Las tarjetas corporativas ayudan en el control de gastos de las empresas

Tarjetas corporativas, la solución a la pérdida de dinero del bolsillo de los trabajadores

Una encuesta realizada por Tickelia ha comprobado como el 57% de los empleados pierden dinero de su bolsillo cuando se trata de pagar algunos gastos derivados del cumplimiento de su actividad laboral. Las tarjetas corporativas pueden ayudar a reducir esta problemática. Descubre qué ventajas aportan y qué tipos de tarjetas corporativas existen. ¡Sigue leyendo!

1. Motivos de la pérdida de dinero de los empleados

Cuando un empleado debe reunirse con un cliente, fuera de las oficinas, es muy probable que esa reunión se realice mientras se toma un café. También es muy probable que dicho café lo pague el empleado, por lo que se podría considerar un gasto derivado del cumplimiento de su actividad laboral.

Otro ejemplo podría ser la factura del teléfono móvil. Cuando un trabajador tiene que utilizar su teléfono móvil particular para realizar llamadas relacionadas con su actividad profesional, ese gasto también está derivado del cumplimiento de sus obligaciones laborales.

Por último, volviendo al primer ejemplo, si el empleado ha acudido a la reunión con el cliente en su vehículo privado y, además, lo ha aparcado en un parking o en una zona de estacionamiento, ese gasto, también, es un gasto derivado de las responsabilidades laborales de dicho trabajador. Pero ¿Qué pasa cuando estos tipos de gastos no son reportados a la empresa?

Una encuesta realizada por Tickelia ha desvelado que más de un 57% de los empleados pierden dinero propio al hacer frente a estos gastos. Esta cifra es sorprendente, pues es un gran número de trabajadores quienes, para realizar su actividad laboral, aportan su propio dinero. Pero lo más curioso son los motivos, pues un 56% de los trabajadores encuestados afirma que tienen dudas de si los gastos reportados serán aprobados o no, mientras que otro 38% no reporta estos gastos por vergüenza al tratarse de importes pequeños. Este hecho, genera dudas en los empleados, ya que consideran que pueden generar más inconvenientes a su propia empresa.

Cabe matizar que se trata de la propia percepción que tienen los empleados en referencia a este tipo de gastos, pues si estos están debidamente justificados, no debería existir ningún impedimento para ser reembolsados por las empresas.

1.2 Dificultades por parte de las empresas

Relacionado con este último aspecto, cabe destacar que muchas empresas siguen utilizando un sistema de control de gastos arcaico y poco eficiente, por lo que solicitar un reembolso de un gasto, sea de la cantidad que sea, puede conllevar unos plazos de tiempo y un papeleo desmesurado. Por lo tanto, este es otro motivo por el que el 65% de los encuestados están de acuerdo: las empresas no facilitan el reembolso de los gastos de los empleados.

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Se calcula que, de media, un empleado pierde alrededor de 100€ al año en gastos que se producen durante su jornada laboral y que están relacionados con su puesto de trabajo.

Por otro lado, la falta de acuerdo por saber a quien le corresponde pagar algunos de los gastos que se generan, es otro factor que crea reticencias en el momento de solicitar un reembolso por parte de los empleados.

1.3 Gastos derivados del teletrabajo

La pandemia provocada por la Covid-19 provocó un cambio de paradigma en el modelo de trabajo. Muchas empresas tuvieron que adaptar su sistema de producción para seguir operativas pese a las restricciones. Una de esas adaptaciones fue la implementación del teletrabajo. Con el paso de los meses y la mejora de la situación sanitaria, algunas empresas optaron por un modelo híbrido, que combina la presencialidad con el trabajo en remoto.

Este cambio en el modelo de trabajo de muchas empresas también ha agravado la problemática de los gastos soportados por los trabajadores. De hecho, ha creado nuevos escenarios, obligando a una intervención en la legislación vigente, aunque todavía queda mucho por definir y concretar.

El teletrabajo, tal y como se ha mencionado anteriormente, consiste en ofrecer la posibilidad a los empleados de poder realizar sus labores desde otro lugar que no sea el centro de trabajo.

Lo más común es que los empleados utilicen su propio hogar o residencia para teletrabajar. Este hecho implica que los trabajadores pasan más tiempo en sus casas, por lo que generan una serie de gastos, los cuales, cuando trabajaban en las oficinas, no tenían la obligación de asumir. Gastos como internet, material de oficina, etc.

Además, algunos gastos típicos de un hogar se ven aumentados, principalmente, la factura de la luz.

Es en este punto donde, según la encuesta, el 80% de los trabajadoresque teletrabajan no se atreven a solicitar el pago de la parte proporcional de los gastos derivados del teletrabajo. Concretamente, el 70 % no se plantean solicitar la compensación de lafacturade la luz, el 64% la parte proporcional de la factura de internet y el 60% los gastos en material para realizar sus labores.

  ¿Cómo gestionar los gastos de representación?

La legislación en materia de teletrabajo indica que se debe llegar a un acuerdo, mediante convenio o negociación, en el que deben quedar todos los puntos definidos, incluyendo el reparto de gastos. Pese a ello, la situación no es del todo positiva y son muchos los trabajadores que se hacen cargo de todos los gastos.

2. Tarjetas corporativas como solución al problema

Si nos centramos en los pequeños gastos, como el del ejemplo que hemos visto anteriormente, la mejor solución para evitar que los empleados deban poner dinero de su bolsillo para pagar un almuerzo de negocios y los gastos derivados de este, pasa por las tarjetas corporativas.

Esta herramienta permite a las empresas llevar un control absoluto de los gastos de sus empleados, proporcionando una cantidad de dinero determinada para este tipo de gastos.

Hay diferentes modelos de tarjetas corporativas. A continuación, veremos los más comunes.

2.1 Tarjetas corporativas físicas

Es el modelo más común y utilizado por las empresas. Se trata de una tarjeta de débito, como las que utilizamos con nuestra cuenta bancaria personal, pero cuyos fondos están vinculados al dinero de la empresa.

La ventaja principal de este tipo de tarjetas corporativas es la facilidad y comodidad que aportan para realizar compras y pagos sin tener que preocuparse de disponer de dinero en efectivo y lo más importante, sin tener que abonar dinero del propio bolsillo del trabajador.

Por el contrario, existen algunos inconvenientes, los cuales se pueden relacionar directamente con el comportamiento de los empleados. El más genérico es el de sobrepasar el límite de la tarjeta. Esto puede producirse, en cierta parte, a causa de la comodidad mencionada anteriormente. Cuando realizar pagos y compras se convierte en un proceso casi instantáneo, es posible hacer un mal uso de las tarjetas corporativas y comprar más de lo necesario.

Pese ser el tipo de tarjeta más utilizado, la irrupción de las nuevas tecnologías y el aumento en la inversión del sector Fintech, ha hecho que aparezcan nuevos modelos que permiten un mayor control y una mejor eficiencia.

2.2 Tarjetas corporativas virtuales

Este tipo de tarjetas corporativas es, relativamente, reciente. La finalidad principal es la misma, pagar los gastos y compras de empresa con el dinero de la propia empresa.

El aumento de las compras online ha comportado una mejora para muchas empresas, pero también ha generado algunos inconvenientes, como el de disponer de tarjetas de crédito o débito para realizar dichas compras. Si se da el caso en el que no todos los trabajadores tienen una tarjeta, se pueden producir algunos desajustes en el momento en que las tarjetas van cambiado de trabajador.

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La ventaja que ofrecen las tarjetas corporativas virtuales es que se crean para una compra o pago específico. Con un ejemplo se entiende mejor.

Si un trabajador debe comprar material de oficina y lo tiene que hacer a través de una página web, este necesitará introducir el número de una tarjeta para efectuar el pago. Con las tarjetas virtuales, este trabajador tan solo debe solicitar la aprobación de una compra, con un importe en concreto, y si se aprueba dicha compra, se crea la tarjeta virtual, que es de un solo uso.

En resumen, las tarjetas virtuales funcionan con un saldo previo, el cual está destinado para una compra o un pago en concreto.

3. Herramientas para la gestión de las tarjetas corporativas

Tras comprobar las ventajas que ofrecen los diferentes tipos de tarjetas corporativas, la siguiente pregunta que una empresa puede hacerse es: ¿Cómo se controlan las tarjetas? La respuesta es muy sencilla, a través de los softwares de gestión de gastos.

Soluciones como Tickelia son la mejor herramienta para realizar el control de gastos de empresa. Gracias a sus módulos, se pueden gestionar desde los gastos de viaje hasta las compras y suscripciones. Por lo tanto, los trabajadores podrán reportar todos los gastos de manera fácil e intuitiva.

Tickelia ofrece la posibilidad de obtener las Tarjetas Visa Tickelia, unas tarjetas corporativas con las que se pueden controlar los gastos que realiza cada empleado. Todo ello, gracias a la posibilidad definir ciertos parámetros como el límite mensual o diario, las restricciones por tipo de gastos o el límite en compras online o internacionales, entre muchas más funciones.

Además, Tickelia ofrece la posibilidad de crear tarjetas virtuales de un solo uso con las que destinar un presupuesto concreto para cada compra online. De este modo, se evita el riesgo de hacer un mal uso de los fondos de las empresas.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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