A pesar de que el teletrabajo se implementó a raíz de la crisis sanitaria por la Covid-19, en la actualidad muchos profesionales están optando por seguir teletrabajando o por un sistema mixto que combina el trabajo desde casa y días presenciales. En cualquiera de estas tres modalidades – presencial, remota o mixta – hay un tipo necesidades logísticas que es imprescindible gestionar: la compra de material de oficina y la suscripción a herramientas informáticas.
Tabla de contenidos
1. Compra de material de oficina
No importa si tu empresa se dedica al mundo digital o es más tradicional, si es una empresa de construcción, de reparto, del sector de la hostelería o del sector químico. Al ser una necesidad recurrente, es imprescindible llevar una buena gestión de este tipo de compras indirectas de empresa, así como de su contabilidad. Es por ello que, a continuación, repasaremos los pasos para hacer la compra de material de oficina fácilmente y contabilizarla a través de un caso práctico.
Cuando hablamos de compra de material de oficina, nos referimos a todos aquellos suministros que una empresa compra con la finalidad de consumirlos a lo largo del proceso de producción o, en el caso de tratarse de una empresa que ofrece servicios, durante el plazo en el que se prestan los mismos. Pero siempre en el ejercicio económico de la empresa.
Por lo tanto, la lista del suministro de oficina esencial puede variar de una empresa a otra. Aun así, hay una serie de material de oficina que se necesita a diario en todas las empresas:
- Papel en diferentes tamaños y formatos.
- Libretas.
- Bolígrafos.
- Marcadores fluorescentes.
- Marcadores de pizarra.
- Post-it.
- Tóner o tinta para la impresora.
- Grapadoras y grapas.
- Material para envíos: sobres, cajas, cinta adhesiva, etc.
- Carpetas y archivadores.
- Trituradoras de papel.
- Tarjetas de presentación.
2. Necesidades logísticas para el teletrabajo
La Ley 10/2021 que regula el teletrabajo establece, en el Artículo 11, que “las personas que trabajan a distancia tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad”. Seguidamente, el Artículo 12 advierte que los trabajadores tendrán que ser compensados por los gastos derivados de su actividad laboral desde casa. Esto incluye la compra de material de oficina y las herramientas informáticas.
Por lo tanto, aunque la mayoría de empleados de una empresa trabajen de forma remota, la necesidad de gestionar la compra de material de oficina y la renovación de suscripciones es exactamente la misma.
Ya sea en full remote o con modalidades híbridas, los elementos básicos para poder trabajar desde casa son los siguientes:
- Una silla adaptada a tus necesidades: La comodidad es lo más importante, por lo que será esencial contar con una silla que te permita trabajar de manera confortable. Las hay de muchas maneras: con o sin respaldo, fija o giratoria… ¡solo tienes que encontrar la que te resulte más cómoda!
- Un portátil para trabajar estés donde estés: Muchas personas no tienen un espacio permanente para trabajar, así que un portátil es siempre una buena opción que, no solo te permitirá trabajar fuera de casa, sino también ir rotando entre los espacios dentro de tu hogar.
- Una webcam para tus videollamadas: Como la pandemia nos ha demostrado, es muy necesario (y beneficioso) mantener el contacto con los compañeros de trabajo para no perder la cohesión de grupo. Y para ello, ¡no hay nada mejor que una webcam! Las reuniones viéndoos las caras serán mucho más amenas y gratificantes.
- Las suscripciones más esenciales: Es importante tener presente cuáles son las suscripciones que se necesitarán en el día a día laboral, ya sea de programas de diseño, para reuniones online, packs Premium para redes sociales, etc.
3. Caso práctico 1: Comprar y contabilizar la compra de material de oficina
Independientemente de las modalidades de trabajo de los empleados, las compras indirectas de una empresa se pueden realizar manualmente o mediante una solución digital para su gestión integral.
Tickelia es un software cloud de gestión de compras y suscripciones de empresa que cuenta con App móvil (en versión iOs y Android) y el propio Back Office en el ordenador, por lo que la compra de material de oficina se pueden realizar a través de tu propio Smartphone, teléfono móvil de empresa o desde el ordenador de tu oficina.
Supongamos que trabajas en el departamento de marketing de una gran empresa y, después de revisar el plan de marketing para este año 2022, te has dado cuenta de que vas a necesitar varias carpetas para guardar documentos e información de distintas propuestas, pero no tienes suficientes.
Lo más seguro es que el proceso para pedir y comprar, por ejemplo, carpetas, que debería ser un proceso rápido y sencillo, no sea así. Normalmente, en las empresas hay dos maneras de gestionarlo:
- Enviando un correo electrónico a tu responsable pidiéndole permiso para hacer la compra de material de oficina.
- Utilizar las tarjetas corporativas. En el mejor de los casos, puede que tú o el departamento de marketing cuente con una tarjeta corporativa para las compras y suscripciones que debáis hacer. Pero también puede ser que no todos los departamentos de tu empresa cuenten con una tarjeta corporativa, incluido el tuyo, y tengas que pedirle a algún compañero o a tu responsable su tarjeta corporativa para realizar el pago de la compra.
Por suerte, gracias a las soluciones de gestión de compras indirectas y suscripciones de empresa como Tickelia, existe una tercera forma de realizar los pagos más eficaz, ágil y automática.
A continuación, veremos paso a paso cómo efectuar la compra de material de oficina mediante esta solución para la gestión de compras y gastos.
3.1 Solicitud de la compra de material de oficina
Para ello, primero debes realizar una solicitud de compra. En esta solicitud, deberás indicar si se trata de:
- Una compra puntual: Para la que se creará una solicitud de tarjeta virtual de un solo uso.
- Una compra recurrente: Para la que se creará la solicitud de una tarjeta virtual recurrente.
- Un pago a proveedor: Para el que se le realizará la solicitud de una transferencia bancaria.
Una vez indicamos de qué tipo de compra se trata, debemos insertar el importe que necesitaremos en la misma solicitud y alguna información sobre la compra.
En concreto, cada solicitud de compra debe indicar la siguiente información:
- Compra: El importe de lo que cuestan las carpetas y dónde se compran.
- El tipo de solicitud: En este caso, una compra puntual.
- La fecha de solicitud.
- La categoría de la compra que se va a realizar: Como solo necesitas carpetas, la categoría será “Material de oficina”.
- Descripción: Aquí deberás indicar una pequeña descripción para que, al ver tu solicitud de compra, la persona responsable pueda saber en qué se destinará el importe que se solicita. En este caso, podrías poner “Carpetas”.
- Centro de coste: Aquí deberías indicar el departamento o equipo desde el que se solicita la compra. Por lo tanto, “Departamento de marketing”.
- Tipos de gasto: Consumibles, material de oficina.
3.2 Aprobación de compra
Tickelia permite establecer flujos de aprobación previos al pago de cualquier compra o suscripción para tener un mayor control y trazabilidad de todas las compras que se realizan.
Por lo tanto, una vez envías la solicitud de compra del material de oficina, esta le llega automáticamente a la persona responsable de tu departamento para que conceda o rechace tu solicitud desde la propia App.
Así, gracias a la aprobación multinivel, se podrá controlar el importe a gastar, facilitará la detección de fraude y al hacerse a través de la App, permite realizarse desde cualquier lugar.
3.3 Pago online para la compra de material de oficina
En el momento en el que tu responsable apruebe la solicitud que has realizado para comprar tus carpetas, Tickelia generará una tarjeta virtual de un solo uso para que puedas adquirirlas.
Gracias a estas tarjetas, Ticeklia permite:
- Aumentar la seguridad de los pagos online.
- Solucionar el problema de compartir tarjetas corporativas.
- Reducir el riesgo de fraude interno.
- Controlar el gasto permitido para cada compra a través de restricciones automáticas.
- Tener una trazabilidad absoluta del pago de cada compra y suscripción de empresa.
- Descentralizar la gestión del pago sin poner en riesgo el control de gastos.
3.4 Reporte de la factura
Ya casi hemos terminado. Hasta ahora:
- Hemos hecho la solicitud de la compra de las carpetas.
- Hemos recibido la tarjeta virtual de un solo uso para hacer la compra.
- Hemos comprado las carpetas.
El último paso que nos queda es hacer el reporte de la factura de la compra de material de oficina. Para ello, solamente tendremos que arrastrar o subir la factura de la compra al Back Office de Tickelia, ¡y listo!
La propia solución se encargará de extraer los datos y digitalizar la factura gracias a su tecnología OCR, homologada por la Agencia Tributaria de varios países para que los gastos que se reporten sean igual de válidos que las facturas originales en papel.
3.5 Contabilización del gasto
Este paso será responsabilidad del departamento financiero de la empresa. A continuación, vamos a repasar cómo se debe contabilizar la compra de material de oficina.
Para empezar, hay dos modelos a seguir:
- Cuando el material de oficina se considera objeto de consumo dentro del mismo ejercicio económico.
- Cuando el material de oficina se considera objeto de consumo a lo largo del proceso del ejercicio.
Pero lo más habitual es utilizar el primer método.
En cualquier caso, es necesario llevar el control del inventario y revisarlo mes a mes para detectar irregularidades.
Tickelia te ayudará, ya que permite tener el control de todos los gastos, el registro de las fechas y las facturas digitalizadas de cada una de las compras de material de oficina realizadas.
Además, aporta otras ventajas al departamento financiero como:
- Control presupuestario.
- Contabilización automática gracias a integraciones con softwares de gestión o ERP.
- Visibilidad en tiempo real de los datos.
- Analíticas de costes al detalle.
4. Caso práctico 2: Gestionar las suscripciones en full remote
En esta ocasión, vamos a poner el ejemplo de un content manager del departamento de marketing en situación de teletrabajo. Para realizar sus tareas diarias necesita:
- Renovar la licencia de software en su PC de forma anual.
- Gestionar las suscripciones de herramientas de marketing y diseño.
- Visualizar el estado de los planes de suscripción a redes sociales.
- Revisar las suscripciones a prensa digital y cancelar las que no utiliza.
- Contratar publicidad online como Adwords o anuncios en Facebook.
- Mejorar la ciberseguridad con un nuevo software antivirus.
El proceso de pago y gestión de suscripciones con Tickelia es incluso más simple que el de compras, si cabe. Veámoslo:
4.1 Solicitud y aprobación
El empleado renueva o solicita la nueva suscripción desde su móvil u ordenador con un solo clic. De inmediato, su responsable recibe una alerta y puede aprobar el gasto al instante.
En el caso de que no haya ningún responsable por encima del content manager, el gasto se aprobará automáticamente.
4.2 Gestión inteligente de suscripciones
Tickelia genera una tarjeta virtual recurrente con el importe exacto para cada suscripción mensual, trimestral o anual aprobada, lo que consigue aumentar el control y la visibilidad de estos pagos.
Desde cualquier dispositivo, el empleado puede pausar o cancelar las suscripciones activas en cualquier momento, evitando así los cargos inesperados por servicios que ya no se utilizan.
4.3. Reporte y contabilización del gasto
Cuando el empleado reciba el mail con el comprobante de pago solo tiene que arrastrarlo al dashboard de Tickelia y ¡ya está! El programa se encarga de conciliar el gasto y contabilizarlo adecuadamente.
5. Ventajas de las herramientas de gestión de compras y suscripciones como Tickelia
Uno de los cuellos de botella cuando se comparte una tarjeta corporativa para todas las compras es que la aplicación bancaria está vinculada a un número de teléfono. Al efectuar el pago, el banco envía una clave por SMS al móvil por motivos de seguridad. Esto supone una verdadera traba cuando el empleado que está comprando y el propietario del móvil no son la misma persona, porque deberían ponerse de acuerdo para estar los dos presentes durante el proceso de pago.
Tickelia pone fin a este problema, ya que permite a los empleados realizar sus compras indirectas de empresa sin tener que compartir tarjetas corporativas.
Además, esta solución consigue aumentar la seguridad de los pagos online y prevenir tanto el fraude interno como externo.
Tickelia permite gestionar todos los gastos operativos con gran flexibilidad y control, digitalizando todo el proceso de gestión, controlando el presupuesto asignado y reduciendo el tiempo administrativo hasta en un 85%.
