Gestionar las suscripciones de empresa de modo racional es una prioridad para el control de gastos.

Gestionar las suscripciones de empresa en 4 pasos

Las suscripciones son un gasto recurrente que en ocasiones escapa del control de los responsables financieros de las empresas, al tratarse de importes no muy elevados pero que, en cambio, se pagan periódicamente durante largos periodos de tiempo. Gestionar las suscripciones de modo eficiente supone un enorme ahorro de tiempo para los empleados y ayuda a reducir los gastos globales del negocio.

1. El aumento imparable de las suscripciones de empresa

La llamada “economía de la suscripción” es una de las grandes tendencias de los últimos años en el sector tecnológico, impulsado por la pandemia y con previsiones de seguir acelerándose a lo largo de esta década.

El modelo de suscripción consiste en el pago periódico por un servicio, en oposición al sistema tradicional de compra. Se trata de una forma de venta parecida al alquiler de productos y servicios, que resulta especialmente adecuada para las necesidades de software de las empresas, así como las herramientas y servicios online. Para las organizaciones, las suscripciones también son una opción muy ventajosa, porque suelen ser asequibles, permiten probar el servicio antes de contratarlo y cancelarlo en cualquier momento.

1.1 Suscripciones y teletrabajo

Con el aumento del teletrabajo, en un primer momento por las restricciones sanitarias y en la actualidad como forma de salario emocional, gestionar las suscripciones de empresa correctamente es más importante que nunca.

En los últimos años, no solo siguen siendo necesarios los pagos recurrentes de programas de edición de imágenes como el paquete de Adobe, de gestión de redes sociales como Hootsuite o de servicios de networking como el Sales Navigator de LinkedIn, sino que, con el incremento de las reuniones en remoto, las empresas han tenido que aprender a gestionar las suscripciones de programas como Zoom, Microsoft Teams o Gotomeeting.

Por ese motivo, el volumen total de suscripciones ha aumentado exponencialmente en las organizaciones, lo que conlleva la necesidad de contar con un modelo de gestión eficiente que permita el control y visibilidad de las compras y que le evite a la compañía cargos por suscripciones olvidadas.

El departamento de marketing es el que tiene que gestionar suscripciones más a menudo.

1.2 Gestionar las suscripciones de los distintos departamentos de de la empresa

El equipo de marketing uno de los que utiliza más herramientas con el modelo de suscripción, y estas no hacen más que aumentar debido a la universalización del e-commerce, las aplicaciones Cloud y el auge de la industria de datos.

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Contratación de publicidad en Google y redes sociales, utilidades de análisis y optimización Seo, software Cloud de diseño, servicios de traducción automática, mailings, bancos de imágenes, alojamiento de vídeos o blogs, edición de audio y vídeo, podcasts… El boom de herramientas de Marketing con el modelo de suscripción parece no tener límites.

Sin embargo, el uso del modelo de suscripción afecta a prácticamente todos los departamentos de las compañías, como el de ventas o administración, ya que las herramientas Cloud bajo suscripción son cada vez más diversas, incluyendo licencias como las de Azure, AWS o Zoom. Y, por supuesto, esto también es aplicable a los departamentos de informática, que tienen que gestionar las licencias de software y antivirus de todos los usuarios.

Todos estos productos cuentan con una versión gratis para usuarios particulares y la versión “pro” para empresas, y todos ellos requieren pagos mensuales, trimestrales o anuales. Gestionar las suscripciones a tantos servicios se ha convertido en una prioridad para los responsables de cada departamento.

2. ¿Cuáles son los problemas más frecuentes en la gestión de suscripciones de empresa?

Muchos negocios no tienen una visión global sobre las suscripciones que contratan, e incluso algunas de ellas no están asociadas a un responsable concreto de facturación. Esto es debido a que no existe un proceso de gestión definido ni un control exhaustivo sobre las suscripciones.

A pesar de que no suele tenerse en cuenta, la falta de gestión de las suscripciones puede costarle mucho tiempo y dinero al negocio, sobre todo cuando se siguen pagando suscripciones que ningún empleado está usando. Para recuperar el control de estas compras recurrentes es recomendable que la empresa opte por soluciones tecnológicas que realicen una gestión inteligente de las suscripciones. De lo contrario, pueden generar los siguientes problemas:

  • Descontrol: compartiendo tarjetas corporativas para pagar las suscripciones de empresa es muy frecuente desconocer qué empleado ha efectuado el pago y es difícil tener presente quién está usando ese servicio. Sin un sistema de gestión específico para las suscripciones de empresa, el proceso de administración puede convertirse en un auténtico caos.
  • Poca visibilidad: el problema anterior va acompañado de una pérdida de visibilidad y de transparencia, por lo que es necesario que la empresa cuente con una herramienta que permita centralizar la gestión de estas compras recurrentes para recuperar el control de los gastos realizados.
  • Pagos extras: sin un proceso de gestión definido y específico para las suscripciones de empresa, lo más normal es que la empresa acabe pagando por servicios que no se están utilizando, lo que se traduce en gastos extras para la compañía.
Control, visibilidad y seguridad de las compras online y suscripciones de empresa con Tickelia

3. Ventajas de gestionar las suscripciones con métodos inteligentes

Utilizar una solución inteligente para gestión de las suscripciones de empresa aporta indudables beneficios para los administradores y un gran ahorro de tiempo y dinero para el conjunto de la organización. Las más destacables son estas:

  • Visibilidad de 360º sobre el conjunto de suscripciones, así como el cálculo automático de su coste global y por departamentos.
  • Colaboración de manager y empleados: autonomía de los trabajadores a la hora de gestionar las suscripciones sin peligro de que el responsable del equipo pierda el control.
  • Pausa o cancelación en un solo clic.
  • Límites y restricciones personalizables para ceñirse a la política de gastos y al presupuesto del departamento.
  • Seguridad en el pago.
  • Control financiero sobre las compras recurrentes.
  • Ahorro de tiempo y dinero.
  La tarjeta virtual: el futuro de los pagos corporativos

3.1 Ejemplo de suscripción inteligente paso a paso

Para poner un poco de contexto, vamos a describir con un ejemplo concreto cómo gestionar las suscripciones de empresa utilizando Tickelia.

Imaginemos que un departamento de marketing tiene que comprar una suscripción a un banco de imágenes para el blog de la empresa. Esta cuenta con Tickelia, una solución integral para la gestión de compras y suscripciones, por lo que los pasos a seguir son los siguientes:

  • Paso 1. El empleado que utilizará el servicio envía una solicitud de compra desde la App o el Back Office de la solución.
  • Paso 2. Su manager directo recibe una alerta y aprueba el gasto.
  • Paso 3. El empleado realiza el pago con tarjeta virtual.
  • Paso 4. Al momento, recibe la factura por mail, la descarga y la arrastra a la aplicación.

Fin del proceso: el gasto queda automáticamente contabilizado y tanto el empleado como su manager podrán controlar en todo momento el estado de cada suscripción, con la posibilidad de pausarla o cancelarla con un solo clic.

El ejemplo anterior podría aplicarse asimismo a las suscripciones gestionadas por muchos otros departamentos de la empresa, como el de administración o informática, por ejemplo.

Gestionar las suscripciones de empresa es mucho más eficiente utilizando una solución inteligente.

4. Gestionar las suscripciones de empresa con Tickelia

Tickelia es una solución Cloud integral para comprar y gestionar las suscripciones y las compras indirectas de la empresa, que te permitirá tener el control y la visibilidad en tiempo real de las compras recurrentes.

Para abonar las suscripciones de empresa, Tickelia genera una tarjeta virtual recurrente temporal para cada suscripción mensual, trimestral o anual aprobada, lo que aumenta el control y la visibilidad de los gastos.

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Con el fin de garantizar la seguridad de las compras y prevenir el fraude interno se pueden configurar restricciones y límites en el importe, además de la aprobación previa del gasto por parte del responsable.

Además, desde la APP de Tickelia, el usuario puede ver todas sus suscripciones y activar, pausar o cancelar cada una de ellas con tan solo un clic, lo que evita que la empresa pague por suscripciones olvidadas.

Por su parte, la compañía aumenta el control del gasto mediante la aplicación de límites y restricciones de uso en base a su política de gastos.

Soluciones como Tickelia ayudan a las empresas a adaptarse rápidamente a las nuevas tendencias como, por ejemplo, la economía de la suscripción con herramientas intuitivas y fáciles de usar.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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