As 6 melhores dicas para reservar voos para viagens de negócios

As viagens de avião são uma constante para muitas empresas. No entanto, os bilhetes não são muitas vezes baratos. Poupar dinheiro e limitar os custos é agora mais necessário do que nunca, devido ao jugo da inflação que se abate sobre todos os sectores. Por isso, reunimos as melhores dicas e estratégias para reservar voos baratos para viagens de negócios.

Pontos Chave

• Políticas internas claras são essenciais: Estabelecer regras para reservas, acomodações, transportes e refeições ajuda a evitar abusos e simplificar o processo de reembolso.
• Digitalização e automatização do registo de despesas: Usar ferramentas que permitam capturar recibos digitalmente, aprovações online e integração com sistemas de contabilidade reduz erros e aumenta a transparência.
• Monitorização contínua de custos versus orçamento: Avaliar em tempo real os gastos previstos nas viagens de negócios versus valores consumidos permite ajustes rápidos, evitando desvios orçamentais.
• Experiência do colaborador: Processos ágeis, tempos curtos de reembolso e suporte para imprevistos contribuem para motivação, produtividade e retenção de talento.

1. Aspetos a ter em conta na reserva de voos para viagens de negócios

Vivemos num mundo globalizado e completamente interligado. Neste cenário, as viagens de negócios estão na ordem do dia. Reforçar laços, fazer negócios, visitar potenciais clientes, assistir a seminários, vender um novo produto… São muitas as razões para organizar uma viagem de negócios.

E embora muitas dessas viagens sejam efetuadas de carro, o avião continua a ser um dos meios de transporte preferidos das empresas, graças à sua rapidez e intercomunicação. O seu principal inconveniente, para além do fator ambiental, é o preço dos bilhetes.

No entanto, de acordo com um relatório da Amadeus, os viajantes de negócios não dão prioridade ao preço quando reservam voos. Em vez disso, valorizam fatores como o serviço, o conforto e o produto.

No entanto, nunca é demais limitar as despesas para poupar custos e aumentar as margens de lucro. E isso leva-nos ao ponto seguinte.

2. 6 dicas para reservar voos mais baratos para as suas viagens de negócios

Procurar um voo e reservar o primeiro bilhete que aparece no ecrã é um luxo a que nem todas as empresas se podem dar. Antes de comprar bilhetes de avião para os seus empregados, deve ter em conta as seguintes dicas para reservar voos para viagens de negócios.

2.1 Escolha o melhor dia e hora para comprar o bilhete para as suas viagens de negócios

Existem muitas lendas urbanas sobre o melhor dia da semana para comprar bilhetes de avião. É verdade que os preços variam de dia para dia, mas não existe um dia mágico, por assim dizer.

No entanto, um estudo do Wall Street Journal diz que é aconselhável evitar os fins-de-semana para reservar voos, especialmente à noite. O Skyscanner acrescenta que os melhores dias para comprar bilhetes de avião são as segundas e as terças-feiras. Além disso, por volta das três horas da tarde, as melhores ofertas tendem a aparecer nos motores de busca. Mas esta informação tem de ser levada com (muitas) pinças.

2.2 Compre o bilhete com bastante antecedência

Embora não seja um truque infalível, comprar o seu bilhete com bastante antecedência (nem demasiado cedo nem demasiado tarde) pode ajudá-lo a poupar muito dinheiro nas suas viagens de negócios. De acordo com a Expedia, para voos de curta distância, é melhor procurar bilhetes com cerca de sete semanas de antecedência.

Para os voos de longa distância, as companhias aéreas recomendam comprar o bilhete com cinco a sete meses de antecedência. Infelizmente, para viagens de negócios, nem sempre é possível reservar com tanta antecedência. No entanto, se tiver um acontecimento imperdível dentro de meio ano (como uma conferência ou uma feira comercial) e decidir comprar o bilhete com seis meses de antecedência, poderá também querer fazer um seguro de cancelamento.

2.3 Utilize o modo de navegação anónima para pesquisar voos paras as viagens de negócios

Embora as cookies tenham a sua função na Internet, são muito traiçoeiras quando se trata de compras em linha. E as reservas de voos não são exceção.

As cookies deixam um rasto online que as companhias aéreas podem utilizar para inflacionar os preços dos bilhetes. Isto significa que se for a um sítio Web para ver os preços e não comprar um bilhete, quando voltar pode descobrir que as tarifas ficaram mais caras. Embora esta prática não seja comum, a navegação em modo incógnito ajuda-nos a evitar o risco e, ao mesmo tempo, a manter o redireccionamento afastado.

2.4 Verifique diferentes opções

Se quiser reservar voos para dois ou mais empregados, pode ser mais barato comprar os lugares separadamente. Além disso, é também uma boa ideia verificar quanto valem dois bilhetes com uma tarifa de ida e volta e quanto valem separadamente. Embora a regra geral seja que a tarifa de ida e volta é geralmente mais barata, a chegada das companhias aéreas de baixo custo alterou as regras do mercado.

2.5 Seja flexível

Se o puder fazer, procurar datas flexíveis é uma das melhores práticas para poupar um bom dinheiro na compra de um bilhete de avião. Neste sentido, o motor de busca Google Flights fornece um gráfico de preços muito visual que o ajudará a escolher o melhor dia para a sua viagem de negócios.

Além disso, voar em horários fora de pico (madrugada ou tarde da noite) pode ser consideravelmente mais barato.

2.6 Inscreva-se em programas de passageiro frequente de empresas

Algumas companhias aéreas têm programas empresariais que recompensam a fidelidade com determinados benefícios. Por exemplo, alguns dos benefícios oferecidos incluem melhores reservas, descontos exclusivos e até voos gratuitos.

Verifique se há tarifas corporativas especiais que oferecem benefícios como bagagem extra, cancelamentos flexíveis ou upgrades.

Muitas companhias aéreas agora permitem juntar pontos não apenas nos voos, mas em serviços auxiliares (transferes, lounge, alimentação). Usar todos esses extras sob o programa de fidelização da empresa maximiza valor.

3. Como escolher o melhor lugar nas viagens de negócios?

O preço do bilhete é importante, mas o conforto também o é. Para escolher o lugar perfeito num avião, temos de ter em conta as necessidades do trabalhador que vai viajar. Entre as quais:

• Os lugares junto às saídas de emergência são mais espaçosos, mas não podem ser reclinados.
• Os lugares perto das entradas do avião são por vezes mais largos e permitem um desembarque mais rápido.
• Se procura paz e sossego, é preferível escolher um lugar à janela.
• Os lugares do corredor são perfeitos para os viajantes que precisam de esticar as pernas ou de ir à casa de banho com frequência.
• Os lugares na asa são ligeiramente mais estáveis, mas têm menos visibilidade da janela.

No entanto, tenha em atenção que muitas companhias aéreas cobram um suplemento pela seleção do assento. Se o preço acabar por ser demasiado elevado, poderá poupar algum dinheiro na compra do bilhete, renunciando aos custos adicionais que não são necessários.

4. Digitalize o processo de gestão das viagens para poupar tempo e dinheiro nas viagens de negócios

Felizmente, não precisa de fazer tudo isto à mão. A digitalização da gestão das suas viagens de negócios através de software ajudá-lo-á a poupar tempo, dinheiro e esforço.

De facto, graças a soluções que digitalizam e automatizam o processo de gestão das viagens, como a Tickelia, tanto o gestor de viagens como os parceiros externos das agências de viagens podem simplificar consideravelmente o fluxo dos pedidos de meios, como voos, alojamento, estacionamento. O software agiliza as tarefas através da aprovação a vários níveis, permitindo que os funcionários apresentem os seus pedidos quando precisam de viajar, que só são processados depois de serem aprovados pelos seus gestores.

E não é tudo. A Tickelia também o ajuda a preparar outros aspetos das viagens de negócios que vão para além do preço do bilhete. Diárias, alojamento, transferes… Gerir todas estas despesas e as suas possíveis variáveis seria impossível sem a ajuda de um software inteligente. Sobretudo se a sua empresa efetua frequentemente reservas de voos.