Compreender e saber calcular o custo por deslocação é essencial para a boa saúde financeira do trabalhador e da empresa. Descubra as melhores ferramentas para justificar e gerenciar as despesas com transporte das viagens de negócios e conheça todos os segredos da normativa fiscal a respeito com o Relatório Tickelia de Custo por Deslocação 2023.
Tabela de conteúdos
1. O que é o custo por deslocação?
Muitos trabalhadores utilizam o seu próprio veículo (ou um alugado) para deslocações relacionadas com a sua atividade profissional. Nesses casos, a empresa deve compensar esass despesas mediante o pagamento das ajudas de custo com transporte. Esta compensação estabelece um preço a pagar por cada quilómetro percorrido, o qual engloba despesas com combustível, portagens e estacionamento. A quantia com a qual a companhia compensa cada quilómetro rodado varia de acordo com a política de gastos de cada empresa e/ou setor.
As ajudas de custo são um elemento criado principalmente para o setor público, com valores estabelecidos por lei. Embora não haja uma legislação específica para o setor privado, é comum as empresas utilizarem esses valores como referência, pois também se beneficiam das isenções fiscais. Em outras palavras, as ajudas de custo que não ultrapassam os limites estabelecidos estão isentas de imposto sobre o rendimento (IRS) e contribuições para a Segurança Social.
Os montantes das ajudas de custo em Portugal são definidos por lei e são regularmente atualizados por meio de portarias para refletir as mudanças nos custos de vida e nas despesas relacionadas com deslocações. A base legal para as ajudas de custo em Portugal está no Código do Trabalho (Lei n.º 93/2019, de 4 de setembro) e é complementada pela Portaria n.º 1553-C/2008, de 31 de dezembro, que estabelece os valores diários a serem pagos aos trabalhadores, com base no destino e na duração da deslocação.
As ajudas de custo referentes a alojamento, refeições e transporte que não excedem os valores tabelados estão isentas de IRS, desde que sejam devidamente declaradas dentro do prazo estipulado. Qualquer montante que ultrapasse o limite de isenção deve ser declarado no IRS como rendimento da categoria A.
1.1 Preço por quilómetro em 2023
A Tickelia realizou um estudo sobre o gasto empresarial, analisando mais de 2 milhões de despesas de transporte submetidas através da solução no primeiro semestre de 2023. Os dados do relatório representam uma amostra de mais de 1800 empresas, o que proporciona um retrato confiável da stiuação atual em Portugal. O estudo determinou que o preço por quilômetro rodado pago pelas empresas varia entre 0,15€ e 0,67€, com uma média de 0,24€.
Graças a este relatório, foi possível comparar a média de preços pagos por quilómetro nos anos anteriores, e foi observada uma tendência de aumento. Em 2021, a média estava em 0,22€ e, em 2019, era de 0,19€. O aumento constante dos combustíveis pode ser uma das razões para o aumento deste valor ao longo dos últimos anos.
Nesse sentido, deve-se ter em conta que, em muitas empresas, o preço por quilômetro é determinado com base na antiguidade dos trabalhadores ou na sua responsabilidade na organização. Além disso, como curiosidade, de acordo com os dados analisados pela Tickelia, a empresa que pagou um valor mais alto em Portugal por quilómetro percorrido o fez a um preço de 0,67€, muito acima da média.
O valor pago por quilómetro percorrido pode variar a qualquer momento, seja por decisão da empresa ou devido a mudanças na legislação ou no acordo coletivo.
1.2 Valores da compensação por quilómetro rodado e isenção fiscal
A compensação que o trabalhador deve receber por parte da empresa calcula-se em base aos quilómetros percorridos durante a viagem. O valor final pode variar também com o tipo de veículo usado ou o número de passageiros. Os valores definidos para os funcionários da Administração Pública são os que seguem:
- Em automóvel próprio 0,36€ por km percorrido.
- Em transporte público 0,11€ por km percorrido.
- Em veículo motorizado não automóvel 0,14€ por km percorrido.
- Em automóvel alugado com 1 funcionário 0,34€ por km percorrido.
- Em automóvel alugado com 2 funcionários 0,14€ por km percorrido.
- Em automóvel alugado com 3 funcionários 0,11€ por km percorrido.
Após apresentar os comprovativos correspondentes da deslocação, os funcionários receberão o pagamento com base nos quilômetros percorridos, que será depositado em sua conta corrente.
Por outro lado, os trabalhadores de empresas privadas deverão justificar igualmente os quilómetros percorridos para solicitar a compensação correspondente. O valor por quilómetro neste caso, dependerá de cada empresa. Embora não haja uma legislação específica para o setor privado, é comum as empresas utilizarem esses valores como referência, pois também se beneficiam das isenções fiscais. Em outras palavras, as ajudas de custo que não ultrapassam os limites estabelecidos estão isentas de imposto sobre o rendimento (IRS) e contribuições para a Segurança Social.
1.3 Quais despesas estão incluídas no custo por deslocação?
Como mencionado anteriormente, estas despesas referem-se às relacionadas ao transporte quando um trabalhador necessita realizar deslocações temporárias do seu âmbito profissional usando o seu próprio veículo ou de aluguel.
A compensação inclui as despesas com:
- Combustível: o gasto com consumo de combustível representa até 60% do total.
- Despesas com desgaste e manutenção: isso inclui a troca de pneus gastos, troca de óleo, peças do carro que precisam ser substituídas, etc.
- Seguro do carro: é importante que as despesas cubram a parte proporcional da mensalidade, trimestral ou anual do seguro do veículo particular.
- Impostos do veículo: outras despesas incluem os impostos relacionados ao veículo particular, dos quais também é necessário pagar a parte proporcional. Alguns exemplos incluem o imposto de matrícula ou o imposto de circulação.
1.4 Quais despesas não estão incluídas nos gastos com transporte?
A empresa não é responsável por certas despesas decorrentes da condução de um veículo por parte do empregado. As seguintes despesas não estão incluídas:
- Multas de estacionamento ou trânsito.
- Portagens.
- Estacionamento.
- Viagens feitas com o veículo próprio não relacionadas ao negócio.
- Custos de deslocamento em transporte público, como bilhetes de trem, avião, etc.
As despesas com refeições e as despesas por quilómetro rodado são despesas que se repetem em todas as viagens de trabalho. Por esse motivo, geralmente são incluídas nas despesas de viagem ou nas despesas de representação. As despesas de viagem estão estritamente relacionadas à viagem, como o próprio nome sugere. Isso inclui despesas com transporte, alimentação, alojamento, etc.
2. Modelos de gestão de despesas
Existem vários modelos de gestão de despesas de refeições e de despesas com deslocações. É responsabilidade da empresa escolher aquele que melhor se adapta aos seus interesses e aos dos seus trabalhadores, bem como às necessidades do setor ou das deslocações e viagens frequentes dos seus empregados.
A seguir, explicamos cada um dos 3 modelos atuais para justificar despesas por quilómetro percorrido.
2.1 Modelo de justificação fixa
A empresa estabelece um valor fixo para cada despesa ou para cada conjunto delas.
Graças a este modelo, a empresa economiza tempo e recursos necessários para um controlo rigoroso das despesas, facilitando e agilizando todo o processo de revisão, validação e gestão das despesas com transporte.
2.2 Modelo de justificação por despesa
Neste modelo o empregado deve justificar todas as despesas efetuadas. Após avaliação e validação das mesmas, aquelas que forem aprovadas pela administração ou pelo departamento financeiro, são reembolsadas ao empregado e, habitualmente, pagas na folha de pagamento.
Este modelo permite ter mais controlo das despesas e faz com que o valor reembolsado seja exatamente o mesmo das despesas efetuadas pelos empregados.
2.3 Modelo de justificação mista
A empresa considera vários requisitos do modelo de justificação fixa e do modelo de justificação por despesa e escolhe os que considerar mais apropriados.
As combinações podem ser muito variadas:
- Justificar apenas parte das despesas.
- Estabelecer montantes máximos para determinadas despesas.
- Gerir as despesas com transportes mediante apresentação dos respetivos comprovativos.
- Reembolsar o montante completo exato.
- Reembolsar o montante completo arredondado.
Cabe à empresa escolher a combinação que melhor se adeque às suas necessidades e às dos seus trabalhadores.
3. Processo de justificação das despesas com transporte
Na maioria das empresas em que a gestão de despesas ainda é tradicional, cheia de tarefas manuais, o processo de justificação de uma despesa com transporte geralmente segue os seguintes passos:
- Registar em uma planilha (seja ela mensal, trimestral ou em outro período determinado para controlo de despesas) o número de quilômetros percorridos e informações básicas para verificar essas despesas: data, empresa visitada, motivo da viagem, endereço de origem e destino, etc.
- Apresentar essa planilha ao responsável, que revisará os dados e aprovará as despesas feitas pelos funcionários em deslocações para reembolso. Caso algum dado esteja incorreto ou desproporcional, a despesa será rejeitada.
Graças a soluções digitais e automatizadas para a gestão de notas de despesas e viagens, como a Tickelia, o processo pode ser simplificado, reduzindo muito o tempo investido. Para saber mais sobre como a Tickelia pode ajudar a simplificar esse processo, continue a ler todos os detalhes.
4. Liquidação das despesas por quilómetro percorrido
As ajudas de custo com transporte são compensatórias, ou seja, as despesas geradas pelo trabalhador em deslocamento são reembolsadas posteriormente pela empresa. Ao reembolsar estas despesas, o valor é excluído da categoria de salário. A periodicidade do pagamento destas ajudas de custo fica a critério da empresa: semanal, quinzenal ou mensal.
É importante apresentar comprovativos de cada despesa para receber o reembolso das despesas efetuadas.
5. Isenções de IRS para ajudas de custo e subsídios de transporte
Para que as despesas com transporte estejam isentas do pagamento de IRPF, devem ser cumpridos alguns requisitos:
- O deslocamento deve ocorrer fora do local de trabalho habitual.
- O deslocamento deve ocorrer fora do local de residência habitual.
- O deslocamento deve ocorrer por motivos profissionais.
- Caso os valores definidos sejam ultrapassados, os excessos devem ser declarados.
6. Dicas e recomendações para a gestão de despesas de quilometragem
Em resumo, o mais importante para facilitar a gestão de ajudas de custo e subsídios de transporte é:
- Estabelecer um orçamento para despesas com deslocações.
- Consultar o relatório da Tickelia pode ajudar a determinar quais os valores habituais pagos pelas empresas em Portugal.
- Clareza no acordo coletivo e na política de despesas de viagem.
- Facilitar o acesso ao acordo coletivo e à política de despesas de viagem pelos funcionários.
- Digitalizar e automatizar o processo de gestão de despesas de viagem.
7. Ferramentas para elevar a gestão de despesas com transporte a outro patamar
Independentemente do modelo escolhido pela empresa para controlar as despesas, uma boa gestão é essencial. Para isso, as melhores opções são as ferramentas de gestão de despesas como a Tickelia, um software de gestão de notas de despesas e viagens de negócios que digitaliza e automatiza todo o processo. Ao utilizar esta ferramenta o cálculo de quilómetros percorrido pode ser feito de três maneiras diferentes:
- Indicando o ponto de origem e destino na app Tickelia. Graças à integração com o Google Maps, a distância da viagem e os quilómetros são calculados automaticamente.
- Configurando rotas pré-estabelecidas para viagens frequentes, com um número fixo de quilômetros.
- Indicando diretamente o número de quilômetros percorridos.
Desta forma, todo o processo de gestão é agilizado e simplificado tanto para o trabalhador em deslocamento quanto para o departamento financeiro responsável pela gestão das despesas com transporte. Além disso, com a gestão de adiantamentos da Tickelia, os trabalhadores podem solicitar dinheiro para as suas viagens de negócios por meio da app e receber o valor aprovado num cartão Visa Tickelia.
Quer saber mais sobre o custo por deslocação e como digitalizar o processo de gestão destas despesas? Descarregue agora o nosso Relatório Tickelia de Custo por Deslocação 2023.
