As notas de despesas (ou relatórios de despesas) são os documentos que os trabalhadores usam para submeter os gastos efetuados durante as viagens de trabalho. Estas notas são uma fonte de informação muito valiosa para as empresas, mas exigem muitas horas de trabalho manual. Usar uma solução de gestão de despesas inteligente como a Tickelia, permite poupar muito tempo e dinheiro.
Tabela de conteúdos
1. O que é uma nota de despesas?
Uma nota de despesas é o documento utilizado pelos trabalhadores (e colaboradores) para registar e comprovar os gastos realizados em nome da empresa em relação à sua atividade profissional. Estas notas são usadas normalmente como documentação para solicitar o reembolso das despesas incorridas.
Geralmente, as notas ou relatórios de despesas contêm informações detalhadas como a data em que a transação foi feita, a descrição do bem ou serviço adquirido, o valor total gasto e, em alguns casos, outros detalhes relativos ao estabelecimento ou fornecedor.
Durante uma viagem de trabalho, é frequente ser o trabalhador quem tem de pagar todas as despesas com o seu próprio dinheiro. Nesse caso, ao finalizar a viagem, deverá reunir e submeter todos os gastos realizados numa nota de despesas, com vista a solicitar o reembolso do valor adiantado.
Elaborar essa nota, processar toda a informação e reunir a documentação necessária, é um trabalho tedioso que pode consumir horas. Mais tarde, o responsável pela aprovação ou não da nota de despesas, deverá dedicar ainda mais horas a verificar que tudo esteja correto e ordenar o reembolso.
Tradicionalmente, as notas de despesas são feitas à mão ou utilizando uma planilha Excel. Felizmente, o uso de soluções de gestão de despesas como a Tickelia permitem automatizar, digitalizar e simplificar o processo, desde a criação do relatório à solicitação de reembolso.
Ao comunicar as despesas desta forma, à moda antiga, o trabalhador deverá guardar e apresentar cada um dos recibos e faturas correspondentes para que os responsáveis possam verificar as despesas efetuadas. Sem esta prova, a companhia não poderá garantir o reembolso ao colaborador.
Para além disso, o processo manual pode aumentar a fraude interna, uma vez que os trabalhadores podem, intencionalmente ou não, colocar valores superiores aos da despesa para conseguir um reembolso acima do dinheiro que realmente foi gasto.
1.1 Como fazer uma nota de despesa?
As notas de despesas são geridas pelo departamento de contabilidade, que define frequentemente o formato, o processo e a informação necessária a ser incluída em cada uma delas para justificar as despesas submetidas.
As empresas costumam ter políticas específicas sobre quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso, bem como limites de gastos e procedimentos a serem seguidos ao processar os relatórios de despesas.
Calcula-se que, em média, os empregados passam mais de 20 minutos a preencher manualmente um documento Excel para submeter uma nota de despesas. Esta prática, além de consumir muito tempo, pode também desencadear uma série de erros resultantes da introdução manual de dados, tais como digitar o montante incorretamente ou reportar uma despesa por duplicado involuntariamente.
O processamento dos recibos, faturas e outros documentos comprovativos em papel, é mais uma dificuldade para as empresas que ainda trabalham de forma analógica. Caso houver alguma divergência entre o relatório de despesas e os documentos em papel, o trabalhador e o responsável pela sua aprovação, perderão ainda mais tempo a verificar e corrigir o erro manualmente.
1.2 Que informações deve conter uma nota de despesas?
Quando o empregado preenche uma nota de despesas, é essencial que inclua as seguintes informações:
- Conceito da despesa.
- Nome do fornecedor.
- Montante total.
- Data da transação.
Como regra geral, estes são os dados essenciais que devem ser incluídos numa nota de despesas, mas cada empresa, dependendo da sua política interna, pode exigir que sejam acrescentadas informações adicionais, a fim de aumentar o controlo das despesas para verificá-las e reembolsá-las.
1.3 Quais são as despesas mais frequentes?
Uma nota de despesas deve conter todas as transações incorridas pelo trabalhador como resultado da sua atividade profissional. Basicamente a lista inclui as despesas efetuadas nas viagens de trabalho, tais como alojamento, transferências, estacionamento, combustível, refeições e ingressos ou fees e participação em eventos profissionais como feiras e congressos.
2. Adeus às notas de despesas Excel
O documento Excel é, certamente, a ferramenta mais utilizada pelas organizações para gerir as despesas empresariais. Este método tradicional trouxe vantagens às empresas, mas também desvantagens. As principais, são a falta de flexibilidade do documento e o fato de não estar integrado ao sistema contabilístico da empresa.
Criar uma nota de despesas Excel retarda o trabalho das empresas, uma vez que pode haver erros manuais tanto na preparação do relatório como na revisão subsequente. Embora este tipo de documento seja digital, não é um processo automático; os dados devem ser introduzidos manualmente. Além disso, o funcionário deve entregar os recibos originais ao supervisor para os verificar um a um, o que frequentemente conduz a erros.
Usar uma solução inteligente de gestão de despesas da empresa, é a melhor maneira de evitar erros e aumentar a eficiência e a produtividade.
2.1 Quanto tempo leva um trabalhador a preparar uma nota de despesas?
Pronto, voltou duma viagem de trabalho. E agora? Cada trabalhador demora, em média, cerca de 20 minutos a preencher manualmente um relatório de despesas. Não só têm de gastar o seu tempo de trabalho neste processo, como também envolve outros empregados que revêem e validam todo o processo.
Vale lembrar que o processo manual de declaração de despesas de viagem de negócios não consiste apenas em solicitar e guardar facturas. Também envolve o departamento de contabilidade da empresa, que terá de verificar e introduzir manualmente todos os itens no sistema antes de autorizar o reembolso.
3. Benefícios da gestão das despesas digitalizadas
Quais são as vantagens principais de usar um sistema integral de gestão de despesas?
- Conformidade com a política de despesas: Aplicar uma ferramenta tecnológica que automatize totalmente o processo de gestão de despesas da empresa permite configurar e garantir o cumprimento das políticas internas.
- Simplificação do processo de aprovação: Com um processo automatizado, a aprovação das despesas é simplificada e é possível detetar rapidamente ítens duplicados e fraude.
- Mais controlo, mais competitividade: O acesso às despesas em tempo real e em mobilidade, oferece uma visão mais transparente e global da situação financeira da companhia. Isto permite tomar decisões mais informadas e estratégicas.
- Melhoria da produtividade: Não se perde mais tempo a preencher relatórios de despesas à mão! Com um sistema digitalizado de gestão de despesas empresariais, os empregados podem passar os seus dias de trabalho no seu trabalho real e em tarefas que acrescentam valor à empresa.
- Informação na nuvem, mais protegida e segura: A digitalização das faturas, permite guardar todos os dados e documentos relevantes em versao digital inalterável, com máxima segurança e de forma mais sustentável.
- Adeus ao papel: Os documentos devem ser digitalizados em conformidade com os requisitos da Autoridade Tributária correspondente.
- Mobilidade: Uma das vantagens mais importantes da automatização da gestão é o fato de poder consultar e submeter despesas através da app no seu telelmóvel, onde quer que esteja.
4. Como realizar uma gestão automatizada das notas de despesa?
Esqueça das horas a fio preenchendo despesas no Excel, das dores de cabeça e do medo de errar ao transcrever um valor ou uma data. A Tickelia facilita-lhe o trabalho e torna o processo mais inteligente, transparente e ágil.
Com esta solução, o processo da gestão das despesas é totalmente digital e automático. Desde a captura do recibo com o smartphone, até à preparação de relatórios de gasto, incluindo a revisão, validação, liquidação e integração no sistema contabilístico da organização através de qualquer ERP.
É importante notar que com um software de notas de despesa como o Tickelia, para além de poder manter o controlo total das despesas de viagem, uma vez que é feito digitalmente, dispensa papel e tarefas manuais.
Desta forma, trabalhar com uma solução flexível e intuitiva que automatiza totalmente o processo de gestão de despesas empresariais poupa tempo e dinheiro às empresas.
