Dicas para melhorar o cálculo do custo por deslocação nas viagens de negócios

Saber calcular corretamente o custo por quilómetro, definir políticas de reembolso adequadas e utilizar ferramentas digitais de gestão permite reduzir erros, garantir conformidade fiscal e otimizar os processos associados às viagens de negócios. Descubra tudo o que precisa de saber sobre o custo por deslocação e as melhores práticas para a sua gestão em 2026.

Pontos Chave

• O custo por quilómetro deve refletir não apenas combustível, mas também manutenção, seguros, depreciação e custos operacionais associados à deslocação.
• Isenção fiscal: as ajudas de custo até limites legais não estão sujeitas a IRS nem contribuições, desde que bem justificadas.
• Modelos de gestão (fixo, por despesa ou misto) permitem adaptar o reembolso de deslocações à realidade da empresa.
• Ferramentas digitais, como o módulo de mapa de quilómetros (KM): agilizam o cálculo automático, reduzem erros e garantem conformidade nas justificações.

1. O que é o custo por deslocação?

Muitos trabalhadores utilizam o seu próprio veículo (ou um alugado) para deslocações relacionadas com a sua atividade profissional. Nesses casos, a empresa deve compensar esass despesas mediante o pagamento das ajudas de custo com transporte. Esta compensação estabelece um preço a pagar por cada quilómetro percorrido, o qual engloba despesas com combustível, portagens e estacionamento. A quantia com a qual a companhia compensa cada quilómetro rodado varia de acordo com a política de gastos de cada empresa e/ou setor.

As ajudas de custo são um elemento criado principalmente para o setor público, com valores estabelecidos por lei. Embora não haja uma legislação específica para o setor privado, é comum as empresas utilizarem esses valores como referência, pois também se beneficiam das isenções fiscais. Em outras palavras, as ajudas de custo que não ultrapassam os limites estabelecidos estão isentas de imposto sobre o rendimento (IRS) e contribuições para a Segurança Social.

Os montantes das ajudas de custo em Portugal são definidos por lei e são regularmente atualizados por meio de portarias para refletir as mudanças nos custos de vida e nas despesas relacionadas com deslocações. A base legal para as ajudas de custo em Portugal está no Código do Trabalho (Lei n.º 93/2019, de 4 de setembro) e é complementada pela Portaria n.º 1553-C/2008, de 31 de dezembro, que estabelece os valores diários a serem pagos aos trabalhadores, com base no destino e na duração da deslocação.

As ajudas de custo referentes a alojamento, refeições e transporte que não excedem os valores tabelados estão isentas de IRS, desde que sejam devidamente declaradas dentro do prazo estipulado. Qualquer montante que ultrapasse o limite de isenção deve ser declarado no IRS como rendimento da categoria A.

Num contexto em que as empresas procuram maior controlo sobre as despesas operacionais, a gestão das deslocações tornou-se uma área estratégica. Definir critérios claros para o reembolso de quilómetros e utilizar ferramentas digitais para o seu controlo ajuda a reduzir erros, melhorar a transparência e garantir conformidade fiscal.

1.1 Quanto pagam as empresas por quilómetro em 2026?

Segundo o Relatório Tickelia Custo por Deslocação 2026, as empresas portuguesas continuam a utilizar diferentes critérios para compensar as deslocações dos colaboradores. O valor pago por quilómetro varia consoante o setor de atividade, a política interna da empresa e a tipologia das deslocações realizadas.

Os dados mais recentes demonstram que o controlo das despesas de quilometragem continua a ser uma prioridade para as organizações, especialmente num contexto de aumento dos custos operacionais e necessidade de maior eficiência financeira.

1.2 Valores de referência e enquadramento fiscal

A compensação que o trabalhador deve receber por parte da empresa calcula-se em base aos quilómetros percorridos durante a viagem. O valor final pode variar também com o tipo de veículo usado ou o número de passageiros. Os valores definidos para os funcionários da Administração Pública são os que seguem:

• Em automóvel próprio 0,36€ por km percorrido.
• Em transporte público 0,11€ por km percorrido.
• Em veículo motorizado não automóvel 0,14€ por km percorrido.
• Em automóvel alugado com 1 funcionário 0,34€ por km percorrido.
• Em automóvel alugado com 2 funcionários 0,14€ por km percorrido.
• Em automóvel alugado com 3 funcionários 0,11€ por km percorrido.

Após apresentar os comprovativos correspondentes da deslocação, os funcionários receberão o pagamento com base nos quilômetros percorridos, que será depositado em sua conta corrente.

Por outro lado, os trabalhadores de empresas privadas deverão justificar igualmente os quilómetros percorridos para solicitar a compensação correspondente. O valor por quilómetro neste caso, dependerá de cada empresa. Embora não haja uma legislação específica para o setor privado, é comum as empresas utilizarem esses valores como referência, pois também se beneficiam das isenções fiscais. Em outras palavras, as ajudas de custo que não ultrapassam os limites estabelecidos estão isentas de imposto sobre o rendimento (IRS) e contribuições para a Segurança Social.

1.3 Como calcular o custo por quilómetro?

Definir um valor por quilómetro adequado é essencial para garantir uma compensação justa ao colaborador e um controlo eficiente dos custos para a empresa.

O cálculo deve considerar fatores como:

• combustível;
• manutenção do veículo;
• desgaste de pneus;
• seguro;
• impostos associados ao veículo;
• depreciação.

Embora muitas organizações utilizem os valores de referência da Administração Pública, cada empresa pode definir a sua própria política de reembolso.

1.4 Que despesas estão incluídas?

Como mencionado anteriormente, estas despesas referem-se às relacionadas ao transporte quando um trabalhador necessita realizar deslocações temporárias do seu âmbito profissional usando o seu próprio veículo ou de aluguel.

A compensação inclui as despesas com:

• Combustível: o gasto com consumo de combustível representa até 60% do total.
• Despesas com desgaste e manutenção: isso inclui a troca de pneus gastos, troca de óleo, peças do carro que precisam ser substituídas, etc.
• Seguro do carro: é importante que as despesas cubram a parte proporcional da mensalidade, trimestral ou anual do seguro do veículo particular.
• Impostos do veículo: outras despesas incluem os impostos relacionados ao veículo particular, dos quais também é necessário pagar a parte proporcional. Alguns exemplos incluem o imposto de matrícula ou o imposto de circulação.

O custo por quilómetro deve refletir o custo total de utilização do veículo e não apenas o consumo de combustível.

1.5 Que despesas não estão incluídas?

A empresa não é responsável por certas despesas decorrentes da condução de um veículo por parte do empregado. As seguintes despesas não estão incluídas:

• Multas de estacionamento ou trânsito.
• Portagens.
• Estacionamento.
• Viagens feitas com o veículo próprio não relacionadas ao negócio.
• Custos de deslocamento em transporte público, como bilhetes de trem, avião, etc.

As despesas com refeições e as despesas por quilómetro rodado são despesas que se repetem em todas as viagens de trabalho. Por esse motivo, geralmente são incluídas nas despesas de viagem ou nas despesas de representação. As despesas de viagem estão estritamente relacionadas à viagem, como o próprio nome sugere. Isso inclui despesas com transporte, alimentação, alojamento, etc.

2. Modelos de gestão de despesas

Existem vários modelos de gestão de despesas de refeições e de despesas com deslocações. É responsabilidade da empresa escolher aquele que melhor se adapta aos seus interesses e aos dos seus trabalhadores, bem como às necessidades do setor ou das deslocações e viagens frequentes dos seus empregados.

Não existe um único modelo de gestão de despesas de quilometragem. Cada organização deve escolher a solução que melhor responde à sua realidade operacional, volume de deslocações e necessidades de controlo interno.

A seguir, explicamos cada um dos 3 modelos atuais para justificar despesas por quilómetro percorrido.

2.1 Modelo de justificação fixa

A empresa estabelece um valor fixo para cada despesa ou para cada conjunto delas.

Graças a este modelo, a empresa economiza tempo e recursos necessários para um controlo rigoroso das despesas, facilitando e agilizando todo o processo de revisão, validação e gestão das despesas com transporte.

2.2 Modelo de justificação por despesa

Neste modelo o empregado deve justificar todas as despesas efetuadas. Após avaliação e validação das mesmas, aquelas que forem aprovadas pela administração ou pelo departamento financeiro, são reembolsadas ao empregado e, habitualmente, pagas na folha de pagamento.

Este modelo permite ter mais controlo das despesas e faz com que o valor reembolsado seja exatamente o mesmo das despesas efetuadas pelos empregados.

2.3 Modelo de justificação mista

A empresa considera vários requisitos do modelo de justificação fixa e do modelo de justificação por despesa e escolhe os que considerar mais apropriados.

As combinações podem ser muito variadas:

• Justificar apenas parte das despesas.
• Estabelecer montantes máximos para determinadas despesas.
• Gerir as despesas com transportes mediante apresentação dos respetivos comprovativos.
• Reembolsar o montante completo exato.
• Reembolsar o montante completo arredondado.

Cabe à empresa escolher a combinação que melhor se adeque às suas necessidades e às dos seus trabalhadores.

3. Processo de justificação das despesas com transporte

Na maioria das empresas em que a gestão de despesas ainda é tradicional, cheia de tarefas manuais, o processo de justificação de uma despesa com transporte geralmente segue os seguintes passos:

• Registar em uma planilha (seja ela mensal, trimestral ou em outro período determinado para controlo de despesas) o número de quilômetros percorridos e informações básicas para verificar essas despesas: data, empresa visitada, motivo da viagem, endereço de origem e destino, etc.

• Apresentar essa planilha ao responsável, que revisará os dados e aprovará as despesas feitas pelos funcionários em deslocações para reembolso. Caso algum dado esteja incorreto ou desproporcional, a despesa será rejeitada.

Graças a soluções digitais e automatizadas para a gestão de notas de despesas e viagens, como a Tickelia, o processo pode ser simplificado, reduzindo muito o tempo investido. Para saber mais sobre como a Tickelia pode ajudar a simplificar esse processo, continue a ler todos os detalhes.

4. Porque é importante controlar as despesas de quilometragem?

As deslocações profissionais representam uma parte significativa das despesas operacionais de muitas empresas. Um controlo adequado permite:

• reduzir erros de cálculo;
• evitar reembolsos indevidos;
• melhorar a visibilidade dos custos;
• simplificar auditorias;
• garantir conformidade fiscal.

Quanto maior o número de deslocações, maior a importância de processos automatizados e rastreáveis.

5. Liquidação das despesas por quilómetro percorrido

As ajudas de custo com transporte são compensatórias, ou seja, as despesas geradas pelo trabalhador em deslocamento são reembolsadas posteriormente pela empresa. Ao reembolsar estas despesas, o valor é excluído da categoria de salário. A periodicidade do pagamento destas ajudas de custo fica a critério da empresa: semanal, quinzenal ou mensal.

É importante apresentar comprovativos de cada despesa para receber o reembolso das despesas efetuadas.

6. Isenção fiscal e ajudas de custo

Para que as despesas com transporte estejam isentas do pagamento de IRPF, devem ser cumpridos alguns requisitos:

• O deslocamento deve ocorrer fora do local de trabalho habitual.
• O deslocamento deve ocorrer fora do local de residência habitual.
• O deslocamento deve ocorrer por motivos profissionais.
• Caso os valores definidos sejam ultrapassados, os excessos devem ser declarados.

Para beneficiar das isenções fiscais aplicáveis, as deslocações devem estar devidamente documentadas e associadas a motivos profissionais legítimos. A existência de mapas de quilometragem completos e informação detalhada sobre a viagem é essencial para garantir conformidade perante eventuais auditorias.

7. Boas práticas para gerir despesas de deslocação

Uma política de despesas clara é um dos elementos mais importantes para garantir uma gestão eficiente das deslocações.

• As empresas devem definir:
• critérios de reembolso;
• documentação obrigatória;
• processos de aprovação;
• limites de despesas;
• periodicidade dos reembolsos.

Quanto mais claras forem as regras, menor será o risco de erros e conflitos internos.

8. Ferramentas para automatizar o controlo de quilómetros

A digitalização dos processos de gestão de despesas permite reduzir significativamente o tempo gasto com tarefas administrativas e aumentar a fiabilidade da informação registada. Este módulo permite:

• Indicar o ponto de origem e destino diretamente na app, com integração ao Google Maps, para cálculo automático da distância percorrida.
• Definir rotas predefinidas para deslocações frequentes, com quilómetros fixos, reduzindo o esforço de registo.
• Inserir manualmente os quilómetros percorridos, caso já se conheça o valor exato ou se trate de rotas especiais.
• Gerar um mapa de quilómetros completo, com origem, destino, distância, motivo da viagem e assinatura digital, documento essencial para cumprir exigências fiscais e auditoria.
• Integrar esse módulo com o sistema de despesas da Tickelia, de forma que os valores apurados alimentem automaticamente os relatórios da empresa, sem necessidade de registo manual adicional.

O custo por deslocação vai muito além do simples cálculo dos quilómetros percorridos. Uma política de reembolso bem definida, aliada a processos digitais e automatizados, permite às empresas controlar melhor os custos, melhorar a experiência dos colaboradores e garantir conformidade fiscal.

Num contexto de crescente exigência financeira e operacional, a automatização da gestão de quilometragem tornou-se uma ferramenta essencial para organizações que procuram eficiência, transparência e controlo das despesas de deslocação.