Controlo de despesas de viagens de empresa: 4 principais dificuldades

À medida que as empresas crescem e ampliam as suas áreas de atuação, torna-se obrigatória a necessidade de levar os produtos ou serviços a outros clientes espalhados pelo país ou pelo mundo. Nessas situações, os colaboradores deslocam-se em viagens por diferentes lugares. Portanto, é crucial que as empresas tenham um controlo eficiente das despesas relacionadas a essas viagens, o que gera alguns benefícios, mas, também, alguns desafios. Neste artigo, abordaremos as quatro principais dificuldades do controlo de despesas de viagens.

Pontos Chave

• A falta de visibilidade e o controlo manual de despesas continuam a ser as principais causas de erros, duplicações e incumprimentos nas viagens corporativas.
• A adoção de políticas internas claras, formação das equipas e um processo estruturado reduz falhas e custos inesperados.
• Ferramentas digitais e automação permitem monitorizar despesas em tempo real, eliminar erros manuais e reforçar o compliance fiscal.
• Uma gestão eficiente das despesas de viagem melhora o cash-flow, reduz riscos de fraude e aumenta a satisfação dos colaboradores.

1. Controlo de despesas de viagens

Uma das despesas que muitas empresas enfrentam, e por vezes têm alguma dificuldade em gerir, são aquelas relacionadas com desembolsos extras de trabalhadores, geralmente relacionados com viagens, deslocação e/ou alimentação associados ao trabalho.

1.1 Despesas com viagens

São as relacionadas com passagens aéreas, combustível, uso de veículos (de alguer o própio) ou qualquer outro meio de transporte público e privado.

1.2 Ajudas de custo

As ajudas de custo são uma compensação financeira da empresa por despesas relacionadas com o trabalho dum funcionário, que podem ir desde a alimentação ao alojamento. Geralmente estão associadas a viagens de negócios ou ao subsídio de alimentação.

Na gestão dessas despesas, as empresas costumam escolher entre dois modelos que se adaptam às suas necessidades e realidades: o modelo fixo ou o modelo de justificação de custos.

No primeiro é definido um determinado valor para um conjunto de despesas previamente definidas, evitando o controlo detalhado de cada movimento.

Já no segundo, cada trabalhador deve apresentar comprovativos (passagem, fatura, voucher, etc.) para reclamar adequadamente o dinheiro gasto. Aqui, as empresas avaliarão a despesa e após aprová-la, pagarão o valor declarado.

2. Viagens corporativas, como otimizar a sua gestão e uso?

Quando os colaboradores se deslocam em viagens por diferentes lugares, as empresas precisam de pensar em formas de administrar a gestão das despesas para não apenas garantir a segurança dos seus profissionais, mas também evitar gastos desnecessários.

Uma gestão de viagens corporativas eficaz disponibiliza vantagens para o negócio, desde a otimização de custos e um maior controlo administrativo. Sem esquecer do aumento da produtividade dos próprios trabalhadores.

No entanto, separamos alguns benefícios para ajudar as empresas na gestão:

2.1 Possuir uma política completa

As regras transmitem boa condução para os colaboradores. Com isso, eles sabem o que podem gastar, como devem proceder e quais os documentos a apresentar que comprovem os pagamentos. Quando a empresa assume uma boa política de viagens corporativas, ela ganha clareza e dinâmica. Com boas informações e os documentos corretos, melhor será para os colaboradores e para a própria empresa, que terá maior controlo de despesas de viagens e otimizará seus processos e resultados financeiros.

2.2 Consciencialização dos colaboradores

Além duma boa política de viagens de empresa, os colaboradores precisam adotar e executar tais práticas. É necessário que a empresa os consciencialize sobre a importância da economia e como manter um controlo eficaz sobre as despesas corporativas. Afinal, quando a empresa caminha com eficiência, todos são beneficiados. Informar os colaboradores de como executar escolhas mais seguras e inteligentes em suas viagens é muito importante.

2.3 Controlo de pagamentos de qualquer lugar

Para que uma empresa tenha tranquilidade e ganhe facilidade nos seus processos financeiros, é sempre necessário que o setor financeiro trabalhe com um orçamento determinado. Atualmente existem alternativas de pagamento que podem ser controladas à distância, como cartões de crédito corporativos integrados a uma plataforma de gestão de despesas que pode visualizar os gastos em tempo real de maneira prática e ágil, como é o caso da Tickelia.

No entanto, não podemos esquecer as necessidades dum viajante de negócios e os seguintes passos para um melhor controlo de pagamentos e despesas:

• Digitalizar despesas e recibos.
• Controlar, rever e decidir.
• Elaborar um orçamento para o controlo das despesas.
• Criar políticas ou procedimentos de compra e despesas que todos compartilhem.
• Comparar o que está previsto com o que está realmente a ser feito.
• Comunicar aos colaboradores a importância de economizar e evitar desvios de orçamento.

3. 4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas

É possível observar que as despesas com as viagens são enormes, apesar de terem um potencial de retorno muito grande. Com isso, torna-se necessário a realização do controlo de despesas em viagens corporativas. Porém, isso não é tão simples de ser realizado, já que a empresa precisa encontrar o equilíbrio entre reduzir os custos, mas sem abrir mão da qualidade e o conforto das viagens para os colaboradores. É necessário ter um bom planeamento, fazer análises, ter o pensamento estratégico e contar com a ajuda de boas ferramentas de viagem para encontrar os melhores preços e conseguir as melhores oportunidades de alojamento e reservas.

Para que as empresas consigam tomar as melhores decisões e controlar os gastos, separamos 4 das principais dificuldades de controlo de gastos que podem aparecer no dia a dia:

3.1 Reembolso

A primeira dificuldade ao reduzir custos e, talvez, a maior, é o reembolso e a veracidade das informações, seja por registos de gastos extras, por desatenção ou até mesmo por fraude. A melhor maneira de superar essa dificuldade e organizar os reembolsos é através de políticas e normas específicas e bem definidas, com prazos e as formas pelas quais as solicitações serão realizadas. É importante definir prazos e deixar as informações claras para os colaboradores. Afinal, o pagamento é um direito do colaborador, um dever da empresa e a clareza das informações pode fazer parte desta motivação.

3.2 Submissão de despesas feita pelo próprio colaborador

Outra dificuldade bastante comum é quando a empresa não possuí uma gestão de viagens corporativas e a submissão das despesas fica a cargo do próprio colaborador que participou da viagem. Apesar de parecer uma tarefa simples, são muitas informações importantes e, ao acumular com as outras tarefas do colaborador, maior é a hipótese de erros. Além disso, quanto maior for a equipa, mais notas, pedidos de reembolso e outras informações que demandam gestão das mesmas.

3.3 Controlo dos canais de compras

Mais uma dificuldade que as empresas enfrentam na hora de reduzir os custos é com o controlo efetivo dos diferentes canais de compras. Isto porque, atualmente, existem diversas opções de sites e apps para a compra de passagens, reservas de hotéis, aluguer de carros, etc.

3.4 Perda ou atraso nas faturas

Por fim, outro problema muito comum é a perda da fatura, ou ainda, o atraso na data de entrega das faturas e talões. Isso pode gerar muitos problemas para a empresa, além de ser considerado como uma tentativa de fraude. Por isso, é necessário que as políticas de viagens corporativas sejam muito bem definidas e que os trabalhadores estejam cientes de todos os seus direitos, deveres e responsabilidades.

Com a Tickelia, poderá fazer uma gestão de viagens corporativas efetiva e reduzir os custos.

Para além das quatro dificuldades principais, existem outros desafios estruturais que dificultam significativamente o controlo de despesas:

• Falta de visibilidade em tempo real

Grande parte das empresas apenas obtém dados consolidados após o término da viagem, quando os recibos são entregues. Isso impede ajustes de orçamento e decisões rápidas.

• Despesas em moeda estrangeira e flutuação cambial

Viagens internacionais implicam taxas variáveis, conversões falhadas e discrepâncias entre o valor pago e o valor declarado, abrindo margem para erros.

• Cancelamentos e alterações de última hora

Voos adiados, reservas canceladas e imprevistos geram custos inesperados difíceis de rastrear ou imputar corretamente.

• Uso indevido de adiantamentos

Em empresas que ainda recorrem a adiantamentos em dinheiro, torna-se difícil garantir que a totalidade dos valores é justificada e devolvida.

• Complexidade fiscal e exigências de auditoria

Recibos ilegíveis, documentos incompletos ou falta de dados obrigatórios dificultam a dedução fiscal e podem originar penalizações.

4. Check-list ideal de controlo interno

Tabela de auditoria interna para despesas de viagem:

Categoria	O que verificar	Documentos necessários	Responsável	Observações
Transporte	Bilhetes, datas e valores corretos	Fatura + comprovativo	Colaborador / RH	Verificar classe e política
Alojamento	Tarifas dentro do permitido	Fatura detalhada	Colaborador	Conferir city-tax
Alimentação	Limites diários aplicados	Fatura com NIF da empresa	Colaborador	Despesas alcoólicas geralmente proibidas
Kilómetros	Distâncias reais percorridas	Mapa de km + matrícula	Colaborador / Gestor	Confirmar origem/destino
Adiantamentos	Justificação total	Faturas correspondentes	Financeiro	Devolver valores não utilizados
Cartão da empresa	Movimentos autorizados	Extracto automático	Financeiro	Conferir duplicações

Esta tabela pode ser incluída na política interna da empresa.

5. Procedimento passo a passo

• Criar ou atualizar a política de viagens corporativas

Inclui limites, tetos, categorias elegíveis, regras para hotéis, transportes, refeições e requisitos documentais.

• Formar colaboradores e gestores

Todos devem conhecer as regras antes de viajar. A ausência de formação é uma das causas mais comuns de incumprimento.

• Adotar ferramentas digitais

Softwares de gestão de despesas (como Tickelia) permitem:

• digitalização instantânea de recibos,
• aprovação automática,
• relatórios em tempo real,
• integração com ERP e contabilidade.

• Automatizar fluxos de aprovação

Submissão → aprovação → pagamento → reconciliação.
Evita erros e acelera a gestão financeira.

• Reduzir o uso de adiantamentos

Preferir cartões corporativos ou meios digitais aumenta rastreabilidade e elimina discrepâncias.

• Auditar despesas regularmente

Rever categorias mais críticas, identificar padrões de abuso, corrigir falhas, atualizar políticas.

6. Riscos de um controlo ineficaz

Muitas empresas subestimam o impacto de uma má gestão das despesas de viagem. Porém, os riscos incluem:

• Perdas financeiras significativas, devido a erros ou duplicação de despesas.
• Fraudes internas, como justificações falsas, valores inflacionados ou despesas pessoais mascaradas.
• Multas fiscais por falta de documentação válida ou incumprimento das regras de dedução.
• Impacto no cash-flow, já que reembolsos acumulados criam picos de despesa imprevisíveis.
• Desmotivações da equipa, sobretudo quando os reembolsos atrasam ou há falta de clareza.
• Atrasos no fecho mensal, prejudicando a contabilidade e os relatórios financeiros.

7. Soluções modernas e tecnologia recomendada

A digitalização transforma completamente a forma como as empresas lidam com despesas de viagens. Ferramentas de gestão inteligentes permitem:

• Registrar recibos via fotografia
• Extrair automaticamente valores, data, IVA e categoria
• Detetar erros e incumprimentos
• Operar com cartão corporativo integrado
• Gerar relatórios automáticos
• Reduzir trabalho manual do departamento financeiro em até 80%

Soluções como Tickelia tornam o processo mais rápido, seguro e auditável.

8. Conclusão

O controlo de despesas de viagens de empresa é hoje um dos maiores desafios na gestão financeira e operacional das organizações. Entre falhas de visibilidade, erros manuais, incumprimento de políticas internas e complexidades fiscais, torna-se evidente que processos tradicionais já não conseguem acompanhar a rapidez e as exigências das viagens corporativas modernas.

A adoção de políticas claras, ferramentas digitais e fluxos de aprovação automatizados não é apenas uma melhoria, é uma necessidade estratégica para evitar perdas financeiras, reduzir fraude interna, garantir compliance e melhorar a experiência dos colaboradores.

Empresas que modernizam o seu sistema de controlo de despesas ganham mais eficiência, aumentam a precisão dos relatórios, melhoram a previsibilidade do orçamento e criam um ambiente de trabalho mais transparente e organizado.

No cenário atual, controlar despesas de viagem com rigor e tecnologia deixou de ser um diferencial competitivo: tornou-se um requisito essencial para a sustentabilidade financeira e operacional das empresas.