância de organizar as suas viagens de negócios
O surto da pandemia de Covid-19 pôs em risco muitas viagens, incluindo as viagens de negócios. Esta suspensão pôs em perigo a realização de muitos eventos, reuniões e convenções que reuniam um grande número de empresários e empregados de todo o mundo. Apesar de se adaptarem às condições actuais, oferecendo formatos híbridos ou totalmente online, este tipo de reuniões, conhecido pelo acrónimo MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) , obtém os seus melhores resultados quando se realizam presencialmente.
Com um número cada vez maior de viagens de negócios, é importante gerir corretamente este tipo de viagens para maximizar o seu valor e tirar o máximo partido das mesmas. De acordo com o último relatório da GBTA “GBTA Business Travel Index Outlook to 2023: Annual Global Report and Forecast”, prevê-se que o nível pré-pandémico de gastos em viagens de negócios de 1,2 biliões de euros seja ultrapassado até 2024, pelo que, mais do que nunca, é necessário conhecer as chaves para planear, executar e gerir as viagens de negócios para impulsionar o sucesso organizacional.
2. Dicas importantes para organizar as suas viagens de negócios
2.1 Estabeleça os objectivos que motivam a viagem
Antes de embarcar numa viagem de negócios, é essencial ter uma noção clara dos objectivos que pretende alcançar. É para fechar um negócio com um potencial cliente, participar numa conferência ou feira comercial para estabelecer contactos? A definição destes objectivos ajudará a estruturar o itinerário e a definir as prioridades das actividades durante a viagem. No entanto, é importante ter em conta a política de viagens da empresa durante todo o processo de organização, de modo a adaptá-la às regras e restrições da organização. Por fim, será o gestor de viagens que terá a responsabilidade de aprovar as propostas do colaborador e de procurar as melhores opções para a viagem.
Além disso, antes de viajar para um destino específico, é essencial efetuar uma pesquisa aprofundada sobre a cultura empresarial local e as práticas comerciais. Isto inclui aspectos como o horário normal de trabalho, as expectativas de pontualidade e as formas de comunicação preferidas. Estar bem informado sobre estes aspectos não só facilitará a interação com os parceiros comerciais locais, como também ajudará a evitar mal-entendidos culturais que possam afetar negativamente as relações comerciais. Além disso, conhecer pormenores sobre o destino, como o clima, as infra-estruturas e as opções de transporte, também pode ser benéfico para planear a viagem de forma mais eficiente, tendo em conta os horários e os tempos de viagem locais.
2.2 Organize toda a sua documentação e reservas com antecedência
Um planeamento meticuloso é fundamental para evitar contratempos durante a viagem. Isto inclui a organização (e a colocação em prática) de documentos importantes como passaportes, vistos, bilhetes de identidade, cartões de embarque e reservas de alojamento e transporte. Recomenda-se que tome estas providências com bastante antecedência para evitar problemas de última hora e para tirar partido de eventuais descontos ou tarifas preferenciais. A utilização de ferramentas de gestão de viagens ou de serviços especializados pode facilitar este processo e garantir uma experiência de viagem mais tranquila.
No processo de reserva, é muito importante aderir aos programas de fidelização das companhias aéreas mais utilizadas pela empresa (tendo em conta que este é um dos meios de transporte mais utilizados pelos viajantes de negócios). Desta forma, obterá cartões de fidelização que lhe permitirão acumular pontos e usufruir de benefícios como descontos, produtos ou serviços como o aluguer de automóveis ou estadias em hotéis.
2.3 Informe-se sobre a situação sanitária e de segurança no seu destino
Para além da política de viagens, a empresa tem também uma política de segurança que inclui procedimentos de emergência e recursos disponíveis em caso de incidentes e orientações para uma viagem segura. Algumas organizações dão mesmo formação específica em matéria de segurança antes das viagens da empresa. Mas para além das situações de emergência e da segurança do pessoal durante a viagem, é importante manter-se informado sobre as condições de saúde e segurança no destino.
Esteja ciente dos riscos potenciais, como surtos de doenças, condições meteorológicas extremas, conflitos políticos ou sociais e qualquer outra situação que possa afetar o bem-estar durante a viagem. A consulta de fontes fiáveis, como os sítios Web do governo ou agências de viagens especializadas, pode fornecer informações actualizadas sobre a situação no destino e ajudar a tomar decisões informadas sobre se é seguro viajar ou que precauções adicionais podem ser necessárias.
É importante tomar as precauções adicionais necessárias para garantir a segurança, como evitar zonas de conflito ou perigosas, manter-se a par das vacinas e medicamentos recomendados para o destino, levar um estojo de primeiros socorros e manter-se em contacto regular com colegas ou familiares para informar sobre a sua localização e situação. Ao tomar estas precauções adicionais, pode reduzir o risco de se deparar com situações perigosas ou de emergência durante a sua viagem e garantir uma experiência mais segura e tranquila.
2.4 Optimize o seu itinerário e o seu tempo
O planeamento eficiente de reuniões e eventos é fundamental para evitar perdas de tempo durante as viagens de negócios. Durante o período em que está no estrangeiro, procura produtividade nas suas reuniões, pelo que é importante coordenar antecipadamente as horas de reunião convenientes, bem como o objetivo de cada reunião. Além disso, é importante dar prioridade às tarefas mais importantes e urgentes, bem como agrupar as actividades por localização geográfica para minimizar o tempo de deslocação e utilizar esse tempo para outros assuntos.
2.5 Garanta a sua conetividade e disponibilidade de comunicação
Durante as viagens de negócios, é crucial garantir a disponibilidade de comunicação com os seus colegas e contactos externos. Isto significa garantir que tem acesso a dispositivos de comunicação, como telemóveis com roaming ou cartões SIM locais, bem como computadores portáteis com ligação à Internet. Além disso, é importante ter em conta as diferenças horárias ao agendar chamadas ou videoconferências para garantir uma comunicação eficaz.
Para facilitar a comunicação durante as viagens de negócios, é aconselhável utilizar ferramentas e aplicações de comunicação eficientes. O correio eletrónico, as mensagens instantâneas e a videoconferência permitem-lhe manter-se em contacto com colegas e clientes de forma rápida e eficaz, mesmo quando está fora do escritório. Além disso, a utilização de ferramentas de colaboração em linha, tais como documentos e calendários partilhados, pode facilitar a coordenação e o planeamento de actividades em viagem.
Apesar dos avanços tecnológicos e das comunicações, podem surgir problemas de conetividade durante as viagens de negócios, como a falta de sinal de Internet ou problemas técnicos com dispositivos electrónicos. Por conseguinte, é essencial ter um plano de reserva para o caso de estes problemas ocorrerem. Pode levar consigo um dispositivo de ligação móvel adicional, ter acesso a redes Wi-Fi públicas ou ter uma lista de números de telefone de emergência da empresa ou do fornecedor de serviços de comunicação para pedir assistência técnica em caso de necessidade.
2.6 Mantenha uma aparência profissional e respeite as normas culturais do país de acolhimento
O vestuário e a aparência desempenham um papel crucial numa imagem profissional durante as viagens de negócios. É importante que se vista de forma adequada e profissional, de acordo com a etiqueta empresarial. Isto pode implicar o uso de fatos formais ou de vestuário de negócios, certificando-se de que as roupas estão em boas condições. Uma aparência cuidada e profissional ajudará a transmitir uma impressão positiva e respeitosa durante as interacções comerciais.
Durante as viagens de negócios internacionais, também é essencial respeitar as normas culturais e comerciais do país anfitrião. Isto inclui familiarizar-se com os costumes locais, gestos educados e formas correctas de tratamento, bem como estar ciente das práticas comerciais e de negociação comuns no país visitado. Mostrar sensibilidade cultural e adaptar-se às expectativas locais ajudará a construir relações comerciais sólidas e a evitar mal-entendidos ou ofensas involuntárias.
2.7 Equilibre o tempo de trabalho com o bem-estar pessoal
Durante as viagens de negócios, é fácil cair na armadilha de trabalhar sem pausas, o que pode levar ao esgotamento e ao aumento do stress. É crucial fazer pausas regulares durante a viagem para recarregar as energias e manter um nível ótimo de produtividade. Isto pode implicar a programação de pequenas pausas entre reuniões ou actividades, bem como tempo para relaxar e desligar-se do trabalho. Tal como é aconselhável otimizar o tempo no seu itinerário para melhorar a produtividade, é necessário incluir actividades de lazer e turismo no seu itinerário sempre que possível.
É essencial dar prioridade ao equilíbrio entre o trabalho e o bem-estar pessoal durante as viagens de negócios. Para tal, deve estabelecer limites claros entre o tempo dedicado ao trabalho e o tempo dedicado ao descanso e ao lazer. É importante reconhecer a importância de cuidar do bem-estar físico e emocional, tanto para a saúde pessoal como para a eficácia do trabalho a longo prazo. Ao dar prioridade ao equilíbrio entre o trabalho e o bem-estar pessoal, estará a garantir uma experiência de viagem mais satisfatória e a promover um nível mais elevado de desempenho e bem-estar geral.
2.8 Utilize uma ferramenta de gestão de despesas
Durante a viagem, é essencial acompanhar e registar as despesas efectuadas, uma vez que muitas delas são cobertas pela empresa, como as despesas de viagem e de estadia. Para que possa apresentá-las corretamente, deve apresentar facturas, bilhetes ou recibos relativos às despesas em questão. Se a sua empresa gere este processo manualmente, terá de recolher e guardar cuidadosamente cada recibo. Mas se, por outro lado, dispõe de ferramentas como o Tickelia, que digitaliza e automatiza o processo de gestão de despesas sem um grande número de tarefas burocráticas, só tem de se preocupar em tirar uma fotografia do talão a partir da aplicação móvel.
O Tickelia é uma ferramenta especializada, concebida para facilitar a gestão de despesas durante as viagens de negócios. Com esta aplicação, os profissionais podem registar facilmente todas as despesas ou pedidos relacionados com viagens, como alojamento, transporte e refeições, diretamente a partir dos seus dispositivos móveis. Além disso, oferece várias funcionalidades que simplificam e agilizam o processo de gestão de despesas, como a captura de recibos com base em fotografias, a categorização automática de despesas, a elaboração de relatórios detalhados e a análise dos custos da viagem.
Ao utilizar o Tickelia, os viajantes podem ter um controlo preciso das suas despesas em tempo real, o que lhes permite manter-se dentro do orçamento. Além disso, para cumprir a política de despesas da empresa e evitar despesas não autorizadas, o cartão Visa do Tickelia está disponível para evitar adiantamentos de dinheiro aos empregados e para definir limites e restrições de despesas personalizados. Com este meio de pagamento, tanto a empresa como o colaborador ganham em comodidade e controlo das despesas. Para além disso, este cartão tem uma função de AutoBloqueio Inteligente que bloqueia o cartão se as despesas não forem devidamente justificadas.
O Tickelia também facilita o pedido de adiantamentos, com um sistema de aprovação multinível baseado na análise da empresa e pagamento automático por transferência SEPA.
Outro ponto positivo é a integração do Tickelia com outras ferramentas de gestão empresarial, como sistemas de contabilidade e programas de gestão de viagens, permitindo uma maior eficiência na administração financeira da empresa.
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