La seguridad que ofrece la tarjeta virtual es mucho mayor que las de formato físico.

La tarjeta virtual: el futuro de los pagos corporativos

El incremento de las compras online, junto con el descontrol que puede provocar a nivel de empresa tener que compartir una misma tarjeta corporativa entre varios empleados, ha propiciado que muchas compañías se decanten por métodos de pago inteligentes como, por ejemplo, la tarjeta virtual de un solo uso.

1. ¿Qué es una tarjeta virtual y para qué sirve?

Una tarjeta virtual es una tarjeta que, a pesar de tener prácticamente las mismas características que las tarjetas de crédito o débito físicas, solamente existe en el servidor de Internet, por lo que no cuenta con una copia física.

Pese a ello, las tarjetas virtuales poseen todos los datos necesarios para realizar pagos que podemos encontrar en las tarjetas tradicionales, como el nombre, número, fecha de caducidad y código de seguridad.

2. El pago de las compras indirectas en la empresa

En el camino hacia la transición a la Industria 4.0 y debido al cambio de paradigma que propició la pandemia de la Covid-19, los consumidores cada vez realizan más compras por internet, algo que también se ha visto reflejado en el ámbito corporativo.

En el día a día de las empresas, se llevan a cabo un gran volumen de compras indirectas (sillas, ratones, papelería, muebles…) y suscripciones a programas de gestión de redes sociales, de diseño, o de edición, entre muchos otros. Gran parte de todos estos pagos se hacen online, por lo que es importante para las compañías contar con métodos de pago inteligentes que simplifiquen y aporten seguridad a la hora de abonar el importe de los gastos.

Las tarjetas corporativas son un método de pago muy útil a la hora realizar compras de empresa. Sin embargo, el hecho de compartirlas entre diversos trabajadores puede convertirse en un completo descontrol no solo para ellos mismos, sino también para los departamentos de contabilidad y finanzas, que son los encargados de contabilizar las facturas generadas.

Por este motivo, las empresas están empezando a optar por métodos de pago como la tarjeta virtual de un solo uso, ya que, de esta manera, tienen más control y visibilidad de los pagos que realizan sus empleados y es una medida para prevenir tanto el fraude interno como el externo.

La tarjeta virtual de un solo uso tiene múltiples ventajas respecto a las tarjetas físicas.

3. Beneficios de la tarjeta virtual de un solo uso

Las tarjetas virtuales de un solo uso cuentan con numerosas ventajas para la gestión de compras en la empresa. A continuación, destacamos las más importantes:

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3.1 Seguridad en los pagos

Con la implementación del teletrabajo, muchas empresas tienen que comprar material de oficina para que sus empleados puedan trabajar correctamente desde sus casas. Para pagar y gestionar este tipo de compras indirectas, cada vez más negocios emplean soluciones que no solo automatizan todo el proceso de gestión, sino que cuentan con métodos de pago inteligentes.  

En este sentido, una de las características más valiosas de la tarjeta virtual de un solo uso es que aumenta la seguridad en los pagos online, ya que, una vez realizada la compra, se inhabilita automáticamente, lo que evita cualquier robo de la información de la tarjeta.

3.2 Más control sobre los gastos

Aunque cada vez hay más empresas que se decantan por el uso de las tarjetas virtuales para la gestión y el pago de sus compras y suscripciones de empresa, todavía hay compañías que son reticentes a ello. Las dudas surgen en cuanto al posible uso inadecuado de los fondos o de la pérdida de control sobre los gastos que realizan los empleados.

Sin embargo, la tarjeta virtual lo que hace precisamente es proporcionar más visibilidad y control sobre las compras a la empresa, y se puede configurar con límites y restricciones para velar por un correcto uso de la tarjeta y eliminar cualquier tipo de abuso.

La generación de tarjetas virtuales permite a la empresa ver, en tiempo real, qué compras se están haciendo, simplificando y digitalizando el flujo de gestión. Veamos cómo:

  • Configuración importes máximos para cada gasto para asegurarte de que tus empleados no se salen del presupuesto.
  • Aprobación previa: cada tarjeta virtual es de un solo uso y cada solicitud de gasto debe ser aprobada por los responsables, por lo que una misma tarjeta no se puede utilizar para más de una compra.
  • Trazabilidad absoluta y monitoreo de las compras desde el Back Office o Smartphone.

3.3 Prevención del fraude interno y externo

Las tarjetas virtuales de un solo uso permiten reducir el riesgo de fraude y abuso gracias a que su acceso está totalmente protegido, así como controlar el gasto permitido mediante restricciones automáticas y la visión en tiempo real de las compras que se están efectuando.

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Además, al carecer de formato físico, tienen la ventaja adicional de que no se pierden, no se olvidan y tampoco se pueden robar.

3.4 Automatización de procesos

Una tarjeta virtual lleva el registro de todas las transacciones realizadas y permite la conciliación automática de todos los pagos realizados con la factura. Las soluciones tecnológicas que emiten tarjetas virtuales suelen ser completamente adaptables con el sistema contable o software de gestión ERP utilizado en tu compañía.

Control, visibilidad y seguridad de las compras online y suscripciones de empresa con Tickelia

4. Caso práctico: ¿Cómo gestionar las compras de tu departamento de marketing con la tarjeta virtual?

En el día a día de un departamento de marketing se utilizan programas y se realizan campañas de AdWords que necesitan pagarse de forma recurrente, pero también hay otros gastos inesperados fruto, por ejemplo, de la organización de un evento, como la impresión de unos materiales urgentes o del diseño y edición de un catálogo. Para hacer frente y mantener el control de todos estos gastos, es esencial para las empresas contar con medios de pago inteligentes, como la tarjeta virtual de un solo uso de Tickelia.

Pero, ¿Cuáles son exactamente las ventajas que obtiene tu departamento de marketing con la utilización de tarjetas virtuales?

  • No seguir pagando por suscripciones que no usas: es fácil olvidarte de cancelar una suscripción de un programa que necesitaste hace unos meses para editar el audio de aquel vídeo que teníais que subir a las redes sociales. Con las tarjetas virtuales, podrás activar, pausar o cancelar una suscripción con tan solo un clic.
  • Ceñirse al presupuesto: Los gastos extras y fuera de presupuesto están a la orden del día, también en los departamentos de marketing. Una tarjeta virtual puede controlar los gastos aplicando límites y restricciones.
  • Controlar todas tus suscripciones: Las soluciones que emiten tarjetas virtuales centralizan la gestión de suscripciones desde una única plataforma, algo que aumenta la visibilidad de cada uno de los pagos recurrentes.

Veamos ahora un caso práctico sobre cómo funcionan las tarjetas virtuales en dos gastos típicos del departamento de marketing:

Pongamos por ejemplo que el departamento está diseñando un tríptico para el lanzamiento de un nuevo producto. El responsable ha decidido que se utilice una nueva herramienta online para el diseño, y que posteriormente, se lleve a imprimir el folleto en una imprenta local.

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Con Tickelia, los pasos a seguir por el empleado que gestiona el proyecto son los siguientes:

Suscripción a la herramienta online de diseño:

  • El empleado en cuestión hace una solicitud de compra recurrente con el importe correspondiente al cobro mensual del plan seleccionado.
  • Tras ser aprobada, Tickelia genera una tarjeta virtual para esa suscripción.
  • El empleado usa Tickelia desde su ordenador o móvil para pagar la suscripción en un solo clic.
  • El empleado y manager verán el estado de la suscripción, pudiendo renovarla, pausarla o cancelarla.

Impresión de trípticos en una imprenta local:

  • El empleado en cuestión hace una solicitud de compra única con el importe correspondiente.
  • Tras ser aprobada, Tickelia genera una tarjeta virtual de un solo uso para que el trabajador pueda realizar la compra.
  • Una vez realizada la compra, la tarjeta virtual de un solo uso se inhabilita como medida de seguridad.
La tarjeta virtual es la solución ideal para las compras y suscripciones de empresa.

5. Simplifica la gestión de tus compras y suscripciones de empresa con Tickelia

Tickelia, la solución para gestionar y pagar todas las compras y suscripciones de empresa, integra todo el flujo del proceso de compras, incluyendo la aprobación de solicitudes de gasto, generación de tarjetas virtuales, extracción de datos y contabilización de las facturas emitidas por los proveedores.

Las tarjetas virtuales de un solo uso de Tickelia proporcionan grandes ventajas para la empresa, ya que:

  • Aumentan la seguridad de los pagos online.
  • Eliminan la práctica de compartir tarjetas corporativas.
  • Controlan el gasto permitido mediante restricciones automáticas.
  • Proporcionan una trazabilidad absoluta y monitoreo de las compras en tiempo real.

Además, Tickelia también genera una tarjeta virtual para cada suscripción mensual o anual aprobada, lo que otorga visibilidad a los pagos recurrentes. Desde la App para móvil o desde el Back Office, el usuario puede activar, pausar o cancelar una suscripción con tan solo un clic y configurar sus tarjetas con límites y restricciones para evitar excesos de presupuesto, todo esto, manteniendo una gestión centralizada de los gastos.

La contabilización de gastos con esta solución es muy fácil: el usuario solo tiene que pagar con la tarjeta virtual preaprobada, subir la factura dentro de la misma App y ¡listo! Tickelia se encarga del resto, desde extraer automáticamente los datos de la factura hasta realizar el apunte contable con el ERP de la empresa.

Las tarjetas virtuales de Tickelia permiten la descentralización los pagos sin perder el control sobre los gastos, así como acabar con las compras no autorizadas y los excesos de presupuesto. Además, su uso reduce hasta en un 85% el tiempo administrativo gracias a la captura con tecnología OCR de los datos de las facturas y a la contabilización automatizada con el software de gestión de la compañía.

Tickelia es una solución cloud que gestiona todo el ciclo de compras indirectas de empresa de forma sencilla, rápida y segura. ¿Quieres más información?, ¡Haz clic en el siguiente banner y solicita una demo gratis!

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Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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