Gestão de despesas

Notas de despesas: uma guia completa

As notas de despesas – ou relatórios de despesas – são os documentos que os trabalhadores utilizam para submeter as despesas efetuadas durante as viagens de negócios. Estas notas representam uma fonte de informação muito valiosa para as empresas, mas a sua elaboração exige muitas horas de trabalho manual. Usar uma solução de gestão de despesas inteligente como a Tickelia, permite poupar significativamente tempo e dinheiro.

1. O que é uma nota de despesas?

Uma nota de despesas é o documento utilizado pelos trabalhadores (e colaboradores) para registar e comprovar os gastos realizados em nome da empresa no âmbito da sua atividade profissional. Estas notas são habitualmente utilizadas como documentação para solicitar o reembolso das despesas incorridas.

Em geral, as notas ou relatórios de despesas contêm informações detalhadas como a data da transação, a descrição do bem ou serviço adquirido, o valor total gasto e, em alguns casos, outros detalhes relativos ao estabelecimento ou fornecedor.

Durante uma viagem de trabalho, é comum que o trabalhador tenha de pagar todas as despesas com o seu próprio dinheiro. Neste caso, ao concluir a viagem, deverá reunir e submeter todos os gastos realizados numa nota de despesas, com o intuito de solicitar o reembolso do montante adiantado.

Elaborar essa nota, processar toda a informação e reunir a documentação necessária, é um trabalho tedioso que pode consumir várias horas. Posteriormente, o responsável pela aprovação ou rejeição da nota de despesas, terá de dedicar ainda mais tempo a verificar se tudo está correto e autorizar o reembolso.

Tradicionalmente, as notas de despesas são feitas manualmente ou utilizando uma folha Excel. Felizmente, o uso de soluções de gestão de despesas como a Tickelia permite automatizar, digitalizar e simplificar o processo, desde a criação do relatório até à solicitação de reembolso.

Ao comunicar as despesas desta forma, à moda antiga, o trabalhador deverá guardar e apresentar cada um dos recibos e faturas correspondentes para que os responsáveis possam verificar as despesas efetuadas. Sem esta prova, a companhia não poderá garantir o reembolso ao colaborador.

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Além disso, o processo manual pode aumentar o risco de fraude interna, uma vez que os trabalhadores podem, intencionalmente ou não, colocar valores superiores aos das despesas para conseguir um reembolso acima do montante real gasto.

1.1 Como fazer uma nota de despesas?

As notas de despesas são geridas pelo departamento de contabilidade, que frequentemente define o formato, o processo e a informação necessária a ser incluída em cada uma delas para justificar as despesas submetidas.

As empresas costumam ter políticas específicas sobre quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso, bem como limites de gastos e procedimentos a serem seguidos ao processar os relatórios de despesas.

Calcula-se que, em média, os empregados gastam mais de 20 minutos a preencher manualmente um documento Excel para submeter uma nota de despesas. Esta prática, além de consumir muito tempo, pode também originar uma série de erros resultantes da introdução manual de dados, como digitar incorretamente o montante ou reportar uma despesa por duplicado involuntariamente.

O processamento dos recibos, faturas e outros documentos comprovativos em papel, é outra dificuldade para as empresas que ainda trabalham de forma analógica. Caso houver alguma divergência entre o relatório de despesas e os documentos em papel, o trabalhador e o responsável pela sua aprovação perderão ainda mais tempo a verificar e corrigir o erro manualmente.

Gestão de despesas

1.2 Que informações deve conter uma nota de despesas?

Quando o empregado preenche uma nota de despesas, é essencial que inclua as seguintes informações:

  • Conceito da despesa.
  • Nome do fornecedor.
  • Montante total.
  • Data da transação.

Como regra geral, estes são os dados essenciais que devem ser incluídos numa nota de despesas, mas cada empresa, dependendo da sua política interna, pode exigir informações adicionais para aumentar o controlo das despesas e facilitar a verificação e reembolso.

1.3 Quais são as despesas mais frequentes?

Uma nota de despesas deve conter todas as transações incorridas pelo trabalhador como resultado da sua atividade profissional. Basicamente, a lista inclui despesas efetuadas em viagens de trabalho, como alojamento, transferências, estacionamento, combustível, refeições e ingressos ou fees de participação em eventos profissionais como feiras e congressos.

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2. Adeus às notas de despesas Excel

O documento Excel é, certamente, a ferramenta mais utilizada pelas organizações para gerir as despesas empresariais. Este método tradicional trouxe vantagens às empresas, mas também desvantagens. As principais são a falta de flexibilidade do documento e o facto de não estar integrado ao sistema contabilístico da empresa.

Criar uma nota de despesas Excel retarda o trabalho das empresas, uma vez que pode haver erros manuais tanto na preparação do relatório como na revisão subsequente. Embora este tipo de documento seja digital, não é um processo automático; os dados devem ser introduzidos manualmente. Além disso, o funcionário deve entregar os recibos originais ao supervisor para os verificar um a um, o que frequentemente conduz a erros.

Usar uma solução inteligente de gestão de despesas da empresa, é a melhor maneira de evitar erros e aumentar a eficiência e a produtividade.

2.1 Quanto tempo leva um trabalhador a preparar uma nota de despesas?

Pronto, regressou de uma viagem de trabalho. E agora? Cada trabalhador demora, em média, cerca de 20 minutos a preencher manualmente um relatório de despesas. Não só têm de gastar o seu tempo de trabalho neste processo, como também envolve outros empregados que revêem e validam todo o processo.

Vale lembrar que o processo manual de declaração de despesas de viagem de negócios não consiste apenas em solicitar e guardar facturas. Também envolve o departamento de contabilidade da empresa, que terá de verificar e introduzir manualmente todos os itens no sistema antes de autorizar o reembolso.

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3. Benefícios da gestão das despesas digitalizadas

Quais são as principais vantagens de usar um sistema integral de gestão de despesas?

  • Conformidade com a política de despesas: Aplicar uma ferramenta tecnológica que automatize totalmente o processo de gestão de despesas da empresa permite configurar e garantir o cumprimento das políticas internas.
  • Simplificação do processo de aprovação: Com um processo automatizado, a aprovação das despesas é simplificada, sendo possível detetar rapidamente itens duplicados e fraudes.
  • Mais controlo, mais competitividade: O acesso às despesas em tempo real e em mobilidade, oferece uma visão mais transparente e global da situação financeira da companhia. Isto permite tomar decisões mais informadas e estratégicas.
  • Melhoria da produtividade: Não se perde mais tempo a preencher relatórios de despesas à mão! Com um sistema digitalizado de gestão de despesas empresariais, os empregados podem passar os seus dias de trabalho no seu trabalho real e em tarefas que acrescentam valor à empresa.
  • Informação na nuvem, mais protegida e segura: A digitalização das faturas, permite guardar todos os dados e documentos relevantes em versao digital inalterável, com máxima segurança e de forma mais sustentável.
  • Adeus ao papel: Os documentos devem ser digitalizados em conformidade com os requisitos da Autoridade Tributária correspondente.
  • Mobilidade: Uma das vantagens mais importantes da automatização da gestão é o fato de poder consultar e submeter despesas através da app no seu telelmóvel, onde quer que esteja.
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4. Como realizar uma gestão automatizada das notas de despesa?

Esqueça as horas a preencher despesas no Excel, as dores de cabeça e o medo de errar ao transcrever um valor ou uma data. A Tickelia facilita o trabalho e torna o processo mais inteligente, transparente e ágil.

Com esta solução, o processo da gestão das despesas é totalmente digital e automático. Desde a captura do recibo com o smartphone, até à preparação de relatórios de gastos, incluindo a revisão, validação, liquidação e integração no sistema contabilístico da organização através de qualquer ERP.

É importante notar que com um software de notas de despesa como Tickelia, além de manter o controlo total das despesas de viagem, uma vez que é feito digitalmente, dispensa papel e tarefas manuais.

Desta forma, trabalhar com uma solução flexível e intuitiva que automatiza totalmente o processo de gestão de despesas empresariais poupa tempo e dinheiro às empresas.

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Bea Naveros
Redatora de conteúdo na Inology. Licenciada em Publicidade e Relações Públicas pela Universitat Autònoma de Barcelona.
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